- •Раздел 1. Документационное обеспечение управления - основа технологии упраления
- •Тема 1. Делопроизводство - основа технологии управления
- •1.1. Значение документов для реализации управленческих решений.
- •Понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления».
- •Делопроизводство как функция управления,
- •Его место среди других функций управления
- •1.2. Оценка современного состояния делопроизводства. Концепция «электронного офиса» службы доу
- •1.3. Факторы, влияющие на организацию и технологию доу в учреждениях различных уровней управления
- •Тема 2. Организационные основы службы документационного обеспечения управления
- •2.1. Организационные формы службы документационного обеспечения. Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.
- •2.2. Цель, основные задачи и функции службы доу
- •2.3. Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления (управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат). Состав типовых структур службы доу
- •2.4. Регламентация функций подразделений по документационному обслуживанию
- •2.5. Типовые и индивидуальные положения по службе доу. Типовой формуляр положения, состав информации, порядок разработки и утверждения
- •Тема 3. Должностной и численный состав работников службы доу
- •3.1. Нормативные документы, определяющие должностной состав службы доу
- •3.2. Характеристика основных категорий служащих (руководители, специалисты, технические исполнители)
- •3.3. Квалификационные характеристики должностей работников службы доу Документовед (6-й - 11-й разряды)
- •Делопроизводитель (3-й разряд)
- •Секретарь (3-й разряд)
- •Инспектор по контролю за исполнением поручений
- •Экспедитор (2-й разряд)
- •Заведующий канцелярией (4-й — 5-й разряды)
- •3.5. Определение численности делопроизводственного персонала. Основные факторы, определяющие численность работников службы доу
- •Тема 4. Нормативная регламентация работы службы доу
- •4.2. Законодательная и нормативная база по вопросам развития доу
- •4.2. Корпоративное регулирование доу
- •4.4. Табель форм документов. Методика разработки Табеля. Альбом форм документов организации
- •Примерный перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу
- •Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации
- •Отдел Организационно-аналитический
- •Тема 5. Научная организация труда (нот) работников службы доу
- •5.1. Нормирование труда работников службы доу, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы
- •5.2. Размещение структурных подразделений службы доу. Организация рабочих мест и условий труда персонала службы доу
- •2) Психофизиологические условия труда.
- •5.3. Современные тенденции организации работы в офисе
- •5.4. Порядок хранения печатей и штампов, правила пользования ими
- •Билет №1
- •Билет №2
2.1. Организационные формы службы документационного обеспечения. Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.
В современной организации делопроизводственная служба в зависимости от того значения, которое придается работе с документами, становится или второстепенным обслуживающим подразделением, или службой документационного обеспечения управления - по сути информационным центром, а информационно-документационное обслуживание становится важнейшей функцией управления, от которой зависят эффективность, оперативность и четкость деятельности любой организации, фирмы, предприятия, органа власти.
В практике работы с документами сложилось несколько организационных форм, которые обычно называют организационными формами делопроизводства или организационными формами работы с документами: централизованная, децентрализованная и смешанная.
1) Централизованная форма предполагает, что в организации существует специализированное делопроизводственное подразделение (канцелярия, общий отдел, отдел делопроизводства), в ведении которого сосредоточены все технологические операции по работе с документами: получение и отправка документов, регистрация и учет документов, контроль исполнения документов, формирование и хранение дел, передача дел на архивное хранение, т.е. выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения или создания до отправления или сдачи в архив.
В организациях с небольшим (до 10 тыс. документов в год) и средним объемом документооборота (до 40-50 тыс. документов в год) централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной, поскольку подразделения организации освобождаются от технических операций с документами. В подразделениях ведется только творческая работа с документами: документы рассматриваются, изучаются, анализируются, на их основе готовятся новые документы. Хранятся в подразделениях только рабочие документы и копии документов, уже законченных делопроизводством и сохраняемых исполнителями, исходя из собственных потребностей.
