Ленточный автоотчет

В этом отчете названия полей расположены сверху, как и в таблице. На каждой странице расположены несколько записей, что облегчает просмотр и сравнение данных.

Создать ленточный автоотчет.Для этого нужно в окне диалогаНовый отчетвыбрать из спискаАвтоотчет: ленточный, а в нижнем окне из раскрывающегося списка выбрать источник отчета - таблицуПервый курси нажать кнопку ОК.

Сохранить отчет на диске под именем Ленточный автоотчет.

Создание отчета с помощью мастера

Создание отчета с помощью мастера не требует специальных знаний и сводится к выбору таблиц, входящих в отчет и порядка их размещения.

1. В окне диалога Новый отчет выбрать вариантМастер отчетов, далее из раскрывающегося списка нужно выбрать таблицу Первый курс, для которой создается отчет и нажать ОК.

2. В открывшемся окне Создание отчетовиз окнаДоступные поляперенести в окноВыбранные поляполяФИО, Группа, Инф, и Мат, которые будут присутствовать в отчете. После этого нажать кнопку Далее.

3. В следующем окне мастера зададим уровень группировки по полю Группа, что означает группировку в отдельные блоки студентов каждой из 3-х групп. Для этого выделить полеГруппаи нажать кнопку иливыполнить на этом поле 2ЩЛКМ. Нажать кнопкуДалее и перейти к следующему окну мастера.

4. Задать для поля ФИО порядок сортировки по возрастанию. Раскрыть опцию Итоги... и установить в поляхИнф иМатфлажкиAvgвычисления средних баллов по этим предметам. Здесь же в окнеПоказатьустановить опциюДанные и итоги.Нажать кнопкуОК и затемДалее.

5. Выбрать книжную ориентацию отчета, вид макета - блоки нажать кнопкуДалее.

6. Выбрать стиль оформления из списка и нажать кнопку Далее.

7. Дать имя отчету и нажать кнопку Готово.

8. Просмотреть готовый отчет и показать преподавателю.

Коррекция отчета с помощью Конструктора отчетов

Полученный cпомощью мастера или другими методами отчет устроит далеко не всех пользователей, т.к. заголовки и данные столбцов не отцентрованы, кого то может не устраивать шрифт и цветовая гамма и т.д. Кроме того, часто в отчет нужно поместить вычисляемые поля, в которых размещаются результаты вычислений над данными других полей. Для изменения свойств отчетов используется специальное средство, называемоеконструктором отчетов.

Поставим задачу форматирования отчета и создания нового поля Средний балл, в котором для каждой записи должно вычисляться значение среднего балла по полямИнфиМат. Для этого нужно выполнить:

1. Открыть конструктор отчетов. Это делается из вкладки Отчетыоткрытой БДПервый курс, либо, если отчет уже открыт, из меню <Вид / Конструктор>иликнопкой "Конструктор".

2. Нажать на кнопку "Поле" и выполнить 1ЩЛКМ в поле верхнего колонтитула правее поляМат. В форме появится связанный объект, состоящий из двух полей ввода с надписямиПоле N (N- номер поля) иСвободный. Установить желаемый размер и положение поляПоле N в окне верхнего колонтитула.

Примечания. а) Предварительно выделенное поле можно перемещать мышью, при этом указатель должен принять форму.

б) Более точно положение предварительно выделенного поля устанавливается клавишами ,,ипри нажатой клавише <Ctrl>, размеры поля устанавливаются клавишами,,ипри нажатой клавише <Shift>.

в) Для установки точных размеров объекта нужно его выделить, открыть контекстное меню 1ЩПКМ, раскрыть опцию Свойстваи на вкладкеМакетустановить точные значения высоты и ширины.

г) Для улучшения внешнего вида отчета применяется выравнивание выбранных объектов относительно сетки или относительно друг друга, а также установка одинаковых размеров объектов. Для этих целей используется меню <Формат / Выровнять> и <Формат / Размер>. Для точного размещения объектов можно установить привязку к сетке: <Формат / Привязать к сетке>.

3. Выделить Поле N, открыть контекстное меню, выполнив 1ЩПКМ и открыть опциюСвойства, выбрать вкладкуМакети в строкеПодписьввести имя поляСредний балл. Открыть окно отчета из меню < Вид / Образец> и, если имя поля не помещается в окне, в режиме конструктора (< Вид / Конструктор>) скорректировать размеры окна.

4. Снова нажать на кнопку "Поле" и выполнить 1ЩЛКМ в поле области данных правее данныхМат. Аналогично вышеизложенному установить положение поляСвободныйправее поляМат. Выделить полеСвободный, открыть контекстное меню, выбрать опциюДанные и щелкнуть по кнопке "Построить". Откроется окноПостроитель выражений, в котором нужно набрать формулу подсчета среднего балла:=([Инф] + [Мат])/2.

5. Выделить Поле N, выполнить внутри него 1ЩЛКМ и удалить надписьПоле N. Открыть окно отчета и убедиться в том, что в каждой строке отчета появились значения среднего балла по предметам Информатика и Математика.

6. Кнопкой "Поле" в областиЗаголовок отчетасоздать заголовок:Итоги сессии первого курса.

Недостатком полученного отчета является не слишком удобный внешний вид: данные и заголовки не отцентрованы и т.д. Для устранения этих недостатков выполнить форматирование данных отчета.

7. Для начала нужно выровнять по центру все заголовки и данные отчета. Для центровки заголовков их нужно выделить в окне верхнего колонтитула и нажать кнопку "По центру". Аналогично выравниваются и данные, но выделять нужно поля в окне области данных.

Примечания.а) Фамилии лучше выровнять по левой границе.

б) Для выделения одного объекта отчета нужно встать на него и выполнить 1ЩЛКМ. Для выделения одновременно нескольких объектов есть два способа:

0. нажать кнопку <Shift> и, не отпуская, щелкнуть мышью по выделяемым объектам;

1. нажать кнопку "Выбор объектов" и очертить мышью рамку вокруг выделяемых объектов.

8. На вкладке МакетопцииСвойстваконтекстного меню можно установить обрамление полей и данных, цвета текста и фона, параметры шрифта и т.д. Выполнить дальнейшее оформление отчета по своему вкусу. Пример отчета приведен на рис. 2.

9.Показать отчет преподавателю и сохранить его на дискете пол именем Мастер отчетов.