andreeva_tia_nauchnyi_angliiskii_iazyk_vypusk_9_etiket_delov

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ УРАЛЬСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ им. А. М. ГОРЬКОГО

Настольная библиотека аспиранта

НАУЧНЫЙ

а н гл и й с к и й я зы к

Практическое пособие

Выпуск 9

ЭТИКЕТ ДЕЛОВОЙ ПЕРЕПИСКИ

Екатеринбург Издательство Уральского университета

2004

Утверждено кафедрой иностранных языков 10 сентября 2003 г.

ОТ СОСТАВИТЕЛЯ

Начало нового тысячелетия ознаменовано возрастающим ин­ тересом исследователей к изучению различных научных проблем. Эффективность исследования проблемы немыслима без научного сотрудничества, в том числе международного. Постоянный обмен информацией позволяет исследователю проводить сопоставитель­ ное изучение проблемы: определять новые аспекты и подходы к проблеме, проверять различные методики, сравнивать полученные результаты.

Несмотря на внедрение и развитие таких средств коммуника­ ции, как телефакс, телекс, электронная почта, самым надежным и достоверным средством общения по-прежнему остается перепис­ ка, которая является важным элементом в разработке проблемы и, следовательно, в продвижении конкретной отрасли науки по пути к прогрессу.

Кроме того, может возникнуть необходимость в переписке с председателем или членами организационного комитета междуна­ родного симпозиума, конференции, конгресса. Целью такой пере­ писки, как правило, является заявка на участие, согласование те­ мы, уточнение даты научного заседания, бронирование гостини­ цы, просьба прислать материалы конференции и т. д.

Желание ученого направить результаты своих исследований в зарубежные издания также потребует написания сопроводитель­ ного письма и, возможно, обсуждения некоторых организацион­ ных вопросов.

Поскольку английский язык является рабочим языком между­ народных научных заседаний и языком научной переписки, воз­ никает вопрос об умении правильно составлять и оформлять дело­ вые письма.

Грамотно составленное письмо служит важной составляющей успешного научного сотрудничества.

Известно, что в Великобритании и в США существуют опре­ деленные традиции оформления и написания писем. Более того, оформление писем доведено в этих странах до автоматизма. Ис­ ходя из этого, в данном пособии ставится цель представить прави­ ла написания писем на английском языке с учетом национально­ культурной специфики и речевого поведения англичан и амери­ канцев.

Данное пособие предназначено в первую очередь аспирантам, магистрантам, начинающим исследователям, поскольку его содер­ жательный аспект имеет для них непосредственный интерес.

3

СТАНДАРТ ОФОРМЛЕНИЯ КОНВЕРТА

Безошибочно напечатанный и правильно расположен­ ный адрес на конверте, как известно, позволяетдоставить письмо в кратчайший срок.

В правом верхнем углу конверта наклеивается марка или ставится штамп, заменяющий марку.

Ниже указывается способ отправки:

Адрес получателя, как правило, пишется в центре конверта. Адрес отправителя указывается либо на оборот­ ной стороне конверта, либо в верхнем левом углу.

Широко используются так называемые window envelopes, т. е. конверты с отверстием, покрытым прозрач­ ной пленкой. Письмо складывается таким образом, чтобы адрес приходился на это отверстие.

Оформление конверта требует указания следующей информации:

-титул и имя адресата;

-должность, учебное заведение;

-номер дома и название улицы;

-название местности: города, поселка или деревни;

-почтовое управление (прописными буквами);

-название графства (Великобритания); штата (США);

-почтовый индекс (прописными буквами, без знаков препинания - в Великобритании; цифрами - в США);

-название страны.

4

AIR MAIL

Mrs Nikki Roberts

School of Languages University of Westminster 18 Easten Centre

London NW1 ЗЕТ United Kingdom

СТАНДАРТ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА

"В деловых письмах превыше всего ясность и про­ зрачность. Каждая фраза в них должна быть настолько четко выражена и недвусмысленна, чтобы самый большой тупица на свете не смог ее неверно истолковать и не дол­ жен был перечитывать, чтобы понять ее смысл", - писал Честерфильд в письмах к сыну.

Деловые письма готовятся в компьютерном исполне­ нии на одной стороне листа. Письмо должно органически вписываться в формат листа с соблюдением полей.

Письмо частному лицу может быть представлено в рукописном варианте разборчивым почерком. Однако в последнее время в личной неофициальной переписке все чаще используется печатный вариант.

Письма, посвященные серьезным событиям в личной жизни корреспондента (письма-соболезнования, письмаприглашения, письма-благодарности, письмапоздравления), не принято печатать.

