Бойченко В.В. Культура речи сотрудников ОВД. Составление служебной документации

Правильность речи, понимаемая как соблюдение языковых норм, достигается изучением правил отбора и использования языковых средств.

Речевое мастерство – это уже не только следование нормам литературного языка, но и умение выбрать из существующих вариантов наиболее точный в смысловом отношении, стилистически уместный и выразительный.

Речевое мастерство, владение «искусством слова» требует дополнительных фундаментальных усилий, причем не только от преподавателей, но и от самих обучаемых.

Задачи образовательных программ для будущих специалистов ОВД в первую очередь направлены на повышение их языковой

иречевой компетентности при проведении межличностного общения официального, полуофициального и неофициального характера, а также при составлении разного рода текстов деловой и процессуальной документации.

Впроцессе обучения курсанты и слушатели могут ознакомиться

ис примерами нормативного употребления языковых средств, и с примерами речевых ошибок. Работа с текстами, редактирование деловых и процессуальных документов – важная часть коммуникативной компетентности, позволяющая предупредить ошибки в устной и письменной речи.

Задача преподавателя – привлечь внимание обучаемых к наиболее распространенным случаям нарушения языковых норм, проанализировать причины их появления, указать на способы их устранения.

Впоследнее время появились исследования, посвященные лексикографическому описанию типичных ошибок сотрудников ОВД1. Их авторы предпринимают попытку стимулировать борьбу за правильность и чистоту речи сотрудников ОВД на примере слов и выражений, где часто встречаются ошибки.

Речь сотрудников ОВД, как и представителей других профессий, отражает состояние культуры современного общества, поэтому большинство зафиксированных исследователями ошибок и их причины являются типичными для подавляющей части носителей данного языка. В устной и письменной речи традиционно отмечаются ошибки в словоупотреблении (непонимание значения слова, нарушение лексической сочетаемости, смешение паронимов, лексическая избыточность и др.), а также орфоэпические, грамматические и синтаксические ошибки.

1 См.: Носкова Л. Г. Типичные ошибки в речи сотрудников органов внутренних дел: словарь. М., 2011.

11

С учетом выполняемых сотрудниками ОВД профессиональных задач, круга коммуникативных ситуаций их профессионального общения может быть сформулировано определение коммуникативной ком-

петентности сотрудника ОВД: это обусловленное задачами профессиональной деятельности мотивированное использование речевых средств, соответствующее нормам речевого общения в официаль- но-деловой сфере и требованиям законодательства в области правоохранительной деятельности.

Последнее условие – соответствие письменной или устной речи сотрудника ОВД требованиям законов, относящееся к содержанию

иформе речевого акта, – налагает на его автора особую ответственность. Любой документ, составленный и подписанный сотрудником ОВД, имеет юридическую силу, хранится в соответствующем деле или архиве и доступен для контроля вышестоящими органами.

Широкое использование компьютерных технологий в профессиональной деятельности обусловливает необходимость формирования и развития у сотрудников ОВД навыков деловой письменной речи, в том числе составления деловой документации. От грамотного, составления документов во многом зависит исход принимаемых решений.

Сотрудник ОВД как государственный служащий несет ответственность за качество и эффективность подготовленных им документов, служащих инструментами управления и решения вопросов в профессиональной сфере. Он должен владеть навыками организации необходимого лексико-юридического материала, чтобы не только правильно оформить документ, но и сделать его понятным

иточным.

Впоследнее время много говорится о необходимости унификации документов, включая их язык1. В качестве аргументов в пользу данного решения называются повышение оперативности документооборота, снижение количества языковых ошибок, отсутствие необходимости редактирования документа и др. Этому способствуют

исами особенности деловой документации – широкое употребление устойчивых, стандартных языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Их наличие в деловой речи – следствие регламентации служебных отношений, их повторяемости, тематической ограниченности.

Однако, как правильно отмечают лингвисты, одних стандартов и образцов длясоставлениякачественногодокумента недостаточно. Трудно

1 См.: Язык документа – индикатор эффективности современного управления // Экономика и управление. 2013. № 2. C. 27–37.

12

найти специалиста, одинаково хорошо владеющего всеми подстилями официально-делового стиля: законодательным (для написания законопроектов, нормативных актов); административно-канцелярским (для написания рапортов, справок, приказов); дипломатическим (для переписки спредставителями других государств, органами власти субъектовРоссийскойФедерации).

