Бойченко В.В. Культура речи сотрудников ОВД. Составление служебной документации

Сокращенные условные названия организаций пишутся с прописной буквы, в кавычках и не склоняются, если им предшествуют слова: трест, комбинат, фабрика и т. п.: комбинат «Кузбассуголь» (комбината «Кузбассуголь»), трест «Саратовгаз» (треста «Саратовгаз»).

4. Правила орфографии и пунктуации

Часто при рассказе о членах семьи (мать, отец, брат, сестра) между подлежащим (мать, отец) и обособленным приложением, выраженным словосочетанием (фамилия, имя, отчество), вместо запятой ставится тире:

Отец – Иванов Николай Петрович, директор школы № 17 города Сальска Ростовской области.

Кроме того, нередко в автобиографии допускается ошибка, вызванная употреблением паронимов закончить – окончить.

Можно сказать закончить работу и окончить работу, но в значении 'пройти какой-либо курс обучения, завершить обучение где-либо' употребляется только глагол окончить: окончить школу, вуз, университет, курсы и т. п.

Доверенность – это документ, свидетельствующий о предоставлении права доверенному лицу на совершение определенных действий. Существуют официальные и личные доверенности. Они выдаются от имени организации или физического лица. Личные доверенности выдаются от лица доверителя на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями, на получение пенсий, пособий и стипендий, вкладов в банках, корреспонденции. Перечисленные доверенности не требуют нотариального удостоверения и имеют следующие реквизиты:

–наименование вида документа;

–фамилия, имя, отчество полностью;

–дата составления документа;

–реквизиты паспорта (или другого документа, его заменяющего);

–текст с подробным описанием полномочий, передаваемых уполномоченному лицу, действий по доверенности;

–подпись и расшифровка подписи доверителя.

Доверенность

15 апреля 2015 года

Я, Иванов Иван Иванович, 5 января 1985 года рождения, проживающий по адресу: Волгоград, 400001, ул. Пушкина, д. 5, кв. 71, паспорт 17 06 345908, код подразделения 12-042, выдан ОУФМС России по Центральному району г. Волгограда 12.09.2005, настоящей доверенностью уполномочиваю гражданина Иванова Петра Ивановича,

51

проживающего там же, купить в автосалоне автомобиль, зарегистрировать его на мое имя, получить документы и номерные знаки, для чего расписываться за меня и совершать все иные действия, связанные с выполнением данного поручения.

Как правило, доверенности выдаются на определенный срок. Если срок в доверенности не указан, она сохраняет свою юридическую силу в течение года со дня ее выдачи. Доверенность считается недействительной, если в ней отсутствует дата выдачи (ст. 186 Гражданского кодека Российской Федерации). Информация о месте составления не является обязательной, хотя этот пункт традиционно указывается в большинстве доверенностей.

Ряд официальных доверенностей (например, на получение материальных ценностей), часто используемых в деятельности организаций и предприятий, предполагает заполнение готового трафарета, в который вносится необходимая информация.

ДОВЕРЕННОСТЬ №________

Дата выдачи "___"______________ 20__ г.

Выдана

________________________________________________________________

(должность, фамилия, имя, отчество)

Паспорт: серия ____________________ № __________________________

Кем выдан _____________________________________________________

Дата выдачи "___"_________ 20__ г.

На получение от ________________________________________________

(наименование поставщика)

материальных ценностей по _____________________________________

(наименование, номер и дата документа)

Подпись лица, получившего доверенность ____________________, удостоверяем М.П. Руководитель ______________ Главный бухгалтер _____________

предприятия (организации)

52

Оформление некоторых видов доверенности, например, на получение денежных средств в банке, установлено в законодательстве (ст. 185 Гражданского кодекса Российской Федерации). Такая доверенность является простой письменной, она оформляется в произвольной форме, от руки или при помощи технических устройств.

Трафаретная форма заполнения доверенности облегчает доверителю задачу по ее написанию, расстановке знаков препинания, устраняет неприемлемые с точки зрения правил грамматики синтаксические конструкции с однородными членами предложения (Я, Иванов Иван Иванович, паспорт № …).

