Медведева Организатсия учета и управления в кхозяыственныкх обшчествакх 2015

Глава 10. Учет денежных средств, кредитных и расчетных

операций

10.1. Учет кассовых операций

Денежные средства хранятся на расчетных, валютных и специальных счетах, а также в кассе организации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами организация должна иметь кассу.

Ежедневно в конце дня денежные средства хранятся в кассе только в пределах лимита. Лимит рассчитывается предприятием самостоятельно. Максимальный лимит остатка денежных средств в кассе с учреждением банка не согласовывается.

Порядок ведения кассовых операций с наличными деньгами регулируется Положением № 373-П от 12.10.2011 г.

Лимит остатка кассы устанавливается:

для предприятий, сдающих выручку ежедневно в конце дня,

– в размерах, необходимых для обеспечения нормальной работы предприятий с утра следующего дня;

для предприятий, сдающих выручку на следующий день, – в

пределах среднедневной выручки наличными деньгами;

для предприятий, не имеющих денежной выручки, – в пре-

делах среднедневного расхода наличных денег (кроме расходов на заработную плату, выплат социального ха-

рактера и стипендий).

Сверх установленного лимита деньги могут храниться в кассе только в дни выплаты заработной платы, пособий, пенсий в течение пяти дней (п. 4. 6 «Положения ….»), включая день получения денег из банка.

Накопленные денежные средства сверх лимита допускается хранить и в выходные (праздничные) дни, если в такие дни организация осуществляет кассовые операции.

Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года в случае изменения условий сдачи выручки и другим причинам.

Лимит остатка кассы структурным подразделениям (в пределах установленного лимита) доводится приказом руководителя организации.

После установления лимита организация направляет уведомление в другие банки, в которых открыты соответствующие счета.

221

Если предприятие не представило в один из банков расчет на установление лимита, в этом случае лимит считается нулевым, а не сданная в банк выручка – сверхлимитной.

После издания приказа о приеме на работу на должность кассира руководитель обязан под роспись ознакомить его с Инструкцией о порядке ведения кассовых операций. После чего с кассиром заключается договор о его полной индивидуальной материальной ответственности.

Вслучае временной замены кассира, исполнение его обязанностей возлагается на другого работника, и осуществляется аналогичная процедура его зачисления на должность кассира.

При смене кассира проводится ревизия кассы с полным полистным пересчетом денежной наличности и проверкой других ценностей, находящихся в кассе.

Втаком же порядке обязанности кассира возлагаются на других работников организации, где не предусмотрена должность кассира

вштатном расписании.

Мероприятия по обеспечению сохранности наличных денег при ведении кассовых операций, хранении, транспортировке, порядок и сроки проведения инвентаризации определяются юридическим лицом. Специальные требования по оборудованию кассовых комнат отменены.

Ежедневно в конце дня кассир подсчитывает обороты за день и выводит остатки денег в кассе на конец дня, затем передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) – кассовый отчет с приходными

ирасходными кассовыми документами под расписку в Кассовой книге.

Кассовые документы, оформляемые с применением технических средств, распечатываются на бумажном носителе.

Кроме наличных денег, в кассе могут храниться ценные бумаги. Их движение осуществляется на субсчете «Денежные документы»

ив кассовой книге не отражается.

При автоматизированной обработке кассовых документов формируется «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира». Вкладные листы за год брошюруются в хронологическом порядке. Общее количество листов заверяется подписями руководителя и главного бухгалтера, проставляется печать организации.

Учет кассовых операций ведется на счете 50 «Касса».

222

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывается движение денежных средств в центральной кассе организации.

Кассовые операции, производимые в иностранной валюте, учитываются на субсчетах, открытых для учета движения каждой наличной иностранной валюты (например, в долларах США, евро и т.д.). Для учета иностранной валюты открываются отдельные ведомости (карточки).

