Бойченко В.В. Культура речи сотрудников ОВД. Составление служебной документации

Уставы юридических лиц утверждаются учредителями и подлежат регистрации, уставы общественных организаций – съездами. Реквизиты устава:

–наименование организации;

–вид документа;

–дата;

–утверждение устава;

–текст (общие положения, цели, задачи организации, права, деятельность, имущество, реорганизация, ликвидация).

Положение – организационный документ, в котором содержатся цели, задачи, права, ответственность структурного подразделения или коллегиального органа. Разрабатывается и подписывается руководителем структурного подразделения. Вводится в действие путем утверждения руководителями организации. Структура текста положения:

–общие положения (наименование, степень самостоятельности, подчиненность, управляющий орган, структура, нормативные правовые акты, которыми руководствуется данная организация или подразделение в своей деятельности);

–цели и задачи организации;

–функции;

–права, которыми наделяются сотрудники отдела;

–ответственность;

–руководство (наименование должности, квалификационные требования, права, обязанности, ответственность);

–взаимодействие с другими подразделениями или организациями. Инструкция – документ, в котором регламентируются различные

вопросы деятельности учреждения. Обычно предписывает, как выполнить ту или иную работу.

Должностная инструкция – документ, определяющий организаци- онно-правовое положение работника в структуре организации, разрабатывается руководителем структурного подразделения на всех работников, утверждается руководителем, согласовывается с юристом, кадровой и делопроизводственной службами. Кроме того, визу ознакомления с инструкцией ставит сам работник. Структура текста должностной инструкции:

–общие положения (порядок назначения и освобождения от должности, подчиненность, порядок замещения работника в случае его отсутствия, квалификационные требования, перечень нормативных правовых актов, которыми работник руководствуется в своей деятельности);

–функции;

–должностные обязанности;

21

–права;

–ответственность (устанавливается за невыполнение должностных обязанностей, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и т. д.);

–взаимодействие с другими подразделениями и лицами.

Распорядительные документы, основное место среди которых

занимают нормативные правовые акты. Нормативные правовые акты издаются на основе и во исполнение федеральных законов, указов, распоряжений Президента Российской Федерации, а также по инициативе федеральных органов исполнительной власти в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций, положений.

Структура нормативных правовых актов должна обеспечивать логическое развитие темы правового регулирования. Для разъяснения целей и мотивов принятия того или иного нормативного правового акта в проекте дается вступительная часть (преамбула).

Нормативные предписания (положения нормативных правовых актов) излагаются в виде пунктов, нумеруемых арабскими цифрами без точки и заголовков. Пункты могут подразделяться на подпункты, имеющие буквенную или цифровую нумерацию. Таблицы, графики, карты, схемы должны оформляться в виде положений со ссылками на приложения в тексте соответствующих пунктов нормативного правового акта. Одновременно с подготовкой проекта нормативного правового акта продумываются предложения об изменении, дополнении или признании утратившими силу соответствующих ранее изданных актов, их частей или отдельных положений. Проект должен быть в обязательном порядке проверен на соответствие его содержания законодательству Российской Федерации, правилам русского языка и завизирован руководителем юридической службы органа-разработчика.

Нормативный правовой акт подписывается (утверждается) руководителем или его первым заместителем. Подписанный (утвержденный) нормативныйправовойактдолжениметьследующиереквизиты:

–наименованиеоргана-издателя;

–вид;

–название;

–датаподписания(утверждения);

–номер;

–наименованиедолжностиифамилиялица, подписавшегоакт.

22

Приказы. Указания Приказ – распоряжение руководителя организации, основной

распорядительный служебный документ (правовой акт) повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы большей частью относятся к внутренней служебной переписке, среди них можно выделить: ежегодные, повседневные, чрезвычайные, специальные и др.

Текст приказа, как правило, должен состоять из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии», «во исполнение». Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок. Констатирующая часть приказов завершается словом «приказываю», которое печатается вразрядку. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Приказ имеет следующие реквизиты:

–дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например: 20 марта

2015 г. № 34;

–заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа и быть выделенным полужирным шрифтом. Например:

О командировании работников Министерства в...;

–подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и ее расшифровки. Наименование должности размещается от левой границы текстового поля, в расшифровке подписи указываются инициалы имени и фамилия, которые отделяются друг от друга пробелом:

Заместитель министра И.О. Фамилия Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый руководителем или его заместителями для решения оперативных вопросов, а также вопросов, связанных с организацией исполнения приказов,

инструкций и других актов.

Распоряжения имеют ограниченный срок действия и рассчитаны на определенный круг исполнителей (структурных подразделений). По оформлению они не отличаются от приказов, имеют такой же формуляр как по составу, так и по расположению реквизитов. Однако распространена практика издания распоряжений, которые не содержат

23

констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается непосредственно с пунктов, формулирующих распорядительные действия. Если необходимо объяснить издания распоряжения, то обоснования приводятся во вводной части, а текст распорядительной части начинается со слова «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».

