4090

-название организации – например, Nestle Ltd; Kodak Ltd; UNESCO;

-указание на род деятельности или изделия – например, фирма по гражданскому строительству, общая трастовая компания, продажа семян;

-название отдела или подразделения организации – например, отдел торговли, отдел цветных металлов, общий отдел;

-пункт доставки;

-почтовый код или номер почтового маршрута, название местности, наименование учреждения, осуществляющего доставку;

-название территории или провинции и (или) название страны. Последние три элемента при написании адреса юридического лица указываются так же, как при написании адреса частного лица. Если письмо адресуется организации, то сначала указывают её название, затем почтовый адрес.

Например:

Continental Supply Company

5 17 Sixth Avenue New

York, N.Y. 12006

USA

Если письмо адресуется должностному лицу, то сначала указывают его фамилию, должность, строкой ниже – название фирмы, затем – почтовый адрес. Например:

Mr. G. H. Black, Chairman, A. Smith and Ch., Ltd. London SWL 15 C England

Если адресат мужчина, то перед его фамилией ставят сокращённое слово Mr. – от Mister («господин»). В Великобритании вместо этого слова нередко употребляют сокращение Esq. («эсквайр»), которое ставится после фамилии.

Например: «E.F. Whitc, Esq».

Перед фамилией следует указывать имя или инициалы. Например: «Mr. Harold Brown», «Mr. F. White».

Если адресат женщина, то перед фамилией ставится сокращённое слово Mrs. – от Mistress («госпожа») или слово Miss, если женщина не замужем.

Например: «Mrs. Rosainda Jones», «Miss G. Black».

Имя и фамилию лица при адресовании рекомендуется писать так же, как они даны в подписи на поступившем документе: если имя в подписи указано полностью, то и при адресовании оно должно быть дано полностью, если в подписи стоят только инициалы, то и при адресовании нужно указывать только

61

инициалы. В отличие от русского языка в английском инициалы лица никогда не пишутся после фамилии, а всегда перед ней.

Нередко после фамилии должностного лица сокращённо (заглавными буквами) указывают на принадлежность к какой-либо организации, партии, на наличие звания или ордена. Например:

«E. F. Jons, D.M.» (Doctor Of Medicine – доктор медицинских наук); «A. B. Smith, M. P.» (Member of Parliament – член парламента);

«G. H. Dlack, K.C.V.O.» (Knight Commander of the Victorian Order – кавалер ордена Королевы Виктории).

Указывать должность без фамилии лица, её занимающего, можно только в том случае, когда эта должность является единственной в организации, которая указана в адресате (Chairman – председатель, President – президент, председатель, – директор-распорядитель, Secretary – секретарь, Chief Accountant – главный бухгалтер). В этом случае перед названием должности ставится артикль the (The Chairman, The Secretary и т.д.).

Если же известны и фамилия и должность адресата, то они указываются

Артикль перед названием должности в этом случае не употребляется.

При написании почтового адреса принята следующая последовательность элементов: номер дома, название улицы, название города и индекс, название страны. Например:

Индастриал Хауч 28-52

Крейгроуд Болтон ВА6 (7ТФ)

ВЕЛИКОБРИТАНИЯ

Слова «Street», «Avenue», «Place», «Strasse» пишутся с заглавной буквы. Если письмо направляется в США, то после названия города даётся

название штата, которое зачастую можно указывать сокращённо. При адресовании в Великобританию может быть указано графство.

Указание на конкретное лицо «К сведению». Альтернативой включения имени и должности получателя в реквизит «адрес» является внесение их в графу «К сведению». Если в адресе не указаны эти данные, то они могут содержаться

62

вособом элементе письма, который не является обязательным, но присутствует

втом случае, когда автор заинтересован, чтобы его письмо поступило конкретному лицу. Эта отметка – указание на конкретное лицо – помещается отдельной строкой под адресом. Например: «Attention: Mr. P. Cooper», или

«Attention of: P. Cooper», или «For the Attention of Mr. P. Cooper».

Вместо фамилии лица может быть указана должность или название отдела,

вкоторый направляется письмо. Например: «Attention of the Sales Manager» или

«Attention - Sales Department».

Вступительное обращение. В деловых письмах используются следующие обращения:

-«Уважаемые господа» – к организации в целом: «Dear Sirs Gentlemen» (в США);

-«Уважаемый господин» – к мужчине, если неизвестно его имя: «Dear Sir»;

-«Уважаемая госпожа» – к женщине, если неизвестно её имя: Dear Madam;

-«Уважаемый г-н Смит» – к мужчине: «Dear Mr. Smith»;

-«Уважаемая г-жа Смит» – к замужней женщине: «Dear Mrs. Smith»;

-«Уважаемая г-жа Смит» – к незамужней женщине: «Dear Miss Smith»;

-«Уважаемая г-жа Смит» – к женщине, если неизвестно её семейное положение: «Dear Ms. Smith»;

-«Дорогой Джон» – к человеку, которого вы хорошо знаете, или другу:

«Dear John».

Менее официально выглядят обращения «Уважаемый г-н Джон» (Dear Mr. John) или «Уважаемый г-н Джон Смит» (Dear Mr. John Smith). Имя и инициалы адресата в этом случае обычно опускаются.

После вступительного обращения ставится запятая (в Англии) или двоеточие (в США).

Заголовок к тексту письма включает краткое его содержание. Например: «О возобновлении поставок», «О заполнении договора».

Основной текст письма чаще всего состоит из трёх частей. После приветствия или обращения («Уважаемый г-н …») следует начало основного текста, где говорится о причинах обращения; в главной части текста сообщается

одеталях (подробностях); в завершающей части делаются выводы, сообщается

опланах на будущее и т. д.

Впервой части могут использоваться следующие фразы:

-«…We are writing to inquire about …» («…Мы пишем, чтобы узнать

(навести справки) о …»);

-«We are writing in connection on with …» («Мы пишем в связи с …»);

63

-«We are interested … and we would like to know…» («Мы интересуемся

(заинтересованы) и хотели бы узнать …»).

Предложение, содержащее основное сообщение, может начинаться такими словами:

-«We would advise …» («Мы хотим сообщить …»);

-«It is my pleasure …» («С удовольствием сообщаю, что …»);

-«We bed to inform you that …» («Имеем честь сообщить Вам, что …») и другие.

Просьба сообщить необходимую информацию начинается словами:

-«Could you please tell me …» («Сообщите, пожалуйста, …»);

-«Please let me know if …» («Пожалуйста, сообщите …»).

Вделовой переписке используются следующие выражения благодарности

ивнимания:

-«It is very kind of you to …» («Очень любезно с Вашей стороны …»);

-«I am writing to thank you very much indeed for …» («Пишу, чтобы поблагодарить вас за …»);

-«May I take this opportunity of thanking you for …» («Позвольте воспользоваться случаем, чтобы поблагодарить Вас …») и другие.

После изложения основной причины письма, деталей и подробностей приводятся заключительные фразы:

-«I look forward to receiving your soon reply …» («Буду ждать Ваш ответ

…»);

-«Looking forward to hearing from you …» («С нетерпением жду ответа

…»).

В заключительной части может быть дана оценка приведённой в письме информации:

-«I hope that this information will help you» («Надеюсь, что эта информация Вам поможет»);

-«Please, do not hesitate to contact me if you need any further information»

(«Пожалуйста, без колебаний свяжитесь со мной, если Вам нужна более подробная информация»).

Заключительная формула вежливости в письмах к организациям используются такие выражения:

-«Yours faithfully» – «С уважением»;

-«Yours truly» – «Искренне Ваш»;

-«Yours very truly» – «Наилучшие пожелания».

64

В письма иностранных корреспондентов подпись размещается обычно под заключительной формулой вежливости. Фамилия лица, подписавшего документ, помещается под личной подписью, а затем указывается должность. Например: «Yours sincerely Mr. S. Dasuki Manager».

Подпись выглядит иначе, если письмо подписывает работник фирмы по поручению руководства. Например:

For A. Smith and Co., Ltd

D. Whith

Export Department

Перед подписью может стоять отметка «р.р.» – «за», «от имени» или «Per pro» – «по доверенности». Сотрудники организации используют эту отметку, когда подписывают письма от имени своих руководителей.

