4761

31

Для совершенствования организации документооборота в управлении предлагаю внедрить электронную программу «Делопроизводство», которая поможет в работе сотрудникам служб.

Объяснительная записка: документ, поясняющий содержание отдельных положений плана, отчета, проекта; сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

Объяснительную записку подписывает ее составитель. Датой объяснительной записки является дата ее составления и подписания.

Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата, регистрационный номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

О причинах задержки обновления тематических комплексов «ИССАО» и «ИСАР»

Обновление тематических комплексов «Информационно-справочная система архивной отрасли» и «Информационная система архивистов России» у пользователей не было произведено в установленный срок в связи с переносом выхода добавочной информации.

Обновление данных тематических комплексов у пользователей будет произведено в двухнедельный срок.

32

Представление – документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности предприятия (организации).

Опремировании Гришиной С. Е.

Всвязи с созданием информационного ресурса и внедрением программы «Делопроизводство» предлагаю премировать программиста управления

Текст представления содержит следующую информацию: фамилию, имя, отчество; дату рождения; образование; занимаемую должность; наименование структурного подразделения; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценку служебной деятельности; повышение профессионального уровня; деловых и моральных качеств; информацию об участии в общественной работе; мотив назначения, перемещения или поощрения; наименование должности, на которую предлагается назначить или переместить; структурное подразделение, в которое предлагается назначить или переместить.

Представление подписывается руководителем структурного подразделения и адресуется руководству организации. Датой представления является дата его подписания.

Переписка – обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение ), использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями.

Деловая переписка занимает значительное место в документационном массиве организаций. Переписку отличает широкое видовое разнообразие – от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть запрос, подтверждение, напоминание, требование, извещение, просьба, гарантия, приглашение и другие.

Сопроводительные письма – часто составляемый документ, который ин-

33

формирует адресата о направлении к нему прилагаемых к письму документов. Составление сопроводительного письма допустимо лишь в том случае, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, объяснить причину задержки, разъяснить сложные моменты и так далее. В тех случаях, когда сопроводительное письмо не несет какой-либо информации, оно будет лишним и не должно составляться.

Письма-просьбы. Адресат, обращаясь с какой-либо просьбой, излагает ее предельно кратко и точно, подчеркивает заинтересованность предприятия в ее скором выполнении.

Письма-запросы и письма-ответы следует рассматривать как форму организации двусторонней или многосторонней связи. Характер информации в письме-запросе предполагает вариантность ожидаемой информации в письмеответе. Письмо, содержащее предложение, требует ясного ответа о том, принимает ли его другая сторона или нет. Письмо-ответ может начинаться с выделения на первый план не того вопроса или аспекта информации, которому в пись- ме-запросе уделялось основное внимание, ибо мнение другой стороны зависит от степени значимости затронутых вопросов.

Письма-отказы. Подобно другим сообщениям, которые содержат плохие новости, письма, содержащие отказ (например, от работы), должны быть написаны индуктивно: вначале описывается суть предмета, даются объяснения, которые ведут к отказу, потом следуют сам отказ и приятное заключение.

Договорные письма. В сущности их можно считать разновидностью сопроводительного письма, так как они подтверждают факт отправки договоров.

Письма-подтверждения направляются для подтверждения получения документов и материальных ценностей. Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, предложением или справочной информацией. Письмоподтверждение исключает необходимость в письме-напоминании, это сокращает деловую переписку и укрепляет связи между партнерами по бизнесу.

Информационные письма. Это разновидность письма-извещения, информирующего заинтересованное лицо или предприятие (организацию) о совершившемся факте. Нередко к информационным письмам прибегают для пропаганды своей деятельности.

Гарантийные письма составляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантироваться могут трудоустройство, оплата труда, качество работ, сроки выполнения заказа, обеспечение жилплощадью, работой по специальности, оплата товаров, работ, услуг, арендуемых помещений и так далее. При этом слово «гарантия» в тексте может не упоминаться. Помимо юридического значения, гарантийное письмо выполняет моральную функцию, так как выражает готовность оказать поддержку адресату – какому-либо лицу или предприятию – выполнить условия договора или требования законодательства.

Письма-приглашения. Могут адресоваться лично, индивидуально или коллективному адресату. При большом количестве адресатов используется трафарет, в котором заполняется от руки лишь фамилия, имя, отчество приглашенного, время и день события, на которое приглашается адресат: заседание ученого совета, совещание, ярмарка, выставка, торжественный вечер, презентация.

34

Письма-извещения по своему стилю близки к письмам-приглашениям и информационным письмам. Составляются для конкретного адресата и чаще всего являются ответом на запрос.

Циркулярные письма ставят целью довести информацию одного и того же содержания в несколько адресов. Они широко приняты в отечественной и мировой практике делового общения. Циркулярные письма высылает руководящая (головная, ведущая) организация, которая сообщает подчиненным или заинтересованным предприятиям те или иные сведения чисто информационного характера, касающиеся хозяйственных вопросов или задач, стоящих перед предприятием (организацией), либо рассылает свои распоряжения.

