Тема 2. Принципи організації та функціонування системи обліково-аналітичного забезпечення економічної безпеки бюджетної установи

План

2.1. Сутність економічної безпеки, обліково-аналітичне забезпечення системи економічної безпеки

2.2. Основні функції системи економічної безпеки бюджетної установи та організація обліково-аналітичного забезпечення.

2.3.Управлінський та стратегічний облік у системі обліково-аналітичного забезпечення

2.1. Сутність економічної безпеки, обліково-аналітичне забезпечення системи економічної безпеки

Наука про економічну безпека – це сукупність знань, що поєднують різні концепції економічної безпеки, її категорійний апарат, методологію та методику, мету технології та методи забезпечення економічної безпеки.

Економічна безпека України – це насамперед безпека економічних взаємовідносин вітчизняних суб’єктів господарювання, що характеризується результативністю їх діяльності. Разом з тим реалії сьогодення вказують на загострення протиріч у сфері економіки, які проявляються у зростанні недобросовісної конкуренції, корупції та хабарництві, шахрайстві, маніпулюванні фінансовими показниками тощо.

За результатами Всесвітнього огляду економічних злочинів до галузей економіки, підприємства яких найбільше страждають від недобросовісних економічних стосунків традиційно відносять фінансові послуги (50% респондентів зіштовхнулися з випадками злочинів) З перших років переходу України до ринкового типу економіки дуже гостро постає питання забезпечення безпеки здійснення економічної діяльності, зокрема на мікрорівні - рівні суб'єктів господарювання.

На формування економічної безпеки бюджетної установи впливають зміни, що відбуваються як у внутрішньому, так і в зовнішньому середовищі її діяльності. Ці зміни характеризуються нестабільністю та потребують швидкої адаптації бюджетних установ і організацій до сучасних умов господарювання та можливостей фінансування їх діяльності з урахування чинників невизначеності та нестійкого економічного середовища.

Вирішення проблемних питань із забезпечення захисту облікової інформації в бюджетних установах є важливою передумовою, спрямованою на забезпечення її економічної безпеки, як на сучасному етапі, так і в майбутньому.

Державною фінансовою інспекцією України в 2013 році виявлено порушень у бюджетних установах 3800, а у державних цільових фондах -103 факти. Проведено витрат з порушенням законодавства в бюджетних установах і організаціях на суму – 1 066 162, 39 тис грн., виявлено фінансових порушень, що призвели до втрат фінансових і матеріальних ресурсів 3689178, 16 тис. грн.

За січень-серпень 2014 року Державною фінансовою інспекцією України виявлено фінансових порушень, що призвели до втрат фінансових і майнових ресурсів – 3157, а в сумі – 2 617 168,22 тис.грн., проведено витрати з порушенням законодавства – 3066, а в сумі – 2048809, 71 тис.грн.

При вивченні економічної безпеки бюджетної установи доцільно виділити 3 етапи (рис. 2.1)

Рис. 2.1. Етапи при вивченні економічної безпеки бюджетної установи

У основному науковці розкривають поняття економічна безпека країни, економічна безпека суб’єкта господарювання, економічна безпека бюджетної установи чи організації. Разом з тим, що розкриття сутності економічної безпеки бюджетної установи, то визначення такого поняття необхідно виходити з поєднання визначення сутності економічної безпеки як держави, так і самого суб’єкта господарювання.

Як зазначають Ковальов Д, Сухорукова Т. економічна безпека – захищеність суб’єкта господарювання від негативного впливу зовнішнього оточення, а також здатність своєчасно усунути різні загрози або пристосуватись до наявних умов, які не позначаються негативно на їхній діяльності [ с.49] .

Економічна безпека (в широкому розумінні) – це здатність суб’єкта господарювання ефективно та безперервно здійснювати свою статутну діяльність на основі використання сукупності взаємопов’язаних обліково-аналітичних та контрольних процедур, що дозволять оптимізувати використання усіх ресурсів бюджетної установи та нівелювати вплив внутрішніх та зовнішніх негативних чинників.

