4761

41

Датой перечня является дата его составления, если он не имеет грифа утверждения, или дата утверждения, если он имеет этот реквизит.

Обязательными реквизитами перечня являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись.

К культуре переписки во все времена и по настоящее время предъявляются особые требования. Документы должны иметь безупречный внешний вид, печататься на бумаге хорошего качества. Конверты должны быть соответствующего размера и качества. Отступления от принятых правил могут повлечь за собой потерю престижа и доверия к фирме или организации.

Практические задания по закреплению теоретического курса

1.Составить полный протокол общего собрания коллектива …, на котором обсуждался вопрос о …. На собрании была заслушана информация …. После обсуждения было принято решение….

2.Составить краткий протокол производственного совещания работников

…отдела предприятия (организации), на котором был рассмотрен вопрос о …. После обсуждения производственное совещание приняло решение разработать…. Остальные данные указать самостоятельно.

3.Написать приказ руководителя предприятия (организации) о приеме на работу бухгалтера.

4.Составить приказ об освобождении от работы в связи с переездом на новое местожительство.

5.Составить приказы: о приеме на работу ….; об увольнении переводом в другую организацию.

Недостающие реквизиты указать самостоятельно.

6.Составить характеристику-рекомендацию на работника предприятия (организации) для поступления его в аспирантуру… (название учебного заведения).

7.Написать заявление о предоставлении административного отпуска по семейным обстоятельствам.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

8.Написать автобиографию, необходимую для оформления документов при поступлении на работу.

9.Составить проект контракта…. Остальные реквизиты указать самостоятельно.

10.Составить проект учредительного договора. Остальные реквизиты указать самостоятельно.

11.Составить приказ о переводе на работу внутри предприятия (организации).

12.Составить приказ об увольнении работника в связи с ликвидацией предприятия (организации).

13.Составить докладную записку главного бухгалтера руководителю предприятия (организации) об итогах инвентаризации в отделах и службах организации.

14.Составить докладную записку секретаря-референта руководителю орга-

42

низации об утере работником Ивановым И.И. письма-запроса, поступившего в адрес предприятия (организации) два месяца назад.

15.Составить и оформить телеграмму фирмы … предприятию … о полном отказе от оплаты за поступившую продукцию в связи с тем, что эта продукция не была заказана.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

16.Составить докладную записку о причинах несвоевременного представления информации о выполнении приказа руководителя.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

17.Составить докладную записку начальника … отдела руководителю организации об обеспечении отдела четырьмя компьютерами.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

18.Составить письмо-извещение … (предприятия) … (предприятию) о причинах задержки поставок машин и оборудования.

19.Составить информационное письмо о продаже частным и государственным предприятиям персональных компьютеров по договорной стоимости и о возможности принимать заказы на составление программ.

20.Составить письмо-приглашение организационного комитета «Экспоцентр» с предложением посетить международную специализированную выставку «…». Выставка проходит в павильоне выставочного комплекса ….

21.Составить гарантийное письмо … (предприятие) … (предприятию) об оказании технической помощи в …

22.Составить договорное письмо о подписании договора на поставку строительных материалов.

23.Составить письмо-просьбу … (предприятия) в администрацию о выделении о выделении средств из городского бюджета в сумме … до начала реализации … (товара).

24.Составить письмо-просьбу закрытого акционерного общества … в комитет внешнеэкономических связей администрации города … о выделении лицензии на поставку в Китай 4000 тонн металла в связи с заключением контракта с Даляньским объединением по международному сотрудничестве на строительство многоэтажного дома в городе … Согласно контракту оплата выполненных работ будет производиться российскими рублями и материалами.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

25.Составить и оформить справку о заработной плате Иванова И.И. за 2004 год.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

26.Составить и оформить резюме и сопроводительное письмо к нему.

27.Составить и оформить объяснительную записку работника Иванова И.И. об утере письма-запроса, переданного ему для работы секретарем-референтом два месяца назад.

28.Составить и оформить доверенность на … Остальные реквизиты указать самостоятельно.

29.Составить и оформить программу пребывания иностранной делегации фирмы … на территории РФ в г.Хабаровске.

Остальные реквизиты указать самостоятельно.

43

30. Составить и оформить штатное расписание. Остальные реквизиты указать самостоятельно.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Какие особенности составления и оформления организационных документов?

2.Какие виды распорядительных документов вы знаете?

3.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению докладных записок?

4.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению справок?

5.Назовите виды служебных писем?

6.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению писем?

7.Какие требования предъявляются к составлению и оформлению электронных документов?

5ДОКУМЕНТООБОРОТ

5.1Документооборот: основные этапы

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления и сдачи их на хранение.

Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Выделяют несколько этапов документооборота:

создание (получение) и первичная обработка поступающих в организацию документов; предварительное рассмотрение документов службой ДОУ; регистрация документов;

предварительное рассмотрение и передача документов к исполнению; исполнение документа; сдача документов в дело.

Каждый из вышеуказанных этапов может быть выполнен как в традиционной, так и автоматизированной технологии.

Документооборот отражает систему управления, поэтому анализ документооборота крайне важен для совершенствования работы управленческого аппарата. Проводя анализ документооборота можно рассматривать отдельный документ, документопоток, документационный технологический процесс. Основополагающим объектом исследования и совершенствования является документопоток

Документопоток – это поток документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации и пунктами технической обработки документов: экспедицией, секретариатом, канцелярией, копировально-множительной службой. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки:

регистрируемые и нерегистрируемые документы;

44

входящие, исходящие и внутренние документы; направляемые в вышестоящие или подведомственные организации.

Документопоток характеризуется следующими параметрами. Содержание документопотока характеризуется составом документов,

входящих в него, и составом информации, содержащейся в этих документах. Структура документопотока описывается признаками в соответствии с ко-

торыми может быть осуществлена классификация документов и их индексация. В значительной степени структура документопотоков соответствует функцио- нально-целевому назначению составляющих его документов.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется контроль исполнения службой ДОУ.

Объем документопотока измеряется количеством документов (подлинников и копий), который может быть конкретизирован или дополнен объемом содержащейся в документах информации, выраженной в листах, знаках, количестве поручений, исполнителей. Количество документов всех потоков составляет объем документооборота организации.

Анализ документопотоков показывает основные цели исследования документопотоков организации, которыми являются:

повышение эффективности управленческой деятельности; ускорение движения документов в организации; уменьшение трудоемкости обработки документов.

В целом объем документооборота показывает загруженность всего управленческого аппарата, так как всем его работникам приходится иметь дело с документами.

Характеристикой документооборота является его объем, под которым понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. Данный показатель является важным, он должен использоваться в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства (традиционная, автоматизированная), а также влиять на структуру службы делопроизводства и ее штатный состав.

Важным современным средством совершенствования документооборота является компьютеризация операций составления и обработки документов. Но при этом необходимо разрабатывать технологию обработки документов, исключая параллельное участие в документообороте традиционной и машинной документации, содержащей дублированную информацию.

5.4Информационно-справочная работа с документами

Сцелью обеспечения оперативного поиска документов создаются информа- ционно-поисковые системы, которые могут быть ручного типа, механизированные или автоматизированные.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов разных организаций целесообразно составление информационно-поисковых систем на основе существующих классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных подразделений,

45

классификатора аспектов деятельности организации.

Одна из главных целей регистрации – создание банка данных о документах учреждения. На его основе служба делопроизводства обязана в несколько минут ответить на вопросы двух типов:

у кого, где, на какой стадии находится любой документ; в каких документах можно найти информацию по конкретному вопросу.

Для этого информационно-поисковая система должна охватывать весь массив документов организации, и прежде всего для выполнения данной задачи записываются в регистрационные формы, все данные о документах.

Выдача информации:

по конкретному документу: местонахождение, стадия подготовки; по теме (содержанию); по корреспонденту; по региону.

При поиске сведений по конкретному документу может задаваться непосредственно номер документа. Поиск документа может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам. Результатом поиска неисполненного документа является информация о том, у какого исполнителя документ находится в данный момент. Если документ исполнен, то на экран выводится информация, в каком деле находится документ.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Что входит в понятие документооборота?

2.Каковы основные правила организации документооборота?

3.Какие основные потоки документов можно выделить в организации и в чем их особенность?

4.Какие требования предъявляются к организации приема и первичной обработки документов?

5.В чем значение предварительного просмотра и распределения поступивших документов и как они проводятся?

6.Какое значение имеет регистрация документов и какое место она занимает в организации делопроизводства?

7.Какие задачи выполняет регистрация документов?

8.Назовите формы регистрации документов?

9.В чем достоинства и недостатки журнальной регистрации документов?

10.В чем особенности автоматизированной системы регистрации документов и в чем ее преимущества?

6 ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ

6.1 Оформление трудовых отношений

Трудовые отношения в организациях независимо от форм собственности регулируются Кодексом законов о труде в Российской Федерации (КзоТ), в соответствии с которым принят определенный порядок оформления соответствующей документации: приказов (распоряжений) администрации о приеме на рабо-

46

ту, передвижениям по службе, увольнении; трудовых договоров (коллективных

ииндивидуальных), контрактов; договоров о материальной ответственности; внутреннего трудового распорядка или устава о дисциплине; трудовых книжек (в соответствии с инструкцией о порядке их ведения); материалов комиссии по трудовым спорам; табеля учета рабочего времени; штатных расписаний и других необходимых документов.