Циркулярное письмо подписывает руководитель организации, а по вопросам финансово-бухгалтерской деятельности, учета и отчетности – главный бухгалтер или руководитель финансово-бухгалтерской службы. При этом личная подпись ставится только на первом экземпляре (подлиннике, оригинале письма), а на остальных – факсимиле руководителя, подписавшего подлинник, или подпись лица, заверяющего подлинность документа.

Письма-напоминания направляются в тех случаях, когда не удается с помощью телефонных разговоров или личного контакта получить необходимый эффект. В таких письмах содержится не только напоминание о выполнении взятых обязательств, но и говорится о мерах, которые будут приняты при невыполнении обязательств после напоминания.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. Коммерческие письма подразделяются на запрос и ответ на него, оферту (предложение) и ответ на нее, рекламацию (претензию) и ответ на нее.

В запросе покупатель обращается к продавцу, импортер к экспортеру с просьбой дать подробную информацию о товаре или услуге, то есть сформулировать коммерческое предложение.

Предложение может быть направлено покупателю либо по инициативе покупателя в ответ на запрос продавца.

Рекламные письма – разновидность информационных писем – направляются конкретному адресату и содержат подробное описание рекламных услуг или товаров. Этот вид писем получил распространение с созданием хозрасчетных и кооперативных организаций. Его цель – побудить адресата воспользоваться предлагаемыми услугами. Текст писем отличается конкретностью, четкостью, полнотой информации.

Инициативные письма – это письма, требующие ответа. Большая категория таких писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении ка- ких-либо вопросов. Это самая распространенная разновидность писем, тематика которых не ограничена. Их характер предполагает вариантность положительного или отрицательного решения поставленного вопроса.

Международные письма. В последнее время заметно увеличился объем международной переписки предприятий и организаций. В каждой стране письма оформляются в соответствии с установленными в данной стране правилами. Стиль текстов писем приближен к формально-логическому.

Визитные карточки являются не только носителем информации о ее вла-

35

дельце, они могут служить средством переписки. Их можно посылать по почте. Они незаменимы при поздравлении с праздниками, выражении благодарности, приглашении на прием, выражении соболезнования и в других случаях.

В зависимости от характера отношений с партнерами на визитной карточке могут делаться надписи, но обязательно в третьем лице. Визитные карточки никогда не подписываются и дата не проставляется. Визитные карточки имеют большой спектр применения, одним из которых является письменная форма вежливого общения с партнерами.

Телеграммы – вид документа, определяемый способом передачи информации по каналам телеграфной связи. Своевременность передачи и получения информации во многом предопределяет своевременность и правильность принятия решения. Срочная информация передается по телеграфу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков используются факсы, электронная почта.

Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов, с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается на лицевой стороне бланка (или чистого листа) без переноса слов, абзацев, исправлений. В телеграмме указывается её срочность, точный адрес, текст. После текста проставляется разграничительная черта, под которой указываются служебные сведения, не подлежащие передаче: адрес отправителя, указание должности, подпись и расшифровка подписи отправителя, дата подписи, которая проставляется подписывающим телеграмму.

Текст служебной телеграммы заверяется печатью. Составляется телеграмма в двух экземплярах. Первый, подписанный, отдается для передачи, а второй подшивается в дело. Если телеграмма направляется в несколько адресов, соответственно количеству адресов увеличивается количество экземпляров телеграммы.

Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения). Обязательными реквизитами телефонограммы являются указания «от кого» и «кому», делается сообщение фамилии, имени, отчества должностных лиц, номера, даты и времени передачи и приема, должность и фамилия передавшего и принявшего информацию, номера телефонов организаций, текст и подписи.

Факсограмма (факс) – это получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

Факсограмма не может считаться отдельным видом документа, так как по факсу можно передать любой документ на бумажном носителе: приказ, распоряжение, договор, протокол; факс используется для передачи служебных писем и разного рода информационных сообщений.

По факсу может быть передан любой вид документа. Этот вид используют только для передачи оперативной информации, так как документы, переданные по факсу, не имеют подтверждения своей подлинности.

36

Телекс – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи – по абонентской телексной сети. То есть, это телеграмма, посланная по телетайпу.

Обязательными реквизитами телекса являются адресат, подпись, номер, наименование и адрес отправителя.

Электронное сообщение – это документ, переданный «электронной почтой» по системе связи между электронно-вычислительными машинами, получаемый в виде видеограммы на экране монитора или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере.

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Наличие бумажных аналогов, отправленных по электронной почте документов, определяется в регламентах, инструкциях по ДОУ в организации. Бумажный аналог создает удобства в работе для сотрудников, необходим в случае возникновения конфликтных ситуаций, в случае неполучения документа адресатом.

В соответствии с законодательством юридическая сила документов, хранимых, обрабатываемых и передаваемых с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем, может подтверждаться электронной цифровой подписью, порядок пользования которой определен Федеральным законом от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в указанных системах программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима использования.

Справочно-аналитическая документация.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события. В некоторых случаях акты содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий).

