1.4 Отчеты
Для вывода информации на печать создадим несколько отчетов.
На базе таблицы Врачи создадим отчет Врачи, который будет содержать информацию о врачах, работающих в поликлинике. На вкладке Создание выберем пункт Мастер отчетов. В диалоговом окне Создание отчетов выберем таблицу Врачи, а также все поля данной таблицы, кроме поля Код врача (Приложение В. рисунок 1).
Отказываемся от добавления уровня группировки, сортировка по возрастанию будет осуществляться по полю ФИО.
Макет отчета – табличный;
Ориентация страницы – альбомная;
Стиль – открытая.
Сохраним отчет под названием Врачи.
В режиме конструктора отчета выровняем по центру данные из области верхнего колонтитула и области данных и настроим ширину полей для корректного отображения информации. Внешний вид отчета Врачи представлен в Приложении Г на рисунке 2.
Второй отчет создадим по таблице Пациенты, он будет содержать информацию о пациентах поликлиники. Этапы создания отчета аналогичны тем, которые были описаны для отчета Врачи. В Приложении Г рисунке 3 представлены поля, которые будут отражены в отчете.
Отчет Пациенты представлен в Приложении Г на рисунке 4.
1.5 Главная кнопочная форма
Создадим главную кнопочную форму с помощью Диспетчера кнопочных форм (Приложение Д, рисунок 1).
Нажав на кнопку Изменить, настроим вид главной кнопочной формы. Назовем кнопочную форму Поликлиника и создадим элементы кнопочной формы, нажав на кнопку Создать. На примере формы Врачи покажем порядок добавления элемента на кнопочную форму, для остальных форм порядок действий аналогичен.
В диалогом окне Изменение элемента кнопочной формы, в поле текст введем слово Врачи, в списке Команда выберем пункт Открыть форму для изменения, в поле Форма выбрать форму Врачи (Приложение Д, рисунок 2).
На главной кнопочной форме разместим созданные отчеты, порядок размещения аналогичен порядку размещения элементов для форм, с одним отличием – команда называется Открыть отчет.
После добавления всех элементов на форму, а также добавление на кнопочную форму в режиме конструктора соответствующего рисунка, форма примет вид, показанный в Приложении Д на рисунке 3.
В параметрах программы в меню Текущая база данных выберем в качестве формы просмотра Кнопочную форму Поликлиника, что позволит нам при каждом запуске базы данных работать непосредственно с этой формой.
Заключение
Система управления базами данных Access 2007 представляет собой совокупность инструментов, обеспечивающих организацию данных по отдельным логически связанным блокам, предоставляющим удобный формат добавления, изменения и удаления записей, дающих возможность составления запросов на выборку необходимых данных и вывод информации на экран или печать с помощью отчетов.
Процесс создания базы данных Поликлиника включал в себя несколько логически последовательных этапов, на каждом из которых велась работа над отдельным аспектом управления и отображения данных.
На первоначальном этапе стояла задача организовать входящий поток информации таким образом, чтобы данные тесно связанные друг с другом по смыслу находились в отдельном блоке – таблице. В этой связи было создано четыре таблицы:
Врачи;
Пациенты;
Болезни;
Диагноз.
На следующем этапе предстояло создать связи между таблицами с тем, чтобы сформировалась целостная система структурированных данных, позволяющая корректно работать с информацией, т.е. создавать новые записи, изменять и удалять их без риска появления ошибок.
Необходимость удобной и понятной работы с информацией приводит к проектированию и реализации дружественного к пользователю интерфейса работы с базой данных. Он выражается в созданных формах – инструментах, позволяющих манипулировать записями базы данных. В процессе работы было создано четыре формы – по одной на каждую таблицу c одинаковым наименованием.
Перед пользователем, в ходе работы с базой данных, зачастую стоит задача выбрать из общего массива информации данные, отвечающие определенным критериям. Access 2007 позволяет решить эту задачу с помощью такого инструмента, как запрос, который включает в себя ряд условий по отбору нужной информации. В базе данных Поликлиника было создано два запроса: Выбор врачей – получение информации о врачах – стоматологах и ортопедах; Заболевание – запрос с параметром, обеспечивающий возможность пользователю самому выбрать заболевание, о котором он желает получить информацию
Вывод информации на экран или бумажный носитель обеспечивают отчеты. В ходе работы над базой данных были реализованы два отчета: Врачи – вывод информации о врачах и Пациенты – вывод информации о пациентах.
Для удобства работы с базой данных была создана кнопочная форма, которая позволяет оперативно получить доступ к инструментам работы с информацией.
База данных Поликлиника может быть использована в лечебных заведениях для информационного обеспечения процесса лечения пациентов. Она дает возможность оперативно, по данным от пациента, определить посещал ли он лечебное заведение и если да, то с каким диагнозом и какими медикаментами он пользовался в процессе лечения – все это позволяет достаточно быстро реагировать выбор метода лечения и увеличивает вероятность успешного его завершения.
Информация о врачах, содержащаяся в базе данных, позволяет провести анализ кадрового вопроса: наличие врачей нужной специализации; стаж работы персонала в данном лечебном заведении. Исследование этих вопросов, в конечном итоге, позволит обеспечить нормальные условия работы персонала, способствующие высокопродуктивному и профессиональному выполнению им своих обязанностей.
Созданная база данных позволяет использовать ее как справочник по заболеваниям, которым, по сути, является таблица Болезни, содержащая наименования заболевании и рекомендации по их лечению.
Вместе с тем, в таблицу Врачи можно было бы добавить информацию об их оплате труда, что позволило бы использовать ее в бухгалтерии учебного заведения, а также проводить анализ связи между материальным обеспечением врачей и ротацией кадров. Имеет смысл в создании запросов, позволяющих проанализировать загруженность работой персонала, и тем самым, выйти на реализацию кадровой политики, обеспечивающей рациональное использование труда работников поликлиники.