Не все сотрудники ОВД умеют работать с программными продуктами, с помощью которых оформляется документ, базами данных, такими как MS Access, Excel и др. Многие не знают о существовании специальных словарей и справочников, призванных помочь при написании текстов (орфоэпический словарь, словари управления, иностранных слов и т. д.).

Неизбежный переход к системе электронного документооборота ставит перед нами актуальные проблемы: как избежать, кроме чисто юридических и технических аспектов обработки большого количества документов, ошибок при их подготовке с помощью компьютерных программ? Кто будет и будет ли вообще осуществлять редактирование документов? Как известно, лингвистическую экспертизу проходят только нормативные правовые акты на уровне не ниже регионального органа законодательной власти.

Очевидно, что ключевой фигурой, от которой зависит качество подготовки документа, остается сотрудник, обладающий определенным уровнем профессиональной речевой культуры и навыками делопроизводства.

13

§ 2. ПОНЯТИЕ «ДОКУМЕНТ». СЛУЖЕБНЫЕ ДОКУМЕНТЫ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКОВ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ.

КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ПО ИХ ФУНКЦИОНАЛЬНОМУ НАЗНАЧЕНИЮ

Врусском языке слово документ употребляется в нескольких значениях. В первую очередь следует различать «официальные» определения понятия «документ», содержащиеся в нормативных правовых актах, и те, которые приведены в словарях, справочниках, энциклопедиях и не имеют нормативного характера.

Всовременном российском законодательстве под термином «документ» понимается «материальный носитель с зафиксированной на нем в любой форме информацией в виде текста, звукозаписи, изображения и (или) их сочетания, который имеет реквизиты, позволяющие его идентифицировать, и предназначен для передачи во времени

ипространстве в целях общественного использования и хранения»1. Однако данное определение является не совсем удачным как в плане содержания (последняя часть включает очевидные всем признаки использования и хранения), так и в плане грамматического оформления (не указано, для передачи чего именно во времени и пространстве служит документ).

Похожие или дословно совпадающие с вышеназванной формулировки содержатся в текстах государственных стандартов. Так, ГОСТ Р 51141-98 под документом понимает «зафиксированную на материальном носителе информацию с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать».

ВГОСТе ИСО 15489-1-2007 документ определяется как «зафиксированная на материальном носителе идентифицируемая информация, созданная, полученная и сохраняемая организацией или физическим лицом в качестве доказательства при подтверждении правовых обязательств или деловой деятельности».

Втолковых словарях современного русского литературного языка слово документ приводится со стилистическими пометами, указывающими на его специальное назначение или сферу употребления: документ – это «деловая бумага, служащая доказательством чего-нибудь, подтверждающая право на что-нибудь» (Толковый словарь современного русского языка Д. Н. Ушакова); «деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь» (Словарь русского языка С. И. Ожегова).

1Об обязательном экземпляре документов: федер. закон от 29 декабря 1994 г.

№77˗ФЗ (ред. от 05.04.2016). Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

14

Таким образом, «официальные» определения подчеркивают информационную сущность документа, а неофициальные – его использование в том или ином качестве.

Не являются удачными и дефиниции, содержащиеся в ведомственных нормативных правовых актах, регулирующих подготовку документов в системе МВД России. Так, в Инструкции по делопроизводству

ворганах внутренних дел Российской Федерации, утвержденной приказом МВД России от 20 июня 2012 г. № 615 под документом понимается «совокупность информации и соответствующих реквизитов, созданных государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный

вустановленном порядке и включенный в документооборот органа внутренних дел». Помимо отсутствия согласования причастных оборотов, что уже само по себе затрудняет понимание, в данном определении «не срабатывает» отождествление документа с его содержанием (информацией) без упоминания о форме. Кроме того, понятие «документ» определяется с помощью термина «документооборот», толкование которого приводится далее в этом же разделе инструкции.

Основные термины и определения, связанные с документами

Документ возник с целью зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу, обеспечив тем самым ее сохранность и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к ней во времени.

В узком смысле документ – это облеченный в письменную форму носитель информации, удостоверяющий наличие фактов определенного значения. В широком – различные удостоверения, подтверждающие личность человека, его принадлежность к какой-либо организации или разрешение заниматься какой-либо деятельностью.

Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ – это и предмет, и результат труда, так как в нем закрепляется принятое решение.

Все документы делятся на официальные и документы личного характера. К числу последних принадлежат:

15

–собственно личные – документы, создаваемые человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (личная переписка, дневники, мемуары, воспоминания и т. д.);

–деловые документы личного характера подготавливаются в свя-

зи с профессиональной деятельностью человека и относятся к ее осуществлению (автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, доверенность, расписка и др.).