Отметка о наличии приложений в письмах зарубежных корреспондентов располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова «Enclosure», если приложение одно, или «Enclosures», если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например: «2 Enclosures».

Возможно сокращённое обозначение: «Enc.». В отметке о приложениях могут быть названы документы-приложения.

Указание на рассылку копий письма проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение «с.с.» (от «карбоновые копии») и название фирмы, которой выслана копия. Например: «с.с. Messrs Paul and Jackson Ltd. Lawyers».

Если автор желает подчеркнуть, что копий нет, он делает отметку «без копий» («without copies»).

Вделовое письмо после его подписания допускается внесение дополнительной информации (постскриптум). Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и даёт возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами Р.S. В конце приписки ещё раз ставится подпись.

Взарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов письма используется специальная бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации.

Вправом верхнем углу печатаются слова «Лист для продолжения письма №…». Например: «Continuation Sheet Nо …».

65

Под названием фирмы, направляющей письмо, указываются организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

«Mills and Green Continuation Sheet No

Messrs. A. Smith and Co., Ltd

12 May 2011»

Многие британские фирмы используют дополнительные листы без надписи справа, при этом страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: «Continued» – или сокращённое: «Cont d» (Countd), что означает «имеется продолжение».

66

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1.Об информации, информационных технологиях и защите информации : ФЗ от 9 августа 2006 г. – Новосибирск : Сибирское университетское издательство, 2006.

2.Об электронно-цифровой подписи : ФЗ от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ принят Государственной Думой 25 марта 2011 года.

3.О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров : закон РФ от 23.09.1992 № 3520-1.

4.Об утверждении перечня сведений, отнесённых к государственной тайне : указ Президента РФ от 30.11.1995 № 1203 (в ред. Указа Президента РФ от 24.01.1998 № 61).

5.Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера : указ Президента РФ от 06.03.1997 № 188.

6.Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации

иПоложении о Государственной архивной службе России : указ Президента РФ от 17.03.1994 № 552.

7.Об утверждении Правил оказания услуг почтовой связи : указ Президента РФ от 26.09.1997 № 3 1239.

8.Гражданский кодекс Российской Федерации, Части 1 и 2 (Официальный текст) по состоянию на 15 марта 1999 г. – Норма, 1999.

9.ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М. : Изд-во стандартов, 1998.

10.ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». – М. : Изд-во стандартов, 2003.

11.Басаков М. И. Делопроизводство и корреспонденция : учеб. пособие / М. И. Басаков. – Ростов-на-Дону: Феникс, 2005. – 101 с.

12.Бардаев Э. А. Документоведение : учебник / Э. А. Бардаев, В. Б. Кравченко. – 2-е изд. стер. – М. : Академия, 2010 – 221 с.

13.Богатая И. Н. Делопроизводство в бухгалтерии : учеб. пособие / И. Н. Богатая. – М. : Дело, 2009. – 88 с.

14.Басаков М. И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) : учеб. пособие / М. И. Басаков. – М. : Дашков и К , 2007 – 94 с.

15.Басаков М. И. Приказ и деловое письмо (требования к оформлению и образцы документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003) : практическое пособие / М. И. Басаков. – 8-е изд., доп. и перераб. – Ростов-на-Дону: ФЕНИКС, 2008. – 58 с.

67

16.Басаков М. И. Делопроизводство : учеб. пособие / М. И. Басаков, О. И. Замыцкая. – 2-е изд. перераб. и доп. – Ростов-на-Дону : Феникс, 2008. – 107 с.

17.Березина Н. М. Современное делопроизводство : учеб. пособие / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. М. Лысенко. – СПб. : Питер, 2008. – 68 с.

18.Деловая переписка с иностранными фирмами : практ. пособие. – М. : ИМИДЖ, 2007. – 38 с.

19.Дёмин Ю. М. Деловая переписка : учеб. пособие / Ю. М. Дёмин. – М. : Баратор-пресс, 2007. – 52 с.

