4090

организации, которые подлежат утверждению. Этот перечень определяется Табелем унифицированных форм документов или инструкцией по делопроизводству организации.

Утверждаемый документ обязательно должен иметь дату и подпись. Чаще всего в организациях утверждаются акты, инструкции, нормативы, отчёты, планы, положения, уставы, сметы, штатные расписания, расценки и др.

Реквизит 17. Резолюция – это надпись на документе, выполненная должностным лицом и содержащая указания к действию. В ней фиксируются указания руководителя по поводу исполнения документа. Резолюция пишется от руки и проставляется над текстом первого листа документа. Если на документе больше одной резолюции, то вторая и последующие проставляются на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Резолюция включает в себя следующие элементы:

-фамилию и инициалы исполнителя (кому поручается исполнение);

-содержание поручения (конкретные действия);

-срок исполнения;

-подпись руководителя (или должностного лица);

-дата резолюции.

Чернову С.И. Подготовить проект контракта

сЗАО «Азимут»

к18.08.2011

Личная подпись 01.08.2011

Исполнителей может быть несколько. В этом случае ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в резолюции первым. Указание отдельных исполнителей выражает требование руководителя привлечь их к исполнению документа.

Формулировки резолюции должны чётко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов исполнения. Целесообразно применять резолюции типа «Прошу исполнить», «К исполнению», «С.К. Смирнову» или предварительные резолюции «Прошу переговорить», «Прошу зайти ко мне». Обязательно определение срока исполнения документа, который может быть типовым (определяемый в инструкции по делопроизводству) или индивидуальной (определяемый содержанием документа и трудоёмкостью и сложностью задания).

Возможна подготовка резолюции помощником руководителя.

31

Допускается оформление резолюции на отдельном листе формата А6 с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится; такой документ в практике делопроизводства называется поручением.

Резолюция в форме поручения подшивается в дело вместе с документом.

Реквизит 18. Заголовок к тексту – реквизит документа, выражающий краткое содержание текста, то есть несёт его основную смысловую нагрузку.

Наличие заголовка сокращает время прохождения документа при регистрации и исполнении, а также повышает качество информационнопоисковой системы. Точный заголовок позволяет работникам службы документационного обеспечения управления, не вдаваясь в подробное изучение содержания документа, определить маршрут его движения в организации, верно определить рубрику справочной картотеки, т. е. получить необходимые сведения о местонахождении документа. Этот реквизит очень важен при использовании автоматизированных систем делопроизводства в процессе составления автоматизированной регистрационно-контрольной карточки.

Заголовок может отвечать на вопросы:

-о чём (о ком)?, например: «Приказ о создании ликвидационной комиссии»;

-чего (кого)?, например: «Должностная инструкция главного инженера». Заголовок содержит две основные части – тему (предмет, вопрос) и

действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта договора». Заголовок составляет автор документа.

Для заголовка в письмах, необходимо использовать словесную конструкцию с предлогом «О» («Об») и отглагольным существительным, отвечающим на вопрос: о чём? Например: «Об изменении …»; «Об исполнении …»; «О выделении …»; «О поставке …» и т. п.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок может не составляться.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы – журнал, карточку, базу данных.

Заголовок располагается под реквизитами бланка, печатается через один интервал и не должен занимать более пяти строк в 28 знаков. В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатаются без кавычек и не подчёркиваются.

32

Реквизит 19. Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа – типовой и индивидуальный

Типовой срок исполнения документа – это срок исполнения документа, который устанавливается для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.

Индивидуальный срок исполнения документа устанавливается поступившим документом, поручением или указанный в резолюции.

Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТом отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

Располагается отметка о контроле в верхнем правом углу первого листа документа.

Реквизит 20. Текст документа выражает основное смысловое содержание управленческого действия.

Текст документа составляют на русском языке или национальном языке субъекта Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке, если они направляются:

-в федеративные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

-на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Документы, направляемые зарубежным партнёрам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

Особенности составления текстов служебных документов будут рассмотрены в разделе 3.2.

33

Реквизит 21. Отметка о наличии приложения. Часть служебных документов имеет приложения, в которых дополняются, разъясняются или детализируются отдельные вопросы, затронутые в тексте.

Располагается этот реквизит после текста перед подписью и печатается от начала левого поля. Допускается печатать слово «Приложение» прописными буквами.

В распорядительных документах сведения о наличии приложения указывают в тексте.