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитываются денежные операции в структурных подразделениях, по которым лимиты остатков денег доводятся приказом по предприятию.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитываются имеющиеся в кассе организации почтовые марки, вексельные марки, марки госпошлины, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Эти документы учитываются в сумме фактических затрат на их приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

Ревизия кассы

Использование наличных денежных средств проверяется путем сопоставления данных о полученных средствах с их расходованием, в соответствии с целевым назначением. Проверяется правильность корреспонденции счетов. Особое внимание следует уделить обоснованности расхода денежных средств, относимых на издержки производства и другие счета.

Проверка правильности ведения кассовых операций проводится сплошным образом.

При выявлении излишков денежных средств, исправлений, подчисток, расхождений в номерах или разрыва между датой получения по выписке банка и оприходования денежных средств в кассу организации, следует установить их причины.

Все выявленные нарушения отражаются в разделе акта ревизии (аудиторской проверки) со ссылками на прилагаемые к акту ведомости, таблицы и другие данные, свидетельствующие о допущенных нарушениях.

В целях контроля сохранности денежных средств и других ценностей, находящихся в кассе, не реже одного раза в месяц проводится внезапная ревизия кассы. При этом наличные деньги, не оправданные приходными кассовыми ордерами, считаются излишком

223

кассы и зачисляются на счет 91 «Прочие доходы и расходы», а выявленная недостача денег взыскивается с кассира.

10.2. Учет расчетов с подотчетными лицами

Подотчетными лицами являются работники организации, получившие авансом наличные суммы денежных средств на команди-

ровочные и хозяйственно-операционные расходы.

Для получения денежных средств на хозяйственнооперационные расходы работник организации подаёт на имя руководителя организации заявление, в котором указывает сумму и цель расхода. Главный бухгалтер дает на заявление свое заключение – можно ли выдать, сколько и на какой срок. После подписи заявления руководителем организации производится выдача денег под отчет.

Выдача денежных средств под отчет на командировочные расходы производится в пределах установленных норм на срок командировки, а также по согласованию с руководством организации, согласно приказу.

Размер аванса зависит от продолжительности командировки, места назначения, других возможных дополнительных затрат.

Под командировкой понимается поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Срок командировки определяется руководством организации, но не может превышать 40 дней, не считая время нахождения в пути.

Примечание:

Направление работника в другую местность на срок более 40 дней считается временным переводом работника в другую местность с выплатой компенсаций, предусмотренных законодательством.

Срок командировки рабочих, руководителей и специалистов, направляемых для выполнения монтажных, наладочных и строительных работ, не должен превышать одного года. В отдельных случаях более длительные сроки командировки могут устанавливаться руководителями министерств, ведомств.

В командировку не могут быть отправлены:

работники в период действия ученического договора, если командировка не связана с учебой;

224

беременные женщины;

работники в возрасте до 18 лет, за исключением отдельных случаев, установленных законодательством.

С письменного согласия могут быть направлены в командировку следующие работники:

женщины, имеющие детей до трёх лет, работники, имеющие де- тей-инвалидов или инвалидов с детства до достижения ими возраста 18 лет;

работники, ухаживающие за больными членами семей в соответствии с медицинским заключением;

отцы, воспитывающие детей без матери, опекуны и попечители несовершеннолетних.

Расходовать деньги допускается лишь на те цели, на которые они выданы. Передача подотчетных сумм одним лицом другому

запрещается.

На каждом предприятии ведется специальный Журнал реги-

страции прибытия и выбытия командированных лиц работником, назначенным приказом руководителя организации.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется на активнопассивном счете № 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Хозяйственные операции по учету расчетов с подотчетными лицами представлены в табл. 10.1.

Руководитель структурного подразделения, направляя работника в командировку, должен составить и подписать служебное задание. По возвращении из командировки работником составляется краткий отчет о выполненной работе.

За командированным работником сохраняется место работы (должность) и средний заработок, а также возмещаются расходы, связанные с командировкой.

При направлении в командировку внешнего совместителя средний заработок сохраняется за ним в той организации, которая его командировала. В этом случае по основному месту работы совместителем должен быть взят отпуск без сохранения содержания (за свой счет).

В случае направления в командировку одновременно по основной и совмещаемой работе средний заработок сохраняется по обеим должностям. Командировочные расходы в этом случае распределяются по соглашению между организациями.

