- •Раздел 1. Документационное обеспечение управления - основа технологии упраления
- •Тема 1. Делопроизводство - основа технологии управления
- •1.1. Значение документов для реализации управленческих решений.
- •Понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления».
- •Делопроизводство как функция управления,
- •Его место среди других функций управления
- •1.2. Оценка современного состояния делопроизводства. Концепция «электронного офиса» службы доу
- •1.3. Факторы, влияющие на организацию и технологию доу в учреждениях различных уровней управления
- •Тема 2. Организационные основы службы документационного обеспечения управления
- •2.1. Организационные формы службы документационного обеспечения. Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.
- •2.2. Цель, основные задачи и функции службы доу
- •2.3. Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления (управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат). Состав типовых структур службы доу
- •2.4. Регламентация функций подразделений по документационному обслуживанию
- •2.5. Типовые и индивидуальные положения по службе доу. Типовой формуляр положения, состав информации, порядок разработки и утверждения
- •Тема 3. Должностной и численный состав работников службы доу
- •3.1. Нормативные документы, определяющие должностной состав службы доу
- •3.2. Характеристика основных категорий служащих (руководители, специалисты, технические исполнители)
- •3.3. Квалификационные характеристики должностей работников службы доу Документовед (6-й - 11-й разряды)
- •Делопроизводитель (3-й разряд)
- •Секретарь (3-й разряд)
- •Инспектор по контролю за исполнением поручений
- •Экспедитор (2-й разряд)
- •Заведующий канцелярией (4-й — 5-й разряды)
- •3.5. Определение численности делопроизводственного персонала. Основные факторы, определяющие численность работников службы доу
- •Тема 4. Нормативная регламентация работы службы доу
- •4.2. Законодательная и нормативная база по вопросам развития доу
- •4.2. Корпоративное регулирование доу
- •4.4. Табель форм документов. Методика разработки Табеля. Альбом форм документов организации
- •Примерный перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу
- •Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации
- •Отдел Организационно-аналитический
- •Тема 5. Научная организация труда (нот) работников службы доу
- •5.1. Нормирование труда работников службы доу, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы
- •5.2. Размещение структурных подразделений службы доу. Организация рабочих мест и условий труда персонала службы доу
- •2) Психофизиологические условия труда.
- •5.3. Современные тенденции организации работы в офисе
- •5.4. Порядок хранения печатей и штампов, правила пользования ими
- •Билет №1
- •Билет №2
1.3. Факторы, влияющие на организацию и технологию доу в учреждениях различных уровней управления
При решении вопроса о том, каким должно быть делопроизводственное подразделение, как оно должно называться, какова должна быть его структура, следует исходить их нескольких факторов:
характер деятельности предприятия, его размеры (количество структурных подразделений, численность аппарата управления и общая численность работающих);
объем документооборота предприятия;
степень технической оснащенности службы ДОУ;
наличие подведомственной системы (филиалов, отделений, представительств) и характер взаимоотношений между ними и центральным органом управления.
Самый надежный показатель в вопросах организации делопроизводства - это объем документооборота. Если объем поступающих и отправляемых документов организации составляет в совокупности не менее 10 тыс. документов в год, то это уже говорит о том, что целесообразно иметь отдельное делопроизводственное объединение.
Если организация относится к числу органов управления, то даже при относительно небольшом объеме документооборота делопроизводственное подразделение необходимо, поскольку орган власти любого уровня работает с документацией, поступающей на исполнение из вышестоящих органов управления, от граждан, от заинтересованных организаций и лиц. При работе с такой документацией необходимы:
четкая система регистрации и учета поступивших документов,
система контроля исполнения документов,
система организации хранения документов, обеспечивающая надежный поиск уже исполненных документов, например, в случае повторных обращений.
Наличие подведомственной системы также играет важную роль при решении вопроса о создании самостоятельной службы ДОУ, поскольку взаимоотношения с подведомственными организациями будут намного эффективнее, если работа с документами у всех будет налажена на основе единой технологии. Это становится возможным только в том случае, когда в головной организации есть подразделение, занимающееся делопроизводством.
Не менее важный вопрос - это вопрос подчиненности службы делопроизводства. Здесь возможны два варианта:
подчинение службы делопроизводства непосредственно руководителю организации,
подчинение службы делопроизводства заместителю руководителя организации, курирующему в целом вопросы информационного и документационного обеспечения.
Если речь идет о крупной организации (фирме, компании), то независимо от того, как организована сама служба ДОУ, наиболее предпочтителен второй вариант - подчинение службы ДОУ заместителю руководителя.
Тема 2. Организационные основы службы документационного обеспечения управления
2.1. Организационные формы службы документационного обеспечения (делопроизводства). Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.
2.2. Цель, основные задачи и функции службы ДОУ.
2.3. Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления (управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат). Состав типовых структур службы ДОУ.
2.4. Регламентация функций подразделений по документационному обслуживанию.
2.5. Типовые и индивидуальные положения по службе ДОУ. Типовой формуляр положения, состав информации, порядок разработки и утверждения.
_____________________________________________________________