Сведения о наличии приложений к письмам, справкам, планам, отчётам и т. д. оформляют в следующем порядке:

1.Если в тексте документа есть полное наименование приложения, то отметка о наличии приложения оформляется сокращённо, например:

Приложение: на 2 л. в 3 экз.

2.Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то в отметке о наличии приложения необходимо указать полное наименование документов, входящих в приложение, например:

Приложение: 1. Инструкция по делопроизводству на 8 л. в 1 экз.

2.Отзыв на проект инструкции на 4 л. в 2 экз.

3.Если к документу прилагается документ, имеющий приложение, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:

Приложение: Договор аренды от 03.06.2011 № 5 и приложение к нему, всего на 12 л.

4.Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Приложение: брошюра в 4 экз.

В случае, когда документ отправляется нескольким адресатам, а приложение не во все адреса, это отражается в отметке о приложении, например:

Приложение: на 4 л. в 1 экз. в первый адрес.

5. Если к документу прилагается большое количество приложений, то в основном документе делается отметка в следующем виде:

Приложение: по описи При этом на отдельном листе бумаги печатается опись приложений,

которую подписывает секретарь и ставит дату, например:

ОПИСЬ

приложений к письму Сбербанка России от 25.09.2011 № 13

34

6.Если прилагаемый документ, тоже имеет приложение, то оно оформляется следующим образом:

Приложение: письмо ЗАО «Стройдеталь» от 12.06.2011 № 138/16 и приложение к нему, всего на 10 л.

7.В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово «Приложение», номер приложения (если их несколько без знака №), наименование распорядительного документа, его даты

ирегистрационного номера основного документа, например:

Приложение 1 к приказу директора ЗАО «Квант»

от 22.08.2011 № 21

Разрешается центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационные номер относительно самой длинной строки.

Реквизит 22. Подпись является одним из основных способов удостоверения документа и является обязательным реквизитом для всех видов документов как служебных, так и личных.

Право подписания документов должностными лицами организации предоставляется учредительными документами организации, то есть уставом, учредительным договором или положением об организации; нормативными правовыми актами, на основании которых определяется порядок деятельности организации; распорядительными документами о делегировании полномочий руководителя организации; доверенностями на выполнение определённых действий от имени организации.

Документы, исходящие от имени организации, подписывает руководитель или его заместитель. Документы, выполненные на бланках структурных подразделений подписывает руководитель структурного подразделения или его заместитель, а документы информационно-справочного характера, такие как

35

докладные и объяснительные записки, справки, заявления, отзывы и др., подписывают их непосредственные составители.

Подписывается, как правило, только первый экземпляр документа. Реквизит подпись состоит из трёх элементов:

-наименование должности лица, подписывающего документ, то есть полное, если документ оформлен не на бланке организации, и сокращённое, если используется бланк;

-личная подпись;

-расшифровка подписи (инициалы и фамилия) без кавычек и скобок, например:

В вузах, научных учреждениях, учреждениях культуры и т. д. в должностях указываются учёная степень и звание, например:

На документе может стоять более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько должностных лиц. В этом случае их подписи располагаются одна под другой в последовательности, которая соответствует

Несколькими лицами подписываются документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают

36

председатель и секретарь. Во втором случае документ подписывается председателем и всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причём фамилии членов комиссии указываются в алфавитном порядке, например:

Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица, с указанием фактической должности и инициалов с фамилией. При этом не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности, чтобы исключить случайные подписи.

Если должностное лицо, подпись которого предусмотрена на документе, отсутствует, то необходимо перепечатать лист документа, на котором должна стоять подпись, и впечатать должность того должностного лица, кто будет подписывать документ.

Заместитель руководителя может подписывать документы в отсутствии руководителя только по тем вопросам, которые входят в круг его компетенции.

При совершении сделок использовать факсимильное воспроизведение подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях и в порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или соглашением сторон.

Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимиле при подписании документов. Факсимильная подпись может использоваться на приглашениях, извещениях, справках и других документах, за исключением документов финансового характера.

Порядок применения электронно-цифровой подписи установлен Федеральным законом Российской Федерации «Об электронно-цифровой подписи» от 06 апреля 2011 г. № 63-ФЗ, который регулирует отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданскоправовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций, при совершении иных юридически значимых действий.

