Задание 1 Создание однотабличной базы данных а. Создание структуры таблицы

Создание таблицы начинается с формирования ее структуры. Под структурой понимается имена и тип полей, их количество, ширина и др. параметры, которые должны быть заданы перед заполнением таблицы. Структура - своеобразный "каркас" таблицы, в который заносятся данные. Процесс создания однотабличной БД рассмотрим на примере учебной таблицы Первый курс (табл.1).

1.Запустить СУБД Access.В окнеСоздание БДвыбрать опциюНовая база данныхи нажать кнопку ОК. В окне новой БД указать ее имя и место на диске.

Примечание.Вводимое имя должно быть оригинальным и не должно совпадать с именами других БД в этом же каталоге. Здесь и в дальнейшем будем использовать для нашей учебной БД имяPrimer.mdb.

2. Открыть окно Конструктора:<Создать /ВкладкаТаблица / Создать/ РежимКонструктор/ ОК>. В открывшемся окнеКонструктораввести параметры полей из табл. 2.

Ввод имени поля заканчивается нажатием <Enter> или <Tab>. Для ввода типа данных нужно встать на соответствующую строку графыТип данных, раскрыть список кнопкой и выбрать нужный тип.

В окне Свойства полянужно ввести размеры и формат поля. Для поляТелефонустановить значениеПустые строки- Да, что необходимо для правильной работы с записями, в которых отсутствует телефон.

В графе Описание, которая является необязательной, вводится пояснение к полю, которое будет появляться в нижней части экрана всякий раз, когда курсор будет находиться в данном поле.

После формирования параметров всех полей закрыть окно Конструктора (кнопкой или <Файл / Закрыть>) и в ответ на запрос дать имя созданной таблице. Дадим нашей таблице имяПервый курс. В ответ на запрос о создании ключевого поля ответитьНет.

Б. Ввод данных в таблицу

Для ввода, добавления или модификации данных в таблице нужно выполнить операции:

1. Запустить Accessи открыть БДPrimer.mdb. В окне БД на вкладкеТаблицавыделить таблицуПервый курс и открыть ее.

Параметры полей таблицы Первый курс Таблица 2
Имя поля	Тип данных	Описание	Формат поля
N	Счетчик	Порядковый номер	Длинное целое
ФИО	Текстовый	Фамилия и инициалы	15
Группа	Текстовый	98 - год приема	5
Пол	Текстовый	М - мужской, Ж - женский	1
Дата рождения	Дата/время	Формат: ДД.ММ.ГГ	Краткий формат
Телефон	Текстовый	Домашний телефон	8
Инф	Числовой	Оценка по Инфладному программированию	Байт
Мат	Числовой	Оценка по Математике	Байт
Общежитие	Логический	Нуждается ли в общежитии	Вкл / Выкл
Стипендия	Денежный	Размер стипендии в руб.	Денежный
Фото	Поле объекта OLE	Фотография студента

2. В открывшуюся таблицу занести данные из табл.1 Первый курс. Предварительно можно установить шрифт, например,CourierNewCyrразмером 10 пунктов. Ввод данных в поле заканчивается нажатием<Enter>или<Tab>. Возврат в предыдущее поле - по<Shift+Tab>. При вводе в полеОбщежитие для нуждающихся установить значение_.

3. Ввести в поле Фотофотографии. Для их ввода необходимы файлы .ВМР, которые получают сканированием фотографий. За неимением реальных фотографий в данное поле можно вставить любые файлы .ВМР следующим образом: встать в полеФотои из меню: <Вставка / Объект.../ Создать из файла / Обзор.../ Найти на диске файл .ВМР и выделить его / Открыть / ОК>. Для этой цели можно использовать, например, картинкиClipart.

Примечания. а) Так как файлы .ВМР имеют большой объем, то рисунок нужно вставить в полеФототолько одной или двух записей, в противном случае объем файла БД сильно увеличится и вы не сможете записать его на свою дискету.

б) При удалении из БД объектов (таблиц, форм, рисунков и т.д.) занимаемое ими место автоматически не освобождается. Для этого надо выполнить сжатие БД, при котором в создаваемую копию БД переписываются только существующие объекты. Для сжатия БД нужно выполнить:

0. закрыть все БД;

1. открыть меню: <Сервис / Служебные программы / Сжать БД>;

2. выполнить 2ЩЛКМ по имени сжимаемой БД;

3. в открывшемся окне Сжатие БД под именемуказать место хранения сжатой БД и ее имя (ввести новое или оставить старое);

4. нажать кнопку Сохранить.

4. Выполнить форматирование таблицы. Эта операция придает таблице более привлекательный вид. Прежде всего необходимо установить оптимальную ширину столбцов, чтобы, во-первых, вся информация в них была хорошо видна и,во-вторых, чтобы вся таблица помещалась в окне.

Изменить ширину столбца можно двумя способами:

0. в строке с именем столбца захватить мышью его границу (указатель мыши принимает форму ) и переместить в нужном направлении;

1. выделить столбец, щелкнув мышью по его имени, и далее <Формат / Ширина столбца / Нажать кнопку По ширине данныхили ввести нужное значение в см / ОК>.

Установить желаемые цвета оформления таблицы. Цвет заливки/фонаустанавливается кнопкой ,цвет текста- кнопкой , ацвет разграничительных линий- кнопкой .

5. Показать созданную таблицу преподавателю и сохранить ее на дискете.