4761

51

димых сведений.

Движение сырья и материалов по видам, сортам учитывается в карточках складского учета на основании первичных приходо-расходных документов: приходных ордеров, журналов учета поступающих грузов, транспортных и отгрузочных документов, актов о приеме материалов, требований для учета и отпуска, накладных на внутреннее перемещение и отпуск на сторону материалов и сырья, нарядов.

Виды обязательной финансово-бухгалтерской документации:

расчетные счета. Расчетные счета открываются предприятиями (организациями) или отдельными предпринимателями, имеющими статус юридического лица, на основании заявлений, карточек с образцами подписей, оттиска печати предприятия (организации), устава или учредительного договора, справки о государственной регистрации и полномочиях руководителей и главных бухгалтеров – по установленным формам;

документы по безналичным расчетным операциям – посредством ак-

цептной и безакцептной форм расчетов, аккредитивов, особых счетов, платежных переводов, чеков, распоряжений по бесспорномусписанию средств;

доверенности – письменные свидетельства о полномочиях, выдаваемые одним юридическим лицом другому для представительства перед третьими лицами. Реквизиты доверенности: срок действия, наименование и номер расчетного счета предприятия (организации), наименование и адрес банка, дата выдачи, фамилия, имя, отчество, паспортные данные лица, которому выдана доверенность, цель доверенности, подписи доверенного и доверяющего, печать юридического лица и дата выдачи доверенности, регистрационный номер по журналу учета выданных доверенностей;

приемные квитанции – документы, использующиеся для оформления приемки сырья, материалов, готовой продукции. В приемных квитанциях фиксируются: категория, сортность, вид материала, соответствие стандартам, единичная цена и общая стоимость. Заверяются квитанции подписями должностных лиц и печатью;

авансовые отчеты – документы, составляемые лицом, получившим наличные деньги (суммы под отчет) для выполнения возложенных на него обязательств или поручений руководства предприятия (организации).

Порядок подписания и удостоверения документов определяется должностными инструкциями предприятия (организации). Документы и письма, имеющие отношение к материальным гарантиям, связанные с получением товарноматериальных ценностей и денежных средств, подписываются первым руководителем предприятия (организации) и главным бухгалтером. На подписанных документах ставится печать, служащая удостоверением подписей и придает документам юридическую силу. Полномочия должностных лиц на подписание документов по учету и отчетности оформляются приказом по предприятию (организации).

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Каковы общие требования к составлению первичных документов?

2.Назовите виды обязательной бухгалтерской документации и их назначение.

3.Каковы особенности хранения бухгалтерских документов?

52

8 ЭТИКЕТ ДЕЛОВОГО ОБЩЕНИЯ

8.1 Деловой этикет

Деловой этикет является одной из наиболее существенных характеристик делового мира. Деловой мир можно представить в виде следующих составных частей: личность делового человека, условия, в которых осуществляется то или иное дело, деловые отношения между партнерами и сослуживцами.

Деловой этикет – это совокупность правил, принципов и конкретных форм общения, обладающих рядом специфических особенностей. Важнейшими среди них являются ориентация на конструктивный результат, стремление разрешения конфликта, спорного положения, достижения договоренности, соглашения. В деловом общении интерес к обсуждаемой проблеме должен преобладать над симпатией или антипатией к партнеру. Речевой этикет является основной частью делового общения. Он предполагает вежливое и уважительное отношение к собеседнику, использование речевых норм приветствия, прощания и представления, умение правильно и лаконично формулировать свои мысли.

В основе правил делового этикета лежит: вежливое и уважительное отношение в деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающимися разное служебное положение; умение принимать решения и способность их выполнять; честность в деловых отношениях; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с мнением партнера; умение признавать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.

Деловое общение – это не только голосовое общение, но и общение посредством документов, деловой этикет проявляет себя в форме и содержании документов. Большое значение имеет соблюдение норм делового этикета при веде нии переписки. Первое и основное правило переписки – нельзя затягивать с ответом, заставляя корреспондента ждать. С деловым партнером нужно быть искренним и не писать ненужных писем. Проявлением этикета является употребление вступительных и заключительных формул вежливости.

С появлением Интернета образовалась глобальная среда письменной речи, которая имеет свой этикет. Сетевой этикет предъявляет к письмам свои требования. Свое имя и фамилию надо писать по-русски. Обязательно надо указывать конкретную тему письма. В содержании письма необходимо избегать долгих отступлений, писать надо кратко, ясно и по делу. Хороший стиль и связный текст письма говорит о грамотности автора.

