- •Раздел 1. Документационное обеспечение управления - основа технологии упраления
- •Тема 1. Делопроизводство - основа технологии управления
- •1.1. Значение документов для реализации управленческих решений.
- •Понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления».
- •Делопроизводство как функция управления,
- •Его место среди других функций управления
- •1.2. Оценка современного состояния делопроизводства. Концепция «электронного офиса» службы доу
- •1.3. Факторы, влияющие на организацию и технологию доу в учреждениях различных уровней управления
- •Тема 2. Организационные основы службы документационного обеспечения управления
- •2.1. Организационные формы службы документационного обеспечения. Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.
- •2.2. Цель, основные задачи и функции службы доу
- •2.3. Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления (управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат). Состав типовых структур службы доу
- •2.4. Регламентация функций подразделений по документационному обслуживанию
- •2.5. Типовые и индивидуальные положения по службе доу. Типовой формуляр положения, состав информации, порядок разработки и утверждения
- •Тема 3. Должностной и численный состав работников службы доу
- •3.1. Нормативные документы, определяющие должностной состав службы доу
- •3.2. Характеристика основных категорий служащих (руководители, специалисты, технические исполнители)
- •3.3. Квалификационные характеристики должностей работников службы доу Документовед (6-й - 11-й разряды)
- •Делопроизводитель (3-й разряд)
- •Секретарь (3-й разряд)
- •Инспектор по контролю за исполнением поручений
- •Экспедитор (2-й разряд)
- •Заведующий канцелярией (4-й — 5-й разряды)
- •3.5. Определение численности делопроизводственного персонала. Основные факторы, определяющие численность работников службы доу
- •Тема 4. Нормативная регламентация работы службы доу
- •4.2. Законодательная и нормативная база по вопросам развития доу
- •4.2. Корпоративное регулирование доу
- •4.4. Табель форм документов. Методика разработки Табеля. Альбом форм документов организации
- •Примерный перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу
- •Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации
- •Отдел Организационно-аналитический
- •Тема 5. Научная организация труда (нот) работников службы доу
- •5.1. Нормирование труда работников службы доу, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы
- •5.2. Размещение структурных подразделений службы доу. Организация рабочих мест и условий труда персонала службы доу
- •2) Психофизиологические условия труда.
- •5.3. Современные тенденции организации работы в офисе
- •5.4. Порядок хранения печатей и штампов, правила пользования ими
- •Билет №1
- •Билет №2
3.5. Определение численности делопроизводственного персонала. Основные факторы, определяющие численность работников службы доу
Установление численного состава службы ДОУ производится исходя из объема возложенных на данное подразделение задач на основе сведений о нормах времени, установленных для выполнения тех или иных видов работ по документационному обеспечению управления и с учетом квалификационных требований к работникам, которым поручено выполнение соответствующих видов работ.
Существуют различные подходы к определению численности делопроизводственного персонала. Основными факторами, влияющими на численность работников службы делопроизводства, являются:
общая численность работников организации;
объем документооборота организации (количество входящей, исходящей и внутренней документации);
затраты труда на выполнение производственных работ (рассчитываются по существующим нормативам);
степень автоматизации и механизации обработки информации и документов.
Для определения примерного численного состава службы ДОУ прежде всего необходимо составить перечень видов работ, выполняемых в течение календарного года каждым из ее структурных подразделений.
Затем следует рассчитать объем выполняемых работ - по каждому виду в целом, а также по категориям в зависимости от квалификации работников. На основании суммарного объема выполняемых работ по ДОУ, исходя из годовой нормы рабочего времени одного работника и принимая во внимание затраты времени, не предусмотренные нормами (носящими разовый характер), можно определить численность работников службы ДОУ.
Согласно одной из разработок НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять для министерств и ведомств - 12-15%; для промышленных предприятий - 0,5% общего числа работающих.
Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа делопроизводственного персонала.
Тема 4. Нормативная регламентация работы службы доу
4.1. Законодательная и нормативная база по вопросам развития ДОУ
4.2. Корпоративное регулирование ДОУ.
4.3. Инструкция по документационному обеспечению управления - основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Типовые и индивидуальные инструкции. Порядок их разработки, состав информации, правила утверждения и внедрения
4.3. Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям. Методика разработки Табеля. Альбом форм документов организации.
__________________________________________________________
4.2. Законодательная и нормативная база по вопросам развития доу
Для эффективной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.
В своей деятельности службы ДОУ руководствуются законами, указами, постановлениями правительства, приказами и распоряжениями руководства, положениями о службе ДОУ, ГСДОУ, Основными правилами работы ведомственных архивов, инструкцией по делопроизводству данного учреждения, должностными инструкциями работников службы ДОУ, ГОСТами, методическими разработками по вопросам делопроизводства и архивного дела.
В настоящее время существует достаточно развитая законодательная и нормативная база по вопросам развития ДОУ, которая продолжает совершенствоваться.
К нормативно-регламентирующим документам в сфере ДОУ на общегосударственном уровне также относятся:
Основные правила работы ведомственных архивов, 1986 г., в которых детально освещены делопроизводственные вопросы и работа с документами в архиве.
Перечни документов с указанием сроков хранения.
Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях» 1982 г.
Типовые межотраслевые нормативы численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных службах производственных объединений и предприятий, 1980 г.
Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию», 1988 г.
Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления, 1993 г.
Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти», утвержденные Постановлением Минтруда России № 23 от 26 марта 2002 г.
ГОСТ 17914-72. Обложка дел постоянного хранения. М., 197 2.
Примерное положение о ЦЭК министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива РФ № 19 от 17 марта 1998 г.
Основные правила работы архивов организаций, утвержденные Росархивом, 2002 г.
Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденное Приказом Росархива № 2 от 19 января 1995 г.
Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 и зарегистрированная Министерством юстиции РФ 27 января 2006 г. № 418.