1. ИНИЦИАЦИЯ ПРОЕКТА

Процессы инициации помогают определить общее видение проекта испособствуют принятию решения о начале его выполнения. Они должны привести в соответствие цель проекта и ожидания заинтересованных сторон.

Этап инициации проекта всегда осуществляется инициатором, который идентифицирует потребность в проекте и вносит предложение об инициации проекта. Этот человек может быть представителем любого функционального подразделения внутри или вне организации.

Заказчик ‒ сторона, заинтересованная в осуществлении проекта и достижении его целей, будущий владелец результатов проекта. Заказчик определяет основные требования к результатам проекта, обеспечивает финансирование проекта за счет своих или привлекаемых средств, может заключать контракты с основными исполнителями проекта.

Итогом этапа инициации является разработка устава проекта и списка заинтересованных сторон.

После утверждения устава проекта считается, что проект официально авторизован.

Задание

В рамках процессов инициации выполнить следующие действия.

1.Дать общее описание проекта.

2.Обосновать необходимость инициации проекта.

3.Сформулировать уникальную цель проекта.

4.Определить внутренние и внешние заинтересованные стороны, которые будут взаимодействовать и влиять на общий результат проекта.

5.Выявить требования заинтересованных сторон.

6.Определить заранее содержание работ (перечисляются все необходимые работы в рамках проекта, особенности их выполнения, важность, требования к квалификации исполнителя, качеству материалов и т. д.).

7.Задать временные ограничения ‒ предполагаемая длительность проекта, даты предполагаемого начала или окончания работ.

8.Заранее определить возможную величину бюджета проекта.

9.Определить состав ресурсов-исполнителей и их компетенции (функции), а также квалификацию и меру занятости их в проекте.

10.Детально описать ожидаемый результат ‒ продукт либо услугу или событие, которые будут результатом выполнения проекта.

11.Задать уровень качества результата (в виде конкретных показа-

телей).

12.Перечислить возможные риски проекта, определяя степень риска.

13.Закрепить данную информацию в документах ‒ уставе проекта

ив реестре заинтересованных сторон.

8

Методические указания

В описание проекта могут входить разные сведения, касающиеся деятельности организации в какой-либо сфере, стоящей перед проблемой реорганизации, или частного лица, заинтересованного в получении уникальной услуги; описание идеи проекта и аспектов его воплощения и т. д.

Заинтересованные стороны ‒ это спонсор, заказчики и пользователи, деловые партнеры, члены команды проекта, а также другие люди или организации, на которых проект оказывает влияние.

Устав проектаустанавливает партнерство между исполняющей организацией и организацией-заказчиком и может представлять собой даже одностраничный документ. Данный документ должен обеспечить тот факт, что заказчик и исполнитель понимают основные цели проекта. Для получения данной информации рекомендуется моделировать встречу с заказчиком и дать ответы на следующие три важных вопроса:

каковы цели проекта?

что требуется производить или предоставлять?

каково бизнес-обоснование для выполнения данного проекта?

Все ответы на данные вопросы записываются в уставе проекта и подтверждаются заказчиком.

Кроме того, устав проекта включает три компонента.

1.Описание работ проекта – это словесное описание продуктов, услуг или результатов, которые должен произвести проект.

2.Бизнес-кейс ‒ документ, позволяющий определить, стоит ли проект требуемых инвестиций. Он обычно используется вышестоящими по отношению к проекту руководителями для принятия решений. Как правило,

вбизнес-кейсе содержится бизнес-потребность, сравнительный анализ затрат и выгод для обоснования проекта и определения его границ. Обычно подобный анализ выполняет бизнес-аналитик, используя различную информацию, полученную от заинтересованных сторон. Спонсор должен согласовать содержание и ограничения бизнес-кейса.

3.Соглашения для обеспечения надлежащего поставляемого результата согласно договору. Соглашения могут принимать форму договора, меморандума о взаимопонимании, соглашения об уровне услуг, письмасоглашения, письма о намерениях, устных договоренностей и т. д.

Обычно договор используется, если проект выполняется для внешнего заказчика.

После утверждения устава проекта считается, что проект официально авторизован.

