К ВОПРОСУ О СОВЕРШЕНСТВОВАНИИ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ РАЗВИТИЯ ТЕРРИТОРИАЛЬНЫХ ОРГАНОВ МВД РОССИИ

М. А. МОСКАЛЕВ,

заместитель начальника кафедры 

организации деятельности ОВД ЦКШУ

Документационное обеспечение деятельности органов внутренних дел, построенное на основе традиционных и во многом рутинных методов составления, обработки, хранения и поиска больших объемов документации, характеризуется высокой трудоемкостью. Работа с документами отнимает много времени у руководителей и исполнителей, которым требуются не столько сами документы, сколько содержащаяся в них информация. Практика документационного обеспечения управления в органах внутренних дел, наряду с существенным улучшением качества подготовки документов, требует общего сокращения документопотоков148.

На сегодняшний день активное внедрение современных информационных технологий позволяет максимально освободить сотрудников органов внутренних дел от нетворческих операций, предоставляет им возможность более оперативно пользоваться информацией, переработанной в соответствии с требуемыми параметрами.

Документирование– это запись информации на различных носителях по установленным правилам149. Документирование включает в себя составление, оформление и изготовление документов. Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки называется документооборотом150 (т. е. совершение технических операций по получению, регистрации, хранению документа и т. п.). Документирование управленческой деятельности в органах внутренних дел охватывает все процессы, относящиеся к записи, фиксации на различных носителях и оформлению по установленным правилам

148Документоведение: учебник для студ. учреждений высшего проф. образования /

Э.А. Бардаев, В.Б. Кравченко. 2-е изд. стер. М.: издательский центр Академия, 2010. 304 с.

149Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами / И. Ю. Байкова. М.: ЭКСМО, 2010. 288 с.

150Документооборот и делопроизводство: как организовать работу с документами / И. Ю. Байкова. М.: ЭКСМО, 2010. 288 с.

119

информации, необходимой для осуществления управленческих функций.

Состав управленческих документов определяется компетенцией и функциями органа внутренних дел, порядком решения задач, объемом и характером взаимосвязей с другими организациями. Единство правил документирования управленческих действий на всех уровнях управления обеспечивается применением Государственной Системы Документационного Обеспечения Управления и унифицированных систем документации.

Повседневная деятельность сотрудников органов внутренних дел связана с составлением, оформлением, изучением самых различных документов. В науке управления в качестве документов рассматриваются любые носители информации, которые могут обращаться в документационных системах, подвергаясь процессам хранения, поиска, передачи.

В делопроизводстве термин «документ» означает средство закрепления информации о фактах, событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Ожегов С. И., Шведова Н. Ю. отмечают, что документ – это деловая бумага, служащая доказательством чего либо, подтверждающая право на что-либо151.

Исходя из этого, можно сказать, что основным назначением документа является фиксация и сохранение необходимой информации.

Рассматривая значение документов в управленческой (внутриорганизационной) деятельности органов внутренних дел, можно сказать, что они являются формой реализации всех функций процесса управления. Так, например, планирование внешне выражено в составленном плане работы органа или подразделения. Осуществление контролирующей функции процесса управления заканчивается обычно составлением акта или справки о проверке, отчета о выполненной работе и т. п.

Рассмотрение документа как формы реализации функций процесса управления вовсе не означает, что во всех случаях осуществление каждой функции должно сопровождаться составлением документов. Документ не является самоцелью, это лишь одна из форм реализации управленческой деятельности152. Правильно организованное управление должно ограничиваться необходимым миниму-

151ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: принят и введен в действие постановлением Госстандарта России от 27.02.1998

№28 // Справочно-правовая система.

152Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для вузов / И. Н. Кузнецов. М.: издательство ЮРАЙТ, 2010. 576 с.

120

мом документов при широком использовании без документационных способов осуществления управленческих функций.

Документы, составляемые в органах внутренних дел, выполняют также коммуникативную функцию, являясь одним из средств связи с другими органами, организациями и гражданами. Так, посредством служебных писем сотрудники органов внутренних дел запрашивают из других органов и организаций необходимую информацию, направляют им предложения по устранению условий, способствующих совершению правонарушений, сообщают гражданам о решениях, принятых по их заявлениям, и т. п.

Юридическая функция документов, составляемых в органах внутренних дел, состоит в том, что они являются средством официального удостоверения и доказательства действий, событий и фактов, имеющих юридическое значение.