При внутреннем штатном совмещении направление работника

вкомандировку производится одним и тем же работодателем, следовательно, средний заработок должен сохраняться по всем занимаемым им должностям.

Работник, находясь в командировке, может работать в выходные дни по собственной инициативе с учетом режима работы и отдыха организации. Однако такая работа не подлежит оплате, а также не предоставляются другие дни отдыха взамен дней отдыха, не использованных работником во время командировки.

Если сотрудник, находясь в командировке, привлекался к работе

ввыходные и нерабочие праздничные дни по распоряжению работодателя (оформленному в письменном виде), ему компенсируется работа в эти дни. В соответствии с Трудовым кодексом Российской Федерации работа сотрудника в выходные и нерабочие празднич-

ные дни оплачивается в двойном размере. По желанию работника предоставляется другой день отдыха и производится оплата в одинарном размере.

В случаях, когда работник по распоряжению администрации выезжает в выходной день, компенсация не выплачивается. По возвращении из командировки предоставляется другой день отдыха в установленном порядке.

Если во время нахождения в командировке сотрудник заболел и представил больничный лист, то дни болезни исключаются из

226

срока командировки. За период болезни выплачивается пособие по временной нетрудоспособности. В том случае, если сотрудник болел и находился на стационарном лечении, производится выплата суточных и компенсация за наем жилого помещения. Срок болезни работника не должен превышать двух месяцев.

Предусмотрены гарантии для сотрудника в случае возникновения непредвиденных ситуаций во время нахождения в командировках, например вынужденной остановки из-за задержки транспорта. При подтверждении документально вынужденную остановку не по своей вине, организация компенсирует подтвержденные расходы по найму жилого помещения и выплачивает суточные за время вынужденной остановки.

Порядок расчетов с подотчетными лицами

Выдача денег под отчет производится при условии полного отчета по ранее выданному авансу.

Отчетным документом об использовании денежных средств является «Авансовый отчет» вместе с оправдательными документами. Авансовый отчет представляется в бухгалтерию организации не позднее трех дней по истечении срока, на который были выданы деньги. Неизрасходованные суммы возвращаются в кассу организации либо выдается перерасход подотчетной суммы.

Аналитический учет расчетов ведется по каждой отдельной авансовой сумме (по каждому авансовому отчету).

Каждой выданной под отчет сумме отводится в журнале-ордере (ведомости) строка, и, по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в погашение перерасхода, записи сумм по этим операциям производятся на этой же строке.

При использовании иностранной валюты записи на счетах производятся как по видам иностранных валют, так и в рублевом эквиваленте.

При командировках работнику могут выдаваться авансом как наличные денежные средства, так и с использованием платежных карт.

Подлежат возмещению следующие расходы: проезд, расходы по найму жилья, суточные и другие расходы по согласованию с руководством организации.

227

Возмещаются:

стоимость проезда воздушным, железнодорожным, водным и автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси);

страховые платежи по обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

оплата услуг по предварительной продаже проездных документов;

расходы за пользование в поездах постельными принадлежностями.

Оплата проезда в такси (например, от аэропорта до места назначения) может быть признана компенсационной при предъявлении документа, подтверждающего проезд в такси, к числу которых относится кассовый чек.

Работник может быть отправлен в командировку на собственном транспорте. Основными расходами, связанными с транспортом являются затраты на приобретение ГСМ. Порядок их возмещения предприятие вправе установить самостоятельно, но не более размера фактических затрат. Такие расходы подтверждаются чеками АЗС и путевыми листами (письмо МФ РФ №03-03-04/1/117 от 15.07.05 г.).

Расходы по найму жилья

Возмещаются расходы по найму жилья на основании счета по форме № 3-Г, утвержденной Приказом Минфина России от 13.12.93 г. № 121. Нередко гостиницы выдают счет по не установленной форме и счет-фактуру. Данные документы не подтверждают расходы командированного лица, так как выставленный счет является распоряжением на оплату, а по счету-фактуре возмещается НДС. Счет-фактура не относится к числу первичных документов (письмо МФ России от 12.07.05 г. №03-04-11/154). В связи с этим, к выданному счету неустановленной формы необходимо приложить кассовый чек, подтверждающий факт оплаты (письмо МФ России от 25.03.04 г. №16-00-24/9).

