Копирование стилей

Кроме создания и удаления стилей, Word позволяет копировать стили из одного документа или шаблона в другой.

Копирование стилей из документа в шаблон

Скопировать стиль, созданный или измененный в документе, в шаблон, чтобы новый стиль был доступен и другим документам, можно различными способами:

1. При изменении или создании стиля в диалоговых окнах Изменение стиля или Создание стиля, можно установить флажок Добавить в шаблон. Word скопирует измененный или вновь созданный стиль в шаблон документа. Если нужно сохранить стиль, не изменяя его, можно открыть диалоговое окно Изменение стиля, установить флажок Добавить в шаблон и щелкнуть на кнопке ОК, не внося никаких изменений в формат стиля.

2. Выбрав формат символа в диалоговых окнах Шрифт или Язык, можно щелкнуть на кнопке По умолчанию, а затем на кнопке Да. Word присвоит выбранный формат стилю Обычный, а затем скопирует обновленный стиль в шаблон документа.

3. Можно воспользоваться Организатором, чтобы скопировать любое количество стилей из документа в шаблон. При работе с Организатором можно даже копировать стили из одного документа в другой.

Правила копирования стилей

Когда Word копирует все стили из одного шаблона или документа в другой, например, при использовании библиотеки стилей или при автоматическом обновлении стилей документа, для каждого стиля соблюдаются следующие правила:

• если стиль существует только в исходном шаблоне или документе, Word добавляет стиль в новый шаблон или документ;

• если стиль существует только в новом шаблоне или документе, Word оставляет его неизмененным;

• если стиль существует как в исходном, так и в новом шаблоне или документе (то есть в них обоих имеются стили с одинаковыми именем), Word заменяет стиль нового документа стилем исходного документа.

Общие сведения о шаблонах в Microsoft Word

Использование шаблонов является одним из способов упрощения процедуры форматирования. Каждый документ Microsoft Word основан на шаблоне.

Шаблон определяет основную структуру документа и содержит настройки документа, такие как элементы автотекста, шрифты, назначения сочетаний клавиш, макросы, меню, параметры страницы, форматирование и стили.

Существует два основных вида шаблонов – общие шаблоны и шаблоны документов. Общие шаблоны, в том числе шаблон Normal.dot, содержат настройки, доступные для всех документов. Шаблоны документа, например, шаблоны записок или факсов, в диалоговом окне Создание документа, содержат настройки, доступные только для документов, основанных на этом шаблоне.

По умолчанию Microsoft Word использует шаблон Обычный (Normal), и именно его использует большинство пользователей программы.

Чтобы получить доступ к другим шаблонам, необходимо выбрать команду Создать в меню Файл. На экране отобразится диалоговое окно Создание документа (рис. 9.5), в разделе Шаблоны (Создание с помощью шаблонов) области задач выбрать гиперссылку Общие шаблоны, затем в открывшемся окне перейти на нужную вкладку и выбрать необходимый шаблон. После этого можно приступать к созданию соответствующего документа.

Рис. 9.5 Диалоговое окно Создание документа

Microsoft Word предлагает около сорока разнообразных шаблонов и мастеров. Среди них есть письма и факсимильные сообщения, веб-страницы, записки и конверты.

Пользоваться Шаблонами очень просто – в каждом шаблоне есть подсказки по использованию. Это может быть короткая инструкция в конце документа или же надписи типа "Здесь впишите название Вашей фирмы" в самом тексте. Все подобные подсказки необходимо заменить соответствующим текстом.

Шаблоны можно использовать целиком или какую-нибудь их часть.

При создании нового документа, некоторые из элементов таких, как текст и стили, копируются в него из выбранного шаблона. Другие элементы, такие как автотекст и макросы, хранятся в шаблоне. Шаблон, однако, остается приложенным к документу, и доступ к нему постоянно сохраняется.

В таблице 9.1 перечислены элементы шаблона, которые копируются в новый документ. И в шаблоне, и в созданном документе хранятся отдельные копии этих элементов. Изменение какого-либо из этих элементов в документе не влияет на шаблон, и наоборот.

Таблица 9.1 – Элементы шаблона, копирующиеся в документ

Элемент	Комментарий
Текст и рисунок, а также их форматирование	В том числе верхние и нижние колонтитулы, примечания и сноски
Параметры страницы	Поля, размер бумаги и источник бумаги, а также другие параметры; кроме того, позиции табуляции по умолчанию
Стили	Стандартные и созданные пользователем стили

В таблице 9.1 перечислены элементы, которые при создании документа хранятся в шаблоне. Документ имеет доступ к любому из этих элементов. Доступ имеется также к любому элементу, хранящемуся в шаблоне Обычный. Кроме того, документ имеет доступ к элементам, которые хранятся в шаблоне, загруженном в качестве общего шаблона.

Таблица 9.2 – Элементы шаблона, хранящиеся в шаблоне документа

Элемент	Комментарий
Элементы автотекста	Элементом автотекста, как правило, является фрагмент текста или рисунок, который может быть вставлен в документ
Макросы	Макрос – это сценарий автоматического выполнения некоторых задач Word
Настройка панелей инструментов и меню	Изменение и создание панелей инструментов; изменение меню
Определение сочетаний клавиш	Сочетания клавиш для быстрого запуска команд, применение клавиш стилей или выполнение других задач