1.2. Оценка современного состояния делопроизводства. Концепция «электронного офиса» службы доу

Проблемы управления документационным обеспечением до настоящего времени не получили достаточной научно-методической проработки. Это связано, прежде всего, с тем, что реальные системы документационного обеспечения управления в организациях зависят от статуса, масштабов работы, объема прав и полномочий как личности ее руководителя, так и всей системы руководства в целом.

Например, бухгалтерские обязанности в малых фирмах чаще всего возлагаются на руководство офиса, а в крупных - являются самостоятельным функциональным подразделением. Но в обоих случаях одни и те же операции должны документироваться одинаково, в одних и тех же показателях и формах документов.

В разных организациях отмечаются существенные количественные и качественные различия службы ДОУ. При этом наблюдается следующая тенденция - чем крупнее фирма, тем в большей мере те виды деятельности, которые связаны с организацией документационного обеспечения управления, выделены в самостоятельные службы.

Но даже небольшой организации, в которой работает руководитель и несколько сотрудников, уже необходима система документационного обеспечения. Такие предприятия характерны в сфере услуг - это кредитные общества, нотариальные и транспортные конторы, рекламные агентства и тому подобные организационные формы.

Схема организации такой фирмы проста: ее глава непосредственно руководит всеми своими подчиненными и в любой момент способен заменить каждого из них. Однако и в этом случае можно уже наблюдать процесс разделения труда, например, выписка счетов, ведение бухгалтерии, прием и отправка корреспонденции и пр. выделяются из обязанностей руководителя и возлагаются на специального служащего.

В настоящее время существует множество предприятий, учреждений и фирм с развитой системой документационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Успех принимаемых решений во многом уже зависит от состояния и качества информационной деятельности. Чтобы справиться с мощным потоком подлежащих обработке данных, необходимо приспособить к меняющимся требованиям организацию делопроизводственных служб. Эта организация определяется не столько размерами предприятия, сколько объемами используемой и передаваемой информации.

С середины 70-х годов активно осуществлялась политика насыщения офисов разнообразными техническими средствами. Пределом такого насыщения считался безбумажный офис. Идея, реализация которой избавила бы предприятия от создания огромного числа бумажных документов, была настолько привлекательна, что понятие «безбумажное делопроизводство» до сих пор остается привлекательной. Такое решение в научном и практическом плане в настоящее время не представляется возможным.

Более того - компьютеризация, которая должна была создать предпосылки для безбумажного делопроизводства или хотя бы свести бумажный документооборот к минимуму, привела к прямо противоположным результатам. Количество создаваемых при помощи компьютеров, принтеров, сканеров, ксероксов документов и весь бумажный поток увеличиваются настолько стремительно, что в самое ближайшее время одной из главных задач управления может стать решение проблемы хранения созданных документов.

Идея создания безбумажного офиса в последующие годы получила свое развитие, и в настоящее время, благодаря новейшим информационным технологиям, атрибуты которых стали неотъемлемой частью любого офиса, актуальной стала концепция электронного офиса. Возникает так называемый электронный стиль работы, который предполагает не только наличие в офисе определенного набора технических средств, но и постоянного его пополнения, обновления и совершенствования.

Усиливающаяся интеллектуализация управления ведет к увеличению численности занятых непосредственно делопроизводством работников из числа специалистов, которые все чаще сами изготавливают, оформляют и форматируют документы. Существенно изменяются требования к должностным и квалификационным характеристикам работников управления: руководителями служб ДОУ могут быть назначены только профессионалы - лица, обладающие специальными знаниями и способностями в вопросах управления документацией и работы с персоналом.

В условиях электронного офиса становится невыгодным использование неквалифицированного персонала. Соответственно необходимо повышать требования к служащим всех уровней управления. Основными проблемами пока, к сожалению, остаются: плохое знание делопроизводителями правил оформления документов, недостаточный уровень владения грамотным письмом, иностранными языками и др.

Служебное письмо является одним из массовых средств официальной коммуникации между организациями. Внедрение автоматизированных технологий документирования уменьшает число фильтров (инстанций), при прохождении которых безграмотно составленные документы могли быть исправлены. Такие документы при помощи современной техники беспрепятственно и быстро попадают к адресату, который, воспринимая полученную информацию, может дать отрицательную оценку деловому уровню всего предприятия - автора, а также неправильно истолковать смысл сообщения из-за синтаксических и стилистических ошибок.

Кроме того, от работника офиса требуется основательная техническая подготовка для эффективной работы с современными технологиями и программным обеспечением.

Ведение ДОУ на современном уровне требует комплексной системы документной информации, поток которой еще нужно организовать. Автоматизация не должна нарушать существующие системы коммуникаций и принципы ДОУ.