10. Управление временем: срочность и важность

Важнейшим ресурсом занятого менеджера является его время. Из всех подготовительных курсов наиболее популярными являются курсы по управлению временем.

Чтобы лучше управлять своим временем, нужно ясно представлять, чего мы хотим достичь - наши цели и их относительные приоритеты. Эффективной моделью для анализа приоритетов является матрица срочности/важности. Для любой потребности во времени - будь то ответ на запрос или новое мероприятие - можно выставить приоритет в терминах ее важности и срочности.

С рочность и важность иногда путают, однако это не одно и то же. На срочность указывает близость крайнего срока. Когда должна быть завершена задача? На важность указывают последствия предпринимаемых действий. В чем будет заключаться результат выполнения - или невыполнения - этого мероприятия? Срочность и важность можно сопоставить с помощью матрицы "два на два", или, как в приведенном здесь примере, с помощью матрицы "три на три" (рисунок М10.1).

Рисунок М10.1

По своей природе многие люди склонны концентрироваться на более срочных делах, часто за счет важных, но не срочных. Но для того, чтобы быть эффективными, нам следует больше заботиться, больше думать о важных задачах, а следовательно, уделять им больше времени.

Первым шагом в этом направлении является оценка стоящих перед нами задач и требований, а также определение их важности и срочности.

Использование модели

Вы можете использовать эту модель, чтобы просто управлять своим временем, а можете также познакомить с ней вашу команду, как со средством прояснения и исследования приоритетов группы. Затем требования к вашему времени можно поместить в матрицу. Различным клеткам матрицы можно присвоить простые коды. Хорошей системой будет назвать столбцы с высокой, средней и низкой важностью соответственно A, B, и C. Тогда очень срочная, очень важная задача станет Высокой А, очень важная задача средней важности будет называться Средней А, не срочная, но очень важная задача будет называться Низкая A.

Как только вы проанализируете (возможно, будут споры) положение различных требований в матрице, следующим шагом будет поиск способов снижения количества времени, которое вы тратите на вопросы с низкой важностью (столбец C), какова бы ни была их срочность, а также способов увеличения времени, проводимого над вопросами высокой важности из столбца A.

Конечно, с течением времени позиции в матрице будут перемещаться. Задачи, для которых поставлены сроки, поднимутся с уровня с низкой срочностью до вершины матрицы. События могут привести к тому, что некоторые вопросы могут стать более важными (или менее важными), чем казались раньше. Заметим, что некоторые Низкие А, тем не менее, сами по себе не поднимутся выше. Они хоть и важны, но не имеют крайних сроков - пока вы их не установите. Есть вещи, которые являются (или должны быть) важными, но никто, кроме вас, не заставит вас их делать. Сюда может входить улучшение ваших навыков и квалификации, организация вашего отпуска, установление контакта с людьми, которые могут дать вам совет, информацию или поддержку, которые могут потребоваться в будущем. Эту часть матрицы следовало бы исследовать более подробно.

Расстановка приоритетов не дает полного решения проблем управления временем, но является лучшей исходной точкой.

ССЫЛКИ

Covey, Stephen R., The Seven Habits of Highly Effective People, Simon & Schuster, 1992.