Для переписки с иностранными корреспондентами можно использовать специально разработанные программы. Самые известные и распространенные в России текстовые процессоры – это Microsoft Word (для работы в системе Windows) и Лексикон (для работы в MS-DOS), а также Write и WordPad. Они являются хорошими помощниками в написании деловых писем на русском и других языках. В них есть готовые документы, которые можно выбрать по тематике, стилю, назначению. Нужно лишь дополнить письмо именами и коорди-

53

натами, которые известны только пользователю, и отправить его адресату. Если переписка ведется на английском или других языках могут помочь электронные словари: МультиЛекс, Lingo и другие. Как правило, время ответа на e-mail не должно превышать сутки (исключая нерабочие дни), если тема не подразумевает более длительных сроков для подготовки ответа.

Преимущество электронной почты определяется оперативностью доставки информации от корреспондента к адресату. При этом каждое переданное по электронной почте письмо должно быть оформлено в соответствии с установленными требованиями делового этикета. Любые документы должны иметь безупречный внешний вид, иначе можно потерять свой престиж и доверие партнеров.

Этикет деловых отношений предполагает широкий выбор правил и рекомендаций культурного поведения на работе. Культура деловых отношений нередко имеет большее влияние в управлении людьми, чем все другие, часто более глубокие и существенные качества.

8.2 Взаимодействие с иностранными партнерами

Деловая документация отражает особенности языка, культуры, традиции различных стран. Эти особенности нужно учитывать при составлении совместных документов с зарубежными партнерами и ведении переписки.

Международное сотрудничество по вопросам стандартизации в области документации, классификации и кодирования информации, унификации документов осуществляется национальными службами стандартизации в рамках ИСО – Международной организации по стандартизации. Стандартами ИСО определены общие правила подготовки и оформления документов, в том числе установлены:

форматы бумаги для документов (ИСО 216: 1975); межстрочные интервалы и шаг письма (ИСО 4882: 1979);

формуляр-образец и конструкционная сетка для создания бланков и форм документов (ИСО 3535: 1977); основные требования к бланкам документов (ИСО 8439: 1990);

принципы компоновки торговых документов (ИСО 6422: 1985).

Различия в правилах оформления документов, установленных стандартами ИСО и российскими стандартами, касаются: требований к проектированию бланков; состава реквизитов; написания реквизитов (лексика, оформление, пунктуация); расположения реквизитов на бланке.

В международных и отечественных стандартах нет единого подхода к установлению полей документа.

Применение международного стандарта, регионального или национального стандарта другой страны осуществляется в Российской Федерации путем полного или частичного включения его содержания в отечественный нормативный документ по стандартизации.

Деловая почтовая переписка – один из способов «наведения мостов» и достижения соглашения, особенно с новым торговым партнером, а также служит важным компонентом, способствующим достижению делового

54

взаимопонимания.

Основные требования к деловому письму – ясность изложения и легкость чтения, а также положительный тон. Дружеский тон, искренность, естественность – достижение желаемого результата.

Согласно принятому в международных отношениях стандарту, деловое письмо должно содержать четыре обязательных составных части – данные адресата, информативную часть, заключение. Данные отправителя и адресата содержат имя, фамилию, адрес и телефон.

В англоязычных странах адрес принято писать в такой последовательности: номер дома, название улицы, номер квартиры, город, штат, почтовый индекс. В странах СНГ адрес содержит наименование государства, почтовый индекс, город, улицу, номер дома, номер квартиры.

Деловое письмо оформляется на лицевой стороне листа. Международное письмо имеет следующие реквизиты:

сведения об отправителе (Issuer Field): наименование организации, почтовый и телеграфный адрес, номера телефона, телекса, телефакса; ссылки на индексы отправителя (получателя) (Reference Line);

дата (Date);

«внутренний адрес» (The inside Address), включающий наименование получателя письма (лица, организации) и его почтовый адрес;

указание на конкретное лицо, «К сведению» (Attention Line); вступительное обращение (Salution);

заголовок (Subject Line);

основной текст письма (Body of the Letter);

заключительная формула вежливости (Complimentary Close);

подпись (Signature);

указание на приложение (Enclosure);

указание на рассылку копий данного письма (CCNotation).

