3.6.Инструкция пользователя

Инструкция пользователя является заключительным этапом в проектировании и описании АИС. В данном разделе необходимо отразить основные правила и особенности, с которыми встретиться пользователь при работе с АИС в табличном процессоре Excel.

Инструкция для пользователя должна содержать четкую пошаговую последовательность действий пользователя по установке и эксплуатации разработанной АИС.

Поэтому в этом подразделе необходимо отразить минимальные требования к аппаратному и программному обеспечению персонального компьютера для использования разработанной АИС, а так же, дать ответы на следующие вопросы: что и как нужно сделать пользователю чтобы:

• установить АИС с дискеты на персональный компьютер (обязательно укажите пароль, если стоит защита);

• открыть АИС;

• скорректировать входную (в т.ч. справочную) информацию;

• добавить и удалить одну или несколько сельскохозяйственных культур в расчеты;

• произвести расчеты и актуализировать данные (обновить);

• просмотреть промежуточные и выходные формы;

• распечатать выходные формы.

При описании работы с АИС следует указывать точные наименования листов, на которых расположены используемые в данном действии таблицы. Для наглядности в инструкцию можно вставлять изображения, возникающие на экране при работе с АИС в виде рисунков (скриншоты).

Фрагменты примерного описания инструкции пользователя.

Введение

Уважаемый пользователь! Вся система по планированию затрат в отрасли растениеводства работает в табличном процессоре Microsoft Excel (версии 2000 и старше) и открыта для изменений пользователем.

На современном этапе развития информационных технологий основным и наиболее популярным инструментом специалиста, занимающегося технико-экономическими расчетами, является табличный процессор MS Excel. Именно эта компьютерная программа позволяет экономисту и агроному, провести и автоматизировать все свои расчеты без особых знаний по программированию.

Но для эффективной расчетной работы специалист должен знать принципы и иметь практические навыки использования табличного процессора MS Excel на уровне пользователя.

Установка на компьютер

Необходимо скопировать файл ais.xls с компакт диска на жесткий диск в рабочую папку пользователя. АИС можно установить на любой компьютер, на котором установлен и нормально работает MS Excel версии 2000 и старше.

Запуск (открытие) системы

Система запускается открытием файла ais.xls в табличном процессоре Excel.

Принципы работы аис

Система полностью открыта для изменений, т.е. пользователь может вносить любые изменения: менять исходные данные, алгоритм расчета, перечень показателей и формы таблиц, добавлять новые таблицы и удалять любые данные и таблицы.

Чтобы восстановить случайно испорченную систему, всегда сохраняйте систему с внесением изменений под новым именем и всегда храните резервные копии нормально работающей системы.

Ячейки, где пользователь может изменять данные без проблем для алгоритма расчета, выделены голубым цветом.

Для актуализации данных (обновления) во всех таблицах после внесения изменений в исходные данные необходимо файл с расчетами закрыть с сохранением внесенных изменений и заново открыть.

Вносить изменения в алгоритм расчета и количество строк в таблицах и другие подобные модификации системы желательно производить опытному пользователю, понимающему смысл и принципы построения формул и взаимосвязь таблиц (или с помощью консультаций разработчика).

Автоматизированная система состоит из взаимосвязанных таблиц. Все таблицы можно разделить на справочные, промежуточно-входные, промежуточные и выходные. В справочных, промежуточно-входных пользователь может делать корректировку входных параметров (показателей) системы.

Добавление новых строк или столбцов с расчетами пользователь для сохранения алгоритма в расчетах и взаимосвязи таблиц должен осуществлять копированием-вставкой целой строки или столбца (копируется в буфер обмена вся эталонная строка (с очень близкими параметрами для создаваемого показателя в новой строке) и добавляется из буфера обмена в любое место в таблицы, но только после первой и перед последней строкой содержимого таблицы). Более подробно алгоритм реализации этого принципа расписан ниже.