Розділ 6. Ділова українська мова

Тема 1. Ділові папери

1. Ділове мовлення.

2. Класифікація ділових паперів.

3. Заява.

4. Автобіографія.

5. Реферат як доповідь на певну тему.

• Ділове мовлення – один із видів писемного мовлення, який характеризується особливостями стилю, лексики сфери використання.

Для всіх текстів рукописних чи друкованих документів характерні такі ознаки: ясність, точність, компактність, стислість викладу з використанням термінології, часте вживання віддієслівних іменників, відіменних прийменників (на основі, за рахунок, згідно з, з метою та ін.), складних сполучників (внаслідок того що, у зв’язку з тим що, зважаючи на те що), оповідний характер, повна відсутність художньо-зображальних засобів.

Щоб правильно оформити різноманітні ділові папери, потрібно враховувати особливості офіційно-ділового стилю мовлення, дотримуватися основних вимог до будь-якого документа, а саме:

1. додержуватись прийнятих у даному суспільстві форм ділових паперів, їхньої структури та ін.;

2. дотримуватися норм сучасної української літературної мови;

3) не використовувати просторічних, діалектних, розмовних, емоційно-експресивних мовних засобів;

4) домагатися логічної завершеності, чіткості висловлювань, точності викладу;

5) уникати двозначності, багатослів’я.

• Офіційно-ділова сфера діяльності суспільства знаходить найповніше відображення у документах. Документ (від лат. documentum – повчальний приклад, взірець, доказ) – це діловий папір, що закріплює інформацію про факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумової діяльності людей.

Документи поділяють на види за різними ознаками.

За стадіями виготовлення розрізняють:

– оригінали;

– копії.

Оригінал офіційного документа – перший або єдиний його примірник. Копія точно відтворює текст оригіналу, а також усі реквізити. Виготовляється вона рукописним, машинописним або іншим способом. Копія обов'язково має у верхньому правому куті позначку «Копія», завіряється підписом посадової особи.

За ступенем гласності документи бувають:

– звичайні;

– для службового користування (ДСК);

– таємні та ін.

За місцем складання документи поділяють на:

– внутрішні, які фіксують внутрішні питання підприємства і не виходять за його межі;

– зовнішні, тобто вхідна та вихідна документація.

За походженням розділяють такі документи:

– службові (офіційні);

– особисті.

Службові документи створюються в організаціях, установах, на підприємствах службовими особами. Особисті документи пишуться громадянами поза сферою їхньої службової діяльності.

За технікою відтворюваннярозрізняються документи:

– рукописні;

– відтворені механічним способом.

За змістом документи поділяють на:

– організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

– розпорядчі (постанови, ухвали, рішення, розпорядження, накази, вказівки тощо);

– довідково-інформаційні (пояснювальні, доповідні записки, службові листи, телеграми, телефонограми, оголошення, запрошення, довідки, акти, плани роботи, звіти, доповіді, реферати тощо);

– документи колегіальних органів (протоколи);

– документи особового складу (автобіографії, резюме, характеристики, особові листки, трудові книжки, особові картки, трудові угоди, контракти);

– особисті офіційні документи (доручення, розписки, заяви, пояснювальні записки, пропозиції, скарги, заповіти).

За формою документи поділяються на:

– трафаретні (стандартні, регламентовані);

– індивідуальні (нестандартні, нерегламентовані).

Трафаретні документи відображають регулярну виробничо-управлінську ситуацію і складаються за однаковими зразками. Як правило, у них використовуються типові слова і вирази. При складанні таких документів можуть використовуватися бланки – друковані стандартні форми, що заповнюються конкретними даними. Трафаретні документи мають найвищий рівень стандартизації.

Індивідуальні документи створюються для вирішення конкретної, часто нестандартної ситуації, вони передбачають більш широкий вибір слів і конструкцій, способу викладу, тобто характеризуються низьким рівнем стандартизації.

• Заява – це документ, у якому приватна чи посадова особа звертається з проханням тобто пропозицією на адресу установи чи посадової особи.

Заява може бути:

– простою (викладається тільки прохання);

– мотивованою (вказується мотивація прохання);

– складною (заява містить додатки).

Особиста заява пишеться, як правило, від руки і в одному примірнику; службова заява пишеться з використанням технічних засобів і має відповідні реквізити (назва та адреса організації, вихідний номер тощо), може адресуватися кільком посадовим особам чи організаціям.

Внутрішні заяви мають такі реквізити:

1. Адресат. З великої літери в давальному відмінку вказується, кому адресована заява: посада, назва підрозділу, установи, звання, прізвище, ініціали посадової особи, якій адресовано заяву. При цьому слід уникати однакових закінчень у назві посади й прізвищі:

Директорові… Морозову Т. В.;

Ректору(ові) …Борнагу Л. П.;

завідувачу(-еві) … Сліпцю Л. Г.

Спочатку вказується прізвище адресата, потім ініціали, наприклад: Михайленку Р.Т.

2. Адресант. З малої літери в родовому відмінку вказується, від кого подається заява: посада, звання, назва підрозділу, установи, прізвище, ім’я, по батькові (повністю). При цьому прийменник від не вживається.

3. Назва документа (як правило, з малої літери).

4. Текст (з абзацу, з великої літери).

5. Додаток (підстава) у складній заяві: перелік документів, які додаються до заяви. За необхідністю вказується кількість сторінок кожного з документів.

6. Дата.

7. Підпис адресанта (якщо підпис розшифровується, то спочатку слід писати ініціали, потім – прізвище).

Зразок

Директорові Рибницької філії ПДУ ім. Т.Г. Шевченка

Павлінову І. О.

студента I курсу 110 групи

Петренка Сергія Івановича

заява

Прошу надати мені відпустку з 03.04.20… р. до 09.04.20.. р. у зв’язку з участю в республіканських змаганнях із волейболу.

01.04.20.. р. (підпис)

Зміст і розміщення реквізитів зовнішніх заяв і заяв, які пишуться в спеціалізованому діловодстві, відрізняються від вищенаведених. Так, зокрема, у зовнішніх особистих заявах необхідно вказувати, як правило, домашню адресу чи дані документа (паспорта, посвідчення тощо). У зовнішніх службових заявах необхідно вказувати, зокрема, посаду, підрозділ і повну назву установи заявника. В усіх зовнішніх заявах слід використовувати тільки загальновживані абревіатури й скорочення.

У спеціалізованому діловодстві реквізити заяв передбачають подання у відповідній формі специфічної інформації. У заяві-зобов’язанні необхідно, наприклад, зазначити термін і спосіб повернення позики, дані про заробітну плату. У позовній заяві необхідно детально викласти конкретні факти з указанням прізвищ, посад, подій тощо, додати оригінали чи копії документів з інших установ (квитанції, довідки, висновки експертизи тощо).

• Автобіографія – це документ, в якому людина описує своє життя і дфяльність. Автобіографію складають у довільній формі, однак деякі складові частини та реквізити в ній обов'язкові.

Оформляють автобіографію від руки на чистому аркуші паперу, на лінованому або трафаретному бланку, коли влаштовуються на роботу чи поступають на навчання. Усі відомості про себе викладають у розповідній формі від першої особи в хронологічній послідовності (із зазначенням місяця й року) і таким чином, щоб можна було скласти уявлення про життєвий шлях, кваліфікацію та громадську діяльність автора.

Розрізняють такі види автобіографій:

• автобіографія-розповідь, яку складають в описовій формі;

• автобіографія-документ, у якій точно викладають факти.

В автобіографії-документі наводять такі відомості: назва виду документа; прізвище, ім'я, по батькові автора; число, місяць, рік народження, місце народження; соціальне походження; відомості про батьків (прізвище, ім'я, по батькові теперішні та колишні, якщо були зміни, дати народження, смерті, якщо померли; де й ким працюють; якщо не працюють, то зазначають останнє місце роботи, вказують, що тепер не працюють або на пенсії), освіта й спеціальність за дипломом, трудова діяльність, останнє місце роботи (місце навчання), посада; нагороди й заохочення, участь у громадському житті; сімейний стан і склад сім'ї; паспортні дані, домашня адреса і номер телефону.

Нижче від текстової частини проставляють дату складання автобіографії (ліворуч) і підписуються (праворуч).

Під час написання автобіографії (виклад людиною свого прожитого життя) можна використовувати різні стилі:художній стиль і офіційно-діловий.

В залежності від цілей і обирають певний стиль викладу своєї біографії. Якщо автобіографія потрібна як документальне представлення своєї персони для влаштування на роботу і т.п., тоді обирають офіційно-діловий стиль. Коли ж бажають просто поділитися спогадами, розважити читача своїми життєвими досягненнями, обирають художній стиль.

Офіційно-діловий стиль автобіографії має певні вимоги: в ньому слід дотримуватися чіткої хронологічної послідовності – від початку народження до часу написання автобіографії, вказувати ряд необхідної інформації (число і місце народження, навчальні заклади, які закінчував (закінчує), місце роботи і проживання, сімейний стан, батьків тощо.

Художній стиль відрізняється своєю невимушеністю, розкутістю, відсутністю чіткої хронологічної та довідкової послідовності. Як правило художній виклад автобіографії використовується в художній літературі і не використовується в діловодстві.

Зразок

Автобіографія

Я, Шуляченко Ігор Євгенович, народився 10 березня 1995 року в селі ВоронковоРибницького району ПМР, в сім'ї педагогів. У 2002 році вступив до Воронківської середньої школи і в 2013 році закінчив її. У серпні цього ж року успішно склав іспити до Придністровського державного університету імені Т.Г. Шевченка на інженерно-педагогічний факультет.

З 1 вересня 2014 року є студентом вищеназваного вузу.

Мій батько, Шуляченко Євген Якович, 1960 року народження, працює вчителем фізики.

Мати, Шуляченко Олена Іванівна, 1962 року народження –бібліотекарем.

Молодшій сестрі 15 років, вона навчається у 8-ому класі Воронківськоі середньої школи.

2 лютого 20.. року. (Підпис)

• Реферат (від латинського «доповідати», «повідомляти») є доповідь на певну тему, до складу якої входить огляд відповідних літературних та інших джерел чи стисле викладення книжки, статті, дослідження.

Отже, реферат – це розроблена на основі критичного матеріалу доповідь, скорочений переказ змісту первинного документа (або його частини) з основними фактичними відомостями та висновками.

Написання реферату практикується в цілях придбання студентом необхідної професіональної підготовки, розвитку вміння і навиків самостійного наукового пошуку: вивчення літератури з обраної теми, аналізу різних джерел інформації та різних точок зору, узагальнення матеріалу, виділення головного, формулювання висновків і т. п.

Етапи роботи над рефератом

1. Вибір теми.

Роботу над рефератом слід розпочинати з загального ознайомлення з темою (прочитання відповідного розділу підручника, навчального посібника, конспектів лекцій). Після цього потрібні вивчити нормативні акти, літературні й інші джерела, рекомендовані викладачем. Проте перелік джерел не пов'язує ініціативи студента. Він може використовувати твори, самостійно підібрані внаслідок вивчення бібліографії у бібліотеці. Особливо уважно треба пильнувати за новою літературою з обраної проблематики, зокрема за журнальними статтями.

2. План реферату.

План реферату необхідно укласти в такий спосіб, що він розкривав назву роботи. Вінне повинен бути надто складним; і заплутаним. Тобто до роботи на 10-20 сторінок предосить трьох пунктів і, можливо, по 2-3 підпунктів кожному пункті.

Спочатку слід виділити основні пункти та підпункти, щоб основну увагу приділяти головним, а не другорядним думкам. Краще не братися до написання роботи до того часу, поки план не буде приведено у належний стан.

3. Структура реферату.

Титульний аркуш – це перша сторінка, на якій вказується назва навчального закладу, в якому виконується робота; назва відділення (кафедри); повна назва теми роботи; прізвище та ініціали студента-дослідника, курс, група, відділення; прізвище, ініціали, вчене звання наукового керівника; рік і місце виконання роботи.

Зміст – сторінка роботи, яка містить назву та номери початкових сторінок усіх розділів, підрозділів та пунктів; заголовки змісту повинні точно повторювати заголовки в тексті й розміщуються один під одним (перелік умовних позначень при необхідності).

Реферат включає три частини: вступ, основну частину і висновок.

Вступ – обґрунтовується актуальність теми, її зв'язок з важливими проблемами сучасної практики, історія питання.

Розділ 1 – наводяться основні теоретичні, експериментальні дослідження з теми; визначається сутність проблеми, основні чинники, що зумовлюють розвиток явища або процесу, який вивчається; наводиться перелік основних змістових аспектів проблеми, які розглядалися вченими.

Розділ 2 – дається поглиблений аналіз сучасного стану процесу або явища; особлива увага приділяється виявленню нових ідей та гіпотез, експериментальним даним, новим методикам, оригінальним підходам до вивчення проблеми; аналіз практики; висловлюються власні думки щодо перспектив розвитку проблеми.

Висновки – подаються узагальнені ідеї, думки, оцінки, пропозиції науковців.

Список літератури – включають публікації переважно останніх 5-10 років.

Додатки (формули, таблиці, схеми).

Правила, яких слід дотримуватися при підготовці рефератів:

1) виклад матеріалу повинен бути стислим;

2) слід використовувати синтаксичні конструкції, властиві умови наукових і технічних документів, уникати складних граматичних зворотів;

3) слід використовувати стандартизовану термінологію;

4) терміни, окремі слова і словосполучення можна замінюватиабревіатурами і прийнятими текстовими скороченнями.

Зразок оформлення

ПРИДНІСТРОВСЬКИЙ ДЕРЖАВНИЙ УНІВЕРСИТЕТ

ім. Т.Г. ШЕВЧЕНКА

Рибницька філія

Кафедра соціально-економічних дисциплін

РЕФЕРАТ

з дисципліни «Офіційна (українська) мова»

на тему:

«Тема реферату»

Виконав:

студент І курсу,

направлення «Менеджмент»

профіль підготовки

«Менеджмент організації»

групи РФ13ДР62МО

ПІБ студента

Викладач:

ПІБ викладача

м. Рибниця, 2014

Практикум

1. Відредагуйте речення автобіографії. Запишіть правильні варіанти.

1). Я, Сергій Іванов, народився в м. Тирасполь 10.08.1994.

2). Я, Зелений О.М., народився 22.09.1979 р. в м. Умані Черкаської області.

3). На протязі 2001-2012 років навчався у СШ №33.

4). На протязі 1998-2006 рр. навчалася у середній школі № 11 м. Рибниці.

5). У минулому році поступив у Придністровський державний університет ім. Т.Г. Шевченка.

6). Завжди приймаю активну участь у студентському житті.

7). Маю батька – Іванова Петра Олексійовича, який народився у 1964 році.

2. Дайте відповіді на запитання.

– Які основні вимоги до написання заяви?

– Які основні відомості повинні міститися в автобіографії?

– Які основні етапи роботи над рефератом?

– Які документи ще відносять до ділових паперів?

3. Запишіть прийменникові сполучення українською мовою.

а) Прийти по делу; по собственной воле; при любой погоде; в рассрочку; не по силам; по закону; приняться за работу; поставить в пример; по указанию; по всем правилам; речь по вопросу; пришлось по вкусу; по последней моде; принять во внимание; принять к сведению; работать по схеме; на следующий день; по моим сведениям; идти по улице; в двух шагах; послать по почте; в адресс; по прибытии; поступать в университет; читать на украинском языке; войти в аудиторию; в лесу; в столе; у дома; у моря; по широкой реке; по мосту; по заказу; в пять часов; по причине; в течение; журнал по медицине; благодаря случайности; выйти из отдела; врач по призванию; охота на крупного зверя; с марта по июнь; добрый по природе; по истечении времени; папка для бумаг; войти в контакт; вопреки желанию; расписка в получениии; расходы по бюджету; пришли в негодность.

б) Старший по возрасту, по временам, по целым дням, по образцу, по свидетельству, по заказу, по требованию, по собственному желанию, по недоразумению, по ошибке, в детстве, по возвращении, мероприятия по, смотря по погоде, прийтись по вкусу, при условии, при случае, при всякой погоде, вода превращается в пар, принять во внимание, в последнее время, при сем прилагаются, при помощи скальпеля, на следующий день, из-за границы.

4. Складіть з поданими прийменниками речення, з'ясуйте, чи можна замінити ці прийменники синонімічними.

Відповідно до, згідно з, у зв'язку з, на підставі, з метою, у напрямку, за посередництвом, з огляду на, на відміну від, по відношенню до.

5. Прочитайте документ. З'ясуйте відсутні відомості; відредагуйте текст і запишіть, дотримуючись правил оформлення.

Я, Ареф’єва Лариса Петрівна, народилася в м. Рибниці. У 1998 році пішла в перший клас середньої школи № 3 м. Рибниці. В зв’язку з переїздом моїх батьків до м. Тирасполя на протязі 1999-2009 рр. навчалася в середній школі № 25 згаданого міста.

У 2009 році поступила в Харківський державний педагогічний університет, який закінчила в 2014 році.

По закінченні вузу призначили вчителем іноземної мови в ліцей №2 м. Тирасполя.

Приймаю активну участь у громадській роботі ліцею.

Одружена.

Маю чоловіка Віктора Олександровича Рєпіна й сина Миколу.

6. Складіть самостійну заяву директорові філії з проханням дозволити складати іспити в інші строки.

7. Напишіть автобіографію.

8. Підготуйте реферат на одну із поданих викладачем тем.