4090

Министерство образования и науки Российской Федерации

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Хабаровская государственная академия экономики и права»

О. Ю. Зубарева

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ОБЛАСТИ ТУРИЗМА

Учебное пособие

Хабаровск 2011

ББК У 05

Х 12

Зубарева О. Ю. Документирование управленческой деятельности : учеб. пособие / О. Ю. Зубарева. – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2011. – 80 с.

Содержание учебного пособия соответствует ГОС ВПО направления «Менеджмент» профиль 080502.62 «Менеджмент в туризме и гостиничном хозяйстве» всех форм обучения. В учебном пособии изложены вопросы документационного обеспечения управления и организация работы с документами, а также основные правила оформления и составления документов, используемых при функционировании организации. В учебном пособии достаточное внимание уделено особенностям деловой переписки с российскими и зарубежными партнёрами.

Рецензенты: Завкафедрой маркетинга и коммерции Тихоокеанского государственного университета д-р экон. наук, профессор М.М. Третьяков Завкафедрой менеджмента федерального государственного бюджетного образовательного

учреждения высшего профессионального образования «Дальневосточный государственный университет путей сообщения», к.э.н., доцент С.Н. Третьяк

Утверждено издательско-библиотечным советом академии в качестве учебного пособия

© Хабаровская государственная академия экономики и права, 2011

2

СОДЕРЖАНИЕ

3

Предисловие

Любая деятельность связана с формированием и использованием информации, которая представляется в виде различных документов. Развитие рыночных отношений в нашей стране увеличило количество поводов для составления документов и предопределило создание новых типов деловой корреспонденции, такой как рекламные обращения, коммерческие предложения, резюме и т. д.

Вдокументах и деловой корреспонденции отражается управленческая, производственная, коммерческая и иная деятельность организации. Без документирования невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учёта и отчётности, оперативного управления, кадрового обеспечения. Поэтому изучение основ документационного обеспечения становится важной частью общей подготовки высококвалифицированных специалистов. Изучение практики документационного обеспечения управления показывает, что особенно важным для сотрудников является знание нормативов и стандартов, обеспечивающих юридическую силу документов, умение систематизировать информацию по степени важности, овладение навыками составления деловой корреспонденции.

Изучение материала учебного пособия «Документирование управленческой деятельности в области туризма» поможет студентам научиться правильно составлять тексты документов и оформлять деловую корреспонденцию, в том числе и ориентироваться в вопросах международной переписки.

Учебное пособие «Документирование управленческой деятельности в области туризма» включает 3 главы.

Впервой главе раскрываются понятие информации, содержащейся в документах, а также свойства, функции и классификация документов.

Во второй главе рассмотрены общие правила составления и оформления документов.

Третья глава посвящена особенностям деловой переписки между российскими и зарубежными партнёрами.

4

Глава 1. ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

1.1.Сущность и понятие информации

Успешная деятельность любой организации зависит от того, насколько правильно составлены и оформлены различные документы, которые являются носителями определённой информации. В соответствии с Оксфордским словарём «документ – это текст или изображение, имеющее информационное значение» [33]. На основании этого можно сказать, что каждый документ оценивается по информации, которую он содержит.

Общение представляет собой обмен информацией, который может осуществляться следующими способами её передачи:

а) непосредственное информирование, то есть передача информации; б) передача указаний;

в) корректировка и уточнение указаний или информации, которые были переданы ранее;

г) сбор, обработка, систематизация и анализ полученной информации. Рассмотрим каждый способ подробнее.

Непосредственное информирование используется для того, чтобы сообщить сотрудникам или партнёрам о состоянии дел в интересующей области с целью использования этой информации в процессе выработки и принятия необходимого решения. Такой способ осуществляется путём письменного изложения фактов, выводов и суждений, основанных на этих фактах.

Передача указаний применяется для того, чтобы сотрудники или партнёры совершили конкретные действия или решения. В этом случае для передачи информации используется письменное предписание на исполнение определённого задания одному или нескольким подчинённым, самостоятельно или во взаимодействии с кем-либо. Здесь обязательно используется последующее уведомление об исполнении. Вне зависимости от избранной формы указание всегда конкретно. Такое указание практически всегда предлагает общие пути решения проблемы. Исполнитель указания должен подходить к его выполнению творчески и обязательно учитывать складывающуюся обстановку.

Корректировка и уточнение используется в тех случаях, когда необходимо повлиять на последующее развитие событий. Ход такого события отчасти может быть предопределён, информацией (указаниями), которые были

5

переданы ранее. Для того чтобы это влияние было положительным, корректировка должна производиться своевременно. Иногда на развитие ситуации следует посмотреть как бы со стороны, чтобы получатель дополнительной информации лучше смог понять проблему и определить пути её решения. Исполнитель может воспользоваться или не воспользоваться этим по своему усмотрению.

