Тема 2. Етапи розвитку та сутність інформаційних систем

в управлінні організацією

1. Поняття, мета та завдання інформаційної системи.

2. Сутність, переваги та недоліки автоматизованої системи управління.

3. Етапи розвитку інформаційних систем.

4. Концепції розвитку та проектування автоматизованих інформаційних систем.

5. Тенденції розвитку інформаційних систем.

6. Умови успішного функціонування ІС менеджменту.

Поняття, мета та завдання інформаційної системи.

Управлінські інформаційні системи (ІС) являють собою організаційно-технічні системи, які забезпечують вироблення рішень на основі автоматизації інформаційних процесів у сфері управління.

Управлінські інформаційні системи – це сукупність інформації, апаратно-програмних і технологічних засобів, засобів телекомунікації, баз і банків даних, методів і процедур, персоналу управління, які реалізують функції збору, нагромадження та оброблення інформації для підготовка та прийняття управлінських рішень.

Отже основними ресурсами інформаційних систем є: людські, апаратні, програмні, мережні, інформаційні.

Загальною метою створення ІСМ є вдосконалення менеджерської діяльності відповідних установ і підприємств та підвищення на цій основі ефективності їх роботи.

Інформаційна система не тільки відображає параметри функціонування об’єкта управління, а й впливає на нього через органи управління. Її метою є продукування інформації для використання управлінським апаратом. В роботі Л.М. Еплгейта, присвяченій управлінню корпоративними інформаційними системами, виділяють 4 рівня управління і відповідні їм інформаційні системи: системи підтримки прийняття рішень вищого рівня управління (стратегічний рівень); автоматизовані системи управління (АСУ) і системи підтримки ухвалення рішень (управлінський рівень); професійні та офісні системи (рівень знань); системи обробки транзакцій (операційний рівень). Системи одного рівня в свою чергу можуть бути орієнтовані на забезпечення інформаційних потреб різних функціональних областей (виробництво, фінанси, маркетинг, управління персоналом).

До головних завдань інформаційних систем належать:

• виявлення джерел інформації;

• збір, реєстрація, оброблення та видача інформації, що характеризує стан виробництва і управління;

• розподіл інформації між керівниками, підрозділами та виконавцями відповідно до їх участі в процесі управління ( узагальнення «знизу вгору» та конкретизацію «зверху вниз»).

Усі різновиди інформаційних систем незалежно від архітектури та сфери їх застосування містять один і той же набір компонентів: функціональні компоненти; компоненти системи обробки даних; організаційні компоненти.

Функціональні компоненти — це система функцій управління, комплекс взаємопов'язаних у часі і просторі робіт щодо управління, необхідних для досягнення поставлених перед підприємством цілей.

Наприклад, інформаційна підсистема управління персоналом може містити такі функціональні задачі: планування чисельності персоналу; розрахунок фонду заробітної плати; планування й організація персоналу; управління кадровими переміщеннями; статистичний облік і звітність; довідки на запит.

Практично всі системи обробки даних незалежно від сфери їх застосування містять однаковий набір складових (компонентів), що називаються видами забезпечення. Прийнято виділяти інформаційне, програмне, технічне, правове та лінгвістичне забезпечення.

Під організаційними компонентами ІС розуміють і сукупність методів та засобів, що дозволяють удосконалювати організаційну структуру об'єктів, управлінські функції структурних підрозділів; визначити штатний розклад і чисельний склад кожного структурного підрозділу; розробити посадові інструкції персоналу управління в умовах функціонування систем обробки даних (СОД).

Сутність, переваги та недоліки автоматизованої системи управління.

Під системою розуміють будь-який об'єкт, що одночасно розглядається і як єдине ціле, і як об'єднана в інтересах досягнення поставлених цілей сукупність різнорідних елементів. Приклади систем із зазначенням мети їх функціонування наведено в табл. 1.1. Мета в даному випадку – це ситуація, яка повинна бути досягнута при функціонуванні системи за певний проміжок часу.