Информационно-справочные документы

Информация о фактическом положении дел в организации содержится в различных источниках. Важнейшее место среди них занимают справочно-информационные и справочно-аналитические документы: акты, справки, служебные записки и др. Документы этого типа имеют правовую силу, а следовательно, к их форме, содержанию, языку и стилю предъявляются особые требования. Язык и стиль справочноинформационной и справочно-аналитической документации отличается жесткой регламентированностью языковых форм и средств, стандартизацией языковых моделей.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события (прилагается к пись- му-претензии или рекламации). Текст акта состоит из двух частей. Во вводной части акта указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившие причиной составления акта, его номер и дата. В основной части излагаются установленные факты, а также выводы и заключения. Если акт составлен комиссией, то первым указывается ее председатель. Фамилии членов комиссии располагаются в алфа-

витном порядке. Слова Основание, Председатель, Члены комис-

сии, Присутствовали пишутся с прописной буквы.

Акты составляются при передаче материальных ценностей, списании пришедшего в негодность имущества, в случае несоответствия заявленных в сопроводительных документах ценностей, документов и их наличия и т. д.

Справка – документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий, как правило, выборочных анкетных данных (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и т. д.). В справку могут быть включены сведения служебного характера, например, о начислении заработной платы. Справки выдаются без оставления копий, кроме тех случаев, когда это диктуется соображениями служебного характера.

Как и любой другой документ, справка включает определенный набор реквизитов.

24

Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа на два интервала ниже углового штампа организации. Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности с использованием типовых моделей: «Дана… (фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что…»; «Настоящая справка выдана… (кроме фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что…». Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются на один интервал ниже основного текста, например: Выдана для предоставления по месту работы. Сведения о сроке годности справки размещаются на один интервал ниже сведений об организации: Справка действи-

тельна в течение 10 дней со дня выдачи. Подпись включает долж-

ность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку, и заверяется печатью организации.

Деловые письма оформляются на специальных бланках («бланках строгой отчетности»), отпечатанных типографским способом. Формат бланка – А4, значительно реже А5 (для оформления сопроводительных писем, справок по запросам и т. п.) или АЗ (для отработки обширных приложений к деловым письмам или в качестве основы письма-презентации).

В зависимости от специфики вопроса различают: официальные деловые, частные деловые, рекомендательные, сопроводительные письма; письма-запросы; письма-жалобы.

Общая структура делового письма: 1) заголовок; 2) дата написания; 3) наименование и адрес получателя; 4) вступительное обращение; 5) указание на общее содержание письма; 6) основной текст; 7) заключительная форма вежливости; 8) подпись отправителя; 9) ссылка на приложение (приложения); 10) приложения; 11) сведения об исполнителе; 12) постскриптум.

Обязательными реквизитами письма являются:

–наименование организации-автора;

–почтовые реквизиты организации-автора;

–дата, номер документа;

–ссылка на дату и номер входящего документа;

–адресат;

–заголовок к тексту;

–подпись;

–отметка об исполнителе (в сопроводительных письмах – отметка

оналичии приложения).

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события следует излагать объективно, лаконично и ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

25

Взависимости от типа письма и содержания его текст может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные содержат вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении приводится обоснование: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, на него дается ссылка.

Восновной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности предлагаемых решений.

Взаключении формулируется основная цель письма.

Взависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются разнообразные схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должно иметь заголовок к тексту, отвечающий на вопрос «О чем?», например:

«О нарушении договорных обязательств»; «Об оказании научно-технической помощи».

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями (в рамках их компетенции), а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Докладная записка – документ, адресованный руководителю предприятия и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Руководитель, которому адресована докладная записка, пишет на ней свою резолюцию по данному вопросу. Докладная записка может стать основанием для издания распорядительного или другого документа согласно резолюции.

26

Служебная записка – документ внутренней деловой переписки между структурными подразделениями предприятия или служебными лицами. Обязательные реквизиты:

–название вида документа;

–заголовок к тексту;

–сведения об адресате (адресатах, если рассылаются копии);

–текст;

–отметка о наличии приложений;

–подпись.

Служебная записка отличается от доклада: 1) малыми сроками подготовки; 2) ограниченным контингентом составителей документа; 3) относительно небольшим объемом текста записки, сочетающимся с высокой степенью его информативности; 4) актуальностью; 5) адресованностью конкретному лицу.

План – документ среднесрочного и краткосрочного планирования, определяющий полную последовательность выполнения одного из направлений программы, в виде развернутого перечня наименований мероприятий. Обязательные реквизиты плана:

–гриф ограничения доступа к документу;

–гриф утверждения;

–название вида документа;

–заголовок к тексту;

–текст;

–отметка о наличии приложений;

–подпись.

