413

Федеральное агентство по образованию

ГОУ ВПО “Сибирская государственная автомобильно-дорожная академия (СибАДИ) ”

Кафедра организации и технологии строительства

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЯ

Методические указания к выполнению практических занятий для студентов, обучающихся по специальности

080502 − Экономика и управление на предприятии (строительство) всех форм обучения

Составитель С.М. Аксёнова

Омск

СибАДИ

2010

4

УДК 658.56

ББК 65.050.9(2)25

Рецензент канд. техн. наук, доцент Г.В. Шурышева

(Хакасский технический институт - филиал ФГОУ ВПО "Сибирский федеральный университет")

Работа одобрена научно-методическим советом специальности …..

в качестве методических указаний для практических занятий для студентов экономических специальностей всех форм обучения

Документационное обеспечение управления: методические указания к выполнению практических занятий для студентов, обучающихся по специальности 080502 − Экономика и управление на предприятии (строительство) всех форм обучения / сост. С.М. Аксёнова.– Омск: СибАДИ, 2010. – …с.

Табл.____ . Ил. ____ . Библиогр.: ____ назв.

Методические указания адресованы специалистам, деятельность которых связана с постоянным использованием больших массивов информации. Описаны основные виды организационно-распорядительной документации.

Материалы методических указаний подготовлены в строгом соответствии с действующими в РФ законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций. Данные методические указания можно использовать для очной и заочной форм обучения.

© ГОУ ВПО “СибАДИ”, 2010

5

Введение

Предлагаемые методические указания содержат необходимую информацию о документировании деятельности современной органи-

зации и работе с документами в соответствии с требованиями действующих законодательных актов и нормативно-методических ма-

териалов. Управление организацией неизбежно требует создания многих видов управленческих документов, без которых невозможно решать задачи планирования, финансирования, кредитования, бухгалтерского учета и отчетности, оперативного управления, кадрового обеспечения деятельности организации. Так, коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах; распорядительная деятельность директора – в приказах и распоряжениях по основной деятельности и по личному составу; работа ревизионных комиссий – в актах; производственно-хозяйственная деятельность – в договорах,

контрактах, коммерческой переписке и т.д.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами поможет работать без внешних (с государственными органами и партнерами) и внутренних (с подчиненными) конфликтов, сосредоточив внимание на решении задач производственно-хозяйственной деятельности, конкурентной борьбы, получения максимальной прибыли, развития предприятия.

Содержание дисциплины

Практикум по дисциплине “Документирование управленческой деятельности” предназначен для студентов, обучающихся по специальности 080502 − Экономика и управление на предприятии (строительство) и включает в себя задания по темам практических занятий и методических указаний по их выполнению. Представлены унифицированные формы документов и примеры их заполнения, практические задания, а также контрольные вопросы.

В методических указаниях представлены материалы для практических занятий. Цель практических занятий – студент должен сформировать (самостоятельно создать) пакет документов по предприятию, получить навыки оформления разных видов документов.

3

Практическое занятие № 1

Тема: «Организационно-распорядительная документация». Наименование работы: «Составление и оформление организационных документов».

Цель занятия: изучить учредительные документы учреждения, организации, предприятия.

Приобретаемые умения и навыки: умение составлять и оформлять организационные документы.

Опорные знания при допуске к работе:

Понятие организационных документов.

Значение и функции организационных документов.

Краткая характеристика учредительного договора.

В чем отличие учредительного договора и положения об организации?

Понятие организационно-распорядительных документов.

Норма времени: 4 часа.

Оснащение рабочего места: план практического занятия (методическое пособие), нормативные документы по документообеспечению, конспект лекций.

Используемая литература:

1. Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). / В.И. Андреева – 3-е изд., перераб. и доп. – М. 2001.

2. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / М.В. Кирсанова 4-е изд.– М.:ИНФРА-М; Новоси-

бирск, 2007.– 312 с.

3. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник. / В.А. Кудряев – М.: ИНФРА-М, 2002. – 288 с.

4. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.

На этом практическом занятии учащимся предстоит создать

(учредить) некую условную организацию (предприятие), на материале которой будут выполняться все последующие практические работы.

Задание 1

1. Составить Устав предприятия.

4

2.Оформить положение о структурном подразделении.

3.Оформить учредительный договор.

4.Оформить должностную инструкцию, штатное расписание.

Задание 2

Рассмотреть схему организационной структуры конкретного предприятия и составить структурно-организационную схему условно созданного учащимися предприятия.

Методические указания

Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом учредительных документов.

В пакет учредительных документов организаций (предприятия) входят:

учредительный договор;

устав;

положение об организации;

положение о структурном подразделении;

структура и штатная численность;

штатное расписание;

должностные инструкции.