Основные правовые акты, регулирующие трудовые, социально-экономические

ипрофессиональные отношения между работодателем и работником предприятия (организации):

коллективный договор. Порядок его разработки и заключения определен Законом Российской Федерации «О коллективных договорах и соглашениях»;

индивидуальный трудовой договор, по которому работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности

сподчинением внутреннему трудовому распорядку, а организация обязуется выплачивать за это заработную плату и обеспечивать надлежащие условия труда.

Приход на российский рынок западных компаний повлек за собой использование при приеме на работу резюме, анкет-резюме, рекомендаций (рекомендательные письма). С целью уточнения пригодности принимаемого работника к должности некоторые работодатели проводят тестирование (устное и письменное).

Прием на работу, увольнение и любые передвижения по службе оформляются приказом или распоряжением руководителя, которые объявляются работнику под расписку. Приказы по личному составу готовятся отделами кадров и вступают в силу с момента их подписания.

Вприказах и распоряжениях руководителя организации по вопросам регулирования трудовых отношений необходимо соблюдать основания для составления приказа и указывать эти основания в приказе или распоряжении: заявление работника, ходатайство Совета трудового коллектива, статья КзоТ. Причины передвижения по службе (и особенно увольнения) должны формулироваться в точном соответствии со статьями КзоТ. Все приказы и распоряжения администрации датируются и подписываются, имеют последовательную нумерацию. Приказы и распоряжения по личному составу хранятся постоянно.

Выписка из приказа – копия части подлинного документа.

Заявление – документ, адресованный организации или должностному лицу,

спросьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска. Заявления хранятся в личном деле сотрудника.

Трудовой договор (контракт) – соглашение между работодателем и работником организации, учреждения. Контракты заключаются на различные сроки работ: на неопределенный срок; на определенный срок; на время выполнения определенной работы.

Кодекс законов о труде и заработной плате РФ (КзоТ РФ) употребляет термины «трудовой договор» и «контракт» как равнозначные понятия, на них распространяется единый правовой режим.

Срочный трудовой контракт заключается в случае, когда трудовые отношения не могут быть установлены на определенный срок с учетом характера

47

предстоящей работы (замещение работника, находящегося в отпуске по уходу за ребенком, в командировке и т.д.). День выхода такого работника на работу считается днем окончания срочного трудового договора замещающим работником.

В контрактах (договорах) указывают основные условия: место работы; конкретная работа по профессии, должности; дата начала работы и ее окончание (для срочных договоров); оплата труда; обязанности работодателя по охране труда.

Прием на постоянную работу должен сопровождаться составлением документов по следующей схеме:

Резюме – анкета – трудовой контракт (договор) с работником – приказ о приеме – запись в трудовой книжке – личная карточка ф. № Т-2 и (или) личное дело – лицевой счет по заработной плате.

Резюме и анкета составляются по требованию отделов кадров. Анкета является обязательным документом при трудоустройстве на государственные предприятия.

Особенностью резюме является изложение сведений об образовании и трудовой деятельности в обратном хронологическом порядке. В графе «Дополнительные сведения может быть указана любая информация, знание иностранных языков, наличие печатных трудов, профессиональные навыки по другой специальности.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности работника, трудовая книжка заводится и ведется на всех рабочих и служащих предприятия всех форм собственности, проработавших свыше 5 дней, в том числе на сезонных и временных работников, а также на внештатных работников, если они подлежат государственному социальному страхованию.

Все записи в трудовой книжке вносятся администрацией предприятия (организации) после издания приказа (распоряжения), но не позднее недельного срока, а при увольнении – в день увольнения.

Личные карточки. Личная карточка заполняется на работников всех категорий в одном экземпляре на основании соответствующих документов, паспорта, военного билета, трудовой книжки, диплома (свидетельства, удостоверения) об окончании образовательного учреждения и других документов, а также на основании опроса работника. Заполняются личные карточки рукописным способом лицом, ответственным за работу с персоналом организации, фирмы. Карточки уволенных сотрудников формируют в самостоятельное дело по алфавиту, перед сдачей в архив они нумеруются. На многих предприятиях (организациях) личные карточки ведут с помощью компьютера.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Назовите особенности оформления трудовой книжки?

2.Назовите три вида переводов на другую работу?

3.Какие документы используются при приеме на работу?

4.В каких случаях устанавливается или не устанавливается испытательный срок?

48

7 ФИНАНСОВО-БУХГАЛТЕРСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Любое юридическое лицо, осуществляющее какую-либо хозяйственную деятельность и работающее на коммерческом расчете, находится в правовых, фи- нансово-хозяйственных и иных социальных и экономических отношениях с государством и другими юридическими лицами. Независимо от формы собственности (государственная, кооперативная, частная, смешанная) в каждой из хозяйственных структур и единиц ведутся установленные государством учет и отчетность, в том числе обязательные их виды, предусмотренные законами, президентскими указами и правительственными решениями, постановлениями, распоряжениями, директивными письмами, инструкциями и другими документами.

Правильно организованный учет дает возможность предприятию (организации) вести хозяйство экономно, расчетливо, прибыльно, изыскивать резервы увеличения дохода и прибыли.

Чтобы успешно вести учет на предприятии, необходимо понять основы его построения и четко, полно, своевременно, качественно отражать в бухгалтерских документах производимые предприятием операции: затраты (расходы), полученные доходы (прибыль), расчеты с поставщиками, покупателями, заказчиками, партнерами, бюджетом. Большое значение для грамотной организации учета имеют показатели хозяйственной деятельности: натуральные, трудовые и денежные. Хозяйственная деятельность подвергается учету в двух ее функциональных аспектах: объекты, составляющие хозяйственную деятельность, и объекты, ее обеспечивающие.

Хозяйственные средства предприятия (организации) состоят из групп: основные средства – здания, сооружения, машины, оборудование, транспортные средства; оборотные средства – сырье, материалы, топливо; денежные средства – денежная наличность; средства в расчетах – дебиторская задолженность различных организаций и лиц данному предприятию (организации); отвлеченные средства – возникают в связи с получением и распределением дохода (прибыли).

Источники образования средств: собственные (уставный фонд); заемные (ссуды, краткосрочные кредиты банка).

Метод бухгалтерского учета – совокупность способов и приемов, позволяющих бухгалтерскому учету осуществлять контрольные функции, функции анализа и управления хозяйственной деятельностью предприятия (организации). Этот метод включает: документацию, инвентаризацию, счета, двойную запись, оценку, калькуляцию, баланс, отчетность. Каждый элемент метода бухгалтерского учета имеет свои общепризнанные стандарты оформления и обработки документов.

Документ – письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, придающее юридическую силу данным бухгалтерского учета.

49

КОМПЬЮТЕРНАЯ ФОРМА

Компьютерные бухгалтерские программы

План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельно-

сти предприятия (организации) делится на девять разделов, которые дают всестороннюю характеристику хозяйственной деятельности, состояния хозяйственных средств, их источников, финансовых возможностей: основные средства и другие долгосрочные вложения; производственные запасы; затраты на производство; готовая продукция, товары и реализация; денежные средства; расчеты; финансовые результаты и использование прибыли; фонды и резервы; кредиты и финансирование; забалансовые счета.

В соответствии с Планом счетов в бухгалтерии должны вестись и храниться

50

основные документы:

Главная бухгалтерская книга предприятия (организации); годовой и квартальные балансы, другие формы бухгалтерской отчетности; акты ревизий и проверок финансово-хозяйственной деятельности;

акты (ведомости, описи) инвентаризации зданий, оборудования, товарноматериальных ценностей; акты приема-сдачи и списания имущества и материалов;

расчеты (акты) проверки начисления заработной платы и правильности взимания налогов с предприятия (организации); акты проверки кассы; годовой финансовый план (прогноз);

годовой план-расчет финансирования капитальных вложений и титульные списки на капвложения; квартальные кредитные и кассовые планы;

переписка с органами власти и управления, банками, сторонними организациями, деловыми партнерами по вопросам кредитования, финансирования, получения аккредитивов, дебиторской задолженности, финансовых соглашений, движения валютных средств, расчетов за материалы; сырье, оборудование, работы, услуги;

книга регистрации счетов, аккредитивов, банковских и платежных поручений, доверенностей предприятия (организации), платежей инофирм; счета на реализацию материалов, продукции, работ, услуг; месячные финансовые донесения; кассовая книга;

кассовые, банковские, мемориальные документы; оборотные ведомости; путевые листы; лицевые счета работников;

аннулированные доверенности; расчетные ведомости на выдачузаработной платы, премиальных и отпускных; ведомости оплаты больничных листов;

платежные поручения на выплату пособий на детей; табели явки на работу;

авансовые отчеты подотчетных лиц, командировочные документы; отчеты, справки, письма об отчислении средств на социальное обеспечение.

Имеются нормативные акты и специальные инструкции по составлению и оформлению большинства видов учетно-отчетной документации. Приходные и расходные кассовые документы оформляются в соответствии с Положением о ведении кассовых операций; банковские документы – Правилами банка; состав, порядок подготовки и представления статистической отчетности – соответствующими положениями и инструкциями государственных статистических органов. В ряде документов допускается и свободный порядок изложения информации и записи сведений. Например, акт специальной проверки или ревизии. Главное требование – обоснованность, доказательность, убедительность приво-