Виды актов по назначению и содержанию:

сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий);

выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов); передачи (структурного подразделения из одной организации в другую); нарушения установленных правил; ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение в акте.

37

Вводная часть акта: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

В конце текста проставляется количество составленных экземпляров и их местонахождение.

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта. Для актов с постоянно повторяющейся информацией следует применять бланки с трафаретным текстом.

Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

Основание: приказ генерального директора от 04 мая 2006 г. № 36 «О проведении проверки сохранности документов».

Составлен комиссией:

Председатель – зам. генерального директора Ярославцева Т. П.

38

Члены комиссии: зам. главного бухгалтера Дегтярь В. Ю., зам. начальника управления производства и внедрения информационных систем Лобанов Д. В., зам. начальника управления сбыта информационных систем Горшкова С. И.

Комиссия 8 мая 2006 г. провела проверку организации и условия хранения документов в ЗАО « ИНФОРМ ».

Документы хранятся в структурных подразделениях сформированные в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничтожения документов не установлено.

Комиссия рекомендует предоставить специальное помещение для архива, оборудовав его стеллажами.

Составлен в 3-х экземплярах: 1-й экземпляр – бухгалтерия;

2-й экземпляр – управление производства и внедрения информационных систем;

3-й экземпляр – управление сбыта информационных систем.

Справки – документы, содержащие текстовую и (или) табличную обобщенные информации по какому-либо определенному вопросу, о состоянии дел, характерные показатели, описание и подтверждение тех или иных фактов и событий.

Справки делят на две группы – с информацией о фактах и событиях служебного характера и выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям, удостоверяющие какой-либо юридический акт. Наиболее многочисленной и ежедневно составляемой является вторая группа справок. Это справка о подтверждении занимаемой должности, заработной плате, месте проживания, наличии иждивенцев и так далее. Так как эти справки являются типовыми, то применяются унифицированные трафаретные бланки. Иногда формы бланков таких справок прилагаются к нормативным актам. В справках помимо указания названия ведомства, организации, вида документа, даты и номера эти бланки имеют отпечатанный типовой текст. В тексте сообщаются сведения о лице, которому выдается справка. В конце справки дается название организации, куда она представляется. Текст справки заверяется подписью и печатью. Бухгалтерия достаточно часто выдает справки о доходах для предъявления в налоговую инспекцию.

Справки информационного характера отражают индивидуальные ситуации. Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки. Справки, направляемые за пределы организации, оформляются на общем бланке, а представляемые внутри организации – оформляются на чистом листе бумаги, но

39

имеют те же реквизиты.

Дата, адрес, заголовок, текст, подпись – обязательные реквизиты этих двух видов справок.

Сводка – документ, представляющий собой обобщенные данные по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги. Сводка оформляется по правилам оформления справки.

Сводка подписывается составителем, при ее направлении в другой адрес – руководителем.

Обязательными реквизитами сводки являются: наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней), адресат, заголовок к тексту, подпись.

Заключение – документ, содержащий мнение, вывод учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты).

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа. Данная часть текста заключения может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами.

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение оформляется не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Обязательными реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати.

Отзыв – документ, содержащий мнение учреждения или специалиста по поводу какой-либо работы.

Подготовка отзыва должна производиться в соответствии с порядком подготовки и оформления заключения.

Обязательными реквизитами отзыва являются: наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, оттиск печати (при составлении отзыва на стандартном листе бумаги).

40

Закрытое акционерное общество «ИНФОРМ»

ОТЗЫВ

11.05.2006 № 1 Хабаровск

О прохождении преддипломной практики студентки 5 курса хабаровской государственной академии экономики и права Ивановой И. И.

Студентка 5-го курса хабаровской государственной академии экономики и права очной формы обучения Иванова Ирина Ивановна проходила преддипломную практику по технологиям документационного обеспечения управления в управлении производства и внедрения информационных систем ЗАО «ИНФОРМ» в период с 12.01.2006 по 08.03.2006.

За время прохождения практики Иванова И. И. ознакомилась с официальной базой данных Федеральной архивной службы России «Информационносправочной системой архивной отрасли», приложением к ней – «Информационной системой архивистов России», технологией их формирования, комплектования и ведения, прошла обучение по работе с программными продуктами компании «Электронные офисные системы», автоматизирующими документационное обеспечение управления и работу архива организации:

АСДОУ «ДЕЛО-Предприятие», «Архивное дело», «Кадры», – а также изучила систему организации делопроизводства в ЗАО «ИНФОРМ» и нормативнометодическое обеспечение ее функционирования.

Иванова И. И. проявила себя как трудолюбивый, добросовестный, коммуникабельный, исполнительный работник, доброжелательно и уважительно относящийся к коллективу. Показала отличные знания делопроизводства и хорошие навыки работы с компьютером и оргтехникой.

Отзыв дан для представления в хабаровскую государственную академию экономики и права.

Перечень – систематизированный список документов, предметов, объектов, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований. Форма перечня, как правило, табличная, но в ряде случаев он может иметь разделы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Некоторые разновидности перечней требуют утверждения.