Якщо визначення поняття "економічна безпека суб’єкта господарювання", яке пропонується тлумачити як здатність суб’єкта господарювання ефективно та безперервно здійснювати свою діяльність на основі вживання сукупності взаємопов’язаних обліково-аналітичних та контрольних процедур, що дозволять оптимізувати використання корпоративних ресурсів та узгодити економічні інтереси усіх груп стейкхолдерів з метою нівелювання впливу загроз внутрішнього та зовнішнього середовища на вартість капіталу.

Під економічною безпекою бюджетної установи необхідно розуміти механізм забезпечення збалансованого фінансування безупинного розвитку установи та здатність ефективно і стабільно здійснювати діяльність шляхом використання сукупності взаємопов’язаних діагностичних і контрольних заходів фінансового характеру, використання усіх ресурсів і джерел, при яких гарантується найбільш ефективне їх використання для стабільного функціонування та нівелювати вплив негативних чинників внутрішнього та зовнішнього середовища.

Економічну безпеку бюджетної установи можна визначити, також, як стан захищеності всіх систем установи в певній ситуації при виконанні функцій, що надані державою та при здійсненні господарської діяльності; стан усіх ресурсів та здібностей за якого можливе їх найефективніше використання для стабільного функціонування, здатність запобігати та швидко нівелювати різні внутрішні та зовнішні загрози.

Під системою економічної безпеки бюджетної установи розуміється комплекс теоретичних підходів і практичних дій, що визначають максимально повний захист життєво-важливих інтересів установи від загроз, породжених його внутрішніми процесами та зовнішнім середовищем.

Під забезпеченням економічної безпеки бюджетної установи розуміється організована діяльність зовнішніх та внутрішніх суб’єктів забезпечення економічної безпеки, об’єднаних загальними цілями щодо протидії небезпекам та загрозам, які мають для цього необхідне ресурсне забезпечення, освіту (підготовку за профільним фахом) володіють відповідними методами та технологіями.

Особливого значення набуває проблема організації бухгалтерського обліку в формуванні системи економічної безпеки як бюджетних установ і організацій, так і держави вцілому щодо забезпечення управління обліковою інформацією для прийняття управлінських рішень та належного рівня захисту майна від прояву негативних чинників як з боку зовнішніх, так і внутрішніх користувачів.

В умовах необхідності посилення контролю за діяльністю вітчизняних суб’єктів господарювання виникає нагальна потреба модернізації системи забезпечення їх економічної безпеки, здатної управляти ризиками шахрайства в середині підприємства та зловживаннями з боку контрагентів. Стрижневим елементом такої модернізації повинно стати запровадження обліково-аналітичних технологій при забезпеченні інформаційних потреб економічної безпеки бюджетної установи.

Необхідність у захисті бухгалтерської інформації від небажаних зовнішніх впливів та значних внутрішніх змін є базовою потребою бюджетних установ і організацій.

Процес забезпечення економічної безпеки бюджетної установи передбачає зниження ризику втрати достовірності інформації щодо фінансування та ефективного використання коштів відповідно до кошторисних призначень, трудових, фінансових та інших ресурсів.

У сучасних умовах частих економічних злочині і шахрайства у сфері витоку інформації виникає потреба в підготовці фахівців із забезпечення економічної безпеки суб’єкта господарювання, здатного управляти ризиками шахрайства і маніпулювання в середині підприємства та зловживання зі сторони зовнішніх контрагентів.

Знання бухгалтера в частині моніторингу внутрішнього і зовнішнього середовища діяльності бюджетної установи дозволяє генерувати достовірну та релевантну інформацію про внутрішні господарські процеси та зовнішнє середовище діяльності бюджетної установи для оцінки його переваг, управління ризиками виявлення та попередження загроз безпечній діяльності та сталому розвитку бюджетної установи і її фінансування за рахунок коштів загального та спеціального фондів.

Виступаючи частиною загальної інформаційної системи управління бюджетної установи, вміння бухгалтера вчасно і достовірно сформувати та проаналізувати масив обліково-аналітичної інформації служить базисом для забезпечення його економічної безпеки, яка набуває властивостей інформаційних систем стратегічного типу.