Организационно-правовые документы определяют статус предприятий, порядок их работы. Они являются основополагающими в деятельности любого предприятия и обладают высшей юридической силой.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав ор-

ганизации, учредительный договор, положение об организации, положения о структурных подразделениях, положения о коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы аппарата управления, штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности (например, инструкция по ДОУ), должностные инструкции работников, правила и др.

5

Организационно-правовые документы проходят в обязательном порядке процедуру утверждения уполномоченным на то органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.), руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться могут организационные документы непосредственно актом руководителя, распорядительным документом руководителя (приказом или распоряжением) или коллегиального органа.

Оформляются организационно-правовые документы на листах бумаги А4.

Обязательны реквизиты этих документов в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации, Унифицированная система организационно-распорядительной документации”.

Требования к оформлению документов следующие:

наименование организации – автора документа;

наименование вида документа;

дата;

номер документа;

заголовок к тексту;

подпись;

гриф утверждения.

Датой организационного документа является дата его утвержде-

ния.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки, и разделен на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Впроцессе подготовки организационноправовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами юридической службы (юристом), заместителем руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее поле деятельности.

Всостав организационно-правовых документов входят учредительные документы – это документы, на основании которых действуют юридические лица (учреждения, организации, предприятия). К учредительным документам относятся – учредительный договор и устав.

6

Учредительный договор — это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности.

В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.

Договоры составляются в нескольких экземплярах (по числу участников), подписываются уполномоченными лицами и удостоверяются печатями учредителей.

Порядок заключения, составления, оформления, вступления в силу и другие юридические аспекты учредительных документов регламентируются законодательством РФ.

Учредительный договор вступает в силу с момента его подписания, если в самом документе не оговорен другой срок.

Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.

Общие положения об уставе содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ. Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Структура устава меняется в зависимости от его разновидности, т. е. устав организации имеет отличительные особенности от устава акционерного общества. Устав предприятий, учреждений и организаций утверждается высшими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Организация считается утвержденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав или только учредительный договор.

Положение об организации – правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи, функции, права, ответственность, порядок деятельности. На его основании действуют государственные и муниципальные некоммерческие организации, действующие за счет бюджета. В первую очередь это органы власти и управления. Текст положения содержит следующие разделы: общую часть, основные задачи

7

и функции, права и ответственность. При описании содержания разделов.

Структура и штатная численность – правовой акт, рег-

ламентирующий состав структурных подразделений организации и штатную численность.

Составление документа, определяющего структуру и штатную численность организации, может быть предусмотрено уставом (положением об организации). Документ визируется заинтересованными лицами и подразделениями, заместителями руководителя, подписывается заместителем руководителя по персоналу и утверждается руководителем организации.

Структура и штатная численность организации, как правило, утверждаются на календарный год. Изменения в документ вносятся приказом руководителя организации. В тексте документа указываются коды структурных подразделений, их наименования и штатная численность.

Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размер оплаты труда работников организации.

В штатном расписании фиксируются следующие сведения:

структурное подразделение (наименование и код);

профессия (должность);

количество штатных единиц;

оклад (тарифная ставка);

надбавки;

месячный фонд заработной платы;

примечания.

Штатное расписание визируется руководителями подразделений, главным бухгалтером, заместителем руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руководителя организации с проставлением печати организации на грифе утверждения. Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя организации “О внесении изменений в штатное расписание”.

Положение о структурном подразделении – правовой акт, уста-

навливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений и иных органов учреждения, организации, предприятия.

Положения о подразделениях оформляются на общем бланке организации, утверждаются руководителем организации, подписывают-

8

ся руководителем подразделения. Положения о подразделениях могут утверждаться распорядительным документом (постановлением, приказом, распоряжением), если одновременно с утверждением документа необходимо дать поручения, связанные с его применением.

Обязательными реквизитами положения являются:

наименование организации;

гриф утверждения;

место издания;

наименование документа с заголовком к тексту;

текст;

подпись;

визы.

Положения о структурных подразделениях визируются руководителем службы кадров, юристом, заместителем руководителя организации, курирующим данное подразделение, а также руководителями других структурных подразделений, с которыми данное подразделение взаимодействует в работе.

Текст положения о подразделениях состоит из разделов:

1.Общие положения (указываются полное официальное наименование подразделения, дата, номер правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется, кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати).

2.Основные задачи (формируются цели, стоящие перед подразделением, или его проблемы, которые призвано решать подразделение в своей деятельности).

3.Функции (устанавливается вид работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения).

4.Права и обязанности (перечисляются действия, которые обязано осуществлять подразделение в лице его руководителя для выполнения возложенных на него функций).

5.Ответственность (устанавливаются виды дисциплинарной, административной и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей).

9