Бойченко В.В. Культура речи сотрудников ОВД. Составление служебной документации

столь определенно, если речь идет о повторении терминов. Специальная лексика обладает рядом особенностей, которые необходимо учитывать. Чаще всего термин не имеет абсолютных синонимов и не может быть заменен другим словом без искажения сути высказывания, поэтому приходится делать исключение для текстов, насыщенных терминологией, и сохранять словесные повторы ради точности смысла (муниципальное образовательное учреждение высшего профессионального образования, следователь следственного отдела и т. п.).

Кроме того, точность речи обеспечивается употреблением слов с присущими им в литературном языке значениями. Как известно, многие слова имеют не одно, а несколько значений. Значения многозначного слова реализуются в разных контекстах и выражаются в различных сочетаниях слова с другими словами. Так, слово закон – это 1) обязательное правило, установленное высшим органом государственной власти (законы об охране окружающей среды); 2) общепринятое правило поведения (закон гостеприимства); 3) постоянная и необходимая связь между явлениями, закономерность (законы диалектики).

Слов, у которых одно из значений – юридическое, довольно много (подписка, эпизод, повод, лицо и т. д.). Примеры неудачного употребления слова лицо приводит Н. Н. Ивакина: К Воронкову подошли двое лиц с неизвестными лицами; Лашуков с неустановленным лицом совершил ограбление гражданина Юшко.

Слово в тексте документа должно употребляться только в одном значении, принятом в официально-деловой письменной речи. Невнимание к оттенкам значений, окраскам слов-синонимов также может приводить к смысловым нарушениям в текстах документов: построить (стилистически нейтральное: построить склад), возвести (стилистическая окраска «высокое», неправильно: возвести склад), соорудить (создать нечто технически сложное; соорудить мост, неправильно: соорудить киоск), воздвигнуть (стилистическая окраска «высокое» – построить что-либо значительное: воздвигнуть арку, неправильно: воздвигнуть жилой дом). Данные слова различаются стилистическими окрасками, оттенками значений и, как следствие, имеют разную сочетаемость.

Наряду со словом редактирование, воспринимаемым как сложный процесс анализа содержания и формы документа, часто используется слово правка, которое по своему значению несколько шире.

Различают четыре основных вида редакторской правки:

–правка-вычитка;

–правка-сокращение;

61

–правка-обработка;

–правка-переделка.

Правка-вычитка максимально близка к корректорской работе. Она представляет собой исправление орфографических и пунктуационных ошибок и опечаток. Такие исправления обычно не требуют согласования с лицом, подписывающим документ.

Правка-сокращение производится в двух случаях:

–когда необходимо любыми способами сделать документ короче (тогда можно пойти на некоторое уменьшение объема содержания);

–в тексте содержится избыточная информация – повторы и «общие места».

Редактор обязан устранить из документа общеизвестные факты, прописные истины, лишние вводные слова и конструкции. Как отмечено выше, словесные повторы также относятся к числу стилистических недостатков, но избежать их иногда не представляется возможным. Важно, чтобы редактор хорошо ориентировался в материале и был

всостоянии определить, насколько оправдано повторение одних и тех же слов и допустима ли их замена синонимами.

Правка-обработка представляет собой улучшение стиля документа. Устраняются ошибки и недочеты, связанные с нарушением сочетаемости слов, неразличением паронимов, использованием громоздких синтаксических конструкций и т. д.

Наиболее распространенные лексико-стилистические ошибки

1. Многословие, или «лишние» слова:

–причастия, прилагательные, глаголы, существительные со значением наличия или появления описываемого предмета (процесса). Это, как правило, слова иметься, имеющийся, имеющий место, существующий, наблюдающийся, появляющийся и др.

Примеры, имеющиеся в книге, показывают; В стране имеется ряд библиотек, которые характеризуются высокими количественными и качественными показателями;

–глаголы или отглагольные существительные, передающие действие, выраженное стоящим рядом глаголом или существительным. Например: успешное осуществление координации (вместо успешная координация); проведение монтажных работ (вместо монтаж); в период произведения смотра (вместо в период смотра).

Лишними являются слова работа, деятельность, мероприятия в сочетаниях с предлогом по: работа по внедрению (вместо внедрение), работа по выполнению (вместо выполнение), деятельность по реализации (вместо реализация), мероприятия по закупке (вместо закупка).

62

2. Насыщение текста отглагольными существительными.