Сбор, обработка, систематизация и анализ информации применяются для подготовки следующего решения или следующей информации, необходимой получателю. В данном случае могут быть использованы разнообразные формы информации в письменном виде, то есть в форме ответного письма (или иного документа), по факсу, по телефону (в виде телефонограммы) и по электронной почте. Персональный компьютер, позволяет производить с поступающими на электронный адрес посланиями все вышеперечисленные действия, то есть накапливать, обрабатывать, систематизировать и анализировать интересующую нас информацию, при условии, что он подключён к коммуникационной сети.

Внастоящее время при помощи ЭВМ всё чаще осуществляется обратная связь с получателем. Обмен информацией предполагает как минимум двух участников, каждый из которых попеременно является то отправителем, то получателем.

Такое письменное общение считается полным, так как между партнёрами (участниками) происходит неоднократный обмен информацией.

Большое значение играет информация для процесса управления, так как на её основе принимаются соответствующие управленческие решения.

Впроцессе управления компанией информация проходит такие стадии, как получение, обработка, принятие решения и доведение до исполнителя. Наиболее важной из перечисленных является стадия принятия решения, так как она обеспечивает выработку правильного решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная, достоверная, экономичная и, по возможности, краткая информация. Рассмотрим эти требования.

1. Достоверность информации определяется степенью соответствия её содержания объективному состоянию дел, то есть объективное отражение процессов производства.

2. Оперативность (или своевременность) обеспечивается временем передачи и обработки информации, в течение которого состояние дел не должно измениться.

6

3.Полноту (или достаточность) информации характеризует её объём, который должен быть достаточным для принятия верного решения.

4.Экономичность информации выражается в минимальных затратах, которые необходимы на сбор, обработку, передачу и хранение информации.

5.Краткость информации заключается в том, что она должна предоставляться в сжатой форме, которая позволит принять необходимое решение быстро и легко. Руководителю организации или исполнителю информация должна поступать в форме, облегчающей её восприятие и обработку.

1.2.Свойства, функции и классификация документов

Часть информации, которая используется в управлении организацией, фиксируется в различных документах.

Документ имеет две сущности – информационную и материальную, которые и определяют его свойства – информативные и эксплуатационные.

Информативное свойство документа – это его способность передавать информацию. Чтобы документ обладал этим свойством, информация должна отвечать таким свойствам, как актуальность, достоверность и полнота.

Кэксплуатационным свойствам документа относятся долговечность, прочность документа и способность противостоять различным воздействиям – механическим, световым, биологическим, неблагоприятным факторам окружающей среды. Эксплуатационные свойства определяют сохранность документа, которая зависит от материального носителя и средств письма.

Понятие документа имеет несколько аспектов. Он может быть носителем информации, источником фактов, средством фиксации и передачи каких-либо решений в управленческой деятельности, способом доказательства в юриспруденции. Все эти аспекты определяют многофункциональность документов [18].

Среди функций документа принято выделять общие и специальные. Рассмотрим их подробнее.

Кобщим функциям документа следует отнести следующие:

-информационную, то есть любой документ создаётся для сохранения информации;

-социальную, то есть документ является социально значимым объектом, поскольку порождён какой-либо социальной потребностью;

7

- коммуникативную, то есть документ может выступать в качестве средства связи между отдельными людьми и между учреждениями;

-культурную, когда документ является средством закрепления и передачи культурных традиций и этапов развития цивилизации.

К специальным функциям документа можно отнести:

-управленческую, когда документ является инструментом управления. Такую функцию выполняют управленческие документы (плановые, отчётные, организационно-распорядительные документы и др.), которые специально создаются для целей управления;

-правовую, то есть если документ выступает средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Например, в качестве судебного доказательства может быть использован любой документ;

-функцию исторического источника, когда документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

В связи с этим все вышеперечисленные функции могут носить интернациональный характер, и поэтому определяются общие требования к документу. Например, юридическую силу документа обеспечивает комплекс реквизитов, то есть обязательных элементов оформления документа. К таким реквизитам относятся следующие: наименование автора документа, адресат, подпись, дату, регистрационный номер документа, гриф утверждения, печать и др. По данным специалистов, опыт официальной переписки показывает, что при всех особенностях и специфике национальных школ делового письма неизменными остаются основные требования к структурному построению, смысловому наполнению и языковому оформлению деловых бумаг.

Документационное обеспечение управления включает кроме составления и оформления документов и корреспонденции её систематизацию. Для этого необходимо разбираться в разнообразии видов документов, то есть уметь их классифицировать.

Практика делопроизводства выработала следующие признаки группировки документов в дела (рисунок 1).

8

Таблица 1 – Разделение документов организации на группы дел

Приведённые признаки классификации не исключают использование других, менее распространённых, которые в каждом отдельном случае используются исходя из специфики управленческой деятельности.

1.3.Документирование и организация работы с документами

Вдокументационном обеспечении организации принято выделять три потока документов. Это поступающие, то есть входящие документы, внутренние

иисходящие документы. Каждый поток документов проходит определённые стадии, то есть прохождение по инстанциям. Порядок составления и согласования внутренних и исходящих документов практически одинаков. Отличие состоит лишь в том, что для исходящих документов добавляется стадия отправки документов адресату после их регистрации. Работа с поступающими

10