3.2 График документа оборота

Движение первичных документов в бухгалтерском учете (создание или получение от других предприятий, учреждений, принятие к учету, обработка, передача в архив — документооборот) регламентируется графиком.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя организации. Этот график должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждым первичным документом, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. Он также должен способствовать улучшению всей учетной работы в организации, усилению контрольных функций бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ График документооборота может быть оформлен в виде схемы или таблицы, состоящей из перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники организации (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово-экономического, финансового отделов, отделов труда и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и другие) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота.

Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, где перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения организации, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы Контроль за соблюдением исполнителями графика документооборота в организации осуществляет главный бухгалтер. Требования главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб организации.

Пример построения графика документооборота в организации приведен в Приложении к Положению о документах и документообороте в бухгалтерским учете, утвержденным Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105, которое не противоречит Федеральному закону «О бухгалтерском учете». Этот график документооборота представляет собой таблицу, включающую следующие графы: наименование документа; создание документа; проверка документа; обработка документа; передача в архив. Внутри указанных граф приведены соответствующие показатели. На практике по указанному образцу составляются графики документооборота в разрезе отдельных участков бухгалтерского учета, например: по учету основных средств; по учету материалов; по учету кассовых операций; пи учету банковских операций; по учету расчетов с подотчетными лицами; по учету труда и его оплату; по другим участкам.

Контрольные вопросы и задания

1. Что понимается под графиком документооборота?

2. Какие документы включаются в график документооборота?

3. Из каких разделов состоит график документооборота?

4. Какое значение имеет график документооборота в работе бухгалтерии?

5. Кто контролирует соблюдение графика документооборота?