Структура делового письма является традиционной. Как официальное, так и неофициальное письмо имеет оп­ ределенную композицию, которая включает следующие элементы:

-адрес отправителя;

-дата;

-адрес получателя;

-обращение;

5

-текст письма;

-заключительные формулы вежливости;

-подпись отправителя.

Адрес отправителя

Число, месяц, год

Адрес получателя

Обращение + имя получателя

Заключительная формула вежливости

_________________________ Фамилия отправителя

Адрес отправителя обычно пишется в правом верх­ нем углу. При указании адреса знаки препинания в конце каждой строки не употребляются.

При написании адреса отправителя (или получателя) возможны общеупотребительные сокращения:

str (street) - улица dr (drive) - проезд

av(e) (avenue) - авеню apt (apartment) - квартира.

В адресе сначала указывается титул, затем - имя и фамилия. Точка ставится после сокращенной формы титу­ ла в американском варианте английского языка, а в бри­ танском она отсутствует:

Mr R. Roberts; Prof. Е. White. Принятые сокращения обозначают:

Mr. (mister) - должностное лицо - мужчина;

Mrs. (mistress) - должностное лицо - замужняя женщина;

6

Ms - должностное лицо, чей семейный статус неиз­ вестен; эта форма обращения широко используется в со­ временном деловом мире.

Дата отправления письма ставится под адресом от­ правителя через 2-3 интервала.

В английском языке используются два вида обозначе­ ния даты, которые различаются последовательностью ком­ понентов: месяц - число - год или: число - месяц - год.

Перед указанием года запятую можно поставить, а

В настоящее время распространено обозначение числа без суффикса (напр., -st). Кроме того, возможно употреб­ ление названия месяца в сокращенном варианте:

Адрес получателя указывается ниже адреса отправите­ ля (через 2-3 интервала), но в левом верхнем углу письма.

Адрес получателя состоит из следующих последова­ тельных компонентов:

-титул и фамилия адресата;

-должность;

-учреждение;

-номер дома и название улицы;

-название города, поселка или деревни;

-почтовое управление;

-название графства или штата;

-почтовый индекс;

-страна.

Иногда, направляя письмо в организационный коми­ тет конференции или в университет в целом, особо указы­ вается фамилия должностного лица, к которому это пись­ мо относится непосредственно.

7

Выбор формы обращения зависит от степени отноше­ ний с адресатом. Обращаясь в первый раз, следует быть крайне внимательным.

В английских письмах употребляются следующие вступительные обращения:

В научном мире приняты следующие формы обращения: Dear Professor/Dr....

Dear D r....

Dear Colleague

В случае, если фамилия должностного лица неизвест­ на и также нет уверенности в правильности адресата в це­ лом (напр., точное название отдела), можно использовать фразу: «То whom it may concern». Обращение в таком письме, естественно, опускается.

Заголовок письма. Деловые письма следует начинать с заголовка, подчеркнутого или выделенного. Заголовок

9

должен отражать тему, содержание письма и состоять из двух-трех слов. Перед заголовком часто используется со­ кращение Re (.Reference, т. е. касательно).

Текст письма начинается по той же вертикали, что и обращение, с заглавной буквы, несмотря на то, что после обращения стоит запятая или двоеточие.

Деловое письмо должно быть кратким, логичным и предельно ясным. В тексте письма предпочтительны не­ большие предложения. Желательно чередовать простые предложения со сложносочиненными и сложноподчинен­ ными. В письмах широко используются формы пассивного залога глаголов.

Вделовом письме условно выделяются три части: вступление, основная часть и заключение.

Впервом абзаце, как правило, указывается цель напи­ сания письма, далее развивается идея письма, и в заключи­

тельном абзаце подводится итог и делается вывод.

Внастоящее время широко используется блочная сис­ тема оформления писем. Каждый абзац начинается без красной строки и отделяется от следующего абзаца, как правило, 2-3 интервалами.

Расстояние между абзацами должно в 2-3 раза пре­ вышать расстояние между строками внутри абзаца.

Если существует необходимость привести подробную информацию по какому-либо вопросу, лучше сделать это на отдельном листе, озаглавив его как приложение.

Вписьмах употребляется полное написание видо­ временных форм глаголов и сокращения типа "I'll, can't, he'll" недопустимы.

Если какая-то информация не была представлена при написании основной части письма, ее можно поместить в конце письма с пометкой P. S. (posts criptum). Однако воз­ можности компьютера позволяют поставить пропущенное

внужное место.

Если письмо не может быть ограничено одной стра­ ницей, то в конце страницы, справа или посредине, дела­ ются следующие отметки:

continued

10