4090

В соответствии с Федеральным законом от 08 августа 2001 г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведётся Единый государственный реестр юридических лиц. Правила ведения Единого государственного реестра юридических лиц и предоставления содержащихся в нём сведений утверждены постановлением Правительства Российской Федерации от 19 июня 2002 г. № 438. Согласно Закону «О государственной регистрации юридических лиц» и п.8 Правил, государственный регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 01 июля 2002 г.) является основным государственным регистрационным номером.

Реквизит 06. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Идентификационный номер налогоплательщика является единым по всем видам налогов и сборов, в том числе подлежащих уплате в связи с перемещением товаров через таможенную границу Российской Федерации и на всей территории Российской Федерации. На основании ст. 84 Налогового кодекса РФ такой номер присваивается каждому налогоплательщику.

Идентификационный номер налогоплательщика – это цифровой код, который свидетельствует о постановке на налоговый учёт налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя или физического лица. Указывать ИНН необходимо в соответствии с письмом Госналогслужбы России, Минфина России и Банка России от 5, 16 июня 1995 г. № ВГ-4-12/25н, 47, 174 «Об обязательном указании идентификационных номеров налогоплательщиков при оформлении расчётно-платёжных документов». Порядок использования ИНН определяется в соответствии с Налоговым кодексом Российской Федерации в нормативных актах МНС России (Приказ МНС РФ от 27 ноября 1998 г. № ГБ-3-12-309 «Об утверждении порядка и условий присвоения, применения, а также изменения идентификационного номера налогоплательщика и форм документов, используемых при учёте в налоговом органе юридических и физических лиц» и др.).

В связи с особенностями учёта организаций, которые определены ст. 83 Налогового кодекса РФ, в дополнение к идентификационному номеру налогоплательщика организации вводится код причины постановки на учёт.

21

Реквизит 07. Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) в том случае, если форма документа включена в ОКУД. Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введён в действие Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. №299.

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи для того, чтобы избежать возможных ошибок. Также код является элементом идентификации документа.

ВОКУД представлены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы:

- организационно-распорядительной документации; - банковской документации;

- финансовой, учётной и отчётной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- отчётно-статистической документации; - учётной и отчётной бухгалтерской документации предприятий; - документации по труду;

- документации Пенсионного фонда Российской Федерации; - внешнеторговой документации.

Вдокументах, которые оформляются на общем бланке или бланке конкретного вида документа, код формы документа проставляется, как и код организации, под наименованием вида документа справа. В письмах он содержится в составе справочных сведений, а в унифицированных формах документов указывается вверху справа, в кодовой зоне.

Реквизит 08. Наименование организации является собирательным обозначением автора документа. Автором может быть организация, её структурное подразделение или должностное лицо.

Наименование организации должно соответствовать тому наименованию, которое закреплено в её учредительных документах.

Над наименованием организации можно указывать сокращённое или полное (в случае отсутствия сокращенного) наименование вышестоящей организации, если она имеется. Сокращённое наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращённое наименование помещают ниже в скобках или за ним.

Все эти наименования даются в именительном падеже.

22

Если организация подведомственна одновременно нескольким органам управления или общественным организациям, то указывается не более трёх степеней подведомственности. Если имеется двойное подчинение – министерству и местным органам власти, то в документе указывают только наименование местных органов власти.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках – русском и национальном. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном – справа или ниже.

Наименование на иностранном языке воспроизводят на бланке в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке располагают ниже (или справа) наименования на русском языке, если бланк изготовлен на двух языках.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если они являются авторами документа и располагают ниже наименования организации.

Если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он может составляться не на бланках. В этом случае наименования организаций и другие реквизиты печатаются на чистом листе бумаги.

Реквизит 09. Справочные данные об организации – реквизит, содержащий сведения, необходимые организации для коммуникации. Они включают: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации, то есть номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайт в Интернете и др. Почтовый адрес – это адрес фактического расположения организации, который указывается в порядке, предусмотренном действующими правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными постановлением Правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725. Например: ул. Профсоюзная, д.82, Москва, 117393. (см. приложение В, Г)

Группы цифр в номерах телефонов, факсов разделяются дефисом, например: 142-67-88.

Справочные данные необходимы для почтовой, телеграфной и телефонной связи с организацией, а также для выполнения расчётно-денежных операций в банке, счёт которого указан в документе.

По усмотрению организации может указываться номер счёта в банке. При этом, в соответствии с правилами, установленными Банком России, указывается

23

наименование кредитной организации; номер расчётного счёта; банковский идентификационный код (БИК); корреспондентский счёт (корсчёт); номер участника расчётов по межфилиальным оборотам (МФО).