Если по содержанию эти существительные не являются строгими терминами, рекомендуется использовать соотносимые глагольные формы:

Необходимо пересмотреть план в сторону его дальнейшего увеличения. – Необходимо увеличить план.

Производственная практика имеет своей задачей получение студентами более полного представления о своей будущей специальности. – Производственная практика даст возможность студентам полнее представить свою будущую специальность.

3. Канцелярские штампы.

Устранение канцелярских штампов способствует большей доступности, ясности текста:

Автобус под управлением водителя Васильева совершил столкновение. – Автобус, за рулем которого находился водитель Васильев, столкнулся с автомашиной;

Следует поднять на должную высоту вопрос об уровне препода-

вания некоторых дисциплин в нашем институте. – Нужно улучшить преподавание некоторых дисциплин в нашем институте.

Неумеренное употребление подобных конструкций часто ведет

кдвойному смыслу, неожиданному ироническому эффекту, а иногда даже делает невозможным понимание текста (Повышение бдитель-

ности в нужный момент связано прежде всего с наличием опасения срыва выполнения задачи в силу повышения цены ошибки).

Таким образом, язык всегда предоставляет говорящему и пишущему множество синонимических возможностей, поэтому одно и то же содержание можно выразить различными способами, выбирая слова и грамматические конструкции.

Логические ошибки в употреблении слов вызваны в первую очередь неразличением понятий, обозначаемых словами, подменой одного понятия другим, смешением родового и видового понятий:

Впьяном виде он завел жену в другую комнату и нанес ей один удар по лицу и второй по голове.

Ссадин у него не было, только испуг.

Коллегия постановляет: не допускать водителей и трактористов

куправлению транспортными средствами без стажировки.

Стандартизация официально-деловой речи выражается как в строгом расположении текста, его оформлении, так и в употреблении распространенных речевых формул. Стандартизация и унификация текстов документов, составляемых сотрудниками ОВД, экономит время (подсчитано, что треть рабочего времени тратится на составление различных процессуальных документов, а у следователя – около 70 %), является обязательным элементом многих деловых бумаг: довожу до

63

вашего сведения, на основании изложенного, принимая во внимание и руководствуясь…). Часто уже начало документа дает представление о его содержании: «В последнее время участились случаи...»

Клише – устойчивые обороты (словосочетания или целые высказывания), употребляемые в официально-деловой письменной речи. Они воспроизводятся в качестве готового шаблона. В границах официально-делового стиля употребление клише оправдано и даже необходимо, однако за его пределами (в разговорном, литературнохудожественном, публицистическом стилях) воспринимается как речевая ошибка. Речевыми клише могут быть словосочетания терминологического характера (находиться в состоянии алкогольного опьянения, изоляция от общества и др.).

Официально-деловая речь характеризуется частой повторяемостью и единообразием речевых средств, поэтому в ней возникают речевые штампы – устойчивые, стандартизованные языковые конструкции, которые с высокой степенью точности отражают регулярно повторяющиеся ситуации делового общения. В практике деловой переписки накоплены языковые формулы, позволяющие ясно и лаконично излагать мотивы, причины и цели официального послания, формулировать просьбу, предупреждение, распоряжение, отказ, заверение. Соединение в определенной последовательности языковых формул, выражающих смысловые аспекты сообщения, помогает моделировать текст документа, упрощает процедуру создания официальной бумаги1.

Однотипные факты оформляются документами определенного вида, однородными по наименованию, форме и содержанию. Примерами канцелярских штампов являются выражения: во исполнение приказа, в целях улучшения, за истекший период, довести до сведения.

Фразеологические обороты так же, как и клише, относятся к единицам, которые воспроизводятся в готовом виде, однако в силу свойственных им экспрессивности, оценочности и метафоричности они не характерны для юридических документов и употребляются преимущественно в устной речи.

Искажение состава фразеологизма чаще всего возникает в результате замены компонентов другими словами, скрещивания нескольких оборотов: «Важную роль в обнаружении и изъятии документов может оказать пилот – член летной подкомиссии» (объединение двух оборотов – играть роль и оказать помощь); «Большую роль в создании уголовно-следственных комиссий принадлежала губернским органам юстиции».

1 См.: Новосельцева В. А. Русский язык в деловой документации: метод. рекомендации. Краснодар, 2012.

