4761

1

Министерство образования и науки Российской Федерации Федеральное агентство по образованию

Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования

«Хабаровская государственная академия экономики и права»

Пушкарева Альбина Викторовна

Основы документационного обеспечения управления

Учебное пособие

Xабаровск 2006

2

ББК У (2)21 Х 12

Основы документационного обеспечения управления : учебное пособие / сост. А.В.Пушкарева. – Хабаровск : РИЦ ХГАЭП, 2006. – 76 с.

Рецензенты Затеев М.Я. Мотовиц Т.Г

Утверждено издательскобиблиотечным советом академии в качестве учебного пособия

для cтудентов

© Хабаровская государственная академия экономики и права, 2006

3

4

5

ВВЕДЕНИЕ

Целью изучения дисциплины «Основы документационного обеспечения управления» является формирование у студентов специальных знаний и навыков применения стандартизации и унификации в делопроизводстве. Её назначение

– умение грамотно, правильно, в соответствии с действующими нормами и правилами оформить необходимый документ, применяя глубокие специальные знания и владение основами делового общения. Объектом изучения являются основы организации делопроизводственной службы, порядок разработки и оформления управленческой документации, технология регистрации, учета и хранения документов. Предметом изучения являются отношения, которые невозможны без определенной культуры работы персонала с документами, без четкой организации делопроизводства.

Задачами курса являются изучение коммуникативных, информационных, научно-исторических функций документов организации, их разработка и применение.

После изучения данного курса студенты должны уметь применять теоретические знания, правила и нормы подготовки и оформления документов на практике, грамотно вести деловую переписку, оформлять беседы, переговоры с отечественными и зарубежными партнерами, изучать протокольную сторону общения.

В учебном пособии приводятся развернутые характеристики основных нормативов в документировании, рассматриваются стандарты по документам и классификаторы, необходимые управленческому персоналу для правильной ориентировки и оперативного нахождения справочной информации. Объем документов, имеющихся в организации, – это своеобразная память организации, обращение к которой позволяет оперативно решать текущие дела, разрешать спорные вопросы, анализировать работу организации, принимать наилучшие решения.

Использование учебного пособия позволит уделить основное внимание подготовке и оформлению организационно-распорядительных документов как базовому процессу в реализации всех управленческих функций. Освоение унифицированных приемов и методов написания деловых писем в сочетании с другими навыками документирования окажет прямую помощь в вопросах управления.

6

Документовдолжно бытьтак много, как это необходимо, и настолько мало, насколько это возможно

С.А. Шенкман

1Российская модель делопроизводства

ВРоссии сложилась единая технология работы с управленческими документами – государственная система документационного обеспечения управления (ГС ДОУ). Российское делопроизводство не имеет аналогов в других странах ни по детальности проработки технологии работы с документами, ни по масштабам распространения. На Западе развитие офисной автоматизации стимулирует разработку технологий документооборота, а в России – традиционно сложившаяся технология учрежденческого делопроизводства.

Можно выделить три преимущества «российской модели» делопроизводства:

контроль за документом с момента его поступления; централизация контрольных функций;

единые нормы документооборота.

В отличие от западных методов работы с документами в российской практике документ ставится на контроль в момент его поступления. Внутренние или исходящие документы попадают в поле зрения контроля сразу после «рождения»

– то есть утверждения. При этом отслеживается связь документов – в случае если один документ появился в результате выполнения решения, принятого по другому документу. Все это позволяет гарантированно отследить путь любого документа, поступившего в организацию, – ведь ни один зарегистрированный документ уже не может исчезнуть бесследно.

Максимальная централизация контроля за документооборотом предполагает, что документ должен быть сначала передан руководителю, а затем, обрастая резолюциями в соответствии со служебной иерархией, он спускается к непосредственным исполнителям.

Другой важной особенностью «российской модели» является наличие единых и детально регламентированных правил работы с управленческими документами в организациях независимо от их сферы деятельности. Вся деятельность делопроизводственных служб – канцелярий, групп контроля – регламентирована вплоть до правил заполнения регистрационных журналов, карточек и отчетных форм.

Традиционное делопроизводство предполагает ведение множества журналов или карточек, обслуживающих бумажный документооборот. Ведение карточек является первоочередным объектом автоматизации делопроизводства. Переход к электронному документообороту создает предпосылки для формирования электронных архивов с эффективными механизмами справочно-аналитической работы на множестве документов в различных формах представления.

Использование компьютерной сети создает условия для децентрализации выполнения различных делопроизводственных функций при сохранении централизованного контроля за документооборотом. Наличие сети, связывающей отдельные структурные единицы, позволяет обеспечить централизованный контроль за документооборотом, что невозможно осуществить в рамках чисто бумажной технологии.

7

Российская модель документооборота не просто вполне совместима с современными подходами к процессам управления, но и существенно превосходит западные модели построения документооборота. Ведь в российской модели утеря документа может произойти только из-за прямого нарушения инструкций делопроизводства.

2НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКАЯ БАЗА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

2.1Законодательное регулирование делопроизводства

Нормативно-методическая база делопроизводства – это совокупность зако-

нов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, а также регламентирующих работу службы делопроизводства (ее структуру, функции, штаты, техническое обеспечение).

Можно выделить следующие виды нормативно-правовых актов:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения;

постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств) общеотраслевого и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства.

