Вопрос 3. Процесс контроля и техника его проведения.

Процесс контроля— это деятельность объединенных в определенную структуру субъектов контроля (органов контроля, руководителей, контролеров, общественных организаций), направленных на достижение наиболее эффективным способом поставленных целей путем реализации определенных задач и применения соответствующих принципов, типов, методов, технических средств и технологии контроля.

Суть процесса контроля выражают такие его функции:

- организационная;

- содержательно-технологическая;

- обобщающе-корректирующая.

Организационная функция включает в себя выбор объекта контроля, организационно-методическую подготовку и отвечает на вопрос: кто и в каком порядке осуществляет контроль?

Содержательно-технологическая функция— это разработка плана и выбор метода изучения контролируемого объекта. Она отвечает на вопрос: что делается в процессе контроля и как делается?

Обобщающе-корректирующаяфункциявключает обобщение, а при необходимости и обсуждение в коллективе результатов контроля, разработку решений и оценку их выполнения. То есть эта функция должна дать ответ на вопрос: как реализуются результаты контроля?

Специалисты пришли к заключению, что процесс контроля состоит из следующих этапов:

-разработку стандартов и критериев контроля (ограничение во времени, обеспечение реальности показателей и результатов);

-сравнение реальных результатов с принятыми стандартами и критериями (измерение результатов, распространение информации о результатах, оценках информации, обоснование выводов);

-осуществление необходимых корректирующих действий (пересмотр стандартов, устранения отклонений).

При осуществлении в процессе контроля оценок в зависимости от цели и вида контроля учитывается:

внешняя среда(законы и государственные органы, профсоюзы, конкуренты, поставщики трудовых, материально-технических и финансовых ресурсов, потребители);

внутренняя средаорганизации (миссия и конкретные конечные целые организации, ее структура и задачи, технология, ресурсное обеспечение);

среда непрямого влияния(мировые события и международная конъюнктура, политические и социально-культурные факторы, состояние экономики и научно-технический прогресс).

В настоящее время в промышленности, строительстве и других отраслях народного хозяйства широко применяют стандарты. Для контроля предпринимательской деятельности как стандарты могут браться конкретные детализированы цели и критерии.

На предприятиях и в объединениях разрабатывается перечень документов, которые подлежат контролю. В перечень этих документов включают постановления и решения государственных и хозяйственных учреждений, коллективных и коллегиальных органов предприятия, приказы и письменные распоряжения руководителя предприятия, критические замечания и предложения, которые содержатся в органах прессы, предложения, заявления и жалобы трудящихся и другие документы по указанию руководителя предприятия.

Процесс контроля должен проходить гармонично, а не представлять собой игру в "прятки" - контролирующие ищут, а контролируемые прячут. Убеждение в том, что контролер одинаково заинтересован в поиске как негативных, так и позитивных сторон деятельности, будет способствовать потому, что каждый работник будет пытаться помочь ему проникнуть в эти стороны деятельности.

Нормальный контроль - это непрерывный процесс делового общения с работниками. Он не должен приурочиваться к каким-либо случаям. Необходимо помогать сотрудникам преодолевать недостатки, вступать с ними в контакт.Следует доводить полученную негативную информацию до сотрудника без промедления, можно установить с ним деловые отношения и улучшить ситуацию.

При осуществлении контроля за основными переменными (время, объем, качество, степень достижения цели) следует придерживаться требований науки и передовой практики:

- контроль не должен ограничиваться инцидентами, как и не осуществляться тотально, что может порождать небрежность в работе, скрытое или открытое недовольство контролируемых работников :

- шире использовать при осуществлении контроля принцип исключения, когда контролируются не все операции или процессы, а только те из них, которые выходят за пределы допустимых отклонений;

- избавиться от подозрительности;

- при всех условиях контроль не должен подавлять работающих, вызывать напряжение в коллективе, конфликтные ситуации.

Напротив, благодаря устранению обнаруженных недостатков в работе и объективной оценке деятельности работников, эффективный контроль способствует успешному достижению целей организации, порождает чувство уверенности и удовольствие работой в работающих.

Эффективному контролю присущи такие характеристики:

- стратегическая направленность, анализ ключевых вопросов деятельности организации, а не сосредоточение на незначительных недостатках работы;

- ориентация на достижения конкретного результата (устранение отклонений от программе деятельности, разработка рекомендаций и тому подобное);

- систематичность, постоянная проверка выполнения и анализ фактической ситуации;

- эпизодический и нерегулярный контроль не позволяет своевременная получать информацию и реагировать на процессы, которые происходят;

- своевременность или, точнее, заблаговременность контроля, предупреждение нарушений;

- простота, приспосабливаемость параметров контроля к производственным потребностям;

- объективность контроля, использование надежной информации;

- приспособление к международным стандартам;

- умелое использование категорий формальной логики: мышление, суждение, умозаключение, анализ, синтез, и др.

Эффективность контроля повышается, если работники, которые его осуществляют, правомочны выполнять и координационные функции.