64

Примыкают к фразеологизмам, хотя и не являются ими (по стандартизованности форм выражения) глагольно-именные клише. Их прототипами часто становятся глаголы или существительные с ограниченной сочетаемостью: благодарность – объявить, выразить; явка – обеспечить; выговор – объявить; ошибка, промах – допустить и т. д. Использование в юридических текстах данных клише обусловлено рядом причин. Во-первых, в сочетаниях «глагол + существительное» используются термины, точно квалифицирующие то или иное явление. Например, выражение совершить наезд не эквивалентно слову наехать, кроме того, в первом случае в составе словосочетания имеется термин – юридическое наименование определенного вида дорожных происшествий. Во-вторых, данные клише более точно, чем глагол, называют действие, процесс или признак: возместить ущерб (не уплатить), вменить в вину (не обвинить), причинить телесные повреждения (не избить).

Нередки случаи злоупотребления глагольно-именными сочетаниями (в целях придания речи налета официальности): «Сзади в нашу машину произошел удар».

Лексическая сочетаемость – способность слова сочетаться в речи с другим словом. Такие знания необходимы для точной формулировки положений документа.

Границы сочетаемости в большей степени определяются значением слова. Например, повысить можно то, к чему приложим параметр высокий: высокая скорость – повысить скорость, нельзя: повысить подготовку специалистов (только улучшить подготовку).

Многие сочетания слов закреплены языковой традицией. Они входят в словарь носителей языка в «готовом виде»: уделять внимание, придавать значение, играть роль и т. д.

Приведем примеры некоторых типичных для деловой речи сочетаний слов: приказ – издается, контроль – возлагается на кого-либо; осуществляется; должностной оклад – устанавливается; выговор – объявляется; порицание – выносится; архив – создают, сдают (документ) в… ; вакансию – имеют, замещают.

Следует обратить особое внимание на сочетания «иметь значение» и «играть роль» и никогда не менять местами их компоненты.

Лексическая сочетаемость многих слов, употребляющихся в составе юридических терминов, характеризуется ограниченностью: учинить – разбой, драку, хулиганские действия; нанести – удар; передать – на поруки; определение – вынести; приговор – постановить, объявить; сговор – преступный и т. д.

65

Пропуск слова там, где оно является обязательным элементом, признаком сочетаемости другого слова, снижает точность речи, вызывает речевую недостаточность. Например: «Прошу Вас направить данный материал в следственный отдел Ворошиловского РОВД для дальнейшего решения, так как в нем усматриваются признаки ст. 228 Уголовного кодекса Российской Федерации» (нужно – усматриваются «признаки преступления, предусмотренного ст. 228 Уголовного кодекса Российской Федерации»); «Обращаю ваше внимание на необходимость выявления каналов, а также лиц, занимающихся незаконным сбытом наркотических средств» (правильно – «на необходимость выявления каналов сбыта»).

Смешение паронимов в деловой речи

Затруднения в употреблении могут вызывать слова-паронимы (слова, близкие по звучанию, родственные, однокоренные, различающиеся значением): представить (предъявить, показать: представить отчет) – предоставить (дать что-либо в пользование, распоряжение кому-либо: предоставить справку); гарантийный (содержащий гарантию, служащий гарантией: гарантийный талон) – гарантированный (обеспеченный законом, договором: гарантированный отдых); проводить (осуществлять что-либо: проводить совещание) – производить (вырабатывать, изготавливать: производить товары).

Нередки случаи неправильного употребления паронимов подпись – роспись: Поставьте свою роспись на документе вместо распишитесь или поставьте подпись.

Трудности вызывает и употребление глаголов провести – произвести. В современном русском литературном языке глаголы проводить и производить могут взаимозаменяться в некоторых устойчивых сочетаниях там, где традиционно употреблялось только слово производить. Например, одинаково правильно: провести следствие и произвести следствие; провести допрос и произвести допрос; произвести подписку и провести подписку. Однако почти во всех подобных случаях глагол произвести сохраняет известный оттенок официальности, книжности и чаще применяется в таких жанрах деловой речи, как служебная документация, официальный доклад, отчет, приказ или распоряжение.

В некоторых сочетаниях мы употребляем только глагол провести, например: провести собрание, семинар, диспут; смотр, конкурс. Общее значение этих сочетаний – организовать, осуществить. В других словосочетаниях предпочтительнее оказывается глагол произвести, например: произвести приятное (или неприятное) впечатление; произвести переполох, произвести фурор и некоторые другие. Общее их значение несколько иное – вызвать, выявить чтонибудь (то, что названо существительным).

66

Синтаксические конструкции

Трудности возникают прежде всего при написании предложнопадежных форм в глагольных и именных словосочетаниях.

Так, при выборе предлога, обозначающего причину (ввиду, вследствие, в силу, в связи с, из-за, по причине, благодаря), следует руководствоваться оттенкамизначений, которымиэтипредлогиобладают:

–ввиду – чаще о причине, ожидаемой в будущем: ввиду предстоящего проведения конференции;

–вследствие – чаще о совершившемся факте: прошу предоставить мне отпуск вследствие болезни;

–благодаря – чаще о причинах, вызвавших желаемый результат: мы справились с задачей благодаря деятельной помощи работников министерства.

Обычно предлоги управляют существительным в одном определенном падеже. Неверно: согласно нижеприведенного перечня, согласно вашего запроса. Надо: согласно нижеприведенному перечню, согласно вашему запросу.

Таким же образом осуществляется выбор падежа существительного (предложное управление) при синонимичных словах:

Идентичный чему-либо–сходный с чем-либо – близкий к чемулибо.

Обращать внимание на что-либо – уделять внимание чему-либо. Опираться на что-либо – базироваться на чем-либо. Основываться на чем-либо – обосновывать чем-либо.

Отзыв о чем-либо – рецензия на что-либо (аннотация на чтолибо, аннотация чего-либо).

Отчитаться в чем-либо – сделать отчет о чем-либо. Превосходство над чем-либо – преимущество перед чем-либо. Препятствовать чему-либо – тормозить что-либо.

Различать что-либо и что-либо – отличать что-либо от чего-либо. Уплатить за что-либо – оплатить что-либо.

Яркой стилистической особенностью языка деловых документов является употребление пассивной синтаксической конструкции: мы рассмотреливашипредложения– намирассмотренывашипредложения.

Выбор пассивной конструкции придает тексту большую официальность. Подчеркивается сам факт осуществления действия вне зависимости от того, кто его произвел. Такая установка пишущего еще более последовательно реализуется при использовании безличной конструкции: «Предложения рассматриваются».

Современное деловое письмо не исключает использования пассива и безличных предложений, однако не стоит злоупотреблять

67

ими: пассивные и безличные конструкции создают впечатление, что некое лицо или организация избегают открыто говорить о своих решениях и действиях, снимают с себя ответственность, действия как бы совершаются сами по себе.

Особенности правописания слов и словосочетаний, наиболее часто употребляемых в тексте документа

Правописание частей документов 1. Правописание вида документа (приказ, распоряжение, поло-

жение, устав).

Если наименование вида документа является реквизитом, то оно оформляется прописными буквами так, как предусматривает ГОСТ Р 6.30-2003 (без кавычек):

ИНСТРУКЦИЯ по пожарной безопасности

ПОЛОЖЕНИЕ о студенческом научном обществе

Если наименование вида документа употребляется в тексте и является его частью, то оно может быть оформлено со строчной буквы и без кавычек:

Во исполнение приказа МВД России от 12 апреля 2013 года № … . Признать утратившим силу приказ МВД России от 12 ноября

2011 года № … .

В соответствии с приказом Министерства образования и науки Российской Федерации от 13 ноября 2012 года № … .

Но: В соответствии с Федеральным законом от 12 декабря 2015 года № … .

С прописной буквы пишутся названия и виды следующих документов: Конституция Российской Федерации, Декларация прав и свобод человека и гражданина, Федеральный конституционный закон (название), Федеральный закон (название), Федеративный договор, Закон Российской Федерации (название), Указ Президента Российской Федерации. Названия документов во множественном числе пишутся со строчной буквы: указы, законы.

Названия документов без предшествующего, стоящего вне названия родового слова (устав, инструкция и т. п.) пишутся с прописной буквы и без кавычек: Положение о президиуме мэрии, Правила внутреннего трудового распорядка, Инструкция по делопроизводству.

2. Со строчной буквы пишутся: постановление Правительства Российской Федерации, решение городского Совета, постановление

68

мэра, распоряжение мэра, распоряжение главы администрации района, приказ директора департамента.

Вназваниях организаций единичного характера с прописной буквы пишутся первое слово и входящие в состав названия собственные имена: Российский детский фонд, Фонд социальной поддержки населения.

Названия организаций неединичного характера пишутся со строчной буквы: бюро обмена жилплощади, поликлиника № 17 Дзержинского района.

