4761

61

носителе. Действия настоящего Федерального закона распространяется на отношения, возникающие при совершении гражданско-правовых сделок и в других предусмотренных законодательском Российской Федерации.

Для комплексной автоматизации делопроизводства (ДОУ) можно использовать программный продукт «ДЕЛО-Предприятие», входящий в семейство программных продуктов «ДЕЛО» и представляющий собой систему автоматизации делопроизводства и электронного документооборота.

10 ЗАЩИТА КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ ОТ НЕСАНКЦИОНИРОВАННОГО ДОСТУПА

10.1 Источники конфиденциальной информации

Информационная безопасность, являющаяся одной из составных частей экономической безопасности, достигается за счет использования комплекса систем , методов, средств защиты информации предпринимателя от возможных злоумышленных действий.

Предпринимательская деятельность тесно связана с получением, оформлением, обработкой и использованием разнообразных информационных потоков, поступающих от различных источников.

Можно выделить следующие категории источников, обладающих, владеющих конфиденциальной информацией или содержащие её в себе: люди, документы, публикации, технические носители, технические средства обеспечения производственной и трудовой деятельности, продукция, промышленные и производственные отходы.

ЛЮДИ в ряду источников конфиденциальной информации занимают особое место как активный элемент, способный выступать не только собственно источником, но и субъектом злонамеренных действий.

ДОКУМЕНТЫ – это самая распространенная форма обмена информацией, её накопления и хранения. Функциональное назначение документа весьма разнообразно. Документ может быть представлен не только различным содержанием, но и различными физическими формами – материальными носителями.

По направленности различают организационно-распорядительные, плановые, статистические, бухгалтерские и научно-технические документы, содержащие всю массу сведений о составе, состоянии и деятельности любой организационной структуры от государственного до индивидуального уровня, о любом изделии, товаре, замысле, разработке.

ПУБЛИКАЦИИ – это информационные носители в виде самых разнообразных изданий: книги, статьи, монографии, обзоры, сообщения, рекламные проспекты, доклады, тезисы.

ТЕХНИЧЕСКИЕ НОСИТЕЛИ. К техническим носителям информации относятся бумажные носители, кино-, фотоматериалы, магнитные носители (ленты, диски), видеодиски, видеофильмы, распечатки данных и программ на принтерах, промышленных телевизионных установок, табло индивидуального и коллективного пользования. Опасность технических носителей определяется высоким темпом роста парка технических средств, высокой степенью концен-

62

трации информации и большим количеством людей, участвующих в использовании этих носителей в практической деятельности.

ТЕХНИЧЕСКИЕ СРЕДСТВА ОБЕСПЕЧЕНИЯ ПРОИЗВОДСТВЕННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ. Технические средства как источники конфиденциальной информации являются широкой и ёмкой в информационном плане группой источников. В группу средств обеспечения производственной деятельности входят самые различные средства: телефоны, телефонная связь, телевизоры и промышленные телевизионные установки, радиоприемники, радиотрансляционные системы, системы громкоговорящей связи, киносистемы. Особую группу средств составляют автоматизированные системы обработки данных (АСОД). Опасность заключается в том, что в базах данных есть все о конкретном предприятии – от сотрудников до выпускаемой продукции.

ПРОДУКЦИЯ является особым источником информации, и за ее характеристиками весьма активно охотятся конкуренты. Для продукции существуют определенные этапы «жизненного цикла» : замысел, макет, опытный образец, испытания, эксплуатация, модернизация и снятие с производства. Каждый из этих этапов сопровождается специфической информацией, проявляющейся самыми различными физическими эффектами, которые в виде демаскирующих признаков могут раскрыть охраняемые сведения.

ПРОМЫШЛЕННЫЕ И ПРОИЗВОДСТВЕННЫЕ ОТХОДЫ. Серьезными источниками являются материальные отходы и отбросы, химический анализ которых способен рассказать о многом.

10.2 Организация конфиденциального делопроизводства

В своей совокупности источники конфиденциальной информации содержат полные сведения о составе, содержании и направлении деятельности фирмы, предприятия (организации), что интересует конкурентов.

Правильная организация конфиденциального делопроизводства в фирме (организации) является составной частью комплексного обеспечения безопасности информации и имеет важное значение в достижении цели ее защиты. 80 % конфиденциальной информации находится в документах делопроизводства. Конфиденциальный документооборот играет важную роль в достижении экономических успехов.

Всю информацию в фирме (организации) можно разделить на две большие группы: открытую; с ограниченным доступом.

Информация с ограниченным доступом может быть: государственной тайной; конфиденциальной информацией.

Условия, при которых информация организации может быть отнесена к коммерческой тайне, перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса Российской Федерации.

Документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, подразделяются на секретные и конфиденциальные. Секретные документы могут быть с грифом «Секретно», «Совершенно секретно», «Особой важности». Конфиденциальные – с грифами «Коммерческая тайна», «Банковская тайна» и т.д. Видов конфиденциальной информации насчитывается более 30.

63

Конфиденциальные документы бывают: нормативно-методические; руководящие; распорядительные; информационно-справочные; организационные; финансово-бухгалтерские; кадровые (по личному составу).

Каждый вид конфиденциальных документов имеет свои реквизиты. Правила оформления реквизитов регламентированы ГОСТом Р 6.30-97 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Конфиденциальные документы, содержащие коммерческую тайну, должны иметь гриф ограничения доступа к документу. Он располагается в правом верхнем углу. Дополняется гриф номером экземпляра.

Конфиденциальные документы должны обрабатываться в конфиденциальном делопроизводстве фирмы (организации). Конфиденциальные документы должны храниться в отдельном помещении в запираемых и опечатываемых шкафах. Допускается хранение и в общем делопроизводстве, но обязательно эти документы должны находиться отдельно от других дел делопроизводства.

Взависимости от назначения конфиденциальные документы подразделяются на входящие, исходящие, внутренние.

Прием входящих конфиденциальных документов осуществляется сотрудником конфиденциального делопроизводства, который проверяет: количество листов; количество экземпляров; наличие приложений (если они указаны в сопроводительном письме).

Вслучае отсутствия в пакете (конверте) некоторых перечисленных документов составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта отправляется в адрес отправителя.

На каждом зарегистрированном документе должен проставляться штамп, в котором указывается: наименование; регистрационный номер; дата поступления. После регистрации документы передаются руководству фирмы для принятия решения. Руководитель после рассмотрения документа определяет исполнителя и дает указания по исполнению документа. Эти указания оформляются на самом документе в виде резолюции. С резолюцией руководителя конфиденциальный документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих конфиденциальных документов. По завершении работы над документом на нем проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Сотрудник конфиденциального делопроизводства подшивает документ в дело. Дальнейшее использование конфиденциального документа определяется его значением и практической ценностью.

Конфиденциальные документы могут: использоваться в дальнейшем; передаваться в архив на хранение; уничтожаться.

Работа с конфиденциальными исходящими документами включает следую-

64

щие этапы: разработка проекта документа; согласование документа; подписание документа; регистрация документа; отправка документа.

Проект исходящего конфиденциального документа разрабатывается исполнителем документа в двух экземплярах. Проект документа предоставляется на подпись руководителю фирмы (организации), а после подписания регистрируется сотрудником конфиденциального делопроизводства в журнале регистрации исходящих конфиденциальных документов. Рассылка конфиденциальных документов осуществляется согласно подписанным руководителем спискам с обязательным указанием учетных номеров отправленных документов.

Выдача и возврат конфиденциальных документов отражаются в журнале учета и выдачи конфиденциальных документов.

Все дела с конфиденциальными документами и журналы их учета вносятся в номенклатуру дел фирмы (организации).

Архивное хранение конфиденциальных документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ посторонних лиц.

На конфиденциальные документы, отобранные к уничтожению, комиссией составляется акт. Акт утверждается руководителем фирмы (организации).

10.3 Система защиты информации

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель вправе отказать в приеме на работу тому, кто не желает брать на себя ответственность по сохранению конфиденциальной информации.

Сотрудники фирмы при поступлении на работу в необходимых случаях подписывают обязательство или договор о неразглашении коммерческой тайны, который составляется в одном экземпляре и хранится в личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения.

ОБЯЗАТЕЛЬСТВО о неразглашении коммерческой тайны

00.00.05

Я, ________________________________________________________________

(фамилия, имя, отчество)

в качестве работника__________________________________________________

(наименование предприятия)

В период трудовых (служебных) отношений с предприятием (его правопреем-

ником) и в течение____________________________________ после их оконча-

ния обязуюсь:

1)не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну, которые мне будут доверены или станут известны по работе (службе);

2)не передавать третьим лицам и не раскрывать публично сведения, составля-

65

ющие коммерческую тайну, без согласия руководителя;

3)выполнять относящиеся ко мне требования приказов и инструкций по обеспечению сохранности коммерческой тайны;

4)в случае попытки посторонних лиц получить от меня сведения о коммерческой тайне организации немедленно сообщить____________________________

(должностное лицо или подразделение организации)

5)сохранять коммерческую тайну тех организаций, с которыми имеются деловые отношения организации;

6)не использовать знание коммерческой тайны организации для занятий любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб организации;

7)в случае моего увольнения все носители коммерческой тайны организации

(рукописи, черновики, чертежи, дискеты, документы, кино-фото-, фоно-, видеоматериалы, модели, изделия), которые находились в моем распоряжении в связи с выполнением мною служебных обязанностей во время работы в организации, передать

_____________________________________________________________________

(должностное лицо или подразделение)

8) об утрате или недостаче носителей коммерческой тайны, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов (металлических шкафов), личных печатей и о других фактах, которые могут привести к разглашению коммерческой тайны организации, а также о причинах и условиях возможной утечки сведений, немедленно сообщать_________________________

(должностное лицо или подразделение)

До моего сведения доведены с разъяснениями соответствующие положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны организации.