Навмисне чи ненавмисне спотворення облікових даних, що виникають в процесі документування господарських операцій, проведення записів у регістрах бухгалтерського обліку та звітності, є наслідком дії або бездіяльності працівників бухгалтерської служби. При цьому важливим є компетентнісні характеристики бухгалтера та його професійні судження, які виступають фактором мінімізації ступеню впливу професійного ризику бухгалтера на стан економічної безпеки бюджетної установи

Головною проблемою при формуванні системи економічної безпеки бюджетної установи чи організації є недостатній рівень систематизації теоретичної бази та не адаптованість окремих її методик до особливостей економіки України.

Термін «система» розглядається як об’єктивна єдність закономірно пов’язаних один з одним предметів, явищ. Система охоплює комплекс взаємопов’язаних елементів , що діють як єдине ціле в інтересах досягнення поставлених цілей.

Необхідність у захисті бухгалтерської інформації від небажаних зовнішніх впливів та значних внутрішніх змін є базовою потребою бюджетних установ і організацій.

Процес забезпечення економічної безпеки бюджетної установи передбачає зниження ризику втрати достовірності інформації щодо фінансування та ефективного використання коштів відповідно до кошторисних призначень, трудових, фінансових та інших ресурсів.

При забезпеченні економічної безпеки бюджетної установи через організацію бухгалтерського обліку основними її цілями є:

своєчасне виявлення зовнішніх і внутрішніх загроз;

збереження та ефективне використання ресурсів (фінансових, матеріальних, інформаційних, кадрових );

своєчасне фінансування діяльності за рахунок загального фонду та збільшення доходів для розвитку бюджетних установ за рахунок спеціального фонду

Проблематика економічної безпеки розглядається у трьох взаємозалежних аспектах(рис.1.2):

перший аспект - організація та забезпечення функціонування системи економічної безпеки підприємства;

другий аспект – організація процесів із забезпечення економічної безпеки підприємства та оцінювання діяльності суб’єктів, що їх здійснюють;

третій аспект - оцінювання стану та рівня економічної безпеки.

Рис.1.2. Взаємозалежні аспекти та напрями їх дослідження

Кожний із зазначених аспектів характеризується проблематикою, що визначається переліком напрямів її дослідження.

При розгляді першого аспекту особливу увагу необхідно приділити глибокому розумінню того, якою повинна бути сучасна система економічної безпеки бюджетної установи щоб ефективно протидіяти несприятливим чинникам внутрішнього та зовнішнього середовища.

Другий аспект розглядає діяльність суб’єктів із забезпечення економічної безпеки в межах економічної безпеки бюджетної установи. Під діяльністю із забезпечення економічної безпеки бюджетної установ и слід розуміти вид професійної діяльності, що визначає комплексне використання кадрових і матеріально-технічних ресурсів, а також технологій, форм і методів протидії реальним і потенційним загрозам економічній безпеці бюджетної установи. Забезпечення економічної безпеки бюджетної установи дуже складний процес у якому можуть брати участь як внутрішні, так і зовнішні суб’єкти системи економічної безпеки. Всі вони можуть мати чіткі функції та повноваження із забезпечення економічної безпеки бюджетної установи. Так проект кошторису бюджетні установи розраховують самостійно, але в межах виділених лімітів, разом з тим використання коштів за кошторисними призначеннями також контролюються казначейством.

Третій аспект дає можливість оцінити стан функціонування системи економічної безпеки. Якщо бюджетна установа має як постійне фінансування за рахунок бюджетних асигнувань та надходження коштів за рахунок власних доходів, на здійснення своєї господарської діяльності, постійно розвивається, то його система економічної безпеки перебуває на досить високому рівні, тому що забезпечується постійний контроль за діяльністю та використанням бюджетних коштів як самої установи чи організації, так і з боку держави за використанням коштів за призначенням.

Натомість, при недостатньому фінансуванні та відсутності власних надходжень, виникають проблеми щодо можливості діяльності в повному обсязі, а також з розрахунками зі своїми контрагентами і працівниками, а в результаті недостатність ресурсів , то можна говорити, що його система економічної безпеки неефективна і не виконує покладених на неї завдань.