Під управлінням мається на увазі процес спостереження за системою та вироблення керуючих впливів, які формують цілеспрямовану поведінку системи (тобто, просувають систему до поставленої мети). Керуючі впливи можуть вироблятися як людиною (групою людей), так і технічним пристроєм. Активним учасником процесу управління є спостерігач, який перетворюється на управляючу систему або суб’єкт управління, а об’єкт спостереження перетворюється в керовану систему або об'єкт управління.

Таблиця 1.1

Приклади систем

Система	Елементи системи	Головна мета системи
Фірма	Люди, устаткування, матеріали, будинки та ін.	Виробництво товарів
Комп'ютер	Електронні й електромеханічні елементи, лінії зв'язку та ін.	Обробка даних
Телекомунікаційна система	Комп'ютери, модеми, кабелі, мережне програмне забезпечення та ін.	Передача інформації
Інформаційна система	Комп'ютери, комп'ютерні мережі, люди, інформаційне й програмне забезпечення	Виробництво професійної інформації

Автоматизована система управління (АСУ) — автоматизована система, що ґрунтується на комплексному використанні технічних, математичних, інформаційних та організаційних засобів для управління складними технічними й економічними об'єктами.

Починаючи з 1963 року в країні створено і функціонує приблизно 2500 АСУ різного рівня і проблемної орієнтації, у тому числі 500 АСУ підприємств і організацій, 36 міністерств і відомств, 62 територіальних організацій і т. ін. Принципова схема побудови і взаємодії основних елементів сучасної інформаційної системи організації подана на рис.

Рис. 1. Принципова схема побудови і взаємодії основних елементів сучасної інформаційної системи організації

Інформаційну систему організацій доцільно розглядати у розрізі таких підсистем:

• підсистема поточної інформації (електронна пошта, оперативний облік, вибіркова звітність);

• підсистема адміністративної інформації (законодавчі акти, нормативні акти, методичний матеріал);

• підсистема накопичення та збереження даних (комп'ютерний банк даних);

• облікова підсистема (бухгалтерський облік, податковий облік, статистика, моніторинг);

• експлуатаційна підсистема (розробка цільових програм, проектні послуги, управління персоналом, видавнича діяльність);

• комп’ютерна підсистема (Інтернет, внутрішня комп'ютерна підсистема).

Зміни в організації та техніці управління під впливом інформаційних технологій і автоматизованих офісів відбуваються за такими напрямками.

По-перше, докорінно змінюється організація та техніка інформаційного забезпечення керівника через масове впровадження міні- і мікрокомп'ютерів, як складових частин інформаційних систем, пов'язаних із мережею банків даних.

По-друге, здійснюється автоматизація окремих функцій керівника. Зросла кількість ефективних автоматизованих систем, що охоплюють виробництво, господарську діяльність, організаційно-технологічні процеси. Велика частина роботи при складанні планів передається комп'ютеру. При цьому істотно підвищується якість і чіткість узгодження планів між підрозділами. Удосконалення системи контролю дає можливість виявити відхилення й причини їх виникнення.

По-третє, особливого значення набуває система телекомунікацій, через проведення телеконференцій (учасники яких можуть знаходитися на значних відстанях), оперативної передачі інформації. Отже змінюються методи та техніка комунікаційних відносин керівників з підлеглими і керівними органами управління.

Інформаційні мережі створюють реальні передумови для формування низки нових принципів управління, що відповідають змінам зовнішнього та внутрішнього середовища організації. Сутність цих принципів зводиться до такого:

• відбуваються контакти не керівника з підлеглими, а рівноправних працівників;

• кожен співробітник повинен мати доступ до будь-якої інформації про організацію, до знань будь-якого співробітника організації;

• повинні діяти команди, що працюють або над певним проектом, або з певним замовником, або класом клієнтів;

• цілісність організації підтримується за рахунок створення мережі команд;

• робота ведеться в режимі реального часу, включає «запаралелювання» робіт та їх ітеративно-комунікаційну організацію (замість послідовної та кооперативної);

• створюються техніко-організаційні умови для формування віртуальних ланок, члени яких можуть знаходитися в різних географічних точках.

