СЛУЖЕБНЫЕ СОВЕЩАНИЯ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОВД
А. Г. ОЗЕРОВ,
слушатель 2 факультета
Случайные шаги в управлении постепенно проходят. На смену приходит системная работа, которая становится все более сложной и творчески наполненной. В организаторской деятельности руководителей сегодня происходит смещение внимания с собственно информационных потоков на процессы принятия управленческих решений, т. е. в те области, где рождаются новые знания83.
Единоличное принятие управленческих решений, являющееся наиболее широко распространенной практикой в МВД России, имеет свои пределы, в которых оно обеспечивает достаточную эффективность. В частности, по мере увеличения объемов информации, необходимой для принятия решения, усложнения стоящих перед органами и подразделениями внутренних дел задач, критически возрастает возможность и цена ошибки при принятии управленческих решений.
Общеизвестно, что решения, в которых проявляются преимущественно элементы тактики, должны быть представлены на рассмотрение единоначальнику, те же виды решений, в которых проявляются преимущественно элементы стратегии (согласование целей, выработка задач, планирование), должны быть переданы коллективным органам. Решение, единолично или коллегиально принятое без учета мнения специалистов, может иметь тяжелые последствия для подразделения. В этой связи приведем выдержку из воинского устава, утвержденного Петром I в 1716 году, которым русская армия руководствовалась вплоть до 1826 г. Командующий генерал-фельдмаршал, который руководит всеми боевыми действиями армии, единолично повелевает и за все несет ответственность. Однако «главные и великие дела, всякия начинания, без консилии генералов, собственным своим изволением никогда чинити надлежит, но всегда с совету, которой должни, как все в совете будущие, так и главный, своими руками закреплять, разве когда от неприятеля такое незапное нападение будет, что к тому времяни не будет, или иной незапной случай до того не допустит.
83 Гордиенко В. В. Основные направления совершенствования подготовки руководящих кадров органов внутренних дел // Труды Академии управления МВД России. 2014. № 3 (31). С. 9,11.
64
И в таком случае и словесной консилиум, хотя и на лошадях сидящым отправлять должно»84.
Как отмечают научные работники, «даже самые целесообразные и оптимальные решения сами по себе не смогут обеспечить достижение целей управления, если не будет проделана соответствующая организаторская работа по созданию необходимых условий для их воплощения в жизнь»85. В частности, обеспечить высокую компетентность при выработке и реализации управленческого решениях практически невозможно без привлечения сотрудников руководимого подразделения, специалистов. Объяснение этого феномена самое простое в силу того, что каждый сотрудник коллектива является носителем системного качества, творческого потенциала, комплекса знаний, умений и навыков, которые нельзя игнорировать в процессе принятия решений и организации их исполнения без ущерба для эффективности оперативно-служебной деятельности. Поэтому любой руководитель ОВД обязан уметь аккумулировать коллективный разум подразделения, способствовать активному участию каждого в поисках решений проблемных ситуаций, в групповых формах внутриорганизационной управленческой деятельности.
Важнейшей формой организаторской работы руководителей является организация и проведение совещаний. Анализ специальной литературы86 дает основания для формулировки определения: под совещанием следует понимать форму работы руководителя, которая включает в себя процесс организации совместной работы определенного количества участников управленческого процесса в строго установленный временной период, в предварительно обусловленном месте для выработки и принятия решения по заранее намеченному вопросу.
Начальникам органов внутренних дел часто приходится проводить служебные совещания, выступать на заседаниях, собраниях, где решения вырабатываются коллективно. Глубокое удовлетворение доставляет хорошо организованное совещание, результаты
84Петр I. Устав Воинский 1716 г. Глава десятая «O генерале фелт маршале и всяком аншефте» http://www.hist.msu.ru/ER/Etext/Ystav1716.htm (дата обращения: 04.08.17).
85Кардашевский В. В. Административно-правовое регулирование реализации управленческих решений в органах внутренних дел // Вестник Московского университета МВД России. 2015. № 2. С.160.
86Андреев В. И. Деловая риторика (Практический курс делового общения и ораторского мастерства). М.: Народное образование, 1995; Веснин В. Р. Управление персоналом. Теория и практика: учебник. М.: Проспект, 2011; Комарова Л. В. Технологии делового общения в управленческой деятельности: учебное пособие. М.: издательство РАГС, 2006; Маилян С. С. Единоначалие и коллегиальность в управлении органами внутренних дел: монография. М.: «Щит-М», 2002.
65
которого положительно сказываются на оперативно-служебной деятельности сотрудников. Однако практика его проведения свидетельствует, что многие руководители не учитывают этого, часто созывают совещания, не оправданные реальными потребностями. Социологические измерения показывают, «что выносимые на совещание вопросы анализируются слабо – так считают 85 % участников их обсуждений. На неэффективное использование времени
входе разного рода служебных совещаний указали 65 % сотрудников служб ТО МВД России регионального уровня и 90 % работников территориальных органов внутренних дел районного уровня. Отсутствие творческого подхода при коллективном решении вопросов отметили 53 % сотрудников отделов ТО МВД России регионального уровня и 64 % работников территориальных органов внутренних дел районного уровня. Слабую заинтересованность участников совещания в решении обсуждаемых вопросов отметили 51 % сотрудников служб ТО МВД России регионального уровня и 74 % работников территориальных органов внутренних дел районного уровня»87.
Часто можно наблюдать, как многие начальники самого разного служебного уровня – интересные, умные руководители – на совещании за председательским столом или на трибуне превращались
вскучных, занудливых проводников всем известных и давно надоевших слов. Совещания проходят по давно наезженной колее, где авторитетное мнение начальника является истиной в последней инстанции, а подчиненные во время его проведения занимают выжидательную позицию и безразлично относятся к выносимым решениям.
Вряду причин, лежащих в основе инертности участников совещаний, лежат следующие факторы: неактуальность выносимых на обсуждение вопросов; поверхностный анализ обсуждаемых проблем; повсеместное отсутствие реального подхода к их исполнению; недостатки конструктивной критики; стремление остаться в стороне от дискуссии; плохая подготовка и слабая организация совещания. Для коллективного решения выносятся вопросы, не требующие «коллективного ума»; не осуществляется предварительное информирование по проблеме; осуществляется давление на ход обсуждения; не стимулируется творческая активность его участников.
Вслужебной записке министрам внутренних дел субъектов Российской Федерации, начальникам ГУ и УМВД России по иным
87Ульянов А. Д., Ененков А. В. Организация и проведение служебных совещаний
всистеме МВД России: уч.-метод. пос. М.: Академия управления МВД России, 2017. С. 5.
66
субъектам руководство МВД России отмечает, что заседания коллегий и оперативные совещания в ряде случаев проводятся формально, без достаточной проработки выносимых на обсуждение вопросов и без выработки конкретных мер, направленных на повышение эффективности оперативно-служебной деятельности. В большинстве решений не нашли своего отражения вопросы, связанные с совершенствованием системы управления органами внутренних дел, организацией деятельности общественных советов, при подготовке к коллегиям не учитывались итоговые документы региональных координационных совещаний правоохранительных органов. Министерство требует обеспечить с учетом директивных указаний МВД России глубокую проработку вопросов, выносимых на рассмотрение коллегий (совещаний), их конструктивное обсуждение и принятие по ним конкретных эффективных управленческих решений88.
Безусловно, чем компетентнее сотрудники, тем квалифицированее они выполняют свои должностные обязанности. Поэтому отпадает необходимость в частых сборах по любому поводу. Напрашивается вывод о нелепости бездумно следовать укоренившейся в ряде ОВД традиции систематически организовывать на различных уровнях многочисленные совещания, не считаясь с изменившимися обстоятельствами и возросшими требованиями к управленческой деятельности.
Потребность научного подхода к обучению применения коллективных форм управленческой деятельности способствует становлению социальных и духовных начал в оперативно-служебной
ибоевой деятельности. Сам факт проведения совещаний обладает способностью, с одной стороны, мобилизовать сотрудников на продуктивную деятельность, с другой – расхолаживать, заставляя избегать ответственности при выработке совместных положений. Следовательно, проводящий совещание руководитель должен обладать знаниями, которые позволят ему эффективно управлять мотивациями, следовать целевому предназначению коллективных форм работы, обеспечивать результативность поведения участников совещания.
ВОВД групповая форма обсуждения актуальных проблем опе- ративно-служебной деятельности может быть различной, поэтому
ив теоретическом и практическом аспектах важно определить формат совещаний. Многие руководители порой не придают значимо-
88 Служебная записка министрам внутренних дел, начальникам главных управлений и управлений МВД России по субъектам Российской Федерации от 02.09.2011 № 1/ 7529 «Об организации деятельности коллегиальных органов».
67
сти деловым форматам совместного решения важных проблем, затягивая весь личный состав в пучину неразберихи и обсуждений совсем нерабочих вопросов. Структуризация формата совещания представляет собой часть управленческой культуры, которая подчиняется своим правилам.
Виды совещаний определяются в соответствии с критерием, положенным в основу их классификации. Они разнообразны и могут различаться по различным основаниям. Формат во многом зависим от индивидуальной цели. На практике, в зависимости от цели, весьма условно сложились их своеобразное название, которое было сформировано либо предшествующим руководителем, либо представлениями нового начальника о видах совещаний. Утренняя «планерка», «пятиминутка», «летучка» обычно предназначены для решения повседневных задач на короткий промежуток времени и создания рабочего настроя на день. Для сбора и анализа информации о текущем состоянии дел, определения задач либо разрешения проблемных ситуаций за прошедшие сутки проводится «оперативка». Если необходим обмен мнениями, генерация идей, то применим «мозговой штурм». Когда нужно из спектра мнений выбрать их оптимальный вариант и принять в качестве окончательного решения, цель достигается на «проблемном» (классическом) совещании.
Анализ видов совещаний, проводимых в территориальных органах МВД России, обслуживающих муниципальные территории, дает основания говорить о том, что большего внимания заслуживают те, которые классифицируются по такому признаку, как цель совещания. В соответствии с этим критерием они делятся: на оперативные, инструктивные, согласительные, проблемные и итоговые.
