2.4. Регламентация функций подразделений по документационному обслуживанию

Секретариат. В его функции входит:

• информационное и организационно-техническое обслуживание руководства организации (руководителя, его заместителей, председателей коллегиальных органов);

• планирование рабочего дня руководителей;

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

• подготовка (составление и оформление) по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

• аналитическая работа по документам по заданию руководителей;

• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем,

• документирование деятельности коллегиальных органов управления;

• бездокументное обслуживание руководителей (подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной).

Протокольная группа выполняет следующие функции:

• разработка планов работы коллегиальных органов;

• оформление и рассылка документов для рассмотрения на заседании коллегиального органа;

• организация и проведение коллегиальных мероприятий (заседаний, совещаний);

• ведение и оформление стенограмм, протоколов заседаний коллегиальных органов;

• рассылка копий протоколов заинтересованным учреждениям и лицам;

• оформление решений коллегиальных органов в форме распорядительных документов;

• контроль за исполнением решений коллегиальных органов;

• оформление выписок из протоколов;

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства органа местного управления, писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

• анализ документов, подготовленных структурными подразделениями, подготовка заключений по ним;

• прием, регистрация, организация хранения документов и справочно-информационная работа.

К функциям отдела рационализации (совершенствованию) делопроизводства относятся:

• разработка инструктивных и методических документов по делопроизводству (инструкций по делопроизводству, должностных инструкций работников, положений, правил, регламентов и др.);

• разработка и корректировка классификационных справочников организации (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения);

• консультирование работников организации по вопросам работы с документами;

• контроль за организацией делопроизводства в подразделениях и подведомственных организациях;

• проведение работы по унификации документов;

• разработка сборников типовых (трафаретных) текстов документов;

• разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

• организация и проведение мероприятий (семинаров) по повышению квалификации работников службы ДОУ и специалистов аппарата управления;

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства.

Экспедиция выполняет:

• прием поступающих по почте и курьерской связи документов, их сортировку;

• доставку документов в структурные подразделения;

• обработку, упаковку и отправку отсылаемых документов;

• количественный учет поступающих и отправляемых документов.

Подразделение по учету и регистрации документов (группа регистрации и учета документов) отвечает за:

• регистрацию входящих, исходящих и внутренних документов;

• подготовку документов для представления на рассмотрение руководства (визирование, согласование);

• формирование и ведение базы данных по учету документов (регистрационных учетных форм, картотек);

• контроль за правильностью оформления и составления исходящих и внутренних документов;

• формирование дел;

• формирование и ведение справочно-информационного массива;

• выдача документов и дел во временное пользование;

• подготовка дел к передаче на хранение в архив организации.

В функции группы контроля исполнения документов (бюро, инспекции, отдела) входит:

• организация контроля за сроками исполнения документов;

• постановка документов на контроль;

• контроль за ходом исполнения документов в подразделениях организации;

• снятие исполненных документов с контроля;

• контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя;

• обобщение результатов контроля и анализ исполнительской дисциплины;

• информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений;

• подготовка предложений по совершенствованию контроля исполнения документов.

Группа писем (группа/отдел по работе с обращениями граждан) занимается приемом и учетом предложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:

• регистрация и учет обращений граждан (заявлений, предложений, жалоб, коллективных обращений и др.);

• подготовка обращений к рассмотрению руководством;

• направление обращений на исполнение;

• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организаций;

• отправка ответных писем гражданам;

• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

• анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;

• формирование и хранение дел с документами по рассмотрению обращений граждан;

• организация приема граждан по личным вопросам руководством организации;

• подготовка предложений для руководства по совершенствованию организации работы с обращениями граждан.

Центр подготовки документов (группа изготовления документов) осуществляет:

• перепечатку документов по заявкам подразделений и работников;

• считку и правку текстов документов;

• учет выполняемой работы.

Функциями редакционной группы являются:

• редактирование документов, издаваемых в организации;

• корректорская правка;

• подготовка проектов документов для рассмотрения руководства и для издания и опубликования.

Функции копировально-множительного бюро:

• копирование и тиражирование документов по заявкам структурных подразделений и работников;

• подготовка рекламной продукции, буклетов, брошюр.

Функции группы автоматизации делопроизводства (документооборота):

• разработка общей политики компьютеризации процессов документационного обеспечения;

• постановка задач перед разработчиками сетевых технологий компьютеризации документооборота;

• контроль за использованием в компьютерной сети организации однотипного программного обеспечения;

• разработка рекомендаций по унификации структуры документальный файлов и их наименованию на пользовательских дисках и общих серверах.

Архив организации (ведомственный архив) осуществляет следующие функции:

• прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел;

• экспертиза ценности документов;

• учет, систематизация, хранение и организация использования документов;

• контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;

• создание благоприятных условий для хранения документов;

• уничтожение документов с истекшими сроками хранения;

• консультирование работников организации по вопросам архивного хранения документов;

• подготовка дел к передаче на государственное хранение;

• подготовка предложений для руководства по совершенствованию архивного хранения документов.