413
.pdf6.Взаимоотношения (регламентируются информационные и документационные потоки подразделения; основные документы, создаваемые им, а также указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления, в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия).
Должностная инструкция – это правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностная инструкция относится к документам, имеющим унифицированную форму и установленную структуру текста и состоит из следующих разделов:
1.Общие положения (содержат следующий набор информации: обобщенные сведения по должности, подчиненность и кем руководит, требования к образованию (высшее или среднее) и практическому опыту (стаж работы по специальности), порядок назначения и освобождения от должности, замещение во время отсутствия).
2.Должностные обязанности (устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают: участок работы, закрепленный за работником; виды работ, выполняемых работником, или перечень, курируемых объектов).
3.Права (устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных па него обязанностей; право принимать решения, давать конкретные указания по конкретному вопросу, подписывать документы в пределах компетенции; право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю; право представительства от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства; право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника; право требовать необходимую для выполнения возложенных функций информацию).
4.Ответственность (устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника).
5.Взаимоотношения (указывается от кого, в какие сроки, и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки представляет, с кем согласовывает проекты подготавливаемых документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов
10
и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с другими подразделениями, лицами, организациями). Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.
Обязательными реквизитами должностной инструкции являются:
наименование организации;
гриф утверждения;
название вида документа
заголовок к тексту;
место составления;
подпись.
Должностная инструкция подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя, курирующего данное подразделение. Визируются должностные инструкции руководителями заинтересованных подразделений, руководителями службы персонала, юри-
стом, а также другими должностными лицами, от действия которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.
После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознаком-
лен, дата, подпись.
Ознакомьтесь с унифицированными формами данных документов в приложениях.
Контрольные вопросы
1.В каком случае составляется учредительный договор и устав предприятия, а когда только устав предприятия?
2.Чем определяется структура учредительного договора? Каким правовым актом?
3.Каков порядок заключения, составления, оформления и вступления в силу учредительных документов?
Практическое занятие № 2
11
Тема: «Организационно-распорядительная документация». Наименование работы: «Составление и оформление распоря-
дительных документов».
Цель занятия: изучить назначение и оформление распорядительных документов.
Опорные знания при допуске к работе:
Основное назначение распорядительных документов.
Назвать виды распорядительных документов с точки зрения принятия управленческих решений.
Кратко охарактеризовать документы коллегиальных органов управления.
Назвать и дать краткую характеристику распорядительных
документов, издаваемых на принципах единоначалия.
Приобретаемые умения и навыки: умение составлять и оформлять согласно ГОСТ Р 6.30-2003 распорядительные документы.
Норма времени: 4 часа.
Оснащение рабочего места: план практического занятия (методическое пособие), конспект лекций.
Используемая литература
1.Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). / В.И. Андреева – 3-е изд., перераб. и доп. – М. 2001.
2.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / М.В. Кирсанова 4-е изд.– М.:ИНФРА-М; Новосибирск, 2007.– 312 с.
3.Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник. / В.А. Кудряев – М.: ИНФРА-М, 2002. – 288 с.
4.Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.
Задание 1
Составить и оформить:
1.Приказ по основной деятельности.
2.Приказ по личному составу (прием на работу).
3.Распоряжение.
4.Указание.
12
Методические указания
Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом унифицированных форм и образцов распорядительных документов.
Приказ – правовой акт, издаваемый единолично руководителем органа власти и управления, учреждения, организации, предприятия в целях решения организационных, финансовых, кадровых и иных вопросов их деятельности.
Приказы издаются по основной деятельности и по личному составу.
Приказы оформляются на специальном бланке приказа и содержат следующие реквизиты: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования), эмблема, наименование организации, наименование вида документа (приказ), дату и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.
Приказы по основной деятельности издаются:
во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления;
в целях осуществления собственной исполнительнораспорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач организации.
Обязательным реквизитом приказа является заголовок, он должен быть сформулирован четко, кратко, выражая основное содержание документа. Заголовок документа отвечает на вопрос «о чем?».
Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части дается обоснование распорядительных действий. В качестве обоснования действия может выступать:
ссылка на нормативный правовой акт вышестоящего органа или собственные ранее изданные акты с указанием названия документа, даты, номера, заголовка к тексту;
формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа.
Констатирующая часть может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.
Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки с абзаца. Распорядительная часть содержит поручения,
13
каждое из которых выделяется в самостоятельный пункт. Каждый пункт распорядительной части включает:
наименование должности, фамилию, инициалы исполнителей или исполнителя;
поручение;
срок выполнения поручения.
При наличии промежуточных сроков выполнения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формируется отдельным пунктом. Каждый пункт или подпункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения.
Срок исполнения в пунктах и подпунктах распорядительной части приказа не указывается в тех случаях, если предписываемые действия носят регулярный или нормативный характер и их выполнение предписывается на весь период действия данного приказа. Количество исполнителей по каждому пункту (подпункту) не ограничивается.
Не указываются в распорядительной части исполнители и сроки исполнения приказа, если действия носят организационный характер. Последний пункт приказа – пункт о контроле, в нем указываются наименование должности лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия. В приказе могут перечисляться ранее изданные документы, которые этим приказом отменяются.
До представления проекта приказа на подпись он визируется руководителями всех заинтересованных подразделений и юридической службой. Если в процессе согласования в проект вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит повторному согласованию должностными лицами. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа проекта или на отдельном листе согласования: после слова СОГЛАСОВАНО указываются должности и фамилии лиц, визирующих проект документа. Подпись должностного лица при визировании проекта приказа сопровождается датой.
Подписывает приказ руководитель предприятия или его заместитель, имеющий на это право. Приказ вступает в силу с момента его подписания, если не указан другой срок.
Приказ по личному составу – оформляют и ведут строго отдельно от приказов по основной деятельности. Вместе с тем обе разновидности приказов по личному составу оформляются на одинаковых бланках.
14
Тексты большинства приказов по личному составу не имеют констатирующей части и глагола «ПРИКАЗЫВАЮ», как это принято в приказах по основной деятельности. Приказ по личному составу начинается с распорядительного действия:
ПРИНЯТЬ на работу (указывается установленный размер оплаты труда, т. е. оклад, надбавки, предусматриваемая индексация, тарифная ставка, а также при необходимости условия труда: временно с ____ по____, с испытательным сроком);
НАЗНАЧИТЬ, ПЕРЕВЕСТИ на другую работу (указывается новая должность и подразделение, вид переводов – продолжительность, причина перевода – в полном соответствии с требованиями Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), при необходимости
– изменение оплаты труда);
ПРЕДОСТАВИТЬ ОТПУСК (указывается его вид, продолжительность, дата, окончание);
КОМАНДИРОВАТЬ (указывается дата и продолжительность командировки, место направления и наименование предприятия);
УВОЛИТЬ (особо точно указывается причина увольнения, согласно статьям ТК РФ).
Пункты приказа по личному составу формируются в строгом со-
ответствии с требованиями ТК РФ и заканчиваются ссылкой на письменное основание данного распорядительного действия.
Постоянная информация для любого кадрового приказа; указание распорядительного действия, фамилия, имя и отчество (полностью), должность и структурное подразделение, дата вступления в силу данного пункта приказа (см. приложения 2.3 и 2.4)
Проект приказа по личному составу, как правило, согласовывается с главным бухгалтером, юристом, с руководителями структурных подразделений. Приказы по личному составу подписывает руководитель.
Приказы по личному составу согласно ТК РФ доводятся до сведения работников под расписку.
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа управления в целях решения оперативных вопросов.
Распоряжения также издаются руководителями исполнительного органа управления, организаций и предприятий по вопросам частного характера.
15
Распоряжения оформляются на бланке распоряжения. Обязательными реквизитами распоряжения являются: Государственный герб Российской Федерации (герб субъекта Федерации или герб муниципального образования), эмблема, наименование организации, наименование вида документа (распоряжение), дата, номер документа, место издания, заголовок к тексту, текст (см. приложение 2.5).
Распоряжения составляются и оформляются по тем же правилам, что и приказы по основной деятельности. Различие между ними в том, что в текстах распоряжений ключевым словом, разделяющим вводную и распорядительную часть, является «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ».
