Комплектование архивного фонда рф

Комплектование- это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем (Установленный для архива состав документов, подлежащих хранению в нем).

Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.

Работа по комплектованию архивов состоит из нескольких этапов:

• установление профиля архива;

• определение источников комплектования;

• определение состава документов, подлежащих хранению в архиве;

• распределение документов по сети архивов в соответствии с профилем;

• организация работы по своевременному приему документов в архивы.

В государственной организации необходимо одновременно отслеживать два потока документов:

• поступающих в архив из структурных подразделений;

• и передаваемых на государственное хранение.

В негосударственный архив также поступают документы из делопроизводственной службы, а судьбою ценных документов, которые могут быть отнесены к составу Архивного фонда Российской Федерации, необходимо распорядиться самостоятельно.

Росархивом утверждались неоднократно списки источников комплектования.

В основе этих списков - разделение потенциальных источников комплектования на несколько групп:

• учреждения, организации, предприятия, документы которых подлежат полному (обязательному) приему в   государственные архивы (Верховный суд, прокуратура, Минюст);

• учреждения, организации, предприятия, документы, которых подлежат повидовому выборочному приему (редакции журналов, городские и районные суды) и групповому выборочному приему (техникумы, санатории, ДК);

Под выборочным приемом подразумевалось, что из многих фондов однотипных учреждений, действовавших на одной территории, в государственные архивы поступали на хранение один или несколько фондов (как правило, “лучший”, “худший” и “средний” фонды). Это так называемый групповой выборочный прием (все от избранных).

Повидовой выборочный прием предполагает, что в государственный архив поступают отдельные виды и разновидности создаваемых источниками комплектования ценных документов (немногое от всех).

• учреждения, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов (аптеки, юр.консультации, билетные базы).

В настоящее время система критериев определения источников комплектования такова:

Признак	Расшифровка
1.Функционально-целевое назначение учреждения	Выполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах.
2. Масштаб деятельности	Многопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников.
3. Вид организации	Сложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур.
4. Полнота отражения информации	Степень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций.