Блок 2. Организация как объект менеджмента

Понятие и сущность организации

Организация — одно из самых древних общественных образований на Земле. Напр, при раскопках древнего Шумера (ок. 3 тыс. лет до н.э.) были найдены глиняные таблички, на которых записаны сведения о коммерческой деятельности организованных групп людей.

Развитие организаций шло медленно, постепенно накапливался опыт их создания, появлялись известные в мире заводы, фабрики; талантливые руководители, фабриканты, заводчики и т.д. Постепенно расширялся состав общественных организаций.

Термин «организация» происходит от лат. organize — сообща, стройный вид, устраиваю.

Организацию можно рассматривать как процесс и как явление.

Как процесс организация — это совокупность действий, ведущих к образованию и совершенствованию взаимосвязей между частями целого.

Как явление организация — это объединение элементов для реализации программы или цели, действующей на основании определенных правил и процедур.

Начав изучение организации надо знать, что есть разные трактовки термина "организация".

1. В одних случаях он употребляется для обозначения свойства, понимаемого как деятельность по упорядочению всех элементов определенного объекта во времени и пространстве. Такое истолкование близко к понятию "организовывать".

2. В других случаях термин "организация" рассматривается как объект, обладающий упорядоченной внутренней структурой. В нем сочетаются многообразные связи (физические, технологические, экономические, правовые) и человеческие отношения. Организация как объект - целостный комплекс взаимосвязанных элементов (свойство организационной сложности) и особое единство с внешним окружением. Для нее характерна целенаправленность функционирования и развития. Она - самоорганизующаяся система на всех этапах своего жизненного цикла. Именно такое понимание и положено в основу всего комплекса знаний о теории организаций как научной дисциплины.

Организация — сложный организм.

У организаций есть свой облик, своя культура, свои традиции и репутация.

Организация:

А) уверенно развивается, когда имеет обоснованную стратегию и эффективно использует ресурсы.

Б) перестраивается, когда перестаёт отвечать избранным целям.

В) погибает, когда оказывается неспособной выполнять свои задачи.

Организация имеет относительно определенные границы, которые могут меняться со временем.

Не познав сущности организаций и не поняв закономерностей их развития, нельзя ни управлять ими, ни использовать их во благо каждого человека и в интересах всех, ни переходить в их деятельности на современные технологии.

Организации должны обеспечить получение требуемой информации в определенной форме и в нужное время теми, кому она необходима. Изменения в этой области осуществляются в настоящее время быстрее, чем когда-либо ранее, за счет расширения масштабов и повышения роли информационных технологий, компьютерных сетей и телекоммуникаций. В перспективе значение этого фактора будет нарастать.

Организация также рассматривается как социальная система, которая реализует себя в производстве товаров, услуг, информации и знаний. Для решения своих задач она должна включать ряд важных элементов (рис. 1).

Рис.1 Схема основных элементов организации

Т.о. Организация - сознательно координируемое социальное образование с определенными границами, функционирующее на относительно постоянной основе для достижения общей цели или целей.

Под словами "сознательно координируемое" понимается управление, под "социальным образованием" - то, что организация состоит из людей или групп лиц, взаимодействующих между собой.

Принципы организации

1. Целостность

2. Структурность

3. Взаимосвязь структуры и среды

(система формирует и проявляет свои свойства в процессе взаимодействия со средой, при этом она является активным элементом взаимодействия)

4. Иерархичность

(т.к. каждый элемент системы может рассматриваться как система, а каждая система это один из элементов более глобальной системы)

5. Множественность описания каждой системы

(м.б. макро-, микроскопическое, иерархическое, функциональное, процессуальное представление о системе)

Признаки организации (общие черты)

1. наличие, по крайней мере, 1 человека

2. наличие 1 цели (направленной на удовлетворение потребностей/интересов чел-ка/общества)

3. получение прибавочного продукта в различных формах (материальной, духовной, информационной)

4. наличие ресурсов (земля, капитал, информация, технологии, материальные ресурсы)

В орг-ции существует 2 типа связей:

1. формальнее (вертикальные и горизонтальные), отражают организационную структуры

2. неформальные (в основном горизонтальные) возникают на основе общих интересов между отдельными менеджерами и специалистами.

С

Внутренняя среда орг-ции

Культура, мораль, традиции

Профсоюзы

Экономические факторы

Политические факторы

Международное

окружение

Поставщики

Гос-во и его структуры

Конкуренты

Партнёры по бизнесу

Покупатели

Глобальная среда

Глобальная среда

Глобальная среда

Глобальная среда

Глобальная среда

хема. Элементы внешней среды организации

Понятие структуры управления

Слово структура от лат.-го "struktura" - означающего строение, расположение, порядок в системе.

Любая система характеризуется структурой (иногда слабо выраженной).

Структура отражает наиболее существенные элемен­ты и связи, которые обеспечивают существование системы и со­хранение ее свойств.

Структура управления организации (организационная структура) - состав ее подразделений, а также отдельных руководителей и их регулярные информационные взаимосвязи по совместному осуществлению управленческой деятельности.

Эле­ментами стр-ры упр-я м.б. как отдельные работники, так и специальные подразделения (органы аппарата управления).

Между производственной и управленческой структурами имеется тесная взаимосвязь и определенная субординация.

Производственная структура (= структура производства) является первичной т.е. именно она реализует цели, ради которых создана хозяйственная организация. Она образует ту основу, на которой строится управление и определяет основные черты структуры управле­ния.

Управленческая структура не пассивное отражение производственной структуры, она также активно на нее влияет. Например, в условиях рыночного хозяйства маркетинговые службы, проведя анализ рыночного спроса на новые виды товаров, могут предложить (рекоиендовать) создание новых производственных подразделений для выпуска таких товаров.

Задачи и основные направления организационных структур

Т.о., организационная структура – упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организаций как единого целого.

Главные требования к орг-ой струк-ре управ-ия. Она должна:

1) отражать цели организации, способствовать их достижению.

2) реализовать принципы управления такие, как:

А) рациональный (для конкретной организации) уровень централизации и децентрализации управления;

Б) рациональная степень разделения труда и функциональной (по функциям) специализации органов управления и отдельных работников;

В) системность, обеспечивающая единство целей, методов и стилей управления всех звеньев структуры;

Г) недопущение функционального вакуума, т.е. когда необходимая для организации функция «выпадает» из обязанностей (не входит в них) структурных элементов;

Д) использование программно-целевого подхода к управлению.

3) быть достаточно стабильной (для обеспечения устойчивого режима работы) и гибкой (т.е. способной быстро и адекватно реагировать на изменение внешних и внутренних условий, и своевременно реорганизовываться).

4) регламентировать деятельность аппарата управления (т.е. обязанности д.б. связаны с полномочиями, ответственностью органов управления и отдельных работников, установлена система связей по вертикальному и горизонтальному взаимодействию).

5) быть экономичной (т.е. минимизация ступеней иерархической лестницы управления, времени принятия, реализации и корректировки решений, относительная равномерность загрузки органов управления).

Выполнение этих условий снижает управленческие затраты и положительно сказывается на эффективности управле­ния.

Факторы действующие на орган-ую структуру:

1) Организационно-правовая форма (коммерческая, неком­мерческая организация, хозяйственное товарищество, АО, КООП, унитарное предприятие).

2) Размер предприятия и степень разнообразия его деятельности. Как правило, орг.структура малого предприятия проще, динамичнее, чем у крупного.

3) Стадии жизненного цикла организации. (т.е. структура управления будет изменяться в зависимости от того на какой стадии своего жизненного цикла находится организация). Так на стадии зарождения малого предприятия оно чаще управляется владельцами (учредителями). По мере развития предприятия возникает необходимость построения формализованной многоуровневой структуры управления и разделения труда менеджеров, а также разграничение роли менеджеров и владельцев (учредителей). На стадии диверсификации хозяйственной деятельности в структуре управления усиливается тенденция к децентрализации. При стаг­нации организации, а также при различных слияниях и объедине­ниях структуры управления реорганизуются.

4) Производственная структура организации. Особенности производства устанавливают основные черты структуры упр-ния.

5) Уровень развития информационных технологий и степень автоматизации управления. Современные компьютерные сети, обширные базы данных, разностороннее программное обеспечение позволяет резко сократить управленческий персонал, упростить структуру управления, а так же развивать принципиально новые типы организации.

6) географическое размещение орг-ции

7) отношение к организации руководителей и сотрудников

8) стратегия выбранная орг-цией

9) динамизм внешней среды

Понятие структуры управления

Слово структура от лат.-го "struktura" - означающего строение, расположение, порядок в системе. Любая система характеризуется структурой (иногда слабо выраженной).

Структура отражает наиболее существенные элемен­ты и связи, которые обеспечивают существование системы и со­хранение ее свойств.

Структура управления организации (организационная структура) - состав ее подразделений, а также отдельных руководителей и их регулярные информационные взаимосвязи по совместному осуществлению управленческой деятельности.

Эле­ментами стр-ры упр-я м.б. как отдельные работники, так и специальные подразделения (органы аппарата управления).

Между производственной и управленческой структурами имеется тесная взаимосвязь и определенная субординация.

Производственная структура (= структура производства) является первичной т.е. именно она реализует цели, ради которых создана хозяйственная организация. Она образует ту основу, на которой строится управление и определяет основные черты структуры управле­ния.

Управленческая структура не пассивное отражение производственной структуры, она также активно на нее влияет. Например, в условиях рыночного хозяйства маркетинговые службы, проведя анализ рыночного спроса на новые виды товаров, могут предложить (рекоиендовать) создание новых производственных подразделений для выпуска таких товаров.

Задачи и основные направления организационных структур

Т.о., организационная структура – упорядоченная совокупность устойчиво взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование и развитие организаций как единого целого.

Главные требования к орг-ой струк-ре управ-ия. Она должна:

1) отражать цели организации, способствовать их достижению.

2) реализовать принципы управления такие, как:

А) рациональный (для конкретной организации) уровень централизации и децентрализации управления;

Б) рациональная степень разделения труда и функциональной (по функциям) специализации органов управления и отдельных работников;

В) системность, обеспечивающая единство целей, методов и стилей управления всех звеньев структуры;

Г) недопущение функционального вакуума, т.е. когда необходимая для организации функция «выпадает» из обязанностей (не входит в них) структурных элементов;

Д) использование программно-целевого подхода к управлению.

3) быть достаточно стабильной (для обеспечения устойчивого режима работы) и гибкой (т.е. способной быстро и адекватно реагировать на изменение внешних и внутренних условий, и своевременно реорганизовываться).

4) регламентировать деятельность аппарата управления (т.е. обязанности д.б. связаны с полномочиями, ответственностью органов управления и отдельных работников, установлена система связей по вертикальному и горизонтальному взаимодействию).

5) быть экономичной (т.е. минимизация ступеней иерархической лестницы управления, времени принятия, реализации и корректировки решений, относительная равномерность загрузки органов управления).

Факторы действующие на орган-ую структуру:

1) Организационно-правовая форма (коммерческая, неком­мерческая организация, хозяйственное товарищество, АО, КООП, унитарное предприятие).

2) Размер предприятия и степень разнообразия его деятельности. Как правило, орг.структура малого предприятия проще, динамичнее, чем у крупного.

3) Стадии жизненного цикла организации. (т.е. структура управления будет изменяться в зависимости от того на какой стадии своего жизненного цикла находится организация). Так на стадии зарождения малого предприятия оно чаще управляется владельцами (учредителями). По мере развития предприятия возникает необходимость построения формализованной многоуровневой структуры управления и разделения труда менеджеров, а также разграничение роли менеджеров и владельцев (учредителей). На стадии диверсификации хозяйственной деятельности в структуре управления усиливается тенденция к децентрализации. При стаг­нации организации, а также при различных слияниях и объедине­ниях структуры управления реорганизуются.

4) Производственная структура организации. Особенности производства устанавливают основные черты структуры упр-ния.

5) Уровень развития информационных технологий и степень автоматизации управления. Современные компьютерные сети, обширные базы данных, разностороннее программное обеспечение позволяет резко сократить управленческий персонал, упростить структуру управления, а так же развивать принципиально новые типы организации.

6) географическое размещение орг-ции

7) отношение к организации руководителей и сотрудников

8) стратегия выбранная орг-цией

9) динамизм внешней среды

Виды организационных стр-р в управлении предприятиями индустрии гостеприимства и их основные характеристики

При разнообразии структур управления организ-ми в них есть характерные формы и признаки, → можно выделить различные типы орг.-ных структур.

Выделяются два основных вида орг. структур, которые делятся на типы:

1. Бюрократический – в основе лежит:

1. чёткое разделение труда (т.е. использование на каждой должности квалифицированных специалистов);

2. иерархичность управления (т.е. нижестоящий уровень подчиняется и контролируется вышестоящим);

3. наличие формальных правил и норм, обеспечивающих менеджеру выполнение своих задач и обязанностей;

4. царит дух формальной обезличенности.

