391

ГЛАВА 4

ПИСЬМЕННАЯ ФОРМА РЕАЛИЗАЦИИ АДМИНИСТРАТИВНО-КАНЦЕЛЯРСКОГО ПОДСТИЛЯ

Административно-канцелярский подстиль включает в себя большое количество жанров. В зависимости от предназначения документов они делятся на четыре основные группы, среди которых обычно выделяют: 1) организационно-распорядительные документы; 2) информационно-спра- вочные и справочно-аналитические документы; 3) договорные документы;

4)деловые письма.

1.К организационно-распорядительным документам, как правило, относят:

1) документы, которые издаются администрациями предприятий, учреждений, организаций:

— приказы — документы, которые издает непосредственно руководитель организации по вопросам деятельности предприятия или по кадровому составу;

— инструкция — документ, устанавливающий правила выполнения определенной деятельности (должностная инструкция или должностной регламент);

— указания — правовой акт, издаваемый органом управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного или вышестоящего органа управления;

2) распорядительные документы, издаваемые органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (муниципальные органы управления, ученые и методические советы, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров и др.) — решения;

3) документы, издаваемые общественными организациями — постановления (о наиболее важных административных вопросах), распоряжения (касаются оперативных вопросов).

Как правило, распорядительные документы состоят из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются основные мотивы, причины, цели данного распоряжения. Чаще всего она начинается словами: «В соответствии…», «В целях…», «Во исполнение…» и др. В этой части могут быть перечислены события, факты, дана их оценка. Нередко в констатирующей части дается краткое изложение акта, для исполнения которого данный документ издается.

31

В распорядительных документах обязательной является распорядительная часть, в которой содержится перечень мероприятий или действий, их исполнителей и сроков исполнения распоряжения. В зависимости от вида документа она начинается словами: постановляет — в постановлении; решает, решил — в решении; приказываю — в приказе; предлагаю, обязываю — в распоряжении.

Для распорядительных документов характерной чертой является использование глаголов в неопределенной форме: зачислить, подготовить, организовать, обеспечить.

Текст распорядительного документа имеет заголовок, который начинается предлогом о/об и формируется с помощью существительных, нередко отглагольных (О реорганизации…, О выполнении…, О создании…, Об утверждении…; Об итогах…, О мерах…).

2. Информационно-справочные и справочно-аналитические документы.

Информационно-справочные документы выполняют служебную роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документам и не содержат поручений. Организационно-справочные документы не содержат прямых указаний, распоряжений, как распорядительные документы, не обязывают выполнять поручения, а сообщают сведения, побуждающие принимать определенные управленческие решения и позволяющие выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Чаще всего эти документы идут снизу вверх по системе управления, от работника к руководителю, от нижестоящей организации к вышестоящей.

К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т. д. По отношению к организационно-распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Основной задачей этих документов является необходимость донести информацию, которая должна побуждать к действию или быть принята к сведению.

Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт.

Обязательным атрибутом справки являются ее реквизиты: 1) наименование жанра документа; 2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдается; 3) текст, содержащий требуемую информацию;

4)наименование адреса (организации, для которой предназначается справка);

5)подпись должностного лица.

Языковые модели справок стандартны. Они сообщают о наличии той или иной служебной или личной информации: Дана в том, что…; содержат обозначение адресата: Дана для представления в…

32

Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и организациям для удостоверения того или иного юридического факта, оформляются, как правило, на бланках организации формата А5, подписываются двумя лицами (руководителем организации и другими должностными лицами организации) и заверяются печатью организации.

Докладная записка — это документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, о выполненной работе. Непременным атрибутом докладной записки являются выводы и предложения ее составителя. Докладная записка может быть подготовлена как по инициативе самого работника, так и по указанию руководителя организации. Докладная имеет юридическую силу, потому что ее цель не только проинформировать руководство организации, но и побудить руководителя принять определенное решение. В данном документе должна быть четко описана возникшая проблема, а так как он имеет юридическую силу, то в нем должны отсутствовать орфографические и юридические ошибки.

Реквизитами докладной записки являются: 1) адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); 2) наименование жанра документа; 3) текст (информация, предложение и его аргументация); 4) список приложений (если они требуются); 5) наименование организации. Докладная записка может содержать заголовок.