В курсовой работе Устав можно оформить произвольно. Реестр и требования заинтересованных сторон рекомендуется оформить в виде таблицы.

9

Проект может подвергаться различным рискам. Риск – это неопределенное событие или условие, наступление которого отрицательно или положительно сказывается на целях проекта, таких как содержание, расписание, стоимость и качество. Причем влияние риска на проект может быть как отрицательным, так и положительным. На практике риски рассматриваются как угроза проектам.

Риски проекта заносятся в Реестр рисков ‒ документ, содержащий результаты анализа рисков и планирования реагирования на риски. Подготовка реестра рисков начинается в процессе определения рисков, в течение которого реестр заполняется информацией.

•Список идентифицированных рисков. Идентифицированные риски описываются детализированно (подробно). В данном списке может использоваться определенная структура для описания рисков, например: может произойти событие, которое окажет воздействие, или если существует причина, то может произойти событие, которое будет иметь последствие.

Кроме того, при построении списка идентифицированных рисков могут стать более очевидными первопричины данных рисков. Это фундаментальные условия или события, которые способны вызвать наступление одного или нескольких идентифицированных рисков. Они должны регистрироваться и использоваться в будущем.

•Список возможных реагирований. Иногда в процессе идентификации рисков могут определяться возможные реагирования на них.

Существуют различные методики выявления рисков, например Диаграмма анализа причинно-следственных связей факторов возникновения рисков проекта (Диаграмма Исикавы). Она помогает систематизировать из выявленного множества факторов в нескольких уровнях и определить их причинно-следственные зависимости.

На этапе инициирования проекта могут использоваться следующие компьютерные приложения:

−текстовые процессоры (Word);

−табличные процессоры (Excel);

−векторные графические редакторы для построения диаграмм (Visio, MindMeister и т. д.).

Специализированное приложение для работы с проектами станет необходимым на этапе планирования проекта.

10

2. ПЛАНИРОВАНИЕ ПРОЕКТА

Процессы планирования – самая большая группа процессов, обеспечивающих планирование во всех областях знаний по управлению проектом.

На этапе организации и подготовки плана проекта целесообразно применять специализированные программные средства, например приложение MS Project, которое является мощным инструментом, помогающим управлять процессами планирования и исполнения проекта.

Процесс планирования осуществляется менеджером (руководителем) проекта и представляет собой следующую последовательность действий.

1.Создание файла, который будет содержать план проекта.

2.Установка основных параметров проекта.

3.Составление расписания работ (задач) проекта.

4.Ввод сведений о ресурсах проекта.

5.Назначение ресурсов задачам.

6.Анализ плана проекта; выявление рисков, обусловленных расписанием.

7.Оптимизация. Баланс основных показателей проекта, уравновешивание конкурирующих ограничений проекта, которые включают в себя, среди прочего:

•содержание,

•качество,

•расписание,

•бюджет,

•ресурсы,

•риски.

Все данные, введенные пользователем в Microsoft Office Project хранятся в реляционной базе данных, состоящей из трех основных таблиц «Задачи», «Ресурсы», «Назначения».

ВMS Project просмотр проектной информации осуществляется с помощью представлений (view).

ВProject доступно множество одиночных представлений (view) для задач и ресурсов, а также комбинированных представлений.

Представления отображаются в различных форматах, включая форматы графиков, диаграмм, формы и листа (или таблицы).

Для просмотра выбирается наиболее подходящий формат. Например, сведения о ресурсах можно просматривать в графическом формате (представление «График ресурсов») или в формате таблицы (представление «Лист ресурсов» или «Использование ресурсов»).

11

о задачах или ресурсах, выбранных в верхней области. Например, можно открыть в верхней области представление «Диаграмма Ганта», а в нижней области – представление «Форма задач».

По умолчанию в окне приложения MS Project открывается представление «Диаграмма Ганта». Перейти из одного представления в другое можно, используя меню View (Вид) или специальную панель View Bar (Панель представлений), где перечислены все возможные представления и можно установить дополнительные.

Наиболее востребованные представления отражены в меню View (Вид), остальные можно найти в подпункте More View (Другие представления). Есть возможность формировать пользовательские представления.

Управление параметрами проекта в программе осуществляется выбором команд меню и панелей инструментов.

Ввод данных, просмотр параметров по умолчанию и установка новых пользовательских параметров осуществляется с помощью диалоговых окон:

Project Information (Информация о проекте);

Task Information (Информация о задаче); Resource Information (Информация о ресурсе); Assigment Information (Информация о назначении).

Задание

1.Создать новый проект в приложении MS Project.

2.Установить основные параметры проекта:

установить способ планирования расписания (от даты начала или

даты окончания) проекта; установить дату начала (окончания) проекта;

задать тип календаря проекта, наиболее соответствующий характеру выполнения работ проекта.

3.Составить расписание работ (задач) проекта:

ввести сведения о задачах (работах) в расписание проекта; структурировать расписание, если найдена такая возможность;

определить связи между задачами, запаздывания и опережения для задач, типы ограничений и т. д.

4.Ввести сведения о ресурсах проекта (заполнить лист ресурсов).

5.Выполнить назначения ресурсов на задачи.

6.Посмотреть, какие данные появились после процедуры назначения

вполе трудозатраты (Work) для задач и для ресурсов.

12

7.Сделать анализ плана проекта. Выявить риски, обусловленные расписанием:

проанализировать загрузку ресурсов. Выявить превышение доступности ресурсов;

определить критические пути в расписании (проанализировать параметры общий и свободный временной резерв (Total Slack и Free Slack);

проанализировать стоимостные параметры проекта (общая стоимость проекта, cтоимость задач, распределение затрат по фазам проекта, распределение затрат на ресурсы проекта);

проанализировать трудозатраты (общие трудозатраты проекта, распределение трудозатрат по фазам проекта, распределение трудозатрат на ресурсы проекта).

8.Сохранить файл как первую версию проекта.

Сохранить результаты анализа в виде скриншотов таблицы с расписанием, диаграммы Ганта, Листа ресурсов, диалогового окна «Информация о проекте» (Статистика).

9. Оптимизировать план проекта.

Найти возможность и обосновать необходимость оптимизации следующих параметров:

в расписании ‒ длительность задач, связи, критический путь, типы ограничений для задач;

для ресурсов ‒ доступность ресурсов, трудозатраты ресурсов, затраты на ресурсы;

содержание работ; стоимость работ, стоимость проекта; риски.

Выявить возможности улучшения параметров проекта; последовательно устранить выявленные неудовлетворительные параметры проекта, учитывая «тройное ограничение» проекта.

10. Последовательно сохранять результаты оптимизации, путем создания нескольких версий плана проекта в разных файлах, а также сохраняя скриншоты для сравнения с первоначальными (сделанными после первого анализа проекта).

Завершить этап планирования.

Методические указания

MS Project является мощным инструментом, помогающим управлять процессом планирования и выполнения проекта.

Процесс планирования в среде MS Project имеет свою специфику. Необходимо учитывать уже заданные установки приложения (по умолчанию) и изменять эти значения.

13

Начальные установки приложения MS Project для плана проекта выглядят следующим образом.

Способ планирования расписания задается в диалоговом окне «Информация о проекте» (Project Information). По умолчанию способ планирования установлен «От даты начала».

Дата начала проекта задается там же. По умолчанию дата начала проекта устанавливается равной текущей дате.

Тип календаря проекта по умолчанию «Стандартный», т. е. рабочее время выполнения проекта занимает 5 дней (40 часов в неделю) по 8 часов в день с 9 до 18 часов перерывом обед.

Календари отдельных ресурсов могут быть отличны от календаря проекта. То же касается и отдельных работ (задач). Если же для этих календарей не задано специальных установок, то они будут совпадать с календарем проекта.

Ввод расписания производится в представлении «Диаграмма Ганта» в таблице Entry.

Вводится перечень выполняемых работ (Названия задач), задаются даты начала работ, длительности задач. Даты окончания рассчитываются автоматически.

На расчет дат начала и окончания задачи проекта влияют следующие параметры:

способ расчета, определенный для проекта (от даты начала или от даты окончания);

длительность задачи; тип связи между задачей и ее предшественницей;

запаздывание или опережение задачи; тип ограничения задачи.

