5.3. Современные тенденции организации работы в офисе

Рассмотрим некоторые современные тенденции развития работы в офисе.

1. Миниатюризация офисного оборудования, позволяющая сконцентрировать на одном рабочем месте довольно большой и почти исчерпывающий перечень технических средств (портативный блокнотный компьютер, радио- и сотовые телефоны, мини-факс, мини-ксерокс и многое другое). Такой комплект можно назвать автоматизированной рабочей станцией, которая по своим габаритам помещается в чемодане.

2. Отказ от громоздкого оборудования. Информационные технологии позволили хранить документы в электронном виде на компьютерных носителях. Это позволяет сократить количество бумажных документов и, соответственно массивных шкафов для их хранения. Для электронных носителей используются оргтауэры - современный вид офисной мебели. Это специальные плоские тумбы для хранения дискет, дисков и др., котороые занимают меньше пространства.

Конструкция мебели современных офисов становится легче, изящнее. Для современных офисов мебельные конструкции создаются с таким расчетом, чтобы их можно было легко комбинировать, соединять по своему усмотрению разнородные элементы.

3. Помещение без территории. Долгие годы помещение любой конторы представляло собой большое неразгороженное пространство. В лучшем случае, одно рабочее место отделялось от другого очень невысокими перегородками.

В настоящее время многие предприятия отказываются от этого решения и возвращаются к традиционному офису с отдельными кабинетами. Появились новые идеи обустройства контор - «ландшафтные офисы» и так называемые «помещения без территории», в которых не будет письменных столов. Офисы оборудуются мягкими диванами и креслами с откидными и передвижными столами.

3. Звуковое меню. Для создания благоприятного звукового климата часто прибегают к использованию записей птичьего пения, журчащего ручья, гула крон соснового бора, плеска морских волн, жужжания пчел и т.п., которые способствуют снятию напряжения и психологической разгрузке. Психологи и акустики создали несколько звуковых меню, в которых подобрали сочетание звуков, помогающих напряженной умственной работе. Партитуры таких концертов подбираются индивидуально.

4. «Островки общения». Модной стала тенденция устраивать так называемые «островки» общения прямо рядом с рабочими местами. Это может быть высокий рабочий стол, за которым удобно вести переговоры стоя.

Еще одна тенденция - появление «кофисов». Слово образовано от двух слов - «кофе» и «офис» Кофис - это определенное место в офисе, где за чашкой кофе или чая можно обсудить текущие вопросы. Кофис - это не буфет и не столовая, а такая же часть рабочей зоны, но более неформальная. Часто в ней устанавливаются автоматы для приготовления горячих напитков.

5. Одной из современных тенденций создания благоприятных условий труда является учение Фэн-шуй. Фэн-шуй - древняя китайская наука, рекомендующая способы жизни в состоянии гармонии и баланса человека с окружающей средой, что позволяет ему привлечь к себе больше удачи.

Учение Фэн-шуй основано на положении о том, что все вибрации - от космических до атомарных - резонируют внутри нас.

Согласно учению Фэн-шуй, сила, связывающая человека с окружающей средой, называется «ци» (дух, живая энергия, космос). Причем «ци» обладает не только человек, но и все неживое окружение: от земли, воды и растений до мебели и компьютера. Человек реализует «ци» в различных формах - действиях, мыслях, воспоминаниях. Когда его вибрации совпадают с вибрациями окружающих его вещей, он чувствует себя комфортно. Фэн-шуй занимается гармонизацией этих вибраций. Цель практики Фэн-шуй - распознать циркуляцию «ци», найти место, где она течет ровно, поступает в изобилии, а если место неблагоприятно, обеспечить привлечение положительной «ци» и устранение (или уменьшение влияния) вредоносной. Течение «ци» зависит от многих факторов: расположения и формы здания, особенностей архитектуры, интерьеров и т.п.

В настоящее время специалисты в области Фэн-шуй принимают активное участие в Америке и Западной Европе при проектировании офисов, организации рабочих мест персонала, в решении многих практических задач.

Следуя рекомендациям фэншуистов, секретарь должен сидеть лицом к входной двери и ни в коем случае не спиной к углу. Данное требование не противоречит классической планировке кабинета секретаря, которая предполагает выделение трех зон - основной зоны, зоны обслуживания посетителей и вспомогательной зоны.

Фэн-шуй рекомендует следующие правила организации рабочего места секретаря:

• На рабочем столе не должно быть ничего лишнего. Стол, заваленный бумагами, загроможденный вещами, препятствует благодатной «ци».

• Полезно держать на левой половине стола вазу со свежими цветами. Там же нужно расположить декоративную фигурку дракона. Это активизирует деятельность.

• На столе может быть помещен кристалл, защищающий от чужих недобрых взглядов. Настольная лампа накаливания благотворно влияет на здоровье человека.

• Музыкальное сопровождение способствует эффективности труда, создает душевный комфорт, увеличивает в организме количество эндорфинов - гормонов радости.

• Такое же благотворное влияние на человека оказываю многие ароматы: чайное дерево дает душевное равновесие, лимон увеличивает мозговую деятельность, кориандр повышает творческий потенциал и т.д. Лучше пользоваться только натуральными запахами.

• Пыль является сильным поглотителем положительной энергии, поэтому стол должен находиться в идеальной чистоте.