При оформлении писем зарубежному партнеру часто пользуются «блоковым стилем» (block style), имеющим следующие черты:

в левом углу сверху проставляются фамилия и адрес лица, которому направляется письмо;

фамилия и должность отправителя письма указываются ниже его подписи; справа пишется дата;

отсутствие пунктуации в адресе, а также после заключительной формулы вежливости;

от левого поля без отступа печатается текст.

Готовясь к переговорам, обмениваясь письмами, партнер должен готовить информацию о себе. Подготовка информации о себе – важная составляющая делового общения. Информация о себе должна содержать сведения об основных направлениях деятельности и об особенностях организации, которые могут представить особый интерес для потенциального партнера. Полезны сведения об опыте успешной работы, включая отзывы партнеров о работе организации,

55

информация о продукции, показывающая ее преимущества, гарантии надежной работы и обслуживания предполагаемой продукции.

Приглашение иностранного партнера (международный протокол)

При приглашении иностранного партнера в Российскую Федерацию необходимо быстро и юридически грамотно решить ряд вопросов: как правильно оформить приглашение; как получить визу на въезд в страну; как зарегистрировать прибывших.

Для того чтобы пригласить иностранного партнера, любая организация должна пройти обязательную регистрацию в Консульском управлении Министерства иностранных дел Российской Федерации. Для этого необходимо подготовить заявку-письмо на имя начальника Консульского управления Министерства иностранных дел Российской Федерации, в которой должны быть указаны: сфера деятельности; номера банковских счетов (рублевого и валютного); почтовые реквизиты; перечень средств связи; имена сотрудников, имеющих право подписи договоров; фамилии и телефоны сотрудников, занимающихся протокольными вопросами; и представлены копии: устава (нотариально заверенную копию); решения местных органов о регистрации; справки о постановке на учет в налоговой инспекции; свидетельства о регистрации в МИД РФ (для общественных организаций); свидетельства о регистрации в Российском агентстве международного сотрудничества и развития (для предприятий и фирм с иностранными инвестициями).

После получения от организации перечисленных документов Консульское управление МИД РФ в течение 30 дней вносит ее в списки организаций, имеющих право непосредственного приглашения иностранных партнеров в Россию.

В тексте приглашения должны быть указаны: фамилия и имя; число, месяц и год рождения; пол, гражданство, номер паспорта; цель поездки (переговоры, выставка, симпозиум); маршрут следования; дата въезда и выезда из страны; наименование принимающей организации; фамилия и должность лица, подписавшего приглашение.

Приглашение направляется в виде телекса или письма. Приглашение, направленное иностранному партнеру, является достаточным основанием для получения визы.

Для получения визы иностранному партнеру следует представить: письмозапрос на визу от инофирмы; российскую визовую анкету; полученное приглашение; паспорт; 3 фото размером 4х5 см.

Целью визита иностранных партнеров является проведение переговоров, семинаров, симпозиумов, подписание договоров, организация выставок.

Программа пребывания зарубежных партнеров разрабатывается заранее и обычно включает следующие пункты:

утверждение программы пребывания иностранной делегации; состав делегации; срок пребывания;

ответственные за прием делегации;

56

контактные телефоны; подпись лица, отвечающего за прием иностранной делегации.

Смета расходов на прием иностранной делегации включает пункты: утверждение сметы руководителем организации; сроки пребывания иностранной делегации; количественный состав иностранной делегации;

статьи расходов (бытовые расходы, культмассовые мероприятия); оплата переводчика по договорным ценам; транспортные расходы; товарищеский ужин; стоимость сувениров; завтраки, обеды, ужины;

подпись ответственного за прием делегации и главного бухгалтера. Основным элементом ведения переговоров по импорту является составление

и утверждение документа «Конкурентный лист», а по экспорту «Обоснование цены». Обязательные реквизиты конкурентного листа: утверждение; название документа; наименование товара, качество, упаковка; количество; срок поставки; платеж; рыночные цены; тенденция рынка; особые условия; цена предыдущей сделки в рублях с указанием страны, фирмы; оптовая цена; лимит цены и базис по курсам валют Центробанка на (дата) в пересчете на СИФ или франко граница РФ; срок действия лимита; подпись руководителя организации и руководителя подразделения.

Обязательные реквизиты документа «Обоснование цены»: (помимо реквизитов предыдущего документа); страны назначения; таможенные пошлины в странах назначения на товар из РФ и товар конкурентов; накладные расходы в Российской Федерации.

