Создание новой базы данных
Для создания новой базы данных необходимо воспользоваться областью задач Создание файла (New file) окна приложения Microsoft Access. Эта область появляется справа при первом запуске Access. Если вы уже использовали Access для работы с каким-либо файлом и после его закрытия не видите в главном окне этой области, вы можете:
выбрать команду Создать (New) из меню Файл (File);
нажать кнопку Создать (New) на панели инструментов.
Любое из этих действий приведет к открытию справа области задач Создание файла (New file).
При создании новой базы данных в процессе работы в Access прежняя база данных будет автоматически закрыта. Обратите внимание, что две базы данных в одном окне приложения Access одновременно открытыми быть не могут!
Создать новую базу данных можно тремя способами:
путем создания новой пустой базы данных;
созданием копии существующей базы данных;
с помощью создания базы данных с использованием шаблона.
Создание новой пустой базы данных
Чтобы создать базу данных с помощью области задач Создание файла (New file), необходимо:
В этой области из раздела Создание (New) выбрать элемент Новая база данных (Blank Database). Появится диалоговое окно Файл новой базы данных (File New Database) с содержимым папки Мои документы.
В раскрывающемся списке Папка (Save in) открыть папку, в которой будет храниться создаваемая база данных.
В поле ввода Имя файла (File name) указать имя создаваемого файла и нажать кнопку Создать (Create). По умолчанию Access присваивает новой базе данных имя dbl, а если база с именем dbl уже существует, то db2 и т. д. После нажатия кнопки появится окно новой базы данных (рис. 10.1).
Если на вашем компьютере установлена операционная система Windows NT Workstation, то это будет папка Личная. Папки Личная и Мои документы по умолчанию предназначены для хранения документов Microsoft Office, поэтому их многие используют для хранения рабочих документов.
Рис. 10.1 Окно новой базы данных Access 2002
В Microsoft Access существует следующие способы создания таблиц:
Использование мастера баз данных для создания всей базы данных, содержащей все требуемые отчеты, таблицы и формы, за одну операцию. Мастер баз данных создает новую базу данных, его нельзя использовать для добавления новых таблиц, форм, отчетов в уже существующую базу данных.
Мастер таблиц позволяет выбрать поля для данной таблицы из множества определенных ранее таблиц, таких как деловые контакты, список личного имущества или рецепты.
Ввод данных непосредственно в пустую таблицу в режиме таблицы. При сохранении новой таблицы в Microsoft Access данные анализируются и каждому полю присваивается необходимый тип данных и формат.
Определение всех параметров макета таблицы в режиме конструктора.
Импорт уже созданной таблицы из другой базы данных.
Независимо от метода, примененного для создания таблицы, всегда имеется возможность (и, как правило, необходимость) использования режима конструктора для дальнейшего изменения макета таблицы, например, для добавления новых полей, установки значений по умолчанию или для создания масок ввода. Поэтому режим конструктора является универсальным способам создания таблиц.