20.Деловые документы в примерах и образцах. – 2-е изд. – М. : МЦФЭР, 2005. (приложение к журналу «Справочник секретаря-референта и офисменеджера» №1, 2005) – 207 с.

21.Заика И. Т. Документированные системы менеджмента качества : учеб. пособие / И. Т. Заика, Н. И. Гительсон. – М. : КНОРУС, 2010 – 106 с.

22.Кисанова М. В. Деловая переписка : учеб. пособие. / М. В. Кисанова, Н. Н. Адонина, Ю. М. Аксёнов. – М. : ИНФРА-М, 2006. – 94 с.

23.Кузнецова Т. В. Документы и делопроизводство : справочное пособие / Т. В. Кузнецова – М. : Дело ЛТД, 2005. – 79 с.

24.Кузнецов И. Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство : учебник для вузов и ссузов / И. Н. Кузнецов. – М. : Издательство Юрайт, 2010 – 113 с.

25.Ларичев О. И. Наука и искусство принятия решений : учеб. пособие / О. И. Ларичев. – М. : Наука, 2009. – 187 с.

26.Липсиц И. Секреты умелого руководителя : учеб. пособие / И. Липсиц. – М. : Экономика, 2009 – 142 с.

27.Ларин М. В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ РФ : учеб. пособие / М. В. Ларин, А. Н. Сокова. – М. : А-ПРИОР,

2006 – 174 с.

28.Ларин М. В. Оформление служебных документов: рекомендации от разработчиков ГОСТ Р 6.30-2003 : учеб. пособие / М. В. Ларин, А. Н. Сокова. – М. : МЦФЭР, 2005. – 22 с.

29.Лагутина Т. М. Деловое письмо: справочник / Т. М. Лагутина, Л. П. Щуко. – СПб. : Герда, 2005. – 44 с.

30.Образцы документов : договоры, контракты, соглашения / под ред. А. А. Безуглова. – М. : Интердетектив, 2007.

31.Охотников А. В. Документоведение и делопроизводство : учеб. пособие / А. В. Охотников, Е. А. Булавина. – М. : МарТ; Ростов-на-Дону, 2007. – 114 с.

32.Оксфордский словарь : Директ-Медиа. – 219 с.

68

33.Рогожин М. Ю. Документы делового общения : учеб. пособие / М. Ю. Рогожин. – М. : РДЛ, 2007 – 58 с.

34.Соколова О. Н. Документационные системы обеспечения управления в организации : учеб. пособие / О. Н. Соколова, Т. А. Акимочкина. – М. : КНОРУС, 2010 – 315 с.

35.Стенюков М. В. Делопроизводство и документирование : учеб. пособие / М. В. Стенюков. – М. : А-ПРИОР, 2010 – 69 с.

36.Павлюк Л. В. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере / Л. В. Павлюк [и др.]. – 8-е изд. перераб. и доп. – СПб. : Герда, 2008. – 177 с.

37.Чуковенков А. Ю. Правила оформления документов : учеб. пособие / А. Ю. Чуковенков, В. Ф. Ямковая. – М. : ПРОСПЕКТ, 2005. – 143 с.

38.URL: http://www.advertology.ru / (дата обращения 15.06.2010).

39.URL: http://www.publicity.ru / (дата обращения 20.04.2011).

40.URL: http://www.iteam.ru/publications/marketing / (дата обращения 11.05.2011)

69

Приложение А

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

Акты (проверок и ревизий; приёма законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, утверждений, предприятий и т. д.).

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-, конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).

Инструкции (правила) – должностные; по документационному обеспечению управления; технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).

Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).

Отчёты (о производственной деятельности, командировках, научноисследовательских работах и т. д.).

Перечни (должностей работников и ненормированным рабочим днём; предприятий, на которые распространяются определённые льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, ведомств и других организаций с указанием сроков хранения документов и т. д.).

Планы (производственные; строительно-монтажных, проектноизыскательских, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; по капитальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, учёного совета и т. д.).

Положения (о министерстве; структурном подразделении; премировании и

т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий, командировок и т. д.). Расценки на производство работ.

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия; на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т. д.).

70