Бойченко В.В. Культура речи сотрудников ОВД. Составление служебной документации

5.Самым распространенным видом распорядительных документов является:

a) постановление; б) указ; в) приказ;

г) решение; д) распоряжение.

6.К числу документов информационно-справочного характера относятся:

a) служебные записки; б) уставы; в) отчеты; г) планы; д) справки;

е) докладные записки.

7.Документ, юридически оформляющий взаимные обязательства сторон, – это:

a) вердикт;

б) распоряжение; в) договор; г) постановление; д) приказ.

8.Для решения оперативных вопросов, возникающих в управленческой деятельности, используются:

a) справки; б) отчеты;

в) деловые письма; г) договоры; д) приказы; е) планы.

9.Отличительными чертами юридических документов являются: a) избегание резких формулировок;

б) информационно-директивный характер; в) четкость и логическая последовательность.

31

10. Образцы управленческих документов, их композиция и оформление официально закреплены:

a) в Конституции Российской Федерации; б) государственных стандартах;

в) Гражданском кодексе Российской Федерации; г) трудовом законодательстве.

32

ֻ§ 3. КОМПОЗИЦИЯ И ЯЗЫКОВОЕ ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ.

СОСТАВЛЕНИЕ ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ

Специфика изложения текстов документов. Функционально-смысловые типы речи официально-делового стиля

При рассмотрении особенностей создания и функционирования текстов в административно-правовой сфере необходим особый подход, отличающийся от анализа научных, художественных и публицистических тестов.

Так, в работах Н. Н. Ивакиной отмечалось, что основная функция языка права – функция долженствования1. Следовательно, как форма, так и содержание правовых текстов носят подчиненный характер по отношению к их волевой, императивной стороне.

По способу изложения принято выделять три вида текстов: пове-

ствование, описание, рассуждение.

Вповествовании о событиях рассказывается в той последовательности, в какой они происходили в действительности. Этот тип речи функционирует прежде всего в художественных текстах и оформляет рассказ о событиях, система которых составляет сюжет произведения.

Вофициально-деловом стиле повествование используется в автобиографиях, некоторых видах протоколов и отчетов, информационных сообщениях, заметках и т. д.

Вхудожественно-изобразительной речи (художественных произведениях, текстах некоторых жанров публицистики – репортажа, очерка, информативно-экспрессивных заметок, текстах-рассказах в разговор-

ном стиле) органично сочетаются элементы повествовательности и описательности.

Описание служит для подробной передачи состояния действительности, изображения природы, местности, интерьера, внешности. В описании явление характеризуется путем перечисления его признаков, свойств, особенностей. Части текста, раскрывающие те или иные стороны предмета, являются элементами описания. В документах они располагаются в последовательности, которая сама указывает на степень важности перечисляемых признаков: в первую очередь рассматривается то, что наиболее существенно в данный момент и при данных обстоятельствах. Описательное изложение можно встретить практически в любом служебном документе: отчете, акте, приказе, постановлении и т. д.

1 См.: ИвакинаН. Н. Профессиональнаяречьюриста: учеб. пособие. М., 2010. С. 15, 16.

33

Врассуждении логичный ряд определений, суждений и умозаключений раскрывает внутреннюю связь явлений и, как правило, доказывает определенное положение.

Втекстах документов могут встретиться разные виды рассуждений, основанные на установлении условных, уступительных, причинно-след- ственных связей, сравнении, сопоставлении фактов, предметов, событий, раскрывающие смысл понятия или суждения и др. В рассуждении находит свое воплощение такая форма мысли, как доказательство. Различают два типа доказательств: дедуктивное (мысль развивается от общих суждений к частным выводам) и индуктивное (мысль движется от отдельных фактов к обобщению). Именно рассуждение оформляет выведение нового знания, демонстрирует ход авторской мысли, путь решения проблемы. Структурно этот тип речи представляет собой цепь предложений, связанных отношениями логического следования.

Рассуждение как текстовое явление сформировалось в научной речи. Для художественных, публицистических, официально-деловых текстов строго логичное развернутое рассуждение не характерно.

Логическая проверка истинности выдвигаемого тезиса с помощью сложной системы выводных суждений актуальна прежде всего для научной сферы деятельности, а также уголовно-правовой сферы.

Вофициально-деловых текстах в целом частота употребления рассуждения незначительна. В силу специфики этого стиля, его экстралингвистической основы (назначение в обществе), регулирующей функции (в связи с чем доминирующее положение в текстах занимает предписание) рассуждение не может быть системным конструктивным признаком официально-деловой речи. В некоторых жанрах представлены те или иные разновидности рассуждения (например, для заявлений и претензий характерно обоснование, объяснение).

Как отмечается в исследованиях по функциональной стилистике,

вофициально-деловом стиле традиционные типы речи (повествование, описание и рассуждение) преобразуются, реализуя коммуни-

кативные задачи деловых текстов в специфические для данного стиля типы: предписание и констатацию1.

Предписание используется для выражения директив, рекомендаций и функционирует прежде всего в организационно-распорядительных документах (законах, постановлениях, указах, приказах, разного рода инструкциях). Их коммуникативная задача состоит в передаче обязательных для исполнения указаний.

1 См.: Трошева Т. Б. Система функционально-смысловых типов речи в современном русском языке. URL: philology.pspu.ru/module/magazine/do/mpub_2_35 (дата обращения: 14.04.2016).

34

В официально-деловой речи, основной стилевой чертой которой является императивность, обусловленная регулирующей функцией права, предписание – это ведущий функционально-смысловой тип речи, выражающий типовое коммуникативное волеизъявление создателей правовой нормы. Предписание реализуется в трех основных подтипах: долженствовании, разрешении и запрещении. Например: «При въезде в Российскую Федерацию иностранный гражданин обязан получить и заполнить миграционную карту…»; «Иностранным гражданам, временно проживающим в Российской Федерации, разрешено осуществлять трудовую деятельность, которая совместима с целью их нахождения на территории России…»; «Временно проживающий в Российской Федерации иностранный гражданин не вправе по собственному желанию изменять место своего проживания (из Федерального закона «О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации» от 25 июля 2001 г. № 115˗ФЗ).

Выполняя функции регулятора деятельности, предписание может выступать в разных модификациях: с оттенками жесткой директивы, рекомендации, руководства, пожелания. В связи с этим степень выражения императивности может быть различной. Для этого используются следующие языковые средства:

1)побудительные предложения с глагольными формами повелительного наклонения или инфинитива (контроль за исполнением приказа возложить на…);

2)модальные слова со значением долженствования: должен сообщить, обязаны выплатить, необходимо учитывать;

3)использование глаголов в настоящем времени (так называемом настоящем предписания): Наниматель отвечает за вред, причиненный нанятому имуществу… – т. е. должен отвечать).

Констатация – функционально-смысловой тип речи, который удостоверяет тот или иной факт действительности вплоть до установления этого факта в статусе закона. Это сообщение в форме предложений, содержащих утверждения. Например: Российская Федерация, осуществляя суверенные права и юрисдикцию на континентальном шельфе, не препятствует осуществлению судоходства, иных прав

исвобод других государств, признаваемых в соответствии с общепризнанными принципами и нормами международного права (из Федерального закона «О континентальном шельфе Российской Федерации» от 30 ноября 1995 г. № 187˗ФЗ). Таким образом, композиция документа обусловлена особенностями функционально-смыслового типа речи, используемого для передачи информации.

35

Другая отличительная черта композиции служебных документов – это воспроизводимость их структуры и расположения элементов, использование одних и тех же языковых средств. Причиной этому служит многократное повторение схожих ситуаций в деятельности любой организации. Насчитывается около 60 видов управленческих документов, которые соответствуют основным деловым ситуациям, возникающим на государственной службе.

У каждого вида документов есть подвиды, позволяющие разрешать более частные случаи административно-управленческой деятельности. Например, у письма известно до 20 подвидов, различных по тематике и предназначенных для использования в тех или иных управленческихситуациях.

Как известно, унификация и стандартизация служебной документации являются средствами государственного регулирования документооборота, поскольку государство заинтересовано в существовании единых требований и стандартов создания, передачи и хранения документов на всей территории. Цель унификации – приведение документов к одной форме и структуре, создание единых операций по обработке, учету и хранению документов. Суть стандартизации – применение оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке. Сборники трафаретов, образцов составления текстов создаются в любой организации с большим объемом документооборота. Чтобы подготовить такой документ, составитель использует постоянную информацию из трафарета, дополняя ее переменной.

Определенные документы (приказы, распоряжения, указания, официальные письма министерства) необходимо оформлять на специальных бланках.

Не менее существенным фактором, влияющим на композиционные и языковые особенности служебной документации, является тенденция к экономии речевых средств.

Официально-деловые документы различаются по степени стандартизации речи. Выделяют три вида документов:

1)теряющие без стандартной формы юридическую силу (паспорт, свидетельство о браке/рождении, аттестат зрелости, диплом);

2)не имеющие стандартной формы, но для удобства их использованиясоставляемые поопределенномуобразцу(ноты, договорыит. п.);

3)не требующие обязательной заданной формы (протоколы, постановления, отчеты, деловые письма).

Существует пять типов записи деловых документов:

36

Линейная запись с полностью оформленными предложениями,

которые соответствуют требованиям официально-делового стиля (автобиографии, заявления, объяснительные записки, деловые письма, инструкции).

Запись в виде текстов-аналогов, отличающаяся от линейной большей стандартностью, совпадением ряда языковых и графических компонентов (приказы, решения, постановления).

Трафарет – традиционная линейная запись, но с пробелами, которые заполняются переменной информацией; используются в типичных ситуациях (справки, контракты, договоры).

Анкета – перечень заранее подобранных вопросов. В отличие от трафарета является более дробной, вопросы и ответы располагаются по вертикали (личный листок по учету кадров), могут иметь как одинаковую, так и разную форму.

Таблица – совокупность данных, представленных в цифровой или словеснойформеи занесенныхв графывертикальнойи горизонтальной плоскостей(табели, расчетныеведомости, штатноерасписаниеидр.).

Язык служебных документов

Отличительной чертой служебного документа является полное отсутствие авторского стиля. Следует учитывать, что автор и составитель официального документа не всегда одно и то же лицо, поэтому государственный стандарт требует указания на документе его исполнителя. В целом в официальной переписке выражаются общественные, коллегиальные интересы. Автором официального документа является не физическое, а юридическое коллективное лицо, в связи с этим личностный момент в оценке фактов, констатируемых в тексте письма, ослаблен, а тон, как правило, нейтрален.

Языку служебных документов присущи следующие особенности: нейтральность тона, неличный характер изложения, типизация и стандартизация речевых средств и терминов, сужение диапазона используемых речевых средств, высокая степень повторяемости (частотности) отдельных языковых форм на определенных участках текстов документов.

Употребление устойчивых оборотов, канцелярский стандарт – это оправданная и даже необходимая примета официально-делового стиля, поскольку клишированные формулы служат для единообразного выражения типовых ситуаций делового общения.

Точность и ясность изложения (исключение образных слов и выражений, использование уточнений и дополнений и т. д.) достигаются тщательным подбором слов; использованием слов и терминов в традиционных для норм общелитературного языка значениях, не допускающих

37

иного, чем задумано автором, толкования написанного; прямым порядком слов в предложении (сказуемое следует за подлежащим, определение стоит перед определяемым словом). Однако, как отмечают исследователи, стремление к точности часто ведет, напротив, к укрупнению высказываний, замене простых предложений сложноподчиненными с разветвленной системой подчинительных связей1.

Лаконичность как одна из характерных черт служебного документа понимается как смысловая концентрированность и компактность изложения обстоятельств дела в тексте. Она достигается за счет исключения второстепенных деталей и повторов, лишних подробностей. Тексты писем, докладных и служебных записок, других документов, как правило, не превышают одной страницы.

К числу лексических особенностей языка документов относятся следующие:

1.Наличие слов и устойчивых сочетаний, которым свойственно функционирование именно в деловой сфере и значениях, приближающихся к терминологическим. Профессиональная терминология закрепляется в следующих документах: уставах для военной сферы, сводах законов для юриспруденции, утвержденной технической документации для отраслей промышленности и т. д.: законодательство, полномочия, взимание; настоящий, данный («этот»); вышеуказанный («названный ранее»); нижеследующий («помещенный далее»); препровождать/препроводить («отправить, переслать»). Например: «Перед вновь избранным Президентом Российской Федерации Правительство Российской Федерации слагает свои полномочия» (ст. 116 Конституции РФ). Выход канцеляризмов за пределы закрепленных за ними ситуаций представляет собой явное нарушение стилистических норм, в отведенных же им пределах их роль очевидна: устойчивые формы речи должны отражать ту юридическую квалификацию сообщаемых фактов и событий, к которой они принадлежат с точки зрения официальных отношений.

2.Полное отсутствие жаргонных, просторечных, диалектных слов, слов с экспрессивной окраской, междометий, а также слов и выражений в переносном употреблении. Это связано с требованием точности, недопустимостью инотолкований.

3.Наличие устойчивых сочетаний прилагательного с существительным: кассационная жалоба; юридическое/физическое лицо; обвинительный/оправдательный приговор, предварительное рассмот-

1 См.: Афанасьева Н. Д. Обучение культуре деловой речи иностранных студентов юридических специальностей: автореф. дис. … канд. пед. наук. М., 2009.

38

рение, присяжные заседатели. Например: «В случаях, предусмотренных федеральным законом, судопроизводство осуществляется

сучастием присяжных заседателей» (ст. 123 Конституции РФ).

4.В определенных жанрах официально-делового стиля (официальных письмах) могут встречаться архаизмы и историзмы, не употребляемые в других стилях. Например, «…компания пользуется случаем заверить Вас в своем глубоком уважении». В то же время следует отметить, что устаревшая лексика постепенно вытесняется и из официально-делового стиля, поскольку затрудняет понимание текста.

5.Использование синонимов и антонимических пар: истец – ответчик, прокурор – адвокат, обвинитель – защитник, обвинительный – оправдательный.

Из словообразовательных моделей существительных широко представлены отглагольные образования, в том числе оканчивающиеся на -ние (решение, исполнение), иногда с приставкой не-: несоблюдение, непризнание. Например:

Неправильным применением уголовного закона являются:

1) нарушение требований Общей части Уголовного кодекса Российской Федерации;

2) применение не той статьи или не тех пункта и (или) части статьи Особенной части Уголовного кодекса Российской Федерации, которые подлежали применению;

3) назначение наказания более строгого, чем предусмотрено соответствующей статьей Особенной части Уголовного кодекса Российской Федерации (ст. 389.18 Уголовно-процессуального кодекса Российской Федерации).

Другой характерной чертой официально-делового стиля является нанизывание существительных, оканчивающихся на -ние: «Конфискация имущества есть принудительное безвозмездное изъятие и обращение в собственность государства на основании обвинительного приговора следующего имущества ...» (ст. 104.1 Уголовного кодекса Российской Федерации).

В официально-деловом стиле встречается большое количество конструкций с глаголом, который выполняет только грамматические функции:

– вести (агитацию, монтаж, наблюдение, переговоры, подготовку, поиски, разработку, расследование…);

– вносить (дополнения, исправления, уточнения...);

39

–давать (консультацию, назначение, обоснование, объяснение, опровержение, отказ, оценку, поручение, разрешение, разъяснение, распоряжение, рекомендацию, согласие, указание...);

–проводить (голосование, заседание, изыскания, испытания, обыск...);

–проходить (обследование, обучение, проверку) и т. п.

Для официальной речи характерны осново- и словосложение, сращение, в результате чего в лексиконе делового языка широко представлены дву- (и более) корневые образования: бракосочетание, правонарушение, налогообложение, землепользование, пассажироперевозки, нетрудоспособность, квартиросъемщик, материально-технический, ре- монтно-строительный, административно-хозяйственный, осенне-зимний, наукоемкий, низкооплачиваемый, малообеспеченныйидр.

Морфологические особенности языка документов в большей степени касаются имен существительных, поскольку в данном стиле они превалируют над всеми другими частями речи:

1)большая употребительность существительных, называющих людей по профессии, какому-либо признаку или отношению: наниматель, даритель, усыновитель, свидетель, квартиросъемщик, иждивенец;

2)существительные, обозначающие должности и звания, употребляются только в форме мужского рода, даже в том случае, если имеют в общелитературном языке коррелят женского рода. Например: учитель – учительница (нейтр.), но заслуженный учитель России Иванова и т. п.;

3)использование отглагольных существительных со значением абстрактного действия, причем часто с приставкой не- (согласие – несогласие, выполнение – невыполнение, ссылка, лишение, освобождение), связанное с заменой полнозначного глагола на глагол, частично утративший свое основное лексическое значение, в роли связки и имя существительное;

4)невозможность замены имен существительных местоимениями;

5)широкое употребление конструкций с отыменными предлогами, что позволяет избегать употребления сложноподчиненных предложений с придаточными причины, цели, условия: в целях подготовки – чтобы подготовить, для подготовки; в силу нарушения – из-за нарушения; ввиду отсутствия – из-за отсутствия. Например: Издательство вправе отклонить рукопись в связи с ее непригодностью для издания.

Вторая группа морфологических особенностей служебной документации связана с функционированием глагольной лексики:

1)самый высокий среди всех функциональных стилей русского языка процент инфинитива по сравнению с другими глагольными формами, что связано с необходимостью выражения долженство-

40