2. Основы работы в табличном процессоре excel

Наиболее распространенным и удобным средством обработки числовой информации считается табличный процессор Excel.

Функциональные особенности Excel:

• организация многостраничной структуры файлов (файлы Excel, называемые рабочими книгами, могут состоять из произвольного числа отдельных листов (максимально – 256), содержащих таблицы, графики, макросы, диалоговые окна)

• ввод формул любой сложности в пределах допустимого числа символов, в том числе в строке формул

• разветвленная электронная диалоговая справочная система

• возможность управления структурированными в виде списков данными (Выполнение операций сортировки, фильтрации, агрегирования и др.)

• большое количество встроенных функций

• иллюстрация числовых данных графическими образами (диаграммами, картами, схемами)

• возможность статистической обработки данных

• применение языка Visual Basic for Applications (VBA), расширяющего возможности Excel и др.

1. Интерфейс окна книги Excel

Интерфейс окна книги Excel отображен на рис. 2.

В качестве основных компонентов технологии обработки данных рассматриваются: расчет, упорядочивание по ключу (сортировка), агрегирование (получение суммы, среднего, минимального, максимального значения), поиск по ключу (функция вертикального поиска результата, фильтрация данных).

Рисунок 2. Компоненты интерфейса окна Excel

2. Расчеты в таблицах и основные функции Excel

Расчет в таблицах осуществляется с помощью введенных пользователем формул (рис. 3). При этом необходимо помнить правило: ввод формул начинается со знака равенства (=).

Рис. 3. Пример ввода формул в таблицу Excel

Кроме использования формул результат можно получить с помощью более трехсот функций Excel. Все они распределены по категориям: финансовые, дата и время, математические, статистические, ссылки и массивы, работа с базой данных, текстовые, логические и некоторые другие. Ввод функции в ячейку таблицы осуществляется, например, с помощью мастера функций, окно которого открывается последовательностью команд: ВСТАВКА – ФУНКЦИЯ (кнопка ).

Рассмотрим примеры использования основных функций.

Пример 1. Определить общее количество преступлений за первое полугодие.

Определение суммы чисел в диапазоне ячеек D6:D23 с помощью функции =СУММ(…) осуществляется следующим образом (рис. 4):

1. Курсор в ячейку результата (D24).

2. Вызвать Мастер функций (кнопка).

3. Категория МАТЕМАТИЧЕСКИЕ.

4. Функция =СУММ(D6:D23).

5. ОК.

Рисунок 4. Пример ввода функции =СУММ(…)

Пример 2. Определить общее количество преступлений за первое полугодие по каждому району отдельно, используя функцию =СУММЕСЛИ(…). Решение задачи осуществляется следующим образом (рис. 5):

1. Создать таблицу в диапазоне G5:I8 (рис. 5).

2. Курсор в ячейку результата (H6).

3. Вызвать Мастер функций (кнопка).

4. Категория МАТЕМАТИЧЕСКИЕ.

5. Функция =СУММЕСЛИ(…).

6. В окне ввода аргументов функции =СУММЕСЛИ(…):

   1. В поле Диапазон вводим диапазон проверки условия (столбец таблицы – Район): С6:С23;

   2. В поле Критерий вводим адрес ячейки, содержащей ключ поиска информации для суммирования (название конкретного района), в нашем случае – G6;

   3. В поле Диапазон_суммирования вводим диапазон ячеек D6:D23, значение которых необходимо просуммировать (столбец таблицы «Количество преступлений, ед.»).

7. ОК.

Рисунок 5. Пример ввода функции =СУММЕСЛИ(…)

В результате в ячейке H6 получим функцию:

= СУММЕСЛИ(C6:C23;G6;D6:D23)

Пример 3. Определить средний процент раскрываемости преступлений за первое полугодие по всем районам. Для этого используется функция

=СРЗНАЧ(…). На рис. 6 приведен пример ее использования.

Определение среднего значения чисел в диапазоне ячеек Е6:Е23 с помощью функции =СРЗНАЧ(…) осуществляется следующим образом _{(рис. 6):}

1. Курсор в ячейку результата (Е24).

2. Вызвать мастер функций (кнопка ).

3. Категория СТАТИСТИЧЕСКИЕ.

4. Функция =СРЗНАЧ(Е6:Е23).

5. ОК.

Рисунок 6. Пример ввода функции =СРЗНАЧ(…)

Пример 4. Определить количество наблюдений (строк) в документе «Сводный отчет» с помощью функции =СЧЕТ(…) (рис. 7). Для этого:

1. Курсор в ячейку результата (D25).

2. Вызвать мастер функций (кнопка ).

3. Категория СТАТИСТИЧЕСКИЕ.

4. Функция =СЧЕТ(D6:D23).

5. ОК.

Рисунок 7. Пример ввода функции =СЧЕТ(…)

Пример 5. Определить число случаев за первое полугодие (отраженных в отчете), когда процент раскрываемости был менее 90 % (рис. 8). Для этого используем функции =СЧЕТЕСЛИ(…):

1. Курсор в ячейку результата (Е25).

2. Вызвать Мастер функций (кнопка).

3. Категория СТАТИСТИЧЕСКИЕ.

4. Функция =СЧЕТЕСЛИ(…).

5. В окне ввода аргументов функции =СЧЕТЕСЛИ:

   1. В поле Диапазон вводим диапазон: Е6:Е23;

   2. В поле Критерий: <90.

6. ОК.

Рисунок 8. Пример ввода функции =СЧЕТЕСЛИ(…)

Пример 6. Определить средний процент раскрываемости за первое полугодие по каждому району. Для этого необходимо определить суммарный процент раскрываемости по определенному району и разделить его на количество наблюдений по этому району в отчете, то есть, например для Краснополянского района, формула имеет вид (рис. 9):

=СУММЕСЛИ(C6:C23;G6;D6:D23)/СЧЁТЕСЛИ(C6:C23;G6).

Для остальных районов вводятся аналогичные функции:

– для Пырьевского:

=СУММЕСЛИ(C6:C23;G7;D6:D23)/СЧЁТЕСЛИ(C6:C23;G7);

– для Октябрьского:

=СУММЕСЛИ(C6:C23;G8;D6:D23)/СЧЁТЕСЛИ(C6:C23;G8).

Рисунок 9. Пример использования в формуле нескольких функций

Пример 7. Определить максимальный и минимальный процент раскрываемости за первое полугодие, используя функции =МАКС(Е6:Е23) и =МИН(Е6:Е23). Результат ввода функций показан на рис. 10.1 и 10.2.

Рисунок 10.1. Пример ввода функций =МАКС(…)

Рисунок 10.2. Пример ввода функций =МИН(…)