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности организации за некий стандартный период и представляемый в орган административного управления в установленной форме и в предписанные сроки. Отчеты различают по месту обращения, срокам представления, характеру содержащихся в них сведений. Отчеты разрабатываются в виде текстовых, текстово-табличных, табличных документов, а также на формализованных бланках. Обязательные реквизиты:

–название вида документа;

–заголовок к тексту;

–сведения об адресате;

–текст;

–отметка о наличии приложений;

–подпись.

27

Сводка – документ, содержащий статистическую информацию (до нескольких десятков показателей) по конкретному направлению деятельности организации. Реквизиты:

–название вида документа;

–заголовок к тексту;

–сведения об адресате (адресатах, если рассылаются копии);

–текст (излагается в упрощенном виде – в форме списка показателей);

–отметка о наличии приложений;

–подпись.

Акт – итоговый документ, предназначенный для подтверждения (констатации) и письменного юридического закрепления результатов неких событий, предварительно установленных фактов, совершения определенных действий и т. д. По назначению акты делятся: 1) на акты проверки (расследования, испытания); 2) приема и передачи (дел, оборудования, материальных и иных ценностей); 3) инвентаризации (ликвидации предприятия или учреждения); 4) несоответствия (списания, категорирования). Обязательные реквизиты:

–гриф ограничения доступа к документу;

–гриф утверждения;

–печать;

–наименование вида документа;

–заголовок к тексту;

–дата документа;

–место составления (издания) документа;

–текст;

–отметка о наличии приложений;

–подпись.

Протокол – основной документ регистрации совещательной и переговорной деятельности, представляющий собой оформленную в соответствии с установленными правилами полную и точную письменную информацию о порядке проведения конкретного служебного мероприятия (заседания, совещания, собрания, переговоров и т. п.).

В учебной литературе помимо названных выше видов служебных документов (организационно-правовых, распорядительных и инфор- мационно-справочных) в качестве отдельного вида часто выделяются личные документы. Под ними понимаются документы, созданные отдельными гражданами (заявления, резюме, автобиографии), а не исходящие от имени организаций, предприятий или представляющих их должностных лиц.

28

Понятие «личные документы» является многозначным. С учетом этого данная группа документов не может входить в классификацию документов по их функциональному назначению, однако ее выделение в отдельный разряд по характеру их происхождения вполне логично.

Необходимо отметить, что в настоящее время существует множество классификаций документов (около 300). Это связано с тем, что документ как материальный объект обладает комплексом разнообразных признаков, по которым его можно классифицировать. Кроме того, один и тот же документ может видоизменяться применительно к той или иной сфере деятельности. Так, отчет о научной деятельности по содержанию и структуре будет отличаться от отчета об учебной или производственной деятельности.

Цель классификации документов – повышение оперативности работы и ответственности исполнителей. Классификация документов обеспечивает их быстрый поиск, повышает оперативность работы с ними, ускоряет исполнение и контроль.

В текущей работе сотрудников ОВД первичная ступень классификации документов производится при их группировке в дела. Дело – совокупность документов по одному вопросу, помещенных в твердую обложку, оформленную соответствующим образом.

Контрольные вопросы

1.Что такое документ? Приведите различные определения данного понятия, сравните их. Какое определение представляется вам наиболее точным?

2.Каковы основные признаки понятий «служебный документ», «официальный документ»?

3.Раскройте содержание понятий «юридическая сила документа» и «юридическая значимость документа».

4.Что такое процессуальный документ? Укажите особенности документов, создаваемых в органах внутренних дел.

5.Назовите главные функции, выполняемые документами.

6.Перечислите основные признаки, положенные в основу общей классификации документов.

7.Назовите основные группы документов, выделяемые по их функциональному назначению.

8.Перечислите обязательные реквизиты, входящие в состав распорядительных документов.

29

Практические задания

Задание 1. Распределите документы по группам.

Закон, постановление, план, автобиография, отчет, заявление, приказ, резюме, докладная записка, справка, расписка, доверенность, приказ, характеристика, акт, положение, протокол, устав.

Задание 2. Выберите правильный ответ из предложенных вариантов.

1.Официально-деловой стиль реализуется в текстах: а) юридического характера; б) публицистического характера;

в) дипломатического характера; г) научного характера; д) политического характера.

2.Выделите из нижеперечисленных признаков те, которые характерны для официально-делового стиля:

a) традиционность; б) стабильность; в) образность; г) замкнутость;

д) эмоциональность; е) стандартизированность.

3.Реквизиты – это:

a) жанры деловых документов; б) виды деловых писем;

в) сумма постоянных элементов содержания делового документа; г) распорядительные документы.

4. Расположите в соответствующем порядке реквизиты документа: a) наименование жанра документа;

б) сведения об адресате; в) дата;

г) подпись автора документа; д) сведения об адресанте;

е) опись документальных приложений.

30