Під внутрішніми суб’єктами забезпечення економічної безпеки бюджетної установи відносяться: начальник (керівник, голова), штатний підрозділ з економічної безпеки, керівників і штатні працівники усіх підрозділів керівників.

До зовнішніх суб’єктів забезпечення економічної безпеки бюджетної установи належать органи державної влади та управління, правоохоронні органи, органи казначейства , партнери тощо.

Головна мета економічної безпеки бюджетної установи чи організації передбачає:

• забезпечення стійкого фінансово-економічного стану бюджетної установи чи організації;

• контроль за ефективним використання фінансових, матеріальних та трудових ресурсів;

• виявлення на ранніх стадіях проблемних місць в діяльності установи чи організації;

• виявлення проблем щодо фінансування діяльності бюджетної установи;

• підтримання збалансованості інтересів усіх груп зацікавлених осіб.

Для виконання мети перед суб’єктами поставлені наступні завдання:

• ідентифікація ризиків і пов’язаних з ними загроз;

• визначення індикаторів економічної безпеки суб’єктів;

• упровадження системи діагностики стану економічної безпеки;

• контроль та оцінка системи економічної безпеки;

• створення необхідних фінансово-економічних умов, що забезпечують стабільний розвиток та існування бюджетної установи чи організації;

• створення умов для узгодження інтересів усіх зацікавлених осіб;

• підтримання фінансової стійкості та платоспроможності бюджетної установи та організації за рахунок фінансування та надходження власних надходжень;

• мінімізація фінансових ризиків;

• забезпечення за можливості більш швидкого виходу зі стану недофінансування діяльності та нейтралізація наслідків.

Економічна безпека бюджетної установи не може бути відокремлена від економічної безпеки держави, її національної економіки, і розглядати економічну безпеку установи без урахування впливу певних зовнішніх і внутрішніх чинників на різних суб’єктів та на державу в цілому неможливо.

Отже, при дослідженні стану системи економічної безпеки бюджетної установи необхідно розглядати її за трьома напрямами:

• дослідження небезпечних процесів і явищ, які відбуваються як в Україні, так і в світовій економіці та можуть негативно вплинути на діяльність бюджетної установи;

• дослідження стану безпеки національної економіки й тенденції розвитку несприятливих чинників, що негативно можуть вплинути на неї та на фінансування діяльності бюджетної установи і можливості виконання функцій наданих державою;

• дослідження рівня захищеності бюджетних установ і організацій від впливу внутрішніх і зовнішніх негативних чинників на систему економічної безпеки.

При цьому поряд із різними методами, що застосовуються при дослідженні та вивченні фінансового стану бюджетної установи, такими, як методи оцінки фінансового стану можуть використовуватись методи соціологічні, психологічні, правові та інші види досліджень.

Розглядати економічну безпеку бюджетної установи слід, як багаторівневу структуру, а саме:

- складову специфічної соціальної організації;

- суб’єкта виду діяльності;

- суб’єкта фінансування за рахунок загального фонду із державного чи місцевого бюджету;

- суб’єкта фінансування за рахунок спеціального фонду;

- суб’єкта господарської діяльності;

- як складову національної сфери економіки.

Кожна із цих складових має свої внутрішні та зовнішні чинники впливу на діяльність та економічну безпеку бюджетної установи чи організації, свої індикатори та критерії оцінювання стану економічної безпеки .

Разом з тим економічна безпека бюджетної установи, як специфічної соціальної організації визначається узгодженістю інтересів установи, як юридичної особи та її керівництва (менеджерів, управлінців) різних рівнів, як фізичних осіб. При цьому керівництво бюджетної установи повинно чітко усвідомити, що командний підхід до управління персоналом не завжди призводить до реального забезпечення економічної безпеки установи. Тому необхідно шукати нові підходи до управління, що дозволить в цілому забезпечити підтримання економічної безпеки кожним працівником, що досягається за рахунок певних принципів і методів і контролю за їх виконанням.