Длительность задач определяется еще на этапе инициации проекта, исходя из объема работ, предположительно требуемого для их выполнения, с учетом квалификации исполнителей. Рекомендуется использовать по возможности нормативные данные или задавать данные исходя из опыта (правдоподобные).

Для эффективного управления проектом список работ должен быть структурирован.

Методы структуризации проекта принципиально сводятся к двум основным типам:

метод «сверху-вниз» ‒ сначала определяются общие задачи, которые затем детализируются. Этот метод реализует принцип планирования от общего к частному;

метод «снизу-вверх» ‒ сначала определяются частные задачи, которые затем обобщаются. Этот метод реализует принцип планирования от частного к общему.

14

Впервом случае следует выявить те задачи в расписании, которые можно описать более детально (разбить на подзадачи), используя команды понижения уровня задачи в расписании

Во втором случае частные работы (задачи), которые можно объединить в группы под общими именами их суммарных задач. При этом следует помнить, что суммарная задача имеет более высокий уровень, чем подчиненная.

Суммарная задача может содержать в своем составе другие суммарные задачи более низкого уровня.

Команды повышения и понижения уровня находятся на панели инструментов «Стандартная» рабочего окна приложения.

При любом подходе формируется иерархический список задач. Так как задачи проекта часто взаимосвязаны последовательностью

технологических операций, то необходимо установить связи между задачами, т. е. указать, как время начала и окончания выполнения одной задачи влияет на время начала или окончания другой задачи.

ВMS Project существует четыре типа отношения зависимости между текущей задачей и ее предшественницей:

•окончание ‒ начало (Finish-to-Start);

•начало ‒ окончание (Start-to-Finish);

•начало ‒ начало (Start-to-Start);

•окончание ‒ окончание (Finish-to-Finish).

Взависимости от типа отношения MS Project вычисляет время начала или окончания последующей задачи.

Создать связь между задачами можно несколькими разными способами, но основной способ таков: поместить курсор в область задачи, активировать диалоговое окно «Информация о задаче» (Task Information), открыть вкладку «Предшествующие задачи» (Predsessors), в поле «Название задачи» выбрать из раскрывающегося списка название предшествующей задачи, в поле «Тип» выбрать требуемый тип связи.

Там же, в поле «Запаздывание» (Lag) можно определить время запаздывания для задачи или установить время опережения текущей задачи (относительно предшествующей), указав отрицательное значение в этом поле.

Вдиалоговом окне «Информация о задаче» (Task Information) на вкладке «Дополнительно» (Advanced) находится поле со списком для установки «Типа ограничения» (Constraint type) задачи.

Ограничения используются в MS Project при выборе способа расчета дат начала и окончания задач. По умолчанию Project применяет к задачам гибкие ограничения.

Существует восемь типов ограничений, они делятся на три группы: гибкие ‒ «Как можно раньше» (КМР) и «Как можно позже» (КМП);

15

жесткие ‒ «Фиксированное начало» (ФН) и «Фиксированное окончание» (ФО);

полужесткие ‒ «Начало не ранее» (ННР) или «Окончание не ранее» (ОНР), «Начало не позднее» (ННП) или «Окончание не позднее» (ОНП).

Следует учитывать, что если принудительно (вручную) изменять даты начала или окончания задачи, то тип ограничения может автоматически измениться. Вместо гибкого установится полужесткий или жесткий тип ограничения, что может привести к ошибкам планирования.

Эффективное управление ресурсами ‒ одно из главных достоинств

MS Project.

Оценка ресурсов плановой операции призвана определить, какие ресурсы (человеческие, оборудование или материальные средства) будут использоваться и в каком количестве, и когда каждый из ресурсов будет доступен для выполнения проектных операций [1].

Составление списка ресурсов

Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов. Ресурсы ‒ это исполнители, оборудование и материалы, необходимые для выполнения задач проекта.

Для работы со списком ресурсов предназначено представление Resource Sheet (Лист ресурсов). Ввод ресурсов удобно производить, используя таблицу Entry (Ввод).

В поле Resource Name (Название ресурса) вводится название ресурса. Значение поля Type (Тип) необходимо выбрать из раскрывающегося списка. В MS Project представлено три типа ресурсов: Work (Трудовой),

Material (Материальный) и Cost (Затратный).