Кроме того, не исключена возможность допустить орфографические или стилистические ошибки, например, связанные с правописанием слова уполномочить. Из существующих вариантов форм (уполномочиваю – уполномачиваю) правильным является первый, употребляемый в официально-деловом стиле.

Характеристика – это официальный документ, выданный администрацией сотруднику учреждения, организации, предприятия с отзывом о его служебной, общественной, научной и других видах деятельности, а также с оценкой его деловых и моральных качеств1.

Как правило, характеристику составляет руководитель структурного подразделения, в котором работает (работал) сотрудник.

При составлении характеристики не допускается использование произвольного стиля изложения, она пишется только по правилам официально-делового стиля. Текст характеристики должен содержать конкретные факты, следует избегать общих формулировок, не позволяющих дать объективную оценку сотруднику (хороший работник, опытный специалист и т. д.).

Текст характеристики излагается в форме третьего лица и состоит из нескольких разделов:

–заголовочная часть;

–анкетные данные о работнике;

–данные о трудовой деятельности работника;

–оценочная часть.

В заголовке указывают название документа, должность, занимаемую работником (включая название организации), фамилию, имя, отчество работника (полностью), например:

1 См.: Стиль документа. URL: doc-style.ru (дата обращения: 19.05.2016).

53

ХАРАКТЕРИСТИКА

на следователя следственного отдела Центрального ОВД г. Волгограда

Иванова Александра Сергеевича

Во второй части указывают анкетные данные сотрудника: фамилию, инициалы работника (имя и отчество полностью уже можно не повторять), год рождения, образование (при этом указывается, какие учебные заведения, где и когда окончил работник), специальность (профессию), ученую степень и звание (если они имеются).

Иванов А. С., 1986 г. рождения, образование высшее, в 2008 г. окончил следственный факультет Волгоградской академии МВД России по специальности «Юриспруденция».

Втретьей части содержится характеристика трудовой деятельности работника. Указываются должности, которые он занимал за время работы в данной организации, обязанности, выполняемые на этих должностях. Называются наиболее значимые результаты его работы, этапы продвижении по службе, уровни профессионального мастерства. Здесь же могут быть приведены сведения о повышении квалификации, получении дополнительного образования, второй профессии и др.

Вчетвертой части содержится собственно характеристика, т. е. мотивированная оценка профессиональных и личностных качеств, результатов служебной деятельности: отношение к исполнению своих обязанностей, стремление к повышению своего профессионального уровня, перечисляются поощрения и взыскания, оценивается поведение в коллективе.

Обычно оценка проводится по следующим показателям:

–профессиональная компетентность (знания, умения, опыт);

–эффективность решения поставленных задач;

–умение работать в коллективе, производственная этика, стиль отношения с коллегами и клиентами, коммуникабельность, доброжелательность, отзывчивость.

Характеристика на сотрудника ОВД, помимо указанных сведений, обязательно включает описание его служебных качеств, требуемых для положительной аттестации (физическая, строевая и огневая подготовка, умение хранить служебную и государственную тайну, знание нормативных правовых документов и т. д.).

54

За время службы Иванов А.С. зарекомендовал себя компетентным, исполнительным работником, способным выполнять порученные задания в установленные сроки. Умеет оперативно принимать решения в трудных ситуациях и нести ответственность за результат своей деятельности. Способен адаптироваться к новым ситуациям, применять новые подходы к решению возникающих проблем.

С коллегами по службе и гражданами вежлив, доброжелателен, тактичен. Пользуется заслуженным уважением и авторитетом в коллективе.

Нормативные акты, регламентирующие деятельность органов внутренних дел, знает и применяет их требования в служебной деятельности.

Физически развит хорошо, нормативы по физической и огневой подготовке сдает на оценку «хорошо». В строевом отношении подтянут.

Государственную и служебную тайну хранить умеет.

В заключительной части характеристики указывается цель (назначение) составления характеристики:

Характеристика составлена для представления в… .