Економічна безпека бюджетної установи, як складова національної безпеки визначає місце бюджетної установи в системі показників аналогічних бюджетних установ (за видами діяльності) району, області, регіону, України. Основними показниками цього рівня, що потребують аналізу будуть показники доходів і видатків по загальному і спеціальному фондах, чисельності працівників, кількості наданих послуг, співвідношення між видатками за рахунок загального та спеціального фондів, за видами видатків відповідно до затверджених кошторисів, які зібрані в фінансовій та бюджетній звітностях.

Для забезпечення своїх потреб у повній мірі бюджетні установи мають право згідно з чинним законодавством надавати різні послуги, використовуючи при цьому матеріальну базу держави, отримувати благодійну допомогу тощо. Усі ресурси, отримані в результаті такої діяльності, видатки здійснені за їх отримання, є відповідно доходами та видатками спеціального фонду бюджету

2.2. Основні функції системи економічної безпеки бюджетної установи та організація обліково-аналітичного забезпечення.

Функція управління можна поділити на дві групи при виконанні завдань пов’язаних з економічною безпекою:

• функції, характерні для будь-якої системи управління;

• функції системи управління як спеціального напряму менеджменту.

До першої групи відносять наступні функції управління економічною безпекою суб’єкта господарської діяльності:

• формування повної та достовірної інформації, необхідної для прийняття адекватних, ефективних і законних рішень у сфері забезпечення економічної безпеки;

• створення системи обліково-аналітичного забезпечення діагностики стану економічної безпеки , що вможливить визначення рівня деструктивного впливу економічного середовища на фінансово-економічні приорітети бюджетної установи;

• створення системи стимулів і заохочень для керівництва щодо прийняття ефективних управлінських рішень і системи санкцій за неспроможність їх дій;

• організація системи контрольних заходів з метою виявлення порушень при прийнятті управлінських рішень і виявлення невідповідності останніх встановленим вимогам.

До другої групи можна віднести:

• розробка стратегії забезпечення економічної безпеки бюджетної установи на основі її поточного та довгострокового розвитку;

• управління ресурсами бюджетної установи;

• управління фінансовою стабільністю бюджетної установи;

• управління фінансовими ризиками з метою мінімізації їх наслідків.

Оцінка економічної безпеки проводиться шляхом оцінювання стану та рівня економічної безпеки і вивчення процесу забезпечення економічної безпеки через діяльність її суб’єктів,

Під системою забезпечення економічної безпеки суб’єкта господарської діяльності необхідно розуміти сукупність і взаємодію взаємопов’язаних внутрішніх і зовнішніх суб’єктів забезпечення економічної безпеки, що мають спільні цілі, матеріально-технічні ресурси, технології, форми та методи протидії реальним і потенційним небезпекам і загрозам внутрішнього та зовнішнього середовища.

Система економічної безпеки бюджетної установи повинна мати комплексний характер і базується на наступних основних принципах функціонування (рис.1.3 ):

Рис. 1.3. – Основні принципи формування та функціонування системи економічної безпеки бюджетної установи чи організації

Принцип законності полягає в тому, що система економічної безпеки бюджетної установи будується та здійснюється в правовому полі на основі законодавчо-нормативних документів.

Принцип фінансування полягає в тому, що при розробці кошторисів та використанні коштів здійснюється постійний контроль за використанням коштів за кошторисними призначеннями як працівниками бюджетної установи, так і казначейством.

Принцип безперервності полягає в тому, що система економічної безпеки повинна мати безперервний характер тому, що ризики й загрози мають перманентний характер.

Принцип економічної доцільності передбачає, що система економічної безпеки повинна формуватись з врахуванням фінансування видатків передбачених кошторисом враховуючи реальні та можливі потенційні загрози та ризики.

Принцип своєчасності передбачає, що система економічної безпеки має негайно реагувати на виникнення небезпеки, загрози, ризики.

Відповідно до принципу комплексності при забезпечення безпеки здійснюється взаємодія між спеціалістами штатної служби та співробітниками інших структурних підрозділів і служб, або із зовнішніми суб’єктами запобігання економічної безпеки.

Принцип спеціалізації та професіоналізму вимагає від співробітників високого професійного рівня та спеціальної підготовки в різних сферах забезпечення безпеки.

Принцип активності полягає в тому, що система безпеки завжди має працювати в активному режимі та спрямувати свої зусилля на запобігання всіх загроз, ризиків і небезпек у зовнішньому та зовнішньому середовищі бюджетної установи чи організації.

Застосування цих принципів дозволить найбільш повно обґрунтувати підхід до функціонування системи економічної безпеки бюджетної установи з метою протидії загрозам і небезпеці її функціонування та діяльності.

Головною метою системи економічної безпеки бюджетної установи є забезпечення такого рівня його рівня безпеки, за якою вона може ефективно функціонувати, запобігати ризиків і потенційних загроз.

Досягнення цієї мети передбачає виконання комплексу заходів, таких як:

- захист законних прав та інтересів бюджетної установи та його співпрацівників;

- визначення рівня економічної надійності партнерів, клієнтів;

- своєчасне виявлення реальних і потенційних ризиків і загроз безпеці бюджетної установи;

- пошук інформації, необхідної для розробки найоптимальніших і найефективніших управлінських рішень з питань стратегії та тактики діяльності бюджетної установи;

- виявлення, попередження та припинення можливої протиправної чи іншої негативної діяльності співпрацівників бюджетної установи на шкоду його економічним інтересам;

- забезпечення зберігання матеріальних цінностей і відомостей, що становлять комерційну таємницю бюджетної установи, а також запобігання витоку інформації;

- створення власної служби економічної безпеки та забезпечення її діяльності.

Основними функціями реалізації економічної безпеки бюджетної установи:

Функції системи економічної безпеки бюджетної установи

Рис. 1. 4. Основні функції економічної безпеки бюджетної установи

Організаційно-розпорядча функція реалізується шляхом підготовки рішень щодо організації та підтримання функціонування системи економічної безпеки, визначення повноважень, прав, обов’язків й відповідальності всіх суб’єктів забезпечення економічної безпеки бюджетної установи, організації взаємодії та координації між окремими підрозділами.

Господарсько-розподільча функція реалізується шляхом визначення фінансування діяльності за рахунок бюджетних коштів і джерел власних надходжень та формування видатків передбачених кошторисом, а також ресурсів, необхідних для забезпечення економічної безпеки діяльності установи та збереження майна, матеріалів, фінансових ресурсів тощо.

Соціально-кадрова функція реалізується за рахунок активної взаємодії між структурними підрозділами бюджетної установи чи організації, полягає в раціональній розстановці кадрів, виявлені негативних тенденцій, можливих причин та умов соціальної напруги, запобіганні локалізації конфліктів, створенні нормальної атмосфери, проведення інструктажів у межах їх компетенції щодо дотримання економічної безпеки.

Інформаційно-аналітична функція спрямована на організацію та проведення активної та цілеспрямованої роботи зі збирання, накопичення, обробці та аналізу інформації про процеси, що відбуваються у зовнішньому та внутрішньому середовищі.

Контрольно-діагностична функція реалізується шляхом постійного моніторингу процесів, що протікають у зовнішньому та внутрішньому середовищі з метою своєчасного виявлення реальних і потенційних загроз фінансової стабільності та фінансування діяльності бюджетної установи, а також проведення контролю за критичними ситуаціями та виявлення впливу різних чинників на фінансово-господарську діяльність.

Планово-прогностична функція спрямована на розробку концепції безпеки, стратегії безпеки, тактичних і оперативних планів протидії небезпекам і загрозам діяльності бюджетної установи та організації.

Техніко-технологічна функція здійснюється шляхом проведення заходів матеріально-технічного та фінансового забезпечення системи економічної безпеки . створення необхідних умов для запровадження та освоєння необхідної техніки та інноваційних технологій в бюджетних установах і організаціях.

Науково-методична функція реалізується шляхом вивчення передового досвіду та інновацій у сфері забезпечення економічної безпеки. Залучення наукових організацій та науковців до наукових досліджень, спрямованих на забезпечення системи економічної безпеки та методичного супроводу діяльності бюджетних установ.