Трудовые ресурсы ‒ это исполнители и оборудование, занятые впроекте. Материальные ресурсы ‒ материалы, потребляемые при выполне-

нии задач проекта.

Затратные ресурсы ‒ затраты, которые не связаны с использованием трудовых или материальных ресурсов, но должны быть учтены в плане проекта.

Тип ресурса определяет принцип учета данного ресурса в плане проекта. Участие в проекте трудовых ресурсов исчисляется во временных единицах (часах), материальных ресурсов ‒ в количественных (штуки, метры, килограммы и т. д.), поэтому после выбора типа ресурса многие поля таблицы заполняются значениями, принятыми по умолчанию.

Поле Material Label (Единицы измерения материалов) доступно только для материальных ресурсов, оно содержит единицы измерения данного ресурса. Эти данные используются для учета стоимости материального ресурса, назначенного на задачу.

16

Поле Max Units (Максимальных единиц) определяет максимальную доступность ресурса для проекта. Очень важный параметр ‒ регулятор для управления ресурсами в проекте.

Доступность ресурса есть максимальная способность ресурса выполнять работу.

Значение 100 % или 1 в этом поле означает, что данный ресурс будет занят на проекте все свое рабочее время в соответствии с календарем ресурса.

В списке ресурсов трудовой ресурс может быть представлен не только конкретным человеком, но и названием профессии или специальности: например, «программист» или «редактор» ‒ когда неважно, кто персонально будет назначен на данную задачу. Для такого ресурса поле Max Units (Максимальных единиц) может иметь значение, превышающее 100 %, так как в качестве данного ресурса может быть задействовано сразу несколько исполнителей. Например, 300 % может означать, что работу выполняют в течение одного рабочего дня три исполнителя.

Поле Max Units (Максимальных единиц) недоступно для материальных ресурсов, так как они являются потребляемыми.

Поля ставок оплаты ресурса ‒ стандартной, сверхурочной и затраты на использование ‒ измеряется в денежных единицах в час (руб./ч).

Стандартная ставка (поле Standart Rate) ‒ для работы в обычное рабочее время.

Ставка сверхурочных (поле Overtime Rate) – для работы в сверхурочное время.

Затраты на использование (поле Per Use Cost) – специальные затраты на назначение, которые зависят не от количества рабочих часов, а от количества назначений. Измеряется в фиксированных денежных единицах (руб.).

Поле «Календарь ресурса» указывает, по какому календарю ресурс доступен для назначения на задачи.

Поле «Способ начисления затрат на ресурс» задает режим расчета начислений затрат на ресурс (режим расходования бюджета) на протяжении выполнения проекта. Варианты, возможные в MS Project:

Start (Оплата в начале проекта);

Prorated (Пропорциональная оплата в период проекта); End (Оплата по окончании проекта).

Назначение ресурсов задачам

Назначение ‒ это выделение задаче ресурсов, необходимых для ее выполнения.

Назначить ресурсы на задачи ‒ это значит определить, какие задачи выполняют данные ресурсы или какие ресурсы выделены для выполнения данных задач.

17

Для назначения ресурсов необходимо в представлении Gantt Chart (Диаграмма Ганта) щелкнуть по кнопке Assign Resources (Назначить ресурсы) на панели инструментов Standard (Стандартная).

Свойства назначений могут быть изменены с помощью диалогового окна Assignment Information (Информация о назначении).

Диалоговое окно вызывается в представлениях Task Usage (Использование задач) и Resource Usage (Использование ресурсов) ‒ кнопкой Assignment Information (Информация о назначении) на стандартной панели инструментов. Возможен также следующий способ: в представлении «Использование задач» выделить название ресурса и выполнить двойной щелчок мыши, а в представлении «Использование ресурсов» выделить название задачи и выполнить двойной щелчок мыши.