Записки (докладные, служебные, объяснительные)

Докладная записка — документ, адресованный руководителю организации или его структурному подразделению и информирующий о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, выполненной работе, содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе составителя, так и по указанию руководства, оформляется на стандартном листе бумаги формата А4 и имеет следующие основные реквизиты:

–наименование структурного подразделения;

–адресат;

–наименование вида документа;

–дата;

–номер;

–заголовок к тексту;

–текст;

–подпись.

Служебные записки применяются для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности структурных подразделений организации (запросы, уточнение заданий, информации по запросам, разъяснения и др.) и требующих обязательного

55

документального подтверждения. Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.

Оформление служебных записок осуществляется аналогично докладным запискам.

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины како- го-либо события, факта, поступка. Обычно она пишется от руки и адресуется руководителю, который ее потребовал. Датой объяснительной записки является дата ее составления. Оформление даты в объяснительной записке крайне важно, поскольку дисциплинарное взыскание может применяться к работнику не позднее одного месяца со дня обнаружения дисциплинарного проступка. Текст объяснительной записки должен содержать описание фактов, послуживших поводом к ее написанию, и аргументы, объясняющие происшествие, смягчающие проступок работника или подтверждающие его.

Докладная, служебная и объяснительная записки сходны по оформлениюиприемамизложения. Ихреквизиты:

–наименование должности и фамилия лица, которому адресуется докладная (объяснительная) записка (в дательном падеже) –

вверхнем углу справа;

–фамилия составителя (в родительном падеже) – в верхнем углу справа;

–наименование документа (докладная записка) располагается посередине;

–краткая формулировка темы (в предложном падеже) – не является обязательным пунктом;

–текст;

–подпись составителя – внизу справа;

–дата – внизу слева.

Начальнику Н-ской академии МВД России

генерал-майору полиции В.И. Петрову

Объяснительная записка

По факту происшедшего могу пояснить следующее: я опоздал на 10 минут на утреннее построение 14.03.2016 по причине поломки моего автомобиля.

14.03.2016 Курсант 4 курса рядовой полиции Иванов В.А.

56

Справка – документ, содержащий и подтверждающий информацию. Различают справки служебного и личного характера. Справка служебного характера выдается по запросу вышестоящих организаций, а также сторонних учреждений и организаций (органов суда, следствия, прокуратуры, государственного надзора и др.), оформляется на бланке и имеет следующие реквизиты:

–наименование организации;

–наименование вида документа;

–дата;

–место составления;

–адресат;

–заголовок к тексту,

–текст,

–подпись.

Справки, направляемые в вышестоящие организации, заверяют печатью.

Справки личного характера, как правило, выдаются сотрудникам организаций для подтверждения факта их работы, зарплаты, трудового стажа и др. Такие справки имеют следующие реквизиты:

–наименование организации;

–наименование вида документа;

–регистрационный номер;

–дата;

–текст;

–подпись;

–печать.

К особенностям оформления справок относится то, что часто в них представлен трафаретный тип записи: основная часть текста напечатана заранее, а переменные данные вносятся от руки или при помощи компьютера.

Текст справки личного характера начинается с фамилии, имени и отчества сотрудника (работника) (в дательном падеже): Справка дана Ивановой Ольге Васильевне в том, что… . В справках не рекомендуется употребление архаичных оборотов типа: «Настоящая справка дана...», «Настоящим подтверждается, что действительно работает...» и т. д.

В тексте справок личного характера обязательно указывается организация, в которую предоставляется справка. Ее подписывает компетентное в данном вопросе должностное лицо (начальник отдела кадров, начальник финансово-экономического отдела), подпись заверяется печатью. Справка с места работы пишется на фирменном бланке организации.

57

Справка №

02.12.2015

г. Энск

Справка дана Ивановой Ольге Сергеевне в том, что она действительно работает в компании «Полином» в должности специалиста отдела кадров.

Справка дана для предоставления по месту требования.

