- •Раздел 1. Документационное обеспечение управления - основа технологии упраления
- •Тема 1. Делопроизводство - основа технологии управления
- •1.1. Значение документов для реализации управленческих решений.
- •Понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления».
- •Делопроизводство как функция управления,
- •Его место среди других функций управления
- •1.2. Оценка современного состояния делопроизводства. Концепция «электронного офиса» службы доу
- •1.3. Факторы, влияющие на организацию и технологию доу в учреждениях различных уровней управления
- •Тема 2. Организационные основы службы документационного обеспечения управления
- •2.1. Организационные формы службы документационного обеспечения. Факторы, определяющие их выбор в конкретной организации.
- •2.2. Цель, основные задачи и функции службы доу
- •2.3. Типовые структуры делопроизводственной службы в организациях различных уровней управления (управление делами, общий отдел, канцелярия, секретариат). Состав типовых структур службы доу
- •2.4. Регламентация функций подразделений по документационному обслуживанию
- •2.5. Типовые и индивидуальные положения по службе доу. Типовой формуляр положения, состав информации, порядок разработки и утверждения
- •Тема 3. Должностной и численный состав работников службы доу
- •3.1. Нормативные документы, определяющие должностной состав службы доу
- •3.2. Характеристика основных категорий служащих (руководители, специалисты, технические исполнители)
- •3.3. Квалификационные характеристики должностей работников службы доу Документовед (6-й - 11-й разряды)
- •Делопроизводитель (3-й разряд)
- •Секретарь (3-й разряд)
- •Инспектор по контролю за исполнением поручений
- •Экспедитор (2-й разряд)
- •Заведующий канцелярией (4-й — 5-й разряды)
- •3.5. Определение численности делопроизводственного персонала. Основные факторы, определяющие численность работников службы доу
- •Тема 4. Нормативная регламентация работы службы доу
- •4.2. Законодательная и нормативная база по вопросам развития доу
- •4.2. Корпоративное регулирование доу
- •4.4. Табель форм документов. Методика разработки Табеля. Альбом форм документов организации
- •Примерный перечень разделов Табеля форм документов, построенного по функциональному принципу
- •Примерный Табель форм документов, применяемых в деятельности организации
- •Отдел Организационно-аналитический
- •Тема 5. Научная организация труда (нот) работников службы доу
- •5.1. Нормирование труда работников службы доу, типовые нормативы времени на делопроизводственные работы
- •5.2. Размещение структурных подразделений службы доу. Организация рабочих мест и условий труда персонала службы доу
- •2) Психофизиологические условия труда.
- •5.3. Современные тенденции организации работы в офисе
- •5.4. Порядок хранения печатей и штампов, правила пользования ими
- •Билет №1
- •Билет №2
Раздел 1. Документационное обеспечение управления - основа технологии упраления
Тема 1. Делопроизводство - основа технологии управления
1.1. Значение документов для реализации управленческих решений. Понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления». Делопроизводство как функция управления, его место среди других функций управления.
1.2. Оценка современного состояния делопроизводства. Концепция «электронного офиса» службы ДОУ.
1.3. Факторы, влияющие на организацию и технологию документационного обеспечения управления в учреждениях различных уровней управления.
______________________________________________________________
1.1. Значение документов для реализации управленческих решений.
Понятия «делопроизводство» и «документационное обеспечение управления».
Делопроизводство как функция управления,
Его место среди других функций управления
Подавляющая часть управленческой деятельности нуждается в фиксации своих действий, т.е. в создании документов, в которых отражаются финансовое состояние организации, работа с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.д.
Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, поскольку принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Традиционно сфера деятельности, связанная с организацией работы с документами в управлении, называется делопроизводством.
Термин первоначально используется в устной речи (предположительно в XVII в.) и означает сам процесс решения (производства) дела – «дело производить» (решать вопрос). Так как в ходе решения любого вопроса возникали документы, то чтобы закрепить достигнутую договорённость, принятое решение (ибо устное слово кратковременно, может быть забыто, искажено при передаче или не так понято), уже в XVI в. стало употребляться слово дело как «собрание документов, относящихся к какому-либо делу, вопросу». Впервые в этом понятии слово «дело» зафиксировано в документах в 1584 г.
В этом значении термин «делопроизводство» употребляется и в настоящее время. Современное значение термина «дело» - «совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку».
Делопроизводство определяется стандартом (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения») как «отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами», т.е. весь процесс от момента создания или получения документа до его исполнения или уничтожения, или передачи на хранение в архив.
В делопроизводстве выделяются два достаточно самостоятельных аспекта:
обеспечение своевременного и грамотного создания документов (документирование);
организация работы с документами: получение-передача, обработка, учёт, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
Первая часть охватывает все виды работ, которые связаны с подготовкой документов, их составлением и оформлением, вторая - работу с уже созданными документами.
Термин «делопроизводство» преимущественно употребляется, если речь идет об организационной стороне работы с документами, принципах внедрения делопроизводства, традиционных приемах работы с документами.
Параллельно с термином «делопроизводство» примерно с середины 1970-х годов в научной, учебной и методической литературе используется термин «документационное обеспечение управления (ДОУ)». Он появился в период, когда активно велись работы по созданию автоматизированных систем управления, и по аналогии с другими терминами АСУ: программное обеспечение, информационное обеспечение, математическое обеспечение, лингвистическое обеспечение и др.
Новый термин, по мысли его авторов, должен был заменить старый термин «делопроизводство», который к тому времени воспринимался как устаревший. Однако у нового термина имеется недостаток: это словосочетание из трех слов, причем слов трудно произносимых. Хотя термины-словосочетания - явление вполне допустимое, но для удобства пользования все-таки предпочтительны термины-слова. Поэтому термины «документационное обеспечение управления» и «делопроизводство» употребляются как синонимы, что отражено в государственном стандарте (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»). Например, в названиях нормативных документов: «Государственная система документационного обеспечения управления» и «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти Российской Федерации».
Однако между этими терминами существуют и некоторые различия. Термин «документационное обеспечение управления» и более широкий термин, применяемый сегодня - «информационно-документационное обеспечение управления», - используется тогда, когда речь идет о современных компьютерных технологиях работы с документами, включает помимо традиционной работы с документами также информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных. Этот термин подчеркивает именно информационно-техническую составляющую в работе с документами; информационное обслуживание, создание, ведение и работу с базами данных.
Делопроизводство (ДОУ) - это самостоятельная функция учреждения, организации, предприятия, фирмы, которая стоит в одном ряду с такими управленческими функциями, как обеспечение персоналом, материально-техническое обеспечение, обеспечение финансами и др. Делопроизводство присутствует в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера и направлений деятельности, поскольку любая деятельность - это, прежде всего, работа с документами.
От того, как налажена работа с документами, во многом зависит оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельности предприятия в целом. Успешное выполнение работы с документами связано с существенными материальными и временными затратами, а также с привлечением к этой работе специально подготовленного персонала, оснащенного современными техническими средствами.
Эффективность работы с документами зависит не только и не столько от количества и профессионального мастерства работников службы ДОУ, но и в большей степени от научной организации и управления работой в службе делопроизводства.
Делопроизводство (ДОУ) - это самостоятельная отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с документами.
Документационное обеспечение управления предприятием осуществляется специальной службой - самостоятельными специализированными структурными подразделениями.
Создание в организациях служб ДОУ необходимо как для управления персоналом, финансами, ресурсами, снабжением, так и для профессионального управления в сфере по созданию, обработке, систематизации и использованию документов.