Ключевые слова докладных записок: «Довожу до Вашего сведения, что…»; «Прошу Вас…». В докладных записках широко используются клишированные конструкции: «В связи с…»; «В соответствии с…»; «В силу сложившихся обстоятельств…»; «Возникла необходимость…»; «Требуется согласовать вопрос о…».

Докладная записка включает два или три смысловых раздела:

1.Фактическая часть, где автор констатирует причины, побудившие для ее формирования с подробным изложением обстоятельств, послуживших мотивом для создания докладной записки.

2.Аналитическая часть представляет собой анализ ситуации, побудившей автора ознакомить руководителя организации с проблемами, происшествиями и различными вариантами их устранения.

3.В резюмирующей части докладчик описывает свое мнение, приводит доводы и рекомендует принять конкретные действия по устранению проблемы или инцидента, нередко в конце докладной записки воспроизводя фразу: «Докладывается на Ваше решение». Руководитель организации сам принимает решение, какие меры предпринять для разрешения описанной ситуации или проблемы.

33

Докладные записки составляются в ситуациях, требующих непосредственного вмешательства руководства и принятия им конкретных мер по устранению тех или иных проблем, возникших в организации. Условно докладные записки можно классифицировать как:

1.Записки, связанные с финансово-хозяйственной деятельностью учреждения.

2.Прогул, когда сотрудник не явился на производство, в записке просится привлечь его к выговору или штрафу.

3.Нарушение должностных обязанностей, где в резюмирующем разделе требуется наложить на нарушителя дисциплинарное взыскание.

4.Документ на имя руководителя предприятия об оскорблении чести

идостоинства.

5.Нарушение трудовой дисциплины, если сотрудник покинул рабочее место раньше положенного времени.

6.Если сотрудник появился на работе в нетрезвом виде или под воздействием психотропных или наркотических средств.

7.Если сотрудник заслуживает премирования. В этом случае предлагаются и виды поощрения работника на основании внутренней документации учреждения.

Объяснительная записка — это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события.

Объяснительная записка может быть составлена работником для представления непосредственному руководителю объяснений причин невыполнения какого-либо поручения, нарушения дисциплины или иных действий, событий или фактов.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги, ее обязательными реквизитами являются: 1) наименование структурного подразделения; 2) дата и номер документа; 3) наименование вида документа; 4) заголовок к тексту; 5) подпись; 6) резолюция; 7) отметка об исполнении.

Допускается исполнениеобъяснительной записки рукописным способом. Заявление — внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление) или частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным (когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или всего кол-

лектива).

Цель личного заявления — реализация или защита интересов сотрудника организации.

34

Реквизиты личного заявления: 1) адресат; 2) наименование заявителя — фамилия, имя, отчество, должность; 3) наименование документа; 4) текст документа; 5) список приложений (если они есть); 6) подпись заявителя; 7) дата написания заявления.

Нередко вызывает затруднения второй реквизит документа: как оформить фамилию заявителя — в форме родительного падежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка возможны оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого? (от), во втором случае подчеркивается принадлежность документа — чье заявление? В настоящее время более распространен второй вариант оформления адресанта.

Нередко вызывают затруднения вопросы: писать ли слово «заявление» с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Традиция признает оба варианта: «заявление» и «Заявление». Точку можно ставить потому, что после слова «заявление» заканчивается предложение. Точку можнонеставить, так как слово«Заявление» является отдельнойрубрикой.

Дата может оформляться либо тремя парами арабских цифр (15.04.20), либо развернуто (15 апреля 2020 г.).

Ключевое слово заявления — «Прошу…». Используются языковые формулы: «Прошу Вашего разрешения…»; «Прошу дать ответ…»; «Прошу оказать содействие…»; «Прошу принять меры…». Часто используются клише: «Ставлю Вас в известность…»; «Довожу до Вашего сведения…»; «Ввиду того, что…»; «Всвязи стем, что…»; «Вслучаенеполучения ответа…».

Акт — одна из ключевых бумаг в документообороте организации. Как правило, это документ, подтверждающий какой-либо факт или значимое для организации и ее сотрудников событие. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приемапередачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); ревизии или инвентаризации товарно-материальных ценностей; уничтожения дел; о проведении расследования по факту ЧП, несчастных случаев

ит. д. Обычно акт составляется комиссией или другой группой лиц. Он может документировать итоги работы как временных, так и постоянных комиссий. Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы.