58

§ 4. ТРЕБОВАНИЯ К ЯЗЫКУ И СТИЛЮ ДОКУМЕНТОВ. СОСТАВЛЕНИЕ И РЕДАКТИРОВАНИЕ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Слово редактирование (от лат. redactus – приведенный в порядок) используется в нескольких значениях:

1.Род профессиональной деятельности (преимущественно в области периодической печати, книгоиздательского дела, кинематографии, телевидения, радиовещания), связанной с подготовкой к выпуску печатных изданий, теле- и радиопередач, кинофильмов.

2.Составная часть издательского процесса, содержанием которой является творческая работа редактора (обычно совместно с автором)

над рукописью произведения в целях улучшения его содержания и формы, подготовки к полиграфическому воспроизведению и выпуску

всвет.

3.Приведение содержания и формы любого документа, написанного или подготовленного кем-либо, в соответствие с общепринятыми или специально установленными требованиями и нормами.

Как видно из определений, к служебным документам имеет отношение только одно из указанных значений.

Не следует отождествлять редактирование документа с использованием текстового редактора Word, осуществляющего автоматическую проверку орфографии.

Текстовый редактор – это самостоятельная компьютерная программа, предназначеннаядлясозданияиизменениятекстовыхфайлов.

Кроме того, редактирование представляет собой сложный процесс, который включает, помимо проверки орфографической правильности, ряд других операций.

Использование компьютерных текстовых редакторов при создании или правке документа имеет как достоинства, так и недостатки.

Текстовые редакторы позволяют проверять правописание и вносить исправления непосредственно во время набора текста, что освобождает автора от корректорской работы.

Вместе с тем компьютерные текстовые редакторы «не знают» многих собственных имен (фамилий, инициалов, географических названий, наименований предприятий и учреждений).

Компьютер способен обнаружить далеко не все опечатки. Например он «не заметит» предлог «за», напечатанный вместо предлога «на», частицу «ни» – вместо «не» (ни с кем – не с кем), для него это одинаково правильные слова.

59

Компьютерная проверка не даст результатов, если вы по ошибке набрали «1897» вместо «1997». Только человек, читающий текст и знающий правильный вариант, может это увидеть.

Виды редактирования

Правка может быть как чисто стилистической (т. е. не затрагивающей содержания), так и смысловой. В первом случае от редактора требуются безупречная грамотность, тонкое чувство слова. Во втором – наряду с этим основательное знание существа вопроса, владение фактическим материалом.

Различаются несколько этапов работы над текстом документа:

–первоначальное ознакомление;

–проверка фактического материала;

–выявление композиционных недочетов, стилистических, орфографических и пунктуационных ошибок.

Первый этап редактирования имеет большое значение. Не следует, прочитав первые несколько строк документа, браться за карандаш и начинать вносить исправления. Прежде чем что-либо изменить, следует ознакомиться с документом в целом. Можно делать выписки, пометки на полях. Часть вопросов обычно удается снять по ходу ознакомления. Кроме того, только при целостном восприятии читающий в состоянии оценить композицию текста, обнаружить повторы, противоречия, логические ошибки и т. п.

В ходе редактирования часто приходится решать сложный вопрос

одопустимости и степени вмешательства в текст. Специфичность ситуации заключается в том, что автор документа и тот, кто его подписывает – не всегда одно и то же лицо.

Чтобы не брать на себя дополнительную ответственность за содержание текста, его изменение должно ограничиваться формой. Смысл должен оставаться прежним. В случае если требуется изменить содержание (устранить фактическую ошибку), это должно быть непременно согласовано с автором.

Вопрос о допустимых пределах вмешательства в текст не всегда решается просто. В первую очередь это относится к проблеме словесных повторов.

Официально-деловой стиль имеет свою специфику. Одно из основополагающих требований к языку документов – точность, однозначность высказывания. В связи с этим автору и редактору иногда приходится действовать в ущерб красоте стиля, при этом заботится

оясности смысла. Обычно повторение одного и того же слова (или однокоренных слов) в пределах небольшого текста считается стилистической ошибкой. Однако ситуация не может быть оценена

60