Етапи розвитку інформаційних систем.

ІС існували з моменту створення суспільства, оскільки на будь-якій стадії розвитку суспільство вимагає для свого управління систематизованої, попередньо підготовленої інформації. Особливо це стосується виробничих процесів як життєво найважливіших для розвитку суспільства. Виробничі процеси вдосконалюються найбільш динамічно, що ускладнює керування ними і тим самим стимулює вдосконалення і розвиток ІС.

ІС в своєму розвитку пройшли кілька поколінь (табл.. 2).

Таблиця 2.

Таблиця зміни підходу до використання інформаційних систем.

Період часу	Концепція використання інформації	Вид інформаційних систем	Мета використання
1950-1960 рр.	Паперовий потік розрахункових документів	Інформаційні системи обробки розрахункових документів на електромеханічних бухгалтерських машинах	Підвищення швидкості обробки документів Спрощення процедури обробки рахунків і розрахунку зарплатні
1960-1970 рр.	Основна допомого у підготовці звітів	Управлінські інформаційні системи для виробничої інформації	Прискорення процесу підготовки звітності
1970-1980 рр.	Управлінський контроль реалізації (продажу)	Системи підтримки ухвалення рішень Системи для вищого рівня управління	Знайдення найбільш раціонального рішення
1980-2000 рр.	Інформація − стратегічний ресурс, який забезпечує конкурентну перевагу	Стратегічні інформаційні системи Автоматизовані офіси	Виживання і процвітання компанії

Слід зазначити, що ІС нового покоління не витісняли попередні ІС, а просто розширювався діапазон застосування ІС. Більш того, у деяких сучасних гібридних ІС присутні елементи всіх трьох поколінь ІС.

Концепції розвитку та проектування

автоматизованих інформаційних систем.

Основними підходами до проектування інформаційних систем менеджменту є функціональний, об’єктно-орієнтований та процесно-орієнтований.

За функціонального підходу проблемна область менеджменту поділяється на окремі функціональні частини, які далі автоматизуються у вигляді функціональних підсистем ІСМ, блоків задач і окремих задач. По суті функціональні задачі ІС відповідають конкретним функціям користувача.

Об’єктно-орієнтований підхід (ООП) передбачає проектування інформаційної системи як сукупності об’єктів, що взаємодіють один з одним і утворюють певну ієрархію.

Ідентифікація об’єктів здійснюється через аналіз характеристик проблемної області і включає розпізнавання доречних інформаційних об’єктів, а також їхніх властивостей, функцій та подій, що стосуються розв’язуваної задачі. Об’єктами можуть виступати підрозділ підприємства, центри обліку витрат тощо.

З об’єктно-орієнтованими інструментальними засобами (СI++, Level 5 Object) пов’язана можливість багаторазового використання створених раніше програм, що полегшує як швидке створення додатків ІС, так і швидку адаптацію їх у використанні.

Процесно-орієнтований підхід передбачає дослідження та автоматизацію бізнес-процесів, що відбуваються на підприємстві. Під бізнес-процесом розуміється множина у просторі та послідовність у часі внутрішніх видів діяльності підприємства, яка закінчується реалізацією клієнту продукту або послуги. З погляду керування підприємством такий підхід точніше відображає і характеризує особливості та зміст управлінської діяльності.

В останні роки з’явилась технологія автоматизованого проектування інформаційних продуктів CASE (Computer-Aided Software/System Engineering). CASE-технологія ― сукупність технологічних і інструментальних засобів, що дозволяють максимально систематизувати і автоматизувати всі етапи створення програмного забезпечення інформаційних систем та інших ділових та комерційних програмних продуктів.