Во введении указываются распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует слово «Составлен…»

иперечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта.

Вконстатирующей части излагаются цели, задачи и описание работы, проделанной составителями акта, ее результаты.

35

Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются.

В акте обычно имеется заголовок, состоящий из предлога о (об) и отглагольного существительного: «О проверке…»; «О списании…»; «О приемепередаче…»; «О ликвидации…».

3. Договорные документы.

Некоторые виды документов используются для реализации связей между равными, не состоящими в отношениях соподчинения, организациями и должностными лицами. К таким документам относятся договор и доверенность.

Договор — это документ, фиксирующий волеизъявление двух или более лиц, направленное на установление, изменение или прекращение правовых отношений, в нем излагается соглашение сторон об установлении какихлибо отношений и регуляторах этих отношений. Договор — одна из наиболее древних правовых конструкций, являющихся основанием возникновения обязательств.

Договоры оформляются на трафаретных бланках, где типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

Доверенность — это документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя; выдаваемый одним лицом другому для представительства перед третьим лицом. Личная доверенность выдается для получения заработной платы, на управление имуществом, на распоряжение транспортным средством. Она может быть как в простой письменной форме, так и нотариально удостоверенной. Доверенность на совершение действий, требующих нотариального удостоверения (так называемой «нотариальной формы»), должна быть удостоверена нотариусом.

В тексте личной доверенности указываются доверитель, доверенное лицо и вид деятельности по договоренности. Обязательными реквизитами доверенности являются: 1) наименованиедокумента; 2) место его написания; 3) дата написания; 4) основной текст; 5) удостоверительная надпись, скрепленная печатью организации.

Официальные доверенности выдаются организацией представителю на получение денег, материальных ценностей и т. п. В тексте официальной доверенности указываются должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по договоренности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

36

Существует следующая классификация доверенностей:

—по сроку: разовая (выдается для совершения одного действия); длительная (для совершения одного или множественных действий в течение некоторого времени);

—по полномочиям, закрепленным в доверенности: общая (прописыва-

ются общие полномочия); специальная (прописываются исключительные полномочия);

—в зависимости от органов и организаций: банковская; почтовая; судебная — для представления интересов в суде по гражданским, уголовным, административным делам; по делам, рассматриваемым арбитражным судом; для представительства в исполнительном производстве; для представительства в налоговых органах; для представительства в муниципальных образованиях; для представительства в органах внутренних дел (полиции, ГИБДД, дознания, следствия); для представительства в органах Прокуратуры Российской Федерации и т. д.

Деловые письма — это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых по способу передачи текстов (пересылка почтой, в том числе электронной, передача по факсу). Они применяются для решения оперативных вопросов в управленческой деятельности.

Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить ожидаемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы: изучение вопроса; написание проекта письма; его согласование, подписание и регистрация, отправка адресату.

Классификация деловых писем соответствует классификации производственных ситуаций.

По функциональному признаку различают письма, требующие ответа,

иписьма, не требующие ответа. К первой группе относятся: письмовопрос, письмо-просьба, письмо-обращение, письмо-предложение и др.; ко второй — письмо-предупреждение, письмо-напоминание, письмо-при- глашение и др.

По структурным признакам различают письма регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные). Регламентированные письма требуют соблюдения стандарта в содержании, использовании языковых средств, составе реквизитов. Требования к содержанию и структуре нерегламентированных писем менее жестки.

37

Набор реквизитов для деловых писем минимален: 1) угловой штамп или бланк, содержащий в себе наименование организации-адресанта, его почтовых, телефонных, телефаксных координат и дату; 2) адресат — наименование организации, ее адреса, служебного лица; 3) необязательный заголовок к тексту делового письма; 4) текст; 5) подпись должностного лица.

Вопросы и задания для самоконтроля:

1.Напишите заявление о приеме на работу.

2.Напишите автобиографию (как официально-деловой документ).

3.Напишите рапорт с просьбой предоставить Вам очередной отпуск.

4.Напишите объяснительную, докладную записки.