Организация и процедура проведения служебного совещания включает ряд операций. Определение цели является отправным моментом формирования повестки дня совещания, выбора места, времени, длительности и процедуры его проведения, состава участников, лиц, ответственных за осуществление подготовительных мероприятий.
Наиболее типичными целями являются: разработка мероприятий по организации исполнения законов, нормативных актов, предписаний вышестоящих ОВД, местной администрации, информирование участников; инструктирование; контроль и регулирование; оценка деятельности и многое другое.
Важное значение имеет формулировка темы совещания. Она становится интересной, когда звучит конкретно и подана в активном ключе. Определение повестки дня совещания. По мнению специалистов по организации и проведению совещаний, в повестку
68
можно включать один–два больших и несколько мелких вопросов. Лучше реже проводить совещания, но с достаточно плотной повесткой. Это повышает темп совещания, снижает потери рабочего времени. Организацию наиболее важных совещаний желательно спланировать, определить ответственных за подготовку отдельных вопросов, сроки представления соответствующих материалов, должностных лиц и т. д.
Дата и время совещания. Совещания по итогам работы и задачам на предстоящий период должны проводиться раз в квартал. Внеплановые совещания, связанные с изменением оперативной обстановки, другими аспектами деятельности ОВД, требующими коллективного обсуждения, – по мере необходимости. Определяя дату проведения планового или внепланового совещания, руководитель должен учитывать объем работы, который надо проделать перед совещанием; оперативную обстановку; возможность присутствия на нем отдельных сотрудников ОВД и других лиц, чье участие в совещании обязательно, и т. д. Если это не учитывать, возможны срывы совещаний или поверхностное обсуждение вопросов. Удобнее проводить совещания после обеда или в конце рабочего дня, так как утром приходится, как правило, решать оперативные задачи, не терпящие отлагательства и требующие усилий и взаимодействия всего коллектива или большинства его членов.
Определение персональных участников совещания является одним из существенных элементов подготовки совещания, оказывающим влияние на качество решений по каждому из вопросов повестки дня. Оно зависит от актуальности и сложности подлежащих обсуждению проблем, вида совещания, полезности присутствия тех или иных сотрудников. Подготовка участников совещания сводится к их заблаговременному ознакомлению с повесткой дня и необходимыми материалами, пробуждению у них желания принять активное участие в обсуждении вопросов и выработке решения. Хорошим стимулятором повышения активности и более глубокого изучения включенных в повестку дня вопросов может быть личное обращение начальника горрайоргана к наиболее компетентным сотрудникам, в тактичной форме дающее понять, что их участие в обсуждении будет способствовать успеху совещания.
Определение длительности совещания. Единой точки зрения относительно длительности совещания нет, так как это зависит от сложности, важности и количества обсуждаемых вопросов, состава участников.
Важную роль играет качественная и своевременная подготовка материалов совещания, каковыми могут быть диаграммы, таблицы,
69
графики, карты, схемы, аналитические справки и т. д., дающие возможность участникам совещания более глубоко вникнуть в суть обсуждаемой проблемы, подсказать направление поиска решений.
Техническое обеспечение совещания обычно сводится к выбору помещения и оборудования его необходимыми техническими средствами (микрофонами, мультимедийными устройствами, интерактивными досками и т. д.), с помощью которых обеспечивается нормальная работа и режим конфиденциальности. Обычно помещение выбирается с хорошей вентиляцией, звукоизоляцией и нормальной температурой (около +19° С).
Итогом подготовки может быть папка для совещания, в которой содержатся все материалы, необходимые для участия в обсуждении соответствующих вопросов: сроки совещания; повестка дня; список участников; перечень проблемных вопросов и проектов решений; материалы по наиболее важным пунктам повестки дня.
Совещание представляет собой одну из форм управленческого труда руководителя и является одним из самым распространенных методов коллективного обсуждения и решения проблем, а также наилучшим способом принятия оптимального управленческого решения. Кроме того, служебное совещание – одна из форм поиска единомышленников в нем; кроме профессиональных функций в той или иной степени реализуется ряд социальных функций, во многом задающих особенности профессиональной культуры в подразделениях ОВД и закрепляющих формы сотрудничества между коллегами по работе.
В распоряжении МВД России от 3 марта 2017 г. № 1/2501 «Об утверждении Методики изучения и оценки управленческой деятельности в территориальном органе МВД России» по направлению «Управленческая деятельность руководства проверяемого органа» в п. 5. 2. существует такой показатель: «Организация подготовки заседания коллегии, оперативных совещаний у руководителя проверяемого органа». Индикатором служит простое требование: наличие регламента работы коллегии и оперативного совещания у руководителя проверяемого органа. Деятельность руководителя оценивается «удовлетворительно», когда регламенты разработаны и применяются на практике, и «неудовлетворительно», когда регламенты не разработаны. Поэтому не случайно, что именно по умению грамотно регламентировать эту форму управленческой работы, организовывать и проводить служебное совещание часто оценивают профессиональную компетентность руководителя.