В настоящем Федеральном законе используются следующие основные понятия:

37

1)электронная подпись – информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию;

2)сертификат ключа проверки электронной подписи – электронный документ или документ на бумажном носителе, выданные удостоверяющим центром либо доверенным лицом удостоверяющего центра и подтверждающие принадлежность ключа проверки электронной подписи владельцу сертификата ключа проверки электронной подписи;

3)квалифицированный сертификат ключа проверки электронной подписи (квалифицированный сертификат) – сертификат ключа проверки электронной подписи, выданный аккредитованным удостоверяющим центром или доверенным лицом аккредитованного удостоверяющего центра либо федеральным органом исполнительной власти, уполномоченным в сфере использования электронной подписи (далее – уполномоченный федеральный орган);

4)владелец сертификата ключа проверки электронной подписи – лицо, которому в установленном настоящим Федеральным законом порядке выдан сертификат ключа проверки электронной подписи;

5)ключ электронной подписи – уникальная последовательность символов, предназначенная для создания электронной подписи;

6)ключ проверки электронной подписи – уникальная последовательность символов, однозначно связанная с ключом электронной подписи и предназначенная для проверки подлинности электронной подписи (далее – проверка электронной подписи);

7)удостоверяющий центр – юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществляющие функции по созданию и выдаче сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также иные функции, предусмотренные настоящим Федеральным законом;

8)аккредитация удостоверяющего центра – признание уполномоченным федеральным органом соответствия удостоверяющего центра требованиям настоящего Федерального закона;

9)средства электронной подписи – шифровальные (криптографические) средства, используемые для реализации хотя бы одной из следующих функций

– создание электронной подписи, проверка электронной подписи, создание ключа электронной подписи и ключа проверки электронной подписи;

38

10)средства удостоверяющего центра – программные и (или) аппаратные средства, используемые для реализации функций удостоверяющего центра;

11)участники электронного взаимодействия – осуществляющие обмен информацией в электронной форме государственные органы, органы местного самоуправления, организации, а также граждане;

12)корпоративная информационная система – информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определённый круг лиц;

13)информационная система общего пользования – информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют неопределённый круг лиц и в использовании которой этим лицам не может быть отказано.

При использовании электронной подписи необходимо использовать следующие принципы:

-право участников электронного взаимодействия использовать электронную подпись любого вида по своему усмотрению, если требование об использовании конкретного вида электронной подписи в соответствии с целями её использования не предусмотрено федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами либо соглашением между участниками электронного взаимодействия;

-возможность использования участниками электронного взаимодействия по своему усмотрению любой информационной технологии и (или) технических средств, позволяющих выполнить требования настоящего Федерального закона применительно к использованию конкретных видов электронных подписей;

-недопустимость признания электронной подписи и (или) подписанного ею электронного документа, не имеющего юридической силы только на основании того, что такая электронная подпись создана не собственноручно, а с использованием средств электронной подписи для автоматического создания и (или) автоматической проверки электронных подписей в информационной системе.

В соответствии с требованиями Федерального закона различают простую электронную подпись и усиленную электронную подпись. В свою очередь различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (далее – неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (далее – квалифицированная электронная подпись).

39

Простой электронной подписью является электронная подпись, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определённым лицом.

Неквалифицированной электронной подписью является электронная подпись, которая:

-получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа электронной подписи;

-позволяет определить лицо, подписавшее электронный документ;

-позволяет обнаружить факт внесения изменений в электронный документ после момента его подписания;

-создаётся с использованием средств электронной подписи.

Квалифицированной электронной подписью является электронная подпись,

которая соответствует всем признакам неквалифицированной электронной подписи и следующим дополнительным признакам:

-ключ проверки электронной подписи указан в квалифицированном сертификате;

-для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным в соответствии с настоящим Федеральным законом.

При использовании неквалифицированной электронной подписи сертификат ключа проверки электронной подписи может не создаваться, если соответствие электронной подписи признакам неквалифицированной электронной подписи, установленным настоящим Федеральным законом, может быть обеспечено без использования сертификата ключа проверки электронной подписи.

Реквизит 23. Гриф согласования – это предварительное рассмотрение вопросов, содержащихся в проекте документа или оценка его проекта. Согласование обеспечивает правильное и всестороннее решение вопроса о качестве подготовленного документа, его целесообразности, а также о своевременности, экономической и научно-технической обоснованности содержания документа действующему законодательству и правовым актам, которые определяют компетенцию учреждения, издавшего документ.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и

40