В составе справочных данных об организации также можно указывать: код организации по ОКПО, основной государственной регистрационный номер юридического лица (ОГРН), идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учёт (ИНН/КПП).

Адрес электронной почты служит идентификатором организации или конкретного автоматизированного рабочего места в локальной или глобальной компьютерной сети.

Стандарт не лимитирует состав и объём сведений, включаемых в справочные данные об организации. При оформлении этого реквизита могут также указываться сведения о лицензиях, патентах, адресе web-страницы в Интернете и др.

Реквизит 10. Наименование вида документа должно соответствовать табелю форм документов, применяемых в организации в соответствии с уставом (положением об организации). В табель включаются виды документов, включённые в ОКУД, и иные виды, используемые организацией в соответствии с её организационно-правовой формой, её задачами и видами деятельности. Этот реквизит проставляется после наименования организации на всех документах, за исключением писем и факсов, и печатается прописными буквами, например: ПРИКАЗ, АКТ, СПРАВКА и т. д. Исключение составляют гарантийные письма, то есть наименование «ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО» следует указывать.

Данный реквизит является одним из важнейших, так как на его основании можно судить о назначении данного документа. Этот реквизит позволяет определить состав реквизитов и структуру текста. Образец бланка конкретного вида документа приведён в приложении Д.

Реквизит 11. Дата документа является одним из основных реквизитов документа, которые обеспечивают его юридическую силу. Датой документа может являться:

-дата его подписания (для приказов, писем, факсов, справок);

-дата его утверждения (для планов, отчётов, правил, инструкций);

-дата события, которое в нём зафиксировано (для протоколов, актов). Документы, которые издают две и более организаций, должны иметь одну

(единую) дату.

24

Дата проставляется должностным лицом, подписывающим документ, в момент его подписания. При подготовке проекта документа следует напечатать только обозначение месяца и года, а число проставляется от руки должностным лицом.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2011 г. следует оформлять 05.06.2011.

ГОСТ впервые (п. 3.11) узаконил проставление нуля перед цифрой, обозначающей день месяца при оформлении даты словесно-цифровым способом. Проставление нуля является обязательным, так как затрудняет подделку документа.

Словесно-цифровой способ оформления даты необходимо применять в текстах нормативных документов, а также содержащих сведения финансового характера. Этот же способ оформления даты рекомендуется использовать при переписке с иностранными партнёрами.

В международных стандартах рекомендуется цифровой способ датирования в следующей последовательности: год, месяц, число: 2010.08.07. Данный ГОСТ допускает датирование в соответствии с международными стандартами, однако в нём не оговариваются конкретные случаи применения такого датирования.

Место проставления даты на документе зависит от наличия бланка и вида документа.

Допускается проставлять дату подписания или утверждения документа работникам службы делопроизводства, регистрирующим документы, при условии, что регистрация документа и соответственно датирование осуществляются в день подписания или утверждения документа.

Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и использованием, следует датировать и подписывать.

Реквизит 12. Регистрационный номер документа – это цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации. Регистрация документа заключается в записи необходимых сведений о документе в регистрационные формы. При этом документу нужно присвоить соответствующий регистрационный номер, который проставляется непосредственно на документе.

25

Регистрации подлежат все создающиеся в организации документы и поступающие от других организаций и частных лиц. Желательно регистрировать отдельно входящие и исходящие документы в течение календарного года.

Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включён в документальный фонд организации и находится под её контролем и ответственностью.

Структура регистрационного номера зависит от вида документа, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов информации или ориентации на общероссийские классификаторы. В его состав обязательно должен входить порядковый номер регистрации, который может дополняться по усмотрению организации индексом дела, в который будет подшит документ, кодом документа по тематическому классификатору, если он применяется в организации, кодом автора, корреспондента и др.

Если регистрационный номер отправляемого письма 02-11/121, то 01 – индекс структурного подразделения;

11 – порядковый номер дела по номенклатуре дел структурного подразделения;

121 – порядковый номер письма.

Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых отдельно или через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Реквизит 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

(далее – ссылка на номер) используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос. К таким документам относятся ответные письма, заключения по поручениям и т.п. Сведения в этот реквизит переносятся из поступившего документа.

Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания регистрационного номера и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает текст от чисто вспомогательной, справочной информации. Оформляется этот реквизит следующим образом: на № 36 от 12.09.2011.

26

Реквизит 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, когда затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Данный реквизит указывается для исключения ошибок в местонахождении организации. Он может проставляться во всех документах (кроме письма), в которых эти сведения помещаются в реквизите «Справочные данные об организации».