При розробці систем підтримки прийняття рішень й експертних систем використовується інтелектуальна технологія, що базується на знаннях. Вона передбачає впровадження в ІС та їх додатки елементів штучного інтелекту, зокрема баз знань і правил виводу для оброблення якісної інформації і природної мови для створення інтерфейсу користувача.

До основних принципів побудови автоматизованих інформаційних систем сформульованих академіком Віктором Михайловичем Глушковим відносяться: системність, стандартизація та уніфікація, сумісність, розвиток, ефективність.

Принцип системності дозволяє підійти до досліджуваного об’єкта як одного цілого, виявити на основі цілісності взаємозв’язки між структурними елементами, які забезпечують направлену діяльність системи та реалізовані нею функції.

Принцип стандартизації та уніфікації дає змогу у разі необхідності застосування типових, уніфікованих та стандартних елементах функціонування автоматизованої системи. Дозволяє скоротити термін впровадження автоматизованої системи, а також трудові та вартісні витрати на її створення.

Принцип сумісності дозволяє забезпечити здатність взаємодії автоматизованої системи різних видів, рівнів у процесі їх сумісного функціонування.

Принцип розвитку дає змогу постійно поповнювати та оновлювати функції системи та види її забезпечення. Інформаційна система має постійно нарощувати свої потужності новими технічними та програмними засобами, постійно розширятися новим колом завдань та поновлювати інформаційний фонд.

Принцип ефективності полягає у раціональному співвідношенні між витратами на створення автоматизованої інформаційної системи та ефектом, отриманим завдяки її функціонуванню.

Тенденції розвитку інформаційних систем.

Загальна концепція інформаційних технологій ґрунтується на тій тезі, що вирішальним фактором для будь-якого об’єкта є надання певної інформації певній особі в певний момент часу.

Основними тенденціями розвитку інформаційних систем є:

• встановлення ПЕОМ на робочих місцях управлінського персоналу;

• забезпечення доступу багатьох користувачів до ресурсів ІС;

• можливість зберігання великих обсягів різнорідної по формату і способу представлення інформації;

• забезпечення засобами ефективного пошуку необхідної інформації в базах даних;

• використання Internet/intranet-технологій в основних сервісах ІС, також вирішує проблему інтеграції створюваних ІС у світовий інформаційний простір.

• можливість інтеграції в загальнодержавні ІС і в систему міжнародного обміну інформацією.

• взаємодія компактних елементів розподіленої ІС один з одним на рівні протоколів. Максимальне використання стандартних програмних компонентів дозволяє значно прискорити проектування і впровадження створюваних ІС, знизити витрати на їхню експлуатацію та навчання користувачів.

• застосування передових Web-технологій для представлення інформації та інтерактивної взаємодії дозволяє в стислі строки та з найменшими витратами забезпечити супровід і роботу кінцевих користувачів із сервісами ІС.

Умови успішного функціонування ІС менеджменту систем.

Якість різних інформаційних систем визначається їхньою надійністю та ефективністю.

Ефективність та рівень надійності ІС залежить від таких основних факторів:

1. складу та рівня надійності використовуваних технічних засобів, їх взаємозв’язку в надійній структурі комплексу технічних засобів (КТЗ);

2. складу та рівня надійності використовуваних програмних засобів, їх можливостей та взаємозв’язку в структурі ПЗ ІС;

3. рівня кваліфікації персоналу, організації його роботи та рівня надійності його дій;

4. раціональності розподілу завдань, які вирішує система між КТЗ, ПЗ і персоналом ІС;

5. режимів, параметрів та організаційних форм технічної експлуатації КТЗ ІС;

6. міри використання різних видів резервування (структурного, інформаційного, часового і т.д.);

7. міри використання методів і засобів технічної діагностики;

8. реальних умов функціонування ІС.

Ефективність інформаційної системи визначається також порівнянням одержаних результатів від функціонування цієї системи і затрат усіх видів ресурсів, необхідних для створення, дії та розвитку цієї системи.