Мне известно, что нарушение этих положений может повлечь уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством РФ, в виде лишения свободы, денежного штрафа, обязанности по возмещению ущерба организации (убытков, упущенной выгоды и морального ущерба) и других наказаний.

66

Для ограничения доступа к коммерческой тайне руководитель предприятия издает специальный приказ о введении «Перечня сведений, содержащих коммерческую тайну предприятия», мер по охране этих сведений, установлению круга лиц, имеющих доступ к этой информации, и правил работы с документами, имеющими гриф конфиденциальности. Сотрудники предприятия должны под расписку ознакомиться с приказом и приложениями к нему. Порядок обеспечения сохранности коммерческой тайны может быть закреплен в трудовом контракте с работником.

Примерный перечень сведений, составляющих коммерческую тайну организации, приведен ниже.

ПЕРЕЧЕНЬ СВЕДЕНИЙ, составляющих коммерческую тайну фирмы

Размер кредитов, которые взяла или собирается взять фирма. Объем производства продукции (в месяц, квартал, год).

67

Наименование фирм-контрагентов.

Размер прибыли, получаемой за месяц, квартал, год. Распределение прибыли.

Цели, задачи и тактика переговоров с деловыми партнерами. Условия коммерческих контрактов, платежей, услуг.

Степень заинтересованности в приобретении товара или услуг. Заработная плата сотрудников фирмы.

Характер, репутация и другие данные о персонале фирмы. Регионы сбыта продукции.

Направления маркетинговых исследований предприятия. Направления маркетинговых исследований фирмы.

В случае необходимости этот перечень может быть дополнен и также заверен подписью руководителя с проставлением новой даты.

Таким образом выстраивается примерная структура информации, охраняемой в организации. Из перечня видно, что организация обязана охранять любую "чужую" информацию: государственную, персональную, полученную от контрагентов (граждан и организаций). Также организация может иметь и охранять "свою" тайну.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Какие документы относятся к конфиденциальным?

2.Какие способы защиты информации от несанкционированного доступа вы знаете?

3.Какие существуют технологии обработки документов?

4.Каков порядок работы персонала с конфиденциальными документами?

5.Как учитываются и хранятся дела с конфиденциальными документами?

6.Назовите нормативно-методическое обеспечение защиты документированной информации?

11 АРХИВНОЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

11.1 Подготовка дел к архивному хранению

Завершающий этап работы с документами в делопроизводстве – обработка дел для их дальнейшего хранения и использования.

Вопросы документирования нашли отражение во многих законодательных актах, в них закреплены и определения терминов, используемых в сфере документационного обеспечения управления.

Федеральный закон «Об архивном деле» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ закрепляет понятия: архивное дело; архивный документ; документы по личному составу; документ Архивного фонда Российской Федерации; особо ценный документ;

68

уникальный документ; архивный фонд; Архивный фонд Российской Федерации; архив; государственный архив; муниципальный архив; постоянное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; временное хранение архивных документов; временное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; депозитарное хранение документов Архивного фонда Российской Федерации; экспертиза ценности документов; упорядочение архивных документов; владелец архивных документов; пользователь архивными документами.

Документ – инструмент менеджмента, руководства какой-то конкретной организационной структурой. На одном из этапов своего жизненного цикла он подлежит хранению, которое носит временный, оперативный характер. Контроль за исполнением и сохранностью, единый порядок работы с документами возлагается, согласно существующему положению, на специальные службы документационного обеспечения управления.

Хранение и использование документов называют оперативным, при этом оперативное хранение можно подразделить: хранение документов в процессе их исполнения; хранение исполненных документов.

Исполненные документы должны подшиваться и храниться в делах в соответствии с номенклатурой дел.

Требования, предъявляемые к номенклатуре дел, изложены в части 3.3 Основных правил работы архивов организаций, одобренных решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела называется формированием дела.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования: документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела; включать в дело по одному экземпляру каждого документа; группировать в дело документы одного календарного года (исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в организации; документы учебных заведений, которые формируются за учебный год); дело должно содержать не более 250 листов.

Дела постоянного и долговременного хранения (свыше 10 лет), включая документы по личному составу, должны передаваться для хранения в архив организации не позднее чем через три года после их завершения в делопроизводстве. Дела временного хранения (до 10 лет включительно) на хранение в архив организации не передаются, они хранятся в подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

Вместе с делами в архив организации передаются журналы регистрации или регистрационные картотеки на документы.