Указание – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации.
Указания составляются и оформляются аналогично приказам, но ключевыми словами в тексте указания, в зависимости от его содержания, могут быть: «обязываю» или «предлагаю». Оформляются на общем бланке с угловым расположением реквизитов.
Контрольные вопросы
1.Что такое приказ? Указать его виды.
2.Значение, структура и содержание приказа по основной деятельности.
3.Приказ по личному составу (по кадрам), его структура и содержание.
Практическое занятие № 3
Тема: «Организационно-распорядительная документация». Наименование работы: «Составление и оформление справоч-
ноинформационных документов».
Цель занятия: научиться составлять справочноинформационную документацию.
Опорные знания при допуске к работе:
Каково значение информационносправочных документов?
Что такое докладная записка? Виды докладных записок.
16
Приобретаемые умения и навыки: умение составлять акт, докладную (служебную, объяснительную) записку, заявление.
Норма времени: 4 часа.
Оснащение рабочего места: план практического занятия (методическое пособие), конспект лекций.
Используемая литература:
1.Андреева В.И. Делопроизводство. Требования к документообороту фирмы (на основе ГОСТов РФ). / В.И. Андреева – 3-е изд., перераб. и доп. – М. 2001.
2.Иритикова B.C. Докладные и объяснительные записки / В.С. Иритикова // Секретарское дело. – 1997. – № 2.
3.Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: учебное пособие. / М.В. Кирсанова 4-е изд.– М.:ИНФРА-М; Новосибирск, 2007.– 312 с.
4.Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник. / В.А. Кудряев – М.: ИНФРА-М, 2002. – 288 с.
5.Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е изд., перераб. и доп. / В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др.; под ред. И.К.Корнеева, В.А.Кудряева. – М.: Изд-во Проспект, 2005. – 456 с.
Задание 1
1. Составить и оформить акт.
2.Составить и оформить протокол.
Задание 2
1.Составить и оформить внешнюю докладную (служебную) записку.
2.Составить и оформить объяснительную записку.
3.Составить и оформить личное заявление.
Методические указания
Чтобы выполнить задание, необходимо ознакомиться с пакетом справочно-информационных документов.
Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленных фактов, событий, действий. Акты могут составляться в самых различных ситуациях: при инвентаризации, при приеме-передаче документов, материальных ценностей, ревизии, ликвидации организации и т. д.
17
Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
Акт составляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта с унифицированным текстом (для актов с постоянно повторяющейся информацией).
Обязательными реквизитами акта являются: название организации, название вида документа (АКТ), дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.
Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом “акт”.
Датой акта считается дата события (проверки, обследования и т. п.). Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).
Во вводной части акта указываются основание его составления (распорядительный документ, договор с указанием его даты и номера), председатель и члены комиссии. В основной части излагаются сущность, характер, методы, сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы.
При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.
В конце текста указывается количество составленных экземпляров, их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).
Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано его подписать с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформить на листе и прилагать к акту.
В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоя-
18
щей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта.
Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.
Протоколы оформляются на основании черновых записей, ведущихся во время заседания, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию. Оформляется протокол на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты:
наименование организации;
название вида документа;
дату и номер протокола;
место составления протокола (проведения заседания);
заголовок к тексту;
текст;
подписи;
визы ознакомления.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части указываются: кто председатель, секретарь, присутствовали (должностные лица, входящие в состав коллегиального органа, приглашенные), какова повестка дня. Если на заседании присутствует большое количество участников, в этом случае составляется отдельный список присутствовавших на собрании, прилагае-
мый к протоколу.
В разделе «Повестка дня» перечисляются и нумеруются рассматриваемые на заседании вопросы.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого пункта строится по схеме: СЛУШАЛИ – ВЫСТУПИЛИ – ПОСТАНОВИЛИ. Каждый вопрос “Повестки дня”рассматривается и оформляется отдельно по вышеуказанной схеме. Постановляющая часть может подразделяться на пункты.
Протокол подписывается председателем и секретарем. В особо важных случаях выступавшие должны визировать протокол. Визы проставляются на левом поле документа, на уровне записи выступления.
19