5.Напишите доверенность на получение месячного денежного содержания.

6.Составьте акт передачи имущества – мебели учебной аудитории.

7.Составьтеделовоеписьмо: письмо-напоминание, письмо-приглашение.

38

ГЛАВА 5

ПИСЬМЕННАЯ ФОРМА РЕАЛИЗАЦИИ ЗАКОНОДАТЕЛЬНОГО ПОДСТИЛЯ: НОРМАТИВНЫЕ ПРАВОВЫЕ И ПРОЦЕССУАЛЬНЫЕ АКТЫ

Законодательный подстиль выделяется как разновидность официальноделового стиля наряду с административно-канцелярским и дипломатическим подстилями.

Законодательный подстиль официально-делового стиля реализуется в жанрах законов, указов, кодексов, постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений. Это язык законодательных документов, связанных с деятельностью официальных органов.

Как известно, право — это высшая форма регулирования социального поведения, включающего отношения между людьми, учреждениями, странами, между гражданами и государством. Законы и другие юридические нормы, получившие письменное выражение, направляют социально-право- вое развитие общества.

Правовые нормы могут существовать в различных формах. Наиболее часто на практике используется термин «правовой документ». Правовой документ (юридический документ) — общее понятие для всех правовых документов.

Правотворческая деятельность реализуется в виде нормативных правовых актов. Нормативный правовой акт — это письменный официальный документ, принятый (изданный) в определенной форме правотворческим органом в пределах его компетенции и направленный на установление, изменение или отмену правовых норм.

Правоприменительная деятельность, т. е. деятельность в сфере при-

менения законов, осуществляется обычно правоохранительными органами. В следственной и судебной практиках данная деятельность реализуется в таких жанрах, как акт, приговор, протокол, обвинительное заключение, постановление и др.

Особую разновидность представляют собой составляемые следователями и сотрудниками органов дознания процессуальные документы. Их функция — зафиксировать действия, которые осуществляются в ходе предварительного следствия. Эта сторона деятельности органов внутренних дел регулируется уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Язык законов характеризуется особым стилистическим оформлением. Как отмечают исследователи языка права (А. С. Пиголкин, Т. В. Губаева,

39

Н. Н. Ивакина, А. А. Ушаков), язык законодательства должен отличаться ясностью и простотой, он должен быть понятен субъектам правоотношений. Четкость и точность формулировок здесь абсолютно необходимы, так как законы рассчитаны на однозначность восприятия, они не должны быть истолкованы по-разному. Однако на практике тексты законов бывают настолько сложны, что далеко не каждый читающий способен понять их полностью, и для понимания или толкования закона требуется помощь специалиста.

Некоторая сложность языка законов и других юридических документов объективно необходима и неизбежна. Юридические тексты не предназначены для быстрого усвоения неспециалистами: они требуют неоднократного прочтения.

Таким образом, требование точного словесного выражения юридических понятий и формулировок в языке права оказывается важнее ясности текста.

Поскольку основным источником права в Российской Федерации являются законы, их роль для государства и общественного развития особенно важна. Например, тексты законов являются единственным источником уголовного права в соответствии с принципом: «Нет преступления, не предусмотренного в законе».

Функции юридических текстов требуют предельной точности, которая достигается прежде всего использованием терминов как широко распространенных, так и узкоспециальных. Термины чаще всего обозначают:

а) наименование документов: постановление, уведомление, запрос и др.;

б) наименование лиц по профессии, состоянию, выполняемой функции, социальному положению: судья, следователь, свидетель и др.; в) процес-

суальные действия: экспертиза, допрос, выемка и т. д.

Требование точности ограничивает возможности синонимических замен, так как последние вызывают обычно изменение оттенков смысла. Поэтому характерная особенность юридических текстов — частая повторяемость одних и тех же слов, терминов, нередко в границах одного предложения. Например, ч. 1 ст. 19 Федерального закона «О полиции» содержит следующее положение:

«Сотрудник полиции перед применением физической силы, специальных средств или огнестрельного оружия обязан сообщить лицам, в отношении которых предполагается применение физической силы, специальных средств или огнестрельного оружия, о том, что он является сотрудником полиции, предупредить их о своем намерении и предоставить им возможность и время для выполнения законных требований сотрудника полиции».

40