Всложных названиях организаций и мероприятий, начинающихся словами Государственный, Всероссийский, Центральный, Международный или порядковыми числительными (Первый, Второй и т. п.)

Спрописной буквы пишется первое слово: Международный выставочный центр, Государственное образовательное учреждение, Волгоградский государственный социально-педагогический университет, Шестая зимняя спартакиада студентов Санкт-Петербурга.

Вназваниях научных учреждений и учебных заведений с прописной буквы пишется первое слово, а также имена собственные, входящие в название: Российская академия наук (РАН), Российская академия медицинских наук (РАМН), Институт ядерной физики Сибирского отделения Российской академии наук, Воронежский государственный университет.

Средние учебные заведения неединичного характера (школы, лицеи, колледжи, техникумы) пишутся со строчной буквы: медицинское училище № 1, средняя школа № 12.

Сокращенные названия, составленные из частей слов, пишутся с прописной буквы, если обозначают единичные учреждения, т. е. словосочетание в полном виде пишется с прописной буквы, и со строчной, если служат наименованиями родовыми: Госзнак, Госдума, госкомитет.

Правописание местоимений Вы и Ваш

Местоимение Вы пишется с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу: Прошу Вас... , сообщаем Вам… . При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые участники конференции, ваше письмо рассмотрено на заседании оргкомитета.

При написании формул обращения в документах наиболее распространенной является обращение со словом уважаемый обычно в сочетании либо с именем-отчеством адресата, либо со словом господин и фамилией адресата: Уважаемый господин Иванов! Уважаемый г-н Иванов! Уважаемый Иван Иванович!

При обращении к коллективному адресату часто используются выражения: Уважаемые господа! Уважаемые дамы и господа! Уважае-

69

мые коллеги (при обращении к лицам одной профессии)! Уважаемые ветераны!

Восклицательный знак указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому в документе вопросу придается особое значение. В случае когда после обращения стоит запятая, текст документа начинается со строчной буквы, а после восклицательного знака первое предложение необходимо начать с прописной.

Написание дат

Если обозначение даты в тексте состоит только из года, слово год пишется полностью: план на 2000 год, смета на 2001 год. Если дата в тексте состоит из месяца и года, квартала и года, полугодия и года, то она имеет следующее написание: в октябре 2015 г.; в ок- тябре–ноябре 2015 г.; в I квартале 2015 г.; в III–IV кварталах 2015 г.; в первом полугодии 2015 г.

Календарные сроки в тексте пишутся следующим образом: в октябре 2015 г., но: за 8 месяцев 2015 года, в 2015 году, с 2012 по 2015 год, в 2012–2015 годах. Учебный год (бюджетный, отчетный) пишется через косую черту: в 2015/2016 учебном году. Квартал обозначается римской цифрой, а полугодие пишется полностью: I квартал 2015 г.; во втором полугодии 2014 г. С римскими цифрами падежные окончания не ставятся: в I квартале (нельзя: в I-м квартале).

Римскими цифрами обозначаются: века (XXI век); номера съездов, конференций, конгрессов и т. п. (XI конгресс); выборных органов (IV Государственная Дума); продолжающихся спортивных состязаний (XXII Олимпийские игры); кварталы (II–III кварталы). Падежные окончания в порядковых числительных, обозначенных арабскими цифрами, должны быть: однобуквенными, если последней букве числительного предшествует гласный звук: 5-й (пятый, пятой), 5-я (пятая), но не 5-ый, 5-ой; двухбуквенными, если последней букве числительного предшествует согласный звук: 5-го, 5-му, 3-ми, но не 5-ого, 5-ому, 30-ыми.

При перечислении в тексте документа объектов, имеющих порядковую нумерацию, знак № указывается один раз перед первым числительным: (№ 1, 3, 4). Знак % при нескольких числах ставится только один раз: (50, 60 и 70%).

Кавычки не ставятся дважды в случаях, когда в цитате встречаются слова или словосочетания, употребляемые в кавычках, например: В телефонограмме сообщалось: «Всем сотрудникам быть готовыми прибыть в академию по команде «Сбор».

Точка, запятая, точка с запятой, двоеточие и тире не ставятся перед закрывающимися кавычками; все эти знаки могут стоять только после кавычек. Перед открывающей, закрывающей скобками не ставится запятая, точка с запятой, двоеточие и тире. Эти знаки ставятся только после закрывающей скобки.

70