После того как ресурс назначен на задачу, автоматически происходит вычисление трудозатрат. Трудозатраты вычисляются как для ресурсов, так и для задач. Чтобы увидеть величины трудозатрат на задачи, надо в представлении «Диаграмма Ганта» заменить таблицу Entry (Ввод) на таблицу Work (Трудозатраты) командой View (Вид) ‒ Table (Таблица) ‒ Work (Трудозатраты) или в таблицу Entry (Ввод) добавить поле Work (Трудозатраты) командой Insert (Вставка) ‒ Column (Столбец).

Заменить таблицу в Диаграмме Ганта можно командой View (Вид) ‒ Table (Таблица) ‒ Work (Трудозатраты).

Анализ плана проекта

Обычно в ходе анализа необходимо оценить, насколько реалистичны установленные сроки и может ли проект быть выполнен в заданный срок.

Важное место в проекте занимает управление ресурсами.

Наличие в плане проекта ресурсов с превышением доступности отрицательно скажется на исполнении проекта, т. к. ресурсы не смогут выполнить в установленный планом срок назначенный объем работы.

Превышение доступности выражается в назначении ресурсу в течение определенного периода времени часов работы больше, чем доступно в рамках проекта.

Причины возникновения превышения доступности ресурса могут быть следующие:

назначение ресурса на задачи, исполнение которых полностью или частично осуществляется одновременно;

увеличение объема работ задачи, приведшее к превышению допустимого уровня загрузки ресурса;

назначение ресурса на дни, когда ресурс недоступен.

Для анализа превышения доступности ресурса следует использовать Resource Graph (Графики ресурсов) и таблицы Resource Sheet (Использование ресурсов).

18

Критический путь ‒ это задача (или последовательность задач), определяющая дату окончания проекта. Наличие критических путей в плане показывает опасность нарушения сроков завершения проекта.

Длительность проекта будет увеличиваться или уменьшаться вместе с длительностью задачи, находящейся на критическом пути.

Определить критические пути в расписании можно используя разные методы: фильтрацию критических задач, форматирование ‒ цветовое выделение текста и отрезков на диаграмме и т. д.

Программа умеет определять время, на которое можно задержать исполнение задачи, это время хранится в поле Total Slack (Общий временной резерв). Если эта величина становится неположительной, то задача считается критической. Однако ее можно поменять: например, сделать резерв не больше одного дня. После этого задача перестанет быть критической.

Исходя из этого, можно проанализировать значения полей для временного резерва (Total Slack и Free Slack) в таблице «Календарный план» в представлении «Диаграмма Ганта».

При анализе стоимости проекта обычно оценивают его бюджет и соотношение составляющих бюджета. Если общая стоимость превышает ожидаемую, т. е. бюджет не сбалансирован, то стоимость оптимизируют.

Для оценки общей стоимости достаточно открыть таблицу Cost (Стоимость) в любом из представлений и просмотреть данные в поле Total Cost (Полная стоимость) у суммарной задачи проекта.

Анализ трудозатрат подразумевает распределение трудозатрат как на работы проекта, так и на его ресурсы. Рациональное распределение трудозатрат на ресурсы увеличит вероятность выполнения работ и улучшит работу коллектива исполнителей.

Общие трудозатраты проекта показывают количество труда, вложенного в работу, что, в свою очередь, определяет уровень качества результата.

Результаты анализа, как правило, выявляют недостатки плана или показывают возможности улучшения проекта. Поэтому план следует улучшить, но, поскольку проект существует в рамках временных и бюджетных ограничений, вернее будет применить термин «оптимизировать».

Могут потребоваться следующие изменения в расписании: уточнение длительности задач; изменение логических связей между задачами; уточнение типов ограничений для задач;

изменения, связанные с уходом от «критического пути» в расписании выполнения работ.

Для ресурсов необходимо устранение обнаруженного превышения доступности ресурсов (автоматическим или ручным методом выравнивания загрузки ресурсов); распределение трудозатрат ресурсов и затрат на ресурсы.

19

По причине возможного изменения разработка плана управления проектом носит итеративный характер и проходит через последовательное уточнение на различных стадиях жизненного цикла проекта. Последовательное уточнение включает в себя непрерывное улучшение и детализацию плана по мере накопления более подробной и специфичной информации, а также более точных оценок. Последовательное уточнение позволяет команде управления проектом определять фронт работ и осуществлять управление ими на более детальном уровне по мере развития проекта [1].

20