2.5. Типовые и индивидуальные положения по службе доу. Типовой формуляр положения, состав информации, порядок разработки и утверждения

Структура службы документационного обеспечения управления разрабатывается на основе типовых положений. Можно использовать Типовое положение об управлении делами и Типовые задачи, предложенные в ГСДОУ. Но при этом учитывается специфика работы данного учреждения, объем и количество подразделений, общее количество сотрудников, степень автоматизации и механизации управленческих работ.

Функции, права и порядок деятельности, т.е. организационно-правовые и методические принципы работы службы документационного обеспечения управления (ДОУ), или документационной службы, определяются в положении о ней.

Положение о службе ДОУ - это нормативно-правовой акт длительного действия, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующему законодательству, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

Формуляр Положения и структура текста унифицированы в УСОРД (Унифицированная система ОРД). Унифицированные формы, инструктивные и методические материалы по их применению. М.: ВНИИДАД, 1980, а также в ГСДОУ, 1991 г.

Структура Положения о службе ДОУ.

В 1-м разделе «Общие положения» следует указывать:

• точное официальное название подразделения службы ДОУ, ее место в организационной структуре организации (степень ее самостоятельности). Например, «Канцелярия является самостоятельным подразделением ПАО и подчиняется непосредственно директору»;

• наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации, стажу практической работы;

• перечень основных правовых, нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется в своей работе служба ДОУ. Например, «Управление делами в своей деятельности руководствуется:

• действующим законодательством;

• постановлениями и распоряжениями правительства РФ;

• уставом уреждения;

• правилами внутреннего трудового распорядка;

• распорядительными документами руководства университета;

• нормативно-методическими материалами по делопроизводству;

• инструкцией по делопроизводству в учреждении».

Если служба ДОУ имеет свою печать, то в Положении дается ее описание, условия хранения и использования.

2-й раздел «Цель и задачи службы ДОУ». Целесообразно назвать этот раздел «Основные задачи» или «Задачи», поскольку цели деятельности предприятия - это и есть задачи, которые оно решает в своей деятельности. Цели (задачи) службы делопроизводства заключаются в организация работы с документами. При формулировке задач службы их нельзя сводить к задачам ее руководителя.

3-й раздел «Функции службы ДОУ». Описание функций должно включать подробное перечисление функций, выполняемых каждым структурным подразделением службы ДОУ, если они есть (секретариат, группа регистрации, архив, группа контроля за исполнением документов). При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.

Функции подразделения формулируются, как правило, отглагольными существительными: совершенствование, разработка, контроль, согласование, организация и проведение и т.д.

Важно подчеркнуть, что в современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов, контролем их исполнения и обеспечением сохранности документов. Служба ДОУ также принимает непосредственное участие:

• в постановке задач на разработку автоматизированных и информационных систем для работы с документами;

• в обосновании выбора готового программного продукта для обработки документной информации;

• в обеспечении режима доступа к информации и защите информации;

• в совершенствовании работы с документами.

4-й раздел «Права и ответственность службы ДОУ» целесообразно разделить на два раздела «Права» и «Ответственность», поскольку право в данном случает - это юридическая узаконенная возможность осуществлять или не осуществлять определенные действия, а ответственность - это юридические последствия неисполнения обязанностей, выражающиеся в применении определенных мер воздействия.

Подраздел (раздел) «Права» содержит перечисление прав для реализации возложенных на службу ДОУ задач. В этот раздел могут быть включены:

• право проверять правильность оформления документов и организацию работы с документами в структурных подразделениях;

• право запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций;

• право не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками);

• право на издание отдельных документов (например, распорядительных);

• право на ведение переписки;

• право давать подчиненным указания, необходимые для выполнения возложенных на подразделение функций;

• право представительствовать в соответствующих организациях от имени организации;

• право подписывать и визировать документы в пределах их компетенции, установленной для руководителя службы ДОУ.

В подразделе (разделе) «Ответственность» фактически устанавливаются критерии оценки работы подразделения. Критерии оценки в данном случае - это показатели, характеризующие качество, своевременность, объемы выполняемой работы.

Качество выполняемой работы может определяться степенью соблюдения стандартов, инструкций, правил и других нормативных или методических документов, устанавливающих содержание, методы выполнения и результаты работы, а также отсутствием ошибок, недоработок, просчетов и др.

Своевременность выполнения работы определяется соответствием конкретных сроков завершения работ тем срокам, которые установлены плановыми, распорядительными или иными документами.

Служба ДОУ несет ответственность:

• за нарушение установленного порядка работы с документами в учреждении,

• за утрату или порчу документов,

• за несоблюдение режима секретности или конфиденциальности в работе с документами,

• за невыполнение указаний и поручений руководства.

Поскольку должностные обязанности руководителя службы ДОУ не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), в Положение вводят раздел «Руководство».

5-й раздел «Руководство» делится на 3 подраздела:

• обязанности руководителя службы ДОУ;

• права руководителя службы ДОУ;

• ответственность руководителя службы ДОУ.

6-й раздел «Взаимоотношения» с другими структурными подразделениями. Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, секретариатом коллегиального органа, юридическим отделом, функциональными структурными подразделениями.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.