При централизованной службе ДОУ обработка всех документов осуществляется одним сотрудником или в одном специализированном структурном .подразделении. Первый вариант возможен в небольшой фирме - ее секретарем, второй вариант может применяться в средних и крупных учреждениях, оснащенных всей необходимой для централизации ДОУ организационной и компьютерной техникой.
Достоинства централизованной формы организации ДОУ заключаются в том, что она позволяет:
снизить затраты на обработку документов;
улучшить организацию труда работников службы ДОУ;
эффективно использовать средства оргтехники и компьютерной техники;
обеспечить более надежную сохранность документов;
использовать более производительные технические средства;
обеспечить более эффективный поиск документов, а значит, и более эффективную справочную работу по документам.
При такой форме организации работы с документами соотношения между службой делопроизводства и подразделениями выглядит следующим образом.
Служба делопроизводства
(полный цикл операций по обработке документов) |
|
Структурное подразделение (творческие операции с документами: переработка информации, подготовка документов, согласование документов) |
В организациях с большим объемом документооборота, имеющих сложную структуру, создание централизованного делопроизводства нецелесообразно, так как потребует больших затрат и не будет достаточно эффективным.
Кроме того, в современных условиях, когда в организациях широко используется факсимильная связь и телефаксы или в каждом подразделении имеются факс-модемные устройства, централизованная форма делопроизводства в чистом виде не может быть реализована.
2) Децентрализованная форма организации документационного обслуживания представляет собой такую форму, при которой каждое структурное подразделение одной организации создает свою собственную службу для работы с документами, где автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения.
При такой форме работы с документами в каждом структурном подразделении должен быть секретарь или лицо, отвечающее за работу с документами. На него должны быть возложены все обязанности по ведению делопроизводства. Иначе делопроизводственные функции вынуждены будут выполнять сотрудники подразделения, что повлечет за собой необоснованные затраты времени на выполнение тех операций, которые им несвойственны.
Недостатком децентрализованной формы является также то, она не может обеспечить единство в работе с документами. В условиях отсутствия единого методического центра по делопроизводству в каждом подразделении складываются собственные правила и приемы работы с документами. При такой организации очень сложно осуществить поиск документов, вести справочную работу по документам, обеспечивать сохранность документов, да и вообще говорить о документации организации как о единой системе.
Эта форма оправдана только для тех организаций, аппарат которых территориально разобщен или же в которых документирование имеет специфические особенности, например, при наличии подразделений, работающих с документами ограниченного доступа.
3) Смешанная форма является самой распространенной. Она предусматривает создание центральной службы делопроизводства организации и наличие в каждом структурном подразделении ответственного за делопроизводство. При этом часть операций (прием и обработка поступающих и отправляемых документов, их регистрация, контроль за сроками исполнения, изготовление, тиражирование, архивное хранение) выполняется центральной службой делопроизводства, а каждое структурное подразделение ведет работу с теми документами, которые поступают на исполнение или создаются по инициативе самого подразделения.
При смешанной форме организации делопроизводства соотношение между службой делопроизводства и подразделениями выглядит следующим образом.
Служба делопроизводства
(полный цикл операций по обработке документов) |
|
Структурное подразделение _______________________________ Секретарь подразделения (регистрация документов, контроль исполнения документов, формирование дел, справочная работа по документам) |
Таким образом, смешанная форма делопроизводства предполагает наличие в организации службы ДОУ (специализированного подразделения или секретаря, осуществляющего централизованную обработку части документации) а также ведение делопроизводства в каждом подразделении
Какую же организационную форму выбрать предприятию? Этот вопрос решается руководством организации и самой службой ДОУ. Следует учитывать, что централизованная форма делопроизводства обладает целым рядом очень важных преимуществ, следует стремиться к возможно большей централизации работы с документами, оставляя за структурными подразделениями только те операции, которые невозможно или нецелесообразно централизовать в силу технических или каких-либо других причин.
Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.