УТВЕРЖДАЮ Президент АО

___________И. И. Иванов «___»__________2006 г.

ПРОГРАММА пребывания немецкой делегации в составе 2-х человек, прибывающих в

АО « » для решения вопросов взаимного сотрудничества

Состав: 2 человека – Франц Шмидт – президент фирмы «Аустроварен»;

– Отто Штайнер – руководитель отдела закупок. Срок пребывания – 3 дня.

Прибытие 1 мая 2006 г. Убытие 3 мая 2006 г.

Ответственный за прием – Семёнов Юрий Константинович.

57

Запись беседы (справка) – документ, оформляемый при ведении переговоров с иностранным партнером. В справке должны быть отмечены позиции сторон, высказывания, соображения, возражения, достигнутые договоренности.

Обязательными реквизитами документа являются:

фамилия и должность ведущего беседу от имени российской делегации; имя и должность иностранного представителя фирмы; фамилия лица, разрешившего проведение встречи; место проведения встречи и дата; продолжительность беседы; присутствующие на беседе с обеих сторон;

58

язык, на котором велась беседа; содержание беседы (краткое или полное); лицо, записавшее беседу; виза лица, проводившего беседу;

количество экземпляров документа.

В содержание беседы должно быть обязательно включено: существо беседы; факты передачи или получения служебной или технической документации; факты получения или вручения памятных подарков или сувениров.

ЗАПИСЬ БЕСЕДЫ

__________________________________________________________________

( фамилия и должность ведущего беседу от имени российской организации)

__________________________________________________________________

(имя и должность иностранного представителя фирмы, организации)

Проведение встречи разрешил:

_____________________________________________________________

( фамилия руководителя подразделения, должность)

Встреча состоялась: ____________________________________________

(место проведения встречи и дата)

Продолжительность беседы, с ______ часов до ____________ часов

На беседе присутствовали:

со стороны РФ: ____________________________________________________

__________________________________________________________________

со стороны инофирмы (организации):

__________________________________________________________________

Беседа велась на ______________________________ языке.

Содержание беседы :

Беседу записал

__________________________________________________________________

(Должность, подпись, фамилия)

__________________________________________________________________

(Виза лица, проводившего беседу)

60

фективности работы на фирме (организации) в силу причин:

информация о документах и ходе их исполнения распределена по системе карточек организации и ее структурных подразделений. Получение информации о работе с документами на фирме (организации) требует поиска и обработки данных из разнородных и децентрализованных карточек;

картотеки документов обычно отделены от исполнителей, они содержат неполную и неоперативную информацию о состоянии документов;

размножение и перемещение большого количества бумажных документов, ведение многочисленных и дублирующих друг друга журналов и карточек приводит к большим объемам непроизводительных трудозатрат.

Фирма Microsoft совместно с партнерами предлагает два поэтапных про- граммно-методологических решения в области организации документооборота:

автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота; электронный документооборот и делопроизводство.

Автоматизированное делопроизводство для бумажного документооборота является основным подходом к автоматизации документооборота на фирмах (организациях). Обрабатываемые документы, в том числе и передаваемые при использовании средств вычислительной техники, имеют две формы – традиционно бумажную и электронную. Современные средства подготовки документов подразумевают электронную форму хранения документа, а нормативная база и устоявшиеся правила обращения – бумажную. Как правило, руководители предпочитают работать с документами в бумажном виде. Обмен официальными документами между фирмами (организациями) и передача их в государственные архивы происходит в бумажной форме.

Документом считается документированная информация в любой форме и на любом носителе, произведенная или полученная в начале, в ходе или по завершении деятельности организации или отдельного лица и имеющая содержание, контекст и структуру. Отличительной характеристикой электронных документов является то, что их содержание документируется на таком носителе и такими символами (двоичными знаками), которые требуют компьютерной или подобной технологии для прочтения и понимания. Электронные документы, в отличие от традиционных документов, являются не физической, а логической целостностью. Электронным документом не может считаться дискета или файл. Электронная запись признается электронным документом, только если она является результатом и доказательством деятельности.

Электронный документооборот и делопроизводство является технологическим ответом на требования, предъявляемые текущей политико-экономической ситуацией к эффективности фирм (организаций). Электронный документооборот и делопроизводство является конечной целью, достижимой после внедрения автоматизированного бумажного документооборота и делопроизводства.

10 января 2002 г. принят Федеральный закон № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», целью которого является обеспечение правовых условий использования электронной цифровой подписи в электронных документах, при соблюдении которых электронная цифровая подпись в электронном документе признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном