Тема 3. Типологія інформаційних систем у менеджменті організацій

1. Підтримка бізнес-процесів спеціалізованими інформаційними системами.

2. Типи інформаційних систем, що використовуються в організаціях з різноманітним спрямуванням основної діяльності.

Підтримка бізнес-процесів спеціалізованими інформаційними системами.

В кожній компанії можна виділити вісім видів діяльності, котрі формулюють ланцюжок формування вартості.

П’ять основних пов’язані з створенням, реалізацією, доставкою і сервісним обслуговуванням:

• Матеріально-технічне постачання, зберігання і розподіл засобів виробництва;

• Виробнича діяльність по створенню продукту;

• Поставки готової продукції дилерам чи споживачам;

• Маркетинг і збут;

• Ремонт, сервісне обслуговування і експлуатація.

Три допоміжних видів діяльності забезпечують здійснення основних:

• Інфраструктура фірми – включає ІС, бух облік, фінансування, юридичне забезпечення і загальне керівництво;

• Кадри − прийом на роботу, навчання, оплата пільги й надбавки.

• Технології, які покращують продукт чи послугу (НДІКР, комп’ютерні технології тощо).

Щоб визначити де і як ІС може бути корисна в організації слід сформувати ланцюжок створення цінностей, тобто виділити окремі види робіт, визначити витрати і додану вартість кожної з них і проаналізувати. Додатково цей підхід допомагає зрозуміти організацію бізнес процесів на підприємстві і взаємозв’язки між окремими видами робіт.

ІС може:

1. Покращити товар чи послугу, підвищуючи якість, зменшуючи витрати и додаючи бажані якості продукту. Наприклад, ІС може контролювати обладнання і сповіщати оператора про поломку. Результатом може бути продукція вищої якості з меншою кількістю браку. В організаціях, що обслуговують клієнтів, іС використовують для прискорення обслуговування.

2. Підвищити ефективність і продуктивність: ІС може відслідковувати кількість сировини, що знаходиться на виробничій площадці й автоматично формувати замовлення на склад.

3. Надавати своєчасну і надійну інформацію, дозволяючи покращити процес прийняття рішень: Інформація про продажах, зібрана оптовим постачальником, може допомогти своєчасно виявити спад в продажах окремих товарів, даючи можливість виявити причини і адекватно відреагувати.

4. Покращити комунікації: знаходячись у відрядженні, вдома, в інших місцях співробітники можуть заходити в мережу компанії, приймати і передавати повідомлення, проглядати файли, готувати презентації тощо.

5. Покращити використання знань. Наприклад, консалтингові фірми допомагають клієнтам планувати податки, використовуючи експертні системи по оподаткуванню, в яких сконцентровані знання кращих експертів фірми.

Типи інформаційних систем, що використовуються в організаціях з різноманітним спрямуванням основної діяльності.

Структура інформаційної системи може бути представлена як сукупність її функціональних підсистем, а функціональний признак може бути використаний при класифікації інформаційних систем.

Функціональний признак визначає призначення підсистеми, а також її основні цілі, задачі й функції.

В господарській практиці виробничих і комерційних об’єктів типовими видами діяльності є: виробнича, маркетингова, фінансова, кадрова.

Ці напрямки діяльності визначили типовий набір інформаційних систем:

• виробничі системи;

• системи маркетингу;

• фінансові й облікові системи;

• системи кадрів;

• інші типи, що виконують допоміжні функції залежно від специфіки діяльності фірми.

В великих компаніях інформаційна система функціонального призначення може складатись з декількох підсистем для виконання підфункцій. Наприклад, виробнича ІС має наступні підсистеми: управління запасами, управління виробничим процесом, комп’ютерного інжинірингу і т.д.

В табл.. 3 наведено по кожному виду ІС розв’язувані в них типові задачі.

Таблиця 3.

Функції інформаційних систем

Система маркетингу	Виробничі системи	Фінансові й облікові системи	Система кадрів	Інші системи, наприклад ІС керівництва
Дослідження ринку й прогнозування продажів Управління збутом; Рекомендації по виробництву нової продукції; Аналіз і встановлення цін; Облік замовлень	Планування обсягів робіт і розробка календарних планів; Оперативний контроль і управління виробництвом; Аналіз роботи обладнання; Участь у формуванні замовлень постачальникам; Управління запасами	Управління портфелем замовлень; Управління кредитною політикою; Розробка фінансового плану; Фінансовий аналіз і прогнозування; Контроль бюджету; Бухгалтерський облік	Аналіз і прогнозування потреби в трудових ресурсах; Ведення архівів записів про персонал; Аналіз і планування підготовки кадрів	Контроль за діяльністю фірми; Знаходження оперативних проблем; Аналіз управлінських и стратегічних ситуацій; Забезпечення процесу вироблення стратегічних рішень

Інформаційна система маркетингу (ІСМ) — це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, об’єднаних в технологічний ланцюг для збирання, передавання, оброблення й нагромаджування інформації для підготовки і прийняття управлінських рішень у маркетингу. У спеціальній літературі з маркетингу більш вживаною є назва «маркетингові інформаційні системи» (МІС). Під цим розуміють сукупність планових і систематизованих методів і процесів збирання, аналізу та оброблення маркетингової інформації, необхідної для прийняття відповідних рішень.

В маркетинговій ІС можна виділити наступні функціональні підсистеми: дослідження ринку; розробка стратегії і планування маркетингу; дослідження товару; ціноутворення; збут товарів; рекламна діяльність; контроль маркетингової діяльності. До сфери маркетингу належить клас CRM-систем (системи управління взаємовідносинами з клієнтами). Тут можна назвати Парус: Менеджмент і маркетинг, АПЕК- CRM, АМО- CRM та інші.

Операційні інформаційні системи. Автоматизація управління виробництвом на рівні підприємства здійснюється спеціалістами планово-економічного і виробничо-диспетчерського відділів на відповідних АРМ, забезпечуючи розробку виробничої програми підприємства, її економічне обґрунтування, розподіл по цехах і в разі необхідності відповідне коректування. Цей вид роботи належить до функції управління виробничою програмою підприємства та реалізує міжцехове планування і регулювання виробництва.

Автоматизовані робочі місця плановика та економіста планово-економічного відділу реалізують функції планування собівартості продукції, прибутку та рентабельності.

На рівні цехів здійснюється розробка серії виробничих програм і завдань для цеху, виробничих дільниць, бригад, тобто реалізується функція управління виробничою програмою цеху. Цю роботу виконують спеціалісти виробничого бюро цеху та планово-економічного бюро цеху на АРМ економіста. На цих же АРМ розраховується планова потреба в ресурсах на виконання місячного плану виробництва.

АРМ майстра дільниці забезпечує автоматизацію цехового оперативного управління і виконує функції реагування за прийнятний час на різні порушення виробничого графіка, ведення поопераційного обліку виготовлення деталей.

Основними функціональними підсистемами інформаційної системи управління персоналом на підприємстві є: підсистема оформлення та обліку кадрів; підсистема планування, прогнозування і маркетингу персоналу; підсистема розвитку кадрів; підсистема аналізу і розвитку засобів стимулювання праці; підсистема персоналізованого пенсійного і податкового обліку. Система управління кадрами може бути побудована на основі спеціалізованої автономної системи кадрового обліку, наприклад система Кадри, або бути складовою автоматизованої системи управління підприємством. Так, функції кадрового обліку в КІС Галактика виконує модуль управління персоналом. В системі АБ Офіс є відповідна підсистема Кадри для ведення наказів кадрового обліку і нарахування заробітної плати.

Фінансові інформаційні системи. Інформаційна система фінансового менеджменту на підприємстві виконує функції автоматизації фінансових розрахунків і прийняття рішень щодо управління фінансами підприємства. До складу задач інформаційної системи входять аналіз фінансової звітності, управління вибором проектів інвестицій, управління вибором джерел фінансових ресурсів і т. ін.

Автоматизація аналізу фінансової звітності підприємства передбачає проведення розрахунків спеціальних показників, що характеризують результати господарської та фінансової діяльності підприємства, визначення на базі їх значень фінансового становища підприємства та вироблення рекомендацій щодо подальшої стратегії його розвитку.

Прийняття рішень щодо інвестицій супроводжується інвестиційними розрахунками, що визначають кількісні співвідношення надходжень і витрат. Інвестиційні розрахунки можуть виконуватися за двома моделями: за однією — в ізольованому інвестиційному плануванні порівнюються альтернативи інвестицій тільки одна з одною; за іншою — у загальному інвестиційному плануванні враховуються змінні зв’язки інвестиційних альтернатив з виробничим процесом.

Бухгалтерські інформаційні системи відображають галузеві особливості діяльності й розміри підприємств, відрізняються по функціям, принципам побудови, можливостям настроювання й адаптації, технічному й методологічному супроводу й т.д. ІС бухгалтерського обліку традиційно охоплює такі підсистеми: облік основних засобів та нематеріальних активів; облік матеріальних цінностей; облік праці та заробітної плати; облік готової продукції та її реалізації; облік фінансово-розрахункових операцій; облік витрат на виробництво; зведений облік та складання звітності.

На великих підприємствах реалізуються всі види обліку — первинний, управлінський, фінансовий, кожен з них розв’язує свій комплекс задач. На рівні первинного обліку здійснюється збір, реєстрація, часткова обробка інформації. На рівні управлінського обліку формуються результатні дані, що відображають здійснювані господарські операції в вартісній оцінці у вигляді файлів бухгалтерських проводок. На рівні фінансового обліку реалізується зведений облік, формується Головна книга, бухгалтерський баланс й інші звітні регістри.

На кожному рівні управління створюються автоматизовані робочі місця спеціалістів-економістів, бухгалтерів, фінансистів, аналітиків, котрі взаємодіють між собою.