Работнику возмещаются также расходы по найму жилья за время вынужденной остановки в пути при наличии подтверждающих документов – счет гостиницы и кассовые чеки.

Суточные:

день отъезда – день отправления поезда, самолета и т.д.;

228

день приезда – день прибытия указанного транспортного средства.

При командировках в местность, откуда работник может ежедневно возвращаться к месту своего постоянного жительства, суточные не выплачиваются. Однако этот вопрос решается руководством организации с учетом дальности расстояния, условия транспортного сообщения, характера выполняемого задания, а также необходимости создания работнику условий для отдыха.

Разъездной характер работы не признается командировкой, если соответствующие условия отражены в должностной инструкции, либо трудовым договором. Кроме того, поездка работника, с которым организация заключила договор гражданско-правового характера, вызванная служебной необходимостью, не может быть квалифицирована как командировка

Учет расходов по загранкомандировкам

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных с командировками, определяются коллективным договором и в соответствии с нормативными актами.

В соответствии с действующим трудовым законодательством работодатель может установить размеры выше норм возмещения командировочных расходов, установленных Правительством РФ. При этом такие выплаты должны иметь характер компенсационных, то есть направленных на возмещение работнику дополнительных расходов, связанных с выполнением поручений вне места постоянного жительства (решение ВАС РФ № 16141/04 от 26.01.05).

Это относится и к ситуациям, в которых выполнение работником заданий в командировке предполагает передвижение по территориям различных иностранных государств или городов. В этом случае размеры суточных и порядок их выплаты также должны определиться коллективным договором в соответствии с нормативными актами.

Учет расчетов с подотчетными лицами ведется как в национальной, так и в иностранной валюте.

При погашении задолженности в иностранной валюте по суммам, выданным под отчет в связи с направлением в зарубежную командировку, датой совершения операции в иностранной валюте является дата утверждения авансового отчета. Пересчет задолженности, выраженной в иностранной валюте, производится по курсу

229

ЦБ РФ на дату совершения операции в иностранной валюте, а также на последний день отчетного периода

Пример

Сотрудник фирмы, зарегистрированной в Тамбове, направлен в командировку в Вашингтон. Отъезд из Тамбова 4 марта, вылет из Москвы в Вашингтон 5 марта. Обратный вылет из Вашингтона 9 марта. Сотрудник возвращается в Москву 10 марта и пребывает поездом в Тамбов 11 марта. Общая продолжительность командировки – 8 дней.

Норма суточных при загранкомандировке на территории России определена коллективным трудовым договором в пределах норм, установленных правительством РФ. При направлении в командировку сотруднику выдан аванс в долларах США и рублях из расчета:

суточные в иностранной валюте за 4 дня (с 5 по 8 марта –

268 дол. (4 дня х 67 дол.);

суточные в рублях за 4 дня (4 марта, с 9 по 11 марта -– 400 руб.;

проживание в гостинице в течение 4 дней (с 6 по 9) -– 1000

дол. (4 дня х 250 дол.).

Общая сумма выданного аванса – 1268 дол. и 400 руб.; авиа и ж/д. билеты приобретены организацией по безналичному расчету.

По окончании командировки представлен авансовый отчёт: документ за проживание в гостинице -– 900 доларов, курс ЦБ РФ 4 марта – 27 руб. 80 коп., на 12 марта (на дату представления авансового отчета – 28 руб.).

Получать в банкоматах наличную иностранную валюту с корпоративной карты на территории РФ не разрешается. Корпоративные карточные счета учитываются на счете 55 «Специальные счета в банках». Учет ведётся по каждой выданной на карточку сумме как в иностранной валюте, так и в национальной.

10.3. Безналичные формы расчетов

Расчеты между организациями, как правило, производятся в безналичном порядке, путем перечисления денежных средств с расчетного счета плательщика на расчетный счет организации – поставщика.

230