Способность документов служить юридическим доказательством обусловливает возможность контроля законности и эффективности деятельности органов внутренних дел (их подразделений

исотрудников) посредством изучения составляемых ими документов. Так, при изучении документов, содержащих сведения о расстановке сил и средств, о результатах их использования, могут быть сделаны выводы об эффективности деятельности органа. Изучение данных о состоянии дисциплины среди сотрудников, постановлений о наложении дисциплинарных и административных взысканий, материалов уголовных дел и других документов позволяет оценить состояние законности в деятельности органа внутренних дел и его отдельных сотрудников, с тем чтобы принять меры к устранению выявленных нарушений153.

Вдеятельности органов внутренних дел используются следующие основные виды документов: федеральные конституционные законы, федеральные законы, кодексы, указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления Совета Федерации

иГосударственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральные целевые программы, международные договоры Российской Федерации и иные договоренности с зарубежными партнерами, нормативные правовые акты МВД России, протоколы, акты, заключения, докладные записки, справки, обзоры, сводки, письма, доклады, пояснительные записки, планы, телеграммы, телефонограммы.

153 Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для вузов / И. Н. Кузнецов. М.: издательство ЮРАЙТ, 2010. 576 с.

121

Ворганах внутренних дел составляется множество самых различных документов. Для их систематизации служит классификация, которая осуществляется по различным критериям. Применительно к изучению и практическому осуществлению делопроизводства наибольший интерес представляет классификация по следующим критериям:

1) по направлениям деятельности органов внутренних дел;

2)по месту возникновения и направлению движения документов;

3)по количеству отражаемых в них вопросов;

4)по участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов;

5)по степени секретности, содержащейся в документах информации, и др.

Управленческие документы создаются в процессе внутриорганизационной деятельности органов внутренних дел. В зависимости от назначения они, в свою очередь, могут быть распорядительными, отчетными и документами общего характера.

Группу распорядительных документов составляют норматив- но-правовые акты управления (приказы, инструкции, указания, планы и др.). Отчетные документы содержат информацию о выполнении заданий, поручений, запланированных мероприятий (отчет

оработе, рапорт или докладная записка, объяснительная записка, справка и др.). Документы общего характера включают в себя разнообразные документы, составляемые по различным вопросам деятельности органа (подразделения): акт, протокол, служебное письмо, телеграмма и др.

Взависимости от места возникновения и направления движения все документы подразделяются на исходящие, входящие

ивнутренние. Исходящими называются документы, отправляемые органом внутренних дел в адрес других органов, организаций или граждан. Документы, поступающие в орган внутренних дел из других органов (организаций, учреждений) или от граждан, именуются входящими. Созданные в органе внутренних дел и не подлежащие отправке документы являются внутренними.

По участию заинтересованных лиц в составлении и подписании документов различают односторонние и двусторонние (многосторонние) документы. Односторонние документы составляются от имени одного лица (одной стороны – органа или должностного лица). Рапорт, справка, постановление о возбуждении уголовного дела, о наложении административного взыскания, приказ

оназначении сотрудника на должность и большинство других

122

документов, составляемых в органах внутренних дел, являются односторонними.

Документы, в составлении и подписании которых участвуют представители двух или нескольких заинтересованных сторон, называются двусторонними (многосторонними)154.

В зависимости от степени секретности, содержащейся в документе информации, они подразделяются на документы особой важности, совершенно секретные, секретные, для служебного пользования и несекретные (открытые) документы. Порядок работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну (особой важности, совершенно секретные, секретные) и не подлежащими открытому опубликованию (для служебного пользования), определяется специальными нормативными актами.

Помимо названных существуют и другие подходы к классификации документов: по срокам хранения, по технике фиксации информации (рукописные, машинописные, фото-, кино-, видео-, аудиодокументы, машинные документы) и др.

Сотрудники большинства служб органов внутренних дел наиболее часто составляют такие виды управленческих документов, как служебное письмо, акт, справка.

Служебное письмо является одним из распространенных видов управленческих документов, составляемых в органах внутренних дел. Служебное письмо должно выполняться на бланке либо на бумаге стандартного формата с оттиском штампа, содержащего наименование органа внутренних дел и некоторые другие реквизиты, характерные для учрежденческих бланков.

Акт – документ, составленный несколькими лицами для подтверждения фактов, событий, состояний, имеющих юридическое значение. Требования к его составлению и оформлению определены государственными стандартами, которыми установлены следующие его реквизиты:

–наименование ведомства;

–наименование учреждения;

–адрес учреждения или место составления;

–название вида документа (акт);

–дата;

–заголовок к тексту;

–подписи составителей акта.

154 Документационное обеспечение управления и делопроизводство: учебник для вузов / И. Н. Кузнецов. М.: издательство ЮРАЙТ, 2010. 576 с.

123