Официальный документ – документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке. Среди официальных документов выделяют группу личных – это документы, удостоверяющие личность (паспорт, вид на жительство), специальность, образование (диплом, аттестат), трудовой стаж (трудовая книжка) и др.

Служебным документом является официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Юридическая сила документа определяется как «свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательст-

вом, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления»1.

Новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 видоизменил определение юридической силы документа, дополнив его понятием «юридическая значимость документа» – свойство документа выступать в качестве подтвержденияделовойдеятельностилибособытийличногохарактера.

Дело в том, что из определения понятия «юридическая сила документа», предложенного ГОСТом Р 51141-98, следовало, что любой официальный документ должен:

–отвечать требованиям законодательства;

–быть издан органом власти или должностным лицом, имеющим соответствующие полномочия;

–быть правильно оформлен.

Согласно данному определению юридическую силу имеют и приказ организации, и деловое письмо. Это противоречит тому, как понимают юридическую силу документа юристы, которые связывают ее с возможностью реализовывать посредством документов отдельные виды властных предписаний органов власти и должностных лиц. С этой точки зрения юридической силой обладают только определенные виды документов – законодательные и иные нормативные

1 ГОСТ Р 51141-98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. Доступ из справ.-правовой системы «КонсультантПлюс».

16

правовые акты, т. е. те, которые содержат правовые нормы, обязательны для многократного применения и, как правило, рассчитаны на широкий круг организаций и лиц. Именно по этой причине понятие юридической силы документа в ГОСТе Р 7.0.8.-2013 связывается со способностью документа вызывать определенные правовые последствия1.

Документ состоит из элементов, которые называются реквизитами. В ГОСТе 351141-98 реквизитом документа называется «обяза-

тельный элемент оформления официального документа».

К реквизитам относятся: наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция, грифы согласования, утверждения и т. д.

Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, сферой его применения, требованиями к содержаниюиформеданногодокумента, способомдокументирования.

Многие документы имеют строго ограниченное число реквизитов. Отсутствие или неправильное указание какого-либо из них делает документ недействительным.

Документы в деятельности сотрудников органов внутренних дел

В профессиональной деятельности сотрудников ОВД тесно переплетаются организационные, процессуальные, тактические и ад- министративно-управленческие вопросы. Так, деятельность сотрудников полиции по раскрытию и расследованию преступлений регулируется уголовно-процессуальным законодательством, которое также определяет и порядок ее документирования. Очевидно, что и другие вопросы, находящиеся за рамками процессуальной деятельности, имеющие юридическое значение, должны быть четко регламентированы и облечены в форму соответствующих документов.

Применительно к деятельности органов внутренних дел доку-

мент – это деловая бумага, составленная полномочным лицом с соблюдением требований закона и ведомственных нормативных актов в целях фиксации информации о решениях, их исполнении,

атакже удостоверения фактов, имеющих юридическое значение2.

1См.: Янковая В. Ф. Новый ГОСТ Р 7.0.8-2013 взамен ГОСТ Р 51141-98 // Секре-

тарь-референт. 2014. № 3. С. 21–23.

2См.: Кулагин Н. И., Петрова А. Н., Савельев А. К. Делопроизводство и документирование. Устная и письменная речь следователя: учеб. пособие. Волгоград, 2005. С. 18.

17

Особую разновидность представляют собой составляемые следователями и сотрудниками органов дознания процессуальные документы, которые выполняют две функции: фиксации действий и удостоверения факта соблюдения процессуальной формы производства предварительного следствия. Эта сторона деятельности органов внутренних дел регулируется уголовно-процессуальным законодательством Российской Федерации.

Термин «процессуальные документы» можно понимать в двух значениях: узком и широком. В узком смысле он охватывает те составляемые в ходе расследования, рассмотрения и разрешения уголовного дела и в его рамках документы, которым по прямому указанию закона должна быть придана процессуальная форма. В широком смысле – все документы, составляемые в связи с производством по уголовному делу и в его рамках.

Процессуальныйдокументобладаетследующимихарактеристиками. Во-первых, он имеет письменную форму. Известно, что уголовнопроцессуальная деятельность участников процесса складывается из отдельных следственных действий, осуществляемых в строго установленных законом процессуальных формах. Любое процессуальное

действие должно быть закреплено письменно.

Во-вторых, процессуальный документ может исходить только от определенных участников уголовного процесса, имеющих соответствующие полномочия (это акты применения норм права к конкретным случаям, вынесение которых сопровождается определенными процессуальными гарантиями в отношении издающих их органов, обладающих процессуальной самостоятельностью и независимостью).

В-третьих, процессуальный документ составляется в специально установленной законом форме.

В-четвертых, процессуальный документ должен заключать в себе конкретное решение по делу или фиксировать ход и порядок производства следственных и судебных действий. Каждый процессуальный документ выполняет определенную задачу, этим обусловливаются его место и значение в системе судопроизводства, юридический смысл.

Таким образом, процессуальным документом является письменный документ, составленный в установленной законом форме в связи с производством по уголовному делу правомочным на то субъектом уголовного процесса, заключающий в себе конкретное решение или фиксирующий ход и порядок производства следственных или судебных действий.

18

Функции и классификация документов

Документы различают

1)по назначению: организационно-правовые (устав, должностная инструкция, положение, штатное расписание, структура и штатная численность), распорядительные (приказ, выписка из приказа, распоряжение, указание, постановление, решение), информационно-справочные (акт, протокол, докладная записка, объяснительная записка, служебная записка, письмо, справка), учетно-расчетные (бухгалтерские) документы (платежное поручение, счет-фактура, накладная, акт и т. п.), нормативные документы (с позиции правовых норм регламентируют общие принципы, правила или характеристики (стандарты, нормы, правила, своды правил, регламенты и др.);

2)способам изготовления: электронные, изобразительные, рукописные, машинописные, печатные;

3)типусодержания: текстовые, графические, мультимедийныеидр.;

4)способу представления: электронные, на бумажных носителях;

5)адресату: входящие, исходящие, внутренние;

6)степени достоверности: оригиналы, дубликаты, копии, выписки;

7)срочности исполнения: срочные, несрочные.

Документы могут выполнять следующие функции:

1)информационную (каждый документ обладает определенной информационной «емкостью» – количеством и качеством информации, а также полнотой, оптимальностью и актуальностью представленной в нем информации);

2)обеспечивающие процесс управления;

3)носящие культурно-исторический характер.

Общие функции документа:

Информационная обусловлена потребностью документирования, хранения и предоставления информации.

Коммуникативная определяется тем, что документ выступает средством обмена информацией.

Социальная состоит в запечатлении, сохранении и передаче социальной информации: документ является не только продуктом определенных социальных отношений, но и сам может воздействовать на эти отношения; социальная функция определяется ролью и местом документа в данном обществе и жизни государства.

Специальные функции документа:

Управленческая(выступаеткаксредствоуправлениядеятельностью); Организационная (устанавливает или упорядочивает действия

участников правовых отношений); Правовая (может служить письменным доказательством и источ-

ником права);

19

Общекультурная (сохраняет и передает культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе);

Историческая (является историческим источником).

Группы документов по функциональному назначению Организационно-правовые документы регламентируют задачи

и функции учреждения, организацию его работы: права, обязанности, ответственность структурных подразделений и должностных лиц.

Посредством организационно-правовых документов осуществляется документальное оформление таких вопросов, как создание организации, установление ее структуры, штатной численности и состава, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, установление правил внутреннего трудового распорядка для сотрудников организации и порядка их действий при исполнении повседневных трудовых обязанностей.

Положения организационно-правовых документов подлежат обязательному выполнению всеми сотрудниками организации и составляют в своей совокупности организационно-правовую базу для нормального функционирования учреждения.

Характерные черты организационно-правовых документов:

1)их подготовке всегда предшествует конкретизированная по срокам и последовательности реализации процедура проектирования, разработки, уточнения и согласования;

2)введение таких документов в действие осуществляется после утверждения руководителем;

3)имеют бессрочное действие (сохраняют свою юридическую силу до момента их отмены);

4)как правило, затрагивают комплекс взаимосвязанных вопросов (прямого действия);

5)существуют единые требования к порядку и стилю изложения содержания таких документов;

6)общие требования к оформлению остаются едиными для всех документов данной группы (обязательные реквизиты и порядок их размещения, использование стандартной бумаги, листы которой отвечают всем установленным требованиям, определенных шрифтов и т. п.).

Наиболее распространенными организационно-правовые документами являются: устав организации, положение о структурном подразделении (коллегиальных органах) организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, инструкция по отдельным видам деятельности, должностные инструкции.

Устав регламентирует деятельность всей организации. Требования к содержанию устава содержатся в законодательных актах.

20