После передачи документов в архив организации разрешается производить уничтожение включенных в акт документов.

Наряду с хранением документов на бумажных носителях, сформированных в дела, многие организации стали применять и электронные хранилища. Данные хранилища позволяют упростить использование документов в текущей деятель-

69

ности, так как работать с документом могут несколько сотрудников одновременно, а доступ к документу осуществляется в течение нескольких секунд в соответствии с правами сотрудника. Использование электронных хранилищ документов позволяет повысить оперативность выполнения заданий и должностных обязанностей. Системы, автоматизирующие ДОУ, позволяют при регистрации документа сохранять файл с его образом в специальном хранилище.

Для использования электронных хранилищ можно использовать следующие программные продукты:

«Кодекс: Систему подготовки документов»; eDocLib – Библиотеку электронных документов; «Кодекс –Мастер».

В 2005 году Международным советом архивов подготовлено практическое пособие по управлению, хранению и обеспечению доступа к электронным документам под названием «Электронные документы: Рабочая книга архивистов», оно дополняет содержание стандарта ИСО 15489-2001 «Информация и документация. Управление документами».

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

1.Что входит в комплекс работ по оформлению дел?

2.Как оформляются дела временного хранения?

3.Как оформляются дела постоянного и долговременного сроков хранения?

4.Каков порядок передачи дел в архив?

12 ОРГАНИЗАЦИЯ РЕФЕРЕНТСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

12.1 Суть референтской деятельности

Референт руководителя – это должностное лицо, являющееся докладчиком, консультантом по определенным вопросам, делающее или читающее реферат.

Навыки референта:

уметь составлять документы делового и научно-делового характера: материалы для доклада, первоначальный вариант доклада, отчет, справку для вышестоящей инстанции или другой организации, заключение, рекомендации и другие документы;

квалифицированно пользоваться источниками деловой и научной информации, осуществлять поиск таких источников;

редактировать чужую рукопись или текст, готовящийся к изданию или переизданию;

рецензировать материалы делового и научного характера в рамках своей компетенции;

составлять объявления, рекламные тексты, аннотации, буклеты к выпускаемой продукции, анонсы; составлять статьи или заметки для опубликования в газете или журнале;

конспектировать устное выступление (докладчика, лектора, лица, выступающего по радио, телевидению, на митинге);

70

вести протокол заседания, собрания и оформлять его как документ; реферировать (конспектировать) любые письменные материалы; составлять деловые письма, договоры и другие деловые документы; уметь составлять сводные документы на основе справок и докладов (отчетов) отдельных структурных подразделений организации.

Достоинствами научных, научно-деловых, а также некоторых сугубо деловых работ являются новизна, насыщенность фактическим материалом, в том числе уникальными сведениями, перспективность, то есть возможность внедрения в практику, аргументированность, убедительная критика прежних представлений, глубина исследования, применение новых методов и приемов.

Для составления устного или письменного сообщения референт должен уметь пользоваться опубликованными письменными источниками информации

– научными монографиями, специальными статьями, энциклопедиями, справочниками, специальными (отраслевыми) словарями. Работая над конкретной темой, необходимо использовать специальную литературу, относящуюся именно к этой теме. Нельзя ограничиваться только недавно изданной отечественной и переводной литературой. Очень полезно наряду с этим пользоваться монографическими, энциклопедическими, периодическими изданиями.

Способы фиксации и систематизации сведений, полученных из этих источников, – это конспектирование (реферирование), картографирование.

Картографирование – это запись на карточки библиографии. На карточку записывают фамилию и инициалы автора, название труда, город, в котором издана книга, название издательства и год издания.

Реферирование – это подготовка сокращенного изложения текста с основными фактическими сведениями и выводами.

Процесс реферирования подразумевает следующие основные этапы:

прием различной информации, поступающей как из письменных, так и из устных источников (рецептивный аспект деятельности);

анализ полученной информации с целью выявления нового, существенного, наиболее важного (аналитический аспект деятельности);

производство собственного речевого высказывания, то есть изложение результатов интерпретации полученной информации в письменной или устной форме (продуктивный аспект деятельности).

В специальной литературе реферирование рассматривается как один из ана- литико-синтетической переработки документов (АСПД).

АСПД – аннотирование, реферирование и составление обзоров, то есть подготовка вторичных, более сжатых документов.

Аннотирование – это процесс, цель которого дать краткую характеристику текста с точки зрения содержания, назначения, формы и других особенностей.

Аннотация – это краткая характеристика статьи (книги) с точки зрения назначения, содержания, формы и других особенностей. Цель аннотации – дать общее представление о статье.

Аннотации бывают справочными и рекомендательными.

Справочная аннотация – краткая характеристика текста, дополняющая его заглавие. В справочной аннотации обычно указываются тип книги и ее назначение (монография, диссертация, справочник, очерк); задачи, поставленные авто-