Сочетание простых заголовков:

Протоколы совещаний при Управлении делами СНК СССР по вопросу постановки секретного делопроизводства за 1932 год (подлинники) и акты обследования состояния секретного делопроизводства в аппарате СНК СССР и СТО СССР за 1927 -1936 гг.

Сочетание обобщенных заголовков:

Протоколы заседаний избирательных комиссий округов г. Москвы за ноябрь - декабрь 1997 года (копии), переписка с избирательными комиссиями о проведении выборов в Городскую Думу.

В последнем примере обобщенным понятием являются “избирательные комиссии” - так как не указаны их конкретные названия.

Заголовки не всегда могут раскрыть содержание отдельных, наиболее важных документов дела. Это осуществляется с помощью аннотирования документов.

Аннотируютсядокументы, которые содержат сведения о наиболее выдающихся событиях и фактах, о наиболее выдающихся деятелях, воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, чертежи, входящие в дела. Таким образом, аннотируются документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска.

Аннотация составляется в 3 вариантах.

1. Аннотация представляет собой заголовок отдельного документа.

Например:

Письмо К.Э. Циолковского о конструировании металлического дирижабля. Л. 17 - 18.

2. Аннотация составляется на несколько однородных документов.

Например:

Воззвания о заготовке продовольствия для Поволжья. Л. 14-21.

3. Аннотация содержит краткое описание содержания документа.

Например:

В списке семей красноармейцев, не получивших карточки “Красная звезда”, содержатся сведения о составе семей. Л. 45.

Аннотация помещается за заголовком дела с красной строки на обложке (карточке) или на отдельном листе, который вкладывается между обложкой и первым листом дела.

Типовые заголовкиразрабатываются для однородных дел с целью облегчения и достижения единства (унификации) их описания.

В типовой заголовок входят элементы, присущие большой группе однородных дел: виды документов или дел и автор, виды документов или дел корреспондент, виды документов или дел и содержание и т. д.

Например:

Протоколы заседаний коллегии Министерства ... за... год. Подлинники, копии.

К этой типовой части надо будет только добавить конкретное название министерства, проставить год и указать подлинность или копийность документа.

Степень подробности научного описания документов и дел зависит от ценности документной информации, ее уникальности. В 1960-70-е гг. было введено категорирование фондов учреждений, то есть разделения их на категории (1,2,3) в зависимости от места учреждения - фондообразователя в системе государственного управления:

1 категория - высшие и центральные органы власти, управления, суда и др.

2 категория - учреждения среднего звена (краевые, областные, губернские и др.).

3 категория - местные низовые учреждения (районные, волостные, сельские, поселковые и др.).

К фондам 1 категории составлялись наиболее подробные справочники. По причине многоаспектности информации, в них преобладали обобщенные заголовки.

В фондах личного происхождения, как правило, откладываются творческие материалы, переписка, альбомы, записные книжки, материалы биографического, служебного и имущественно-хозяйственного характера, а также материалы членов семьи и других лиц. Могут быть в составе фонда коллекции документов или иных материалов.

В процессе описания документов и дел личного происхождения фиксируются на карточках следующие информационные характеристики:

• фамилия, имя, отчество фондообразователя, которые являются и названием фонда;

• заголовок дела;

• крайние даты документов дела;

• количество листов;

• архивный шифр.

В основе заголовков лежат элементы: виды документов или дел, автор, корреспондент, вопрос. Значительно реже в заголовке указывают территорию и время, а также особенности материалов.

В заголовке на рукописьуказывают автора, название произведения, жанр, а также наличие дарственных надписей, правок и других приписок с указанием их авторства.

Например:

А.Н. Островский. “Доходное место”. Пьеса.

В заголовке на перепискууказывают вид документа, автора и корреспондентов, содержание, если оно касается одного вопроса, а также наличие приложений, приписок и других особенностей. В письмах родственников рекомендуется указывать их родственные связи, а в письмах замужних женщин - фамилию писать по мужу, указывая в скобках их девичью фамилию, а также фамилию их первого мужа.

В заголовке на альбомыуказывают автора альбома и краткое содержание записей, фотографий и других материалов с обозначением их авторства, а также отражают внешние особенности альбома.

Например:

Альбом К.К. Олимпова со стихотворениями С.Д Дрожжина,А.А. Коринфского и др.; рисунками И.Е. Репина, С.И. Пичугина. В бархатном переплете.

Заголовок на записные книжкисоставляется очень кратко: в нем указывают вид дела и автора.

Например:

Записные книжки Н.С. Каржановского.

В фондах личного происхождения очень часто на книгах, альбомах и других материалах встречаются дарственные надписивыдающихся лиц. В этих случаях на дарственные надписи составляют заголовок, в котором указывают автора надписи, корреспондента (кому она предназначена) и на чем она сделана.

Например:

Дарственные надписи Ф.И. Шаляпина и Иолы Торнаги

Биографические, служебные, имущественно-хозяйственные материалы. В заголовках на эти материалы, а также на материалы общественной деятельности и бытового характера указывают виды документов или дела, автора, краткое содержание и особенности материалов: авторские правки, газетные вырезки и т. д.

Например:

Метрическое свидетельство И.Ф. Калитникова.

В заголовках на фотографииуказывают вид документа, инициалы и фамилии изображенных лиц, событие.

Например:

 Фотография А. Павловой с дарственной надписью А.А.Бахрушину.

 При описании рисунков, эскизов, чертежей гравюр кроме характера материалов указывают автора, корреспондента, дают описание изображения, а также отмечают наличие дарственных надписей и других особенностей.

Например:

Гравюры Т.Г. Шевченко “В шинке” и “Ростовщик” с дарственными надписями В.М. Лазаревскому.

При описании документов и дел личного происхождения часто не удается установить авторство документов или корреспондентов. В этих случаях в заголовке пишут “неустановленный автор”.

Например:

Письмо А.С. Пушкина неустановленному лицу с обращением Иван Сергеевич.

Имейте в виду: при описании не полностью сохранившихся материалов указывают степень их полноты: отрывок, неполный текст, без конца.

Например:

К.С. Семенов. “Воспоминания”. Отрывок. Письмо Г.С. Петрова Л.К. Игнатьеву. Без конца.

При определении способа написания или воспроизведения материалов указывают:

• автограф или черновой автограф;

• авторская машинопись, машинопись с авторской правкой или авторизованная машинопись (когда только подпись или дата - автографы);

• машинописная или рукописная копия;

• фотокопия или ксерокопия;

• вырезки из журналов, газет и др.

Например:

Статьи о жизни и творчестве Г.К. Никифорова. Журнальные и газетные вырезки.