Бойченко В.В. Культура речи сотрудников ОВД. Составление служебной документации

Бойченко В. В.

Б 77 Культура речи сотрудников органов внутренних дел. Составление служебной документации : учеб. пособие / В. В. Бойченко. − Волгоград : ВАМВДРоссии, 2016. − 88 с.

ISBN 978˗5˗7899˗1019˗1

В учебном пособии рассмотрены теоретические и практические вопросы формирования и совершенствования компетенций в сфере культуры деловой речи сотрудников органов внутренних дел. Раскрыты типология служебных документов, их композиция и языковое оформление, устойчивые речевые шаблоны и образцы, используемые в служебной документации, освещены вопросы стилистической правки и редактирования служебных документов.

Издание предназначено преподавателям, адъюнктам, курсантам и слушателям образовательных организаций системы МВД России, а также сотрудникам практических органов внутренних дел.

ББК 81.411.2я73

Р е ц е н з е н т ы: заведующий кафедрой иностранных и русского языков ФГКОУ ВО «Уфимский юридический институт МВД России» доктор филологических наук, доцент Е. А. Петрова; доцент кафедры иностранных и русского языков ФГКОУ ВО «Орловский юридический институт МВД России имени В. В. Лукьянова» кандидат филологических наук, доцент Л. М. Базавлук.

2

§2. Понятие «документ». Служебные документы

в деятельности сотрудников органов внутренних дел. Классификация документов по их функциональному назначению………………………….. 14

§3. Композиция и языковое оформление документов. Составление информационно-справочных документов……. 33

§4. Требования к языку и стилю документов.

Составление и редактирование служебных документов…... 59

Практикум…………………………………………………………... 71 Приложения………………………………………………………… 75

Библиографический список……………………………………… 86

3

ВВЕДЕНИЕ

Значение документов для эффективной деятельности организации трудно переоценить. В исследованиях отмечалось, что на их составление и работу с ними в среднем уходит до 60 % рабочего времени сотрудников органов внутренних дел.

Несмотря на конкуренцию сотовых телефонов, электронной почты и других современных средств связи, служебные документы сохраняют свою значимость и в наши дни. Для этого есть весомые основания. Большую часть служебной информации работники учреждений получают посредством документов. С их помощью принимаются управленческие решения. Во многих случаях они являются главным аргументом в спорах, подтверждая тем самым первичное определение термина «документ» как «способ доказательства».

Объем документации и деловой переписки даже небольшой организации за определенный период поражает своими масштабами, однако диапазон ситуаций, требующих документальной фиксации, не беспределен и поддается четкой классификации.

В органах внутренних дел используются разнообразные по форме и содержанию виды служебных документов, что связано с функциональными особенностями правоохранительной деятельности. Большинство операций и решений сотрудников органов внутренних дел регламентировано нормативными правовыми актами, подлежит фиксации и удостоверению, составляется по установленным законом образцам.

Подготовка служебных документов входит в функциональные обязанности сотрудников органов внутренних дел, однако для того чтобы правильно составить протокол или постановление, имеющие юридическую силу, необходимо знать особенности официальноделового стиля русского языка и основы делопроизводства.

Существуют и другие общеобязательные для всех документов требования как юридические (документ не должен противоречить ранее принятым законодательным и иным нормативным правовым актам), так и технические (соответствие государственным стандартам, использование определенных компьютерных программ).

Главное условие, обеспечивающее качество документа, – компетентность и грамотность лиц, готовящих его. Чем выше уровень документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, степень владения информацией, общий культурный уровень, умение излагать мысли).

4

Отсутствие навыков составления документов является существенным пробелом в профессиональной подготовке сотрудников органов внутренних дел, в результате чего приходится тратить на этот процесс дополнительное время. С другой стороны, получателю документа иногда требуются значительные усилия, чтобы разобраться в его содержании. Часто для этого нужно буквально пробиваться через нагромождение замысловатых фраз.

Для того чтобы упростить и ускорить работу с деловой документацией, прежде всего необходимо знать, какие требования предъявляются к документу. Самое общее из них сводится к тому, чтобы он содержал недвусмысленно выраженное управленческое решение, или на его основе можно было прийти к определенному заключению. Информация должна быть точной, а изложение – лаконичным без общих положений и лишних деталей, уводящих в сторону от основного вопроса. Как показывает анализ служебных документов в различных учреждениях органов внутренних дел, до настоящего времени в их подготовке имеются существенные недостатки, а следовательно,

ирезервы более эффективного использования рабочего времени.

Впредлагаемом учебном пособии рассматриваются особенности композиции и языкового оформления служебных документов с учетом требований нормативных правовых актов и государственных стандартов в соответствии с содержанием учебных программ для курсантов и слушателей образовательных организаций МВД России по дисциплинам «Русский язык в деловой документации», «Русский язык в деловой документации. Культура речи».

5

§1. КУЛЬТУРА РЕЧИ И РЕЧЕВОЙ ЭТИКЕТ

ВДЕЯТЕЛЬНОСТИ СОТРУДНИКОВ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ

Одной из важных составляющих профессиональной компетентности сотрудника МВД является умение строить свое общение в соответствии с нормами русского литературного языка, делового общения, правилами речевого этикета.

Общение представляет собой сложный и многоплановый процесс установления и развития контактов между людьми, основанный на социально-психологических, этических, языковых закономерностях его функционирования.

Коммуникация – специфическая форма взаимодействия людей в процессе их познавательно-трудовой деятельности1.

Большинство исследователей разграничивают понятия «общение» и «коммуникация»: в первом случае акцент делается на процессе обмена информацией, а во втором – на передаче информации. Однако при переводе русского слова общение на английский язык передать это различие невозможно, поскольку кроме слова communication других вариантов не существует.

Европейский кодекс полицейской этики, иные международные документы среди профессиональных качеств полицейского называют его коммуникативные способности.

Кодекс профессиональной этики сотрудника ОВД Российской Федерации, действие которого было приостановлено в 2011 г., содержал ряд принципиальных положений, относящихся к уровню его речевой культуры: в речи полицейского неприемлемо употребление неуместных слов и речевых оборотов иностранного происхождения, вульгаризмов, примитивизмов, слов-«паразитов». В общении с коллегами и гражданами он не должен использовать жаргонизмы и другие элементы криминальной субкультуры.

В исследованиях отмечалось, что восприятие населением действий полицейского во многом зависит от его речевого поведения.

Профессиональное общение сотрудников ОВД имеет свою специфику, вызванную особенностями деятельности в сфере обеспечения правопорядка и законности.

Как представители государственных органов полицейские вынуждены подчиняться требованиям законов, а многие аспекты их поведения в профессиональной сфере регламентированы различными документами (кодексами, уставами, наставлениями, приказами, инструк-

1 См.: Лингвистичекий энциклопедический словарь / под ред. В. Н. Ярцевой. URL: tapemark.narod.ru/les/233a.html (датаобращения: 13.04.2016).

6

циями и т. д.), что ведет к формализации общения, иногда строгой (например, при допросе).

Другой особенностью профессионального общения сотрудников ОВД является множественность субъектов, категорий граждан, с которыми им приходится вступать в контакт (лица, ранее осужденные за совершение преступлений, несовершеннолетние, потерпевшие, сотрудникигосударственныхоргановит. п.).

Сотрудникам ОВД приходится сталкиваться с людьми различного культурного уровня. В каждом случае им необходимо находить нужные слова, аргументирующие и грамотно выражающие мысли, использовать выражения, принятые в определенном стиле речи. Выбор языковых средств зависит от степени формальности общения, речевой ситуации. Собственно языковая составляющая речевой культуры сотрудника ОВД является наиболее важной в профессиональном общении. Нарушение языковых норм (например, употребление просторечных форм: поддержут, ложат, дОговор, средствА и др.) может вызвать отрицательную реакцию: неуважение, неуверенность в его знаниях.

Обращают на себя внимание и языковые особенности офици- ально-делового стиля:

–юридическая терминология: сделка, показания, приговор, алиби, улика, амнистия;

–юридические понятия, обозначаемые многозначными словами: возбудить, показать, склонить, привод;

–устаревшие слова: деяние, сокрытие;

–устойчивые словосочетания и речевые формулы: противная сторона, добросовестное заблуждение, из хулиганских побуждений, принять к производству.

Таким образом, профессиональное общение сотрудников ОВД представляет собой процесс взаимодействия людей (полицейских

играждан), обусловленный решением профессиональных задач.

Цели профессионального общения определяются характером

иситуациями профессиональной деятельности, их достижение свидетельствует об уровне коммуникативной компетентности специалиста, качестве выполнения им своих служебных функций. Коммуникативная компетентность является одной из важнейших профессионально значимых характеристик, а ее развитие – первоочередной задачей высшего образования.

В образовательных организациях высшего образования системы МВД России изучаются дисциплины гуманитарного цикла, направленные на формирование коммуникативной компетентности сотрудника ОВД, такие как «Русский язык в деловой документации», «Русский язык в деловой документации. Культура речи», а также дисциплина «Иностранный язык».

7

Под коммуникативной компетентностью понимается совокуп-

ность теоретических знаний, практических умений и навыков, обеспечивающих эффективное осуществление коммуникативного процесса, ориентированность в различных ситуациях общения1.

Сам термин «коммуникативная компетентность» или «коммуникативная компетенция» заимствован российской наукой из американских речевых технологий и теорий коммуникации, отражающих американский образ жизни и поведения и диктующих успешность, убедительность речевого акта прежде всего в области деловых отношений.

Переориентация на западные стандарты высшего образования еще не завершена, поэтому в вузах нашей страны в качестве именно российского феномена остается предмет «Культура речи», традиционно направленный на овладение языковыми нормами.

Исследователи выделяют три аспекта культуры речи: нормативный, коммуникативный и этический.

В первую очередь культура речи предполагает соблюдение норм литературного языка, которые должны восприниматься его носителями как образец. Норма является главным регулятором речевого поведения людей. Однако одного соблюдения ее предписаний не хватает для того, чтобы устная или письменная речь оказалась грамотной, т. е. удовлетворяла все потребности коммуникации. Можно привести большое количество самых разных по содержанию текстов, безупречных с точки зрения литературных норм, но не достигающих цели. Это связано с тем, что норма в большей мере регулирует чисто структурную (знаковую, языковую) сторону речи, не затрагивая важнейших отношений речи к действительности, обществу, сознанию, поведению людей. Следовательно, вторым важным качеством культуры речи является коммуникативная целесообразность – это умение находить в языковой системе адекватную языковую форму для выражения конкретного содержания в каждой реальной ситуации речевого общения. Выбор необходимых для данных цели и ситуации языковых средств составляет основу коммуникативного аспекта речи.

Коммуникативная целесообразность как критерий культуры речи касается и формы выражения мысли, и ее содержания. Этический аспект культуры речи предписывает знание и применение правил языкового поведения в конкретных ситуациях таким образом, чтобы не унизить достоинства участников общения. Этические нормы общения предусматривают соблюдение речевого этикета, который представляет собой систему средств и способов выражения отно-

1 См.: Шашкин Н. Г. Формирование коммуникативной компетентности у будущих сотрудников органов внутренних дел в системе высшего образования: дис. ... канд. пед. наук. Чебоксары, 2005. 150 с.

8

шения общающихся друг к другу. Речевой этикет включает речевые формулы приветствия, просьбы, вопросы, благодарности, поздравления, обращения на «ты» и «вы», выбор полного или сокращенного имени, формулы обращения и т. д. Этический компонент культуры речи накладывает строгий запрет на использование сквернословия и других форм, оскорбляющих достоинство участников общения или окружающих людей.

Во всех федеральных государственных образовательных стандартах высшего образования в число общекультурных компетенций включены коммуникативные компетенции, под которыми понимается «способность осуществлять письменную и устную коммуникацию на русском языке, логически верно, аргументированно и ясно строить устную и письменную речь, публично представлять результаты исследований, вести полемику и дискуссии», а также «способность к деловому общению, профессиональной коммуникации на одном из иностранных языков».

Необходимо принять во внимание, что существуют и другие представления о составляющих коммуникативной компетенции как совокупности требований к определенному уровню профессиональной подготовки. В широком понимании в нее включают следующие компоненты: владение коммуникативными тактиками и стратегиями, ораторским искусством; актерские способности умения анализировать внешние сигналы (телодвижения, мимика, интонации), организовывать и вести переговоры, иные деловые встречи, учитывать функциональную дифференциацию языка и прагматические условия общения и т. д.

В языке существует ряд функциональных стилей (официальноделовой, научный, публицистический и др.). Официально-деловой стиль требует знания и употребления готовых речевых формул, штампов (нельзя произвольно писать заявления, протоколы и т. п.), но их использование в разговорной или публицистической речи свидетельствует о невладении стилистическими нормами. Приведем лишь несколько примеров неудачного выбора речевых средств из журнала «Профессионал», издаваемого Министерством внутренних дел Российской Федерации: «факты не могут быть проверены на предмет соответствия их действительности»; «публикации вызвали живой интерес граждан к подобного рода информации»; «необходимо помнить и об оборотной стороне медали – привлечении к соответствующей ответственности наших сотрудников».

Часто мы становимся свидетелями телевизионных выступлений, интервью, репортажей, в которых речь сотрудников ОВД похожа на цитаты из процессуальных документов: в настоящий момент я проживаю с супругой и несовершеннолетним сыном в селе Петрищево.

9

Умение свободно в соответствии с задачами общения переходить с одной функциональной разновидности языка на другую – важный показатель коммуникативной компетенции.

На профессиональное общение сотрудника МВД оказывает влияние его социальный статус. Типичным примером статусно-ролевого принципа в общении является ситуация приветствия курсантами преподавателя при встрече. В данном случае безотносительно к уважению, длительности и близости знакомства общение построено на иерархическом подчинении нижестоящего вышестоящему по должности или званию. В ситуациях формального обращения курсанта к преподавателю используются специфические формулы делового речевого этикета, принятые в МВД России (товарищ полковник, здравия желаю, так точно и т. д.). Схожие речевые конструкции закреплены и в образцах письменной деловой речи сотрудников ОВД (довожу до вашего сведения, на основании изложенных фактов, в соответствии с вашим распоряжением).

Курсанты и слушатели образовательных организаций высшего образования имеют гораздо больше возможностей для совершенствования своих коммуникативных компетенций: во время практических занятий по культуре речи и индивидуальных консультаций с преподавателями, при подготовке научных докладов, участии в научных конференциях, дискуссиях на заседаниях научных кружков.

В число основных направлений по формированию коммуникативных компетенций, стоящих перед преподавателями образовательных организаций высшего образования системы МВД России, входят:

–наиболее трудные для усвоения нормы орфоэпии, орфографии, пунктуации, грамматики;

–языковые особенности функциональных стилей (в первую очередь официально-делового);

–составление текстов различных процессуальных документов

всоответствии с языковыми и стилистическими нормами, правилами речевого этикета;

–формирование навыков лингвистического анализа, редактирования, правки служебных и профессиональных документов.

Как известно, существует два уровня коммуникативной компетенции или культуры речи: правильность речи и речевое мастерство. Владение нормами литературного языка во всех его функциональных разновидностях позволяет говорить о достижении первого уровня культуры речи.

10