К нормативно-правовым актам относятся:

Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. «Унифицированная система организационнораспорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст);

Приказ Росархива от 27 ноября 2000 г. № 68 «Об утверждении Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»;

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Росархивом 06 октября 2000 г. ); Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-

93 (утв. и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299 (с изменениями 1/96, 5/99, 8/2000, 13/2001, 14/2002).

8

2.2 Государственные стандарты на документацию

Стандартизация – это деятельность по установлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения качества и безопасности продукции, работ, услуг, технической и информационной совместимости продукции, экономики ресурсов, безопасности деятельности хозяйственных объектов, обороноспособности страны.

Главное преимущество стандартизации заключается в том, что она обеспечивает оптимизацию требований по минимуму всех затрат, поэтому она и принята

вкачестве одного из основных средств рационализации документов – это дает стабильность требований и исключает частую перестройку форм документов или правил их оформления.

Содержание требований стандартов, области их распространения, сферы их действия и даты их введения определяются Госстандартом России. Они вводятся

вдействие после их государственной регистрации. Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Все государственные стандарты, действующие на территории нашей страны, объединены в единую Государственную систему стандартизации: ГОСТ 1. РО-92 «Государственная система стандартизации Российской Федерации: Основные положения».

Наиболее часто в практических работах по документационному обеспечению управления используются 2 стандарта: ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», хотя документационное обеспечение управления касается значительно большего количества стандартов

ГОСТ 1.5-2001 «Межгосударственная система стандартизации. Стандарты межгосударственные, правила и рекомендации. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению».

ГОСТ Р 1.5-2002 «Общие требования к построению изложения, оформлению, содержанию и обозначению».

ГОСТ Р 1.12.-99 «Государственная система стандартизации РФ. Стандартизация и смежные виды деятельности. Термины и определения».

ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь».

Международный стандарт ИСО 15489-2001 «Информация и документация

– Управление документацией».

2.3 Унифицированные системы документации

Единообразие в структуре и обработке информации достигается посредством унификации и регламентации документационных процессов в министерствах, ведомствах, учреждениях, организациях, фирмах, характер основных управленческих функций которых однотипен.

Унификация процессов делопроизводства заключается в установлении рационального единообразия форм и способов документирования управленческой деятельности и обработки. Внедрение единых методов организации делопроиз-

9

водства обеспечивается их официальным утверждением и введением в действие, то есть регламентацией. Унификация и регламентация не только служат целям общего упорядочения делопроизводства, но и способствуют внедрению новых методов работы с документами.

Унификация должна проводиться на научной основе с применением принципов научной организации труда и с учетом сложившейся делопроизводственной практики. Её целью являются:

рационализация и ускорение процессов подготовки, исполнения, систематизации и поиска документов; сокращение объемов документопотоков;

снижение трудозатрат в делопроизводстве; обеспечение возможности машинной обработки управленческой информации; повышение культуры управления;

экономия канцелярских расходов.

Одновременно с унификацией делопроизводства разработаны классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в унифицированной системе документации.

В состав унифицированной системы документации входят следующие системы:

организационно-распорядительной документации; банковской документации;

финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций; отчетно-статистической документации; документации по труду; внешнеторговой документации.

Положения государственной системы документационного обеспечения управления внедряются в практику документационного обеспечения через разработку и издание стандартов, инструкций по делопроизводству, методик, правил, рекомендаций по различным вопросам делопроизводства, через проведение унификации состава и формы управленческих документов.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Какие законодательные акты предписывают обязательное документирование информации?

2.Какие требования к документам изложены в законодательных актах?

3.Какие вопросы работы с документами регламентируются законодательными актами?

4.Каково значение государственной системы документационного обеспечения управления и что она регламентирует?

5.Что регламентирует типовая инструкция по делопроизводству?

10

3 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ

3.1 Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления

Терминология документоведения включает термины документационного обеспечения управления, обозначающие всё, что связано с процессами создания документов, их передачи, получения, систематизации, поиска, хранения, использования и другими аспектами.

«Биография» документа начинается с приобретения официального статуса «информации, зафиксированной на материальном носителе» и содержит последовательно три стадии рабочего взаимодействия с человеком. На первом этапе в рамках решения конкретных управленческих задач происходит процесс документирования, то есть создания документа, его правового оформления. Представляя собой конечный результат управленческого творчества, он отражает профессионализм данной организации, масштабы ее деятельности, культурный уровень менеджмента. Второй этап – активный цикл, самая динамичная часть того процесса, который называют «документационное обеспечение управления»

– это работа по реализации заложенных в документе идей, воплощение их в реальность. На третьем этапе, статус которого называют «полуактивным», определяется судьба документа с точки зрения дальнейшего его места обитания, которое может быть временным или постоянным. Соблюдение этих правил придает юридическую силу создаваемым документам.

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов. Документам принадлежит ряд функций: информационная, коммуникативная, культурная. К специфическим функциям документа относятся: управленческая, правовая, функция исторического источника.

3.2 Организация работы с документами

Отнесение документа к какой-либо системе начинается с разделения документов на официальные и документы личного происхождения. К таким документам относятся все документы вне сферы служебной деятельности человека.

В зависимости от размеров и направлений деятельности организации, ее структурных особенностей, уровня соподчиненности, форм собственности, на основе которых осуществляется хозяйствование , формируются и используются документы самого разнообразного характера.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

организационно-правовая; плановая; распорядительная;

информационно-справочная и справочно-аналитическая; отчетная документация; договорная документация; финансовая документация.