Место издания в документе не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: Хабаровская государственная академия экономики и права.

Для юридического лица местом издания документа будет место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации и фактическим адресом.

Вдокументе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

Место составления или издания указывают с учётом действующего административно-территориального деления и общепринятых географических сокращений.

Ворганизационно-распорядительных документах, местом составления или издания является место нахождения юридического лица, то есть место его государственной регистрации. Вместе с тем следует учитывать, что Гражданский кодекс Российской Федерации допускает отступление от общего правила определения места нахождения юридического лица. Примером подобного отступления может служить положение ст. 4 Федерального закона от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью», где указано, что «учредительными документами может быть установлено, что местом нахождения общества является место постоянного нахождения его органов управления или основное место его деятельности».

Реквизит 15. Адресат необходимо рассматривать как совокупность точной и полной информации, на основании которой документ может быть доставлен адресату точно и без неоправданных затрат времени и труда. Располагается этот реквизит в правом верхнем углу документа.

Документы адресуются организациям, структурным подразделениям организации, должностным лицам или физическим лицам.

Если документ адресуется организации или структурному подразделению, то и наименование организации, и наименование структурного подразделения следует указать в именительном падеже, например:

27

Закрытое акционерное общество «Контакт»

Отдел информатизации

При адресовании документа должностному лицу инициалы необходимо указывать перед фамилией. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

Генеральному директору ЗАО «Контакт»

В.С. Смирнову

или

Закрытое акционерное общество «Азимут» Главному бухгалтеру

Е.Н. Орловой

Если документ отправляется в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщённо, например:

Директорам средних школ г. Хабаровска

Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Главному редактору издательско-полиграфического центра «Полиграф»

Н.С. Курбатовой

На одном документе можно указать несколько адресов, но не более четырёх. Сведения о копийности документа при этом не указывают и слово «копия» перед вторым, третьим, четвёртым экземпляром не пишется. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки, а на каждом документе проставляется только один адресат.

Почтовый адрес можно не указывать на документах, которые направляются постоянным корреспондентам. Для этого в организации

28

целесообразно использовать списки рассылки и конверты с заранее напечатанными адресами.

Составные части почтового адреса указывают в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства Российской Федерации, которые введены в действие с 26 сентября 2000 г. В соответствии с этими правилами следует выполнять следующий порядок написания почтового адреса на конвертах и других почтовых отправлениях:

-наименование адресата (для граждан – фамилия, имя, отчество);

-название улицы, номер дома, номер квартиры;

-название населённого пункта (города, посёлка и т. п.);

-название района;

-название республики, края, области, автономного округа (области);

-название страны (для международных почтовых отправлений);

-почтовый индекс.

В такой же последовательности производится написание адреса отправителя на конверте. Эти правила необходимо выполнять и при написании почтового адреса в документе в реквизитах: «Справочные данные об организации» и «Адресат».

Почтовый адрес корреспондента пишется в нижней правой части почтового конверта, почтовой карточки или оболочки почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

Если письмо адресуется организации, в реквизите «Адресат» указывают её наименование, затем почтовый адрес, например:

Хабаровская

государственная академия экономики и права

ул. Тихоокеанская, 134 г. Хабаровск, 680042

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Смирновой Ирине Владимировне

ул. Портовая, д. 123, кв. 834 г. Хабаровск, 680013

29

При отправлении документа за рубеж данный реквизит оформляется по Международным правилам.

Реквизит 16. Гриф утверждения. Утверждение документа – это один из способов его удостоверения, то есть дополнительного удостоверения его подлинности и достоверности, обеспечивающего документам юридическую силу. Располагается этот реквизит в правом верхнем углу, при этом разрешается центровать элементы относительной самой длинной строки.

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, которые изложены в утверждаемых документах или при издании соответствующего распорядительного документа.

В случае утверждения документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, её расшифровки и даты утверждения. Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Акваном»

__________В.Н. Нестеров «___»__________20___ .

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, один реквизит слева, другой справа.

Если документ утверждается другим издаваемым документом – постановлением, решением, приказом, протоколом, то гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЁН», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО». При этом обязательно следует указать наименование утверждающего документа в творительном падеже, его дату и номер, например:

УТВЕРЖДЕНО Протоколом собрания акционеров

от 12.02.2011 № 2

Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность и штатное расписание необходимо дополнительно удостоверить оттиском печати.

Гриф утверждения является обязательным лишь для некоторых видов документов, поэтому в организации нужно составить перечень документов

30