Положительные стороны:	Отрицательные стороны:
рациональность;	нет роста потенциала людей
ответственность	практически нет процесса изменений, направленных на совершенствование работы
иерархичность	обезличенность во взаимоотношениях
позволяет мобилизовать человеческую энергию и кооперировать труд при решении сложных задач в массовом производстве	несогласованность в интересах и деятельности м/ж функциональными службами

2. Органический (инновационный)

1. более гибкое управление, меньшая связанностью правилами и нормами;

2. все решения принимаются на основе обсуждений;

3. при обсуждении проблем главное доверие, а не власть;

4. главное убеждение и работа на единую цель;

5. главные факторы развития и «жизни»: миссия и стратегия развития организации;

6. творческий подход к работе, кооперация труда основывается на связи между деятельностью каждого работника и миссией;

7. правила работы формулируются в виде принципов, а не установок;

8. распределение работы между сотрудниками обуславливается не их должностью, а характером решаемых проблем;

9. постоянная готовность к проведению в организации прогрессивных объяснений.

К бюрократическому виду относятся следующие модели:

1. Линейная;

2. Функциональная (линейно-фун-ая);

3. Штабная (линейно-штабная);

4. Девизионная.

К органическому виду относятся:

1. Проектные (программно-целевая);

2. Матричные. (См. схему)

1. Линейный принцип (тип) построения струк-ры управления, его достоинства и недостатки

Сформировалась исторически первой. Рост масштабов хозяйственной деятельности, увели­чение числа работников и, как следствие, увеличение объема управ­ленческих работ сделало невозможным управление организацией одним менеджером. Возникла необходимость разделения труда в управлении. Одним из способов такого разделения стало разбиение ранее единой организации на обособленные части (подразделения) и закрепление их за промежуточными менеджера­ми.

Равноправные промежуточные менеджеры образуют один уровень линейного руководства, а вместе с главным менед­жером двухуровневую линейную структуру управления. См. рис. 1.

При даль­нейшем усложнением организации иерархия линейного руководства возрастает, достигая в крупных организациях 8 и более уровней. Поэтому количество уровней управления и число непосредственных подчиненных у каждого линейного руководителя в разных организациях зависит от общего числа работников управления и масштаба управляемости и не обязаны совпадать с предложенным изображением на рис.1.

Различают линейных руководителей низшего уровня и высших уровней. В российских организациях к линейным руководи­телям низшего уровня относятся мастера и бригадиры. Линейным руководителям высших уровней непосредственно подчиняются руководители более низкого уровня управления. Типичными должностями высшего линейного руководства в России являются: ген. директор, исполнительный дир., директор завода, дочернего предприятия или филиала, начальник специализированного производства (комплекса), начальник цеха, начальник смены (участка).

Принципы деятельности менеджеров:

• каждый менеджер имеет только 1 непосредствен­ного начальника,

• информация (сверху вниз и снизу вверх), передаётся по цепи управления без обхода промежуточных звеньев;

• у каждого мен-ра есть определенное число подчиненных, которыми он управляет непосредственно (осуществляет материальное и моральное стимулирование, способствует созданию в коллективе благопри­ятного соц.-псих-го климата)

• не имеет права вмешиваться в работу других промежуточных менеджеров. Решения по проблемам, затрагивающим интересы др. подразделений, при­нимаются по согласованию с вышестоящим руководством;

• пользуется правом единоначалия, т.е. принимает решения по всем вопросам, своего подразде­ления (организации) сам, и несет личную ответствен­ность за результаты своей деятельность.

• организует, координирует и контролирует работу своего подразделения (организации) по достижению и реализации поставленных задач и решений, распоряжается выделенными ресурсами;

• в пределах своих полномочий издает приказы и распоряжения, обязательные для исполнения работниками, поощряет и наказывает их;

• участвует в подборе и расстановке кадров подразделения.

Основными достоинства

1. единство и чёткость распоряжений

2. согласованность действий исполнителей

3. простота упр-ия (1 канал связи), повышенный контроль

4. чётко выраженная ответственность

5. личная ответственность руководителя за конечные результаты своего подразделения

Недо­статки:

1. много времени уходит на принятие решений

2. организация не гибкая, плохо адаптируется к окр. среде

3. потеря и искажение информации при передаче её через промежуточные звенья цепи управления

4. малая инициатива подчинённых

5. задержка роста квалификации менеджеров

6. каждый руководитель является специалистом широкого профиля (по всем функциям управления и сферам деятельности его подчиненных, что практически невозможно)

Из-за указанных недостатков структуры линейного типа со строгим соблюдением всех принципом в практике управления рас­пространения не получили и были использованы как составные части в других более сложных типах структур.