8. Членування тексту: рубрикація, абзац

Рубрикація. Це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації та ін. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера. Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація — поділ на абзаци.

Абзац — це відступ управо у початковому рядку, яким починається виклад нової думки у документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.

Типовий абзац має три частини:

1. зачин (формулюється мета абзацу, тобто повідомляється, про що йтиме мова);

2. фраза (міститься основна інформація абзацу);

3. коментарі (підбивається підсумок того, про що говорилося в абзаці).

Середня довжина абзацу має бути 4-6 речень, хоча в текстах документів є абзаци, що складаються з одного речення, якщо цьому реченню надається особливого значення. Слід пам'ятати, якою б не була його довжина, абзац — це внутрішньо замкнене смислове ціле, що виражає закінчену думку.

Абзац указує на перехід від однієї думки до іншої, він допомагає читачеві робити певні зупинки, повертатися до прочитаного, зосереджуватися над кожною виділеною думкою.

Абзацне членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації — комбінована (традиційна) й нова.

Комбінована (традиційна) ґрунтується на використанні різних типів знаків — слів, літер, арабських та римських цифр. Ця рубрикація доповнює абзацне членування тексту.

Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання. Н-д, А.Б.В.Г.; 1.2.3.4. і т.д. Рубрики, більші за абзац, можуть називатися: параграф, глава, розділ, частина. Вони теж нумеруються.

Під час рубрикації тексту слід дотримуватися таких правил:

1. нумерувати рубрики, якщо є хоча б два однорідних елементи перерахування;

2. застосовувати однорідні засоби нумерації до однотипних частин;

3. дотримуватися правил пунктуації при комбінованих способах нумерації;

4. використовувати лаконічні, однозначні заголовки;

5. для системи буквеної рубрикації літери ґ, є, з, і, ї, й, о, ч, ь не використовують.

Нова система базується на використанні лише арабських цифр, розміщених у певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися таких правил:

• після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;

• номер кожної складової частини включає номери вищих ступенів поділу:

розділи — 1.; 2.; 3.; 4.;

номер підрозділу складається з номера розділу й порядкового номера підрозділу, відокремлених крапкою — 1.2.; 1.3.;

номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу й пункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.; 1.2.2.;

номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, відокремлених крапкою — 1.1.1.1.; 1.2.2.2. і т.д.

Застосування нової системи нумерації спрощує оброблення документів та дозволяє не вживати словесних назв і заголовків до частин документа.

Комбінована (традиційна)		Нова
А. Б. В.	Розділ І	1
I. II. III.	Частина 1	1.1
І. 2. 3.	Частина 2	1.2
1); 2); 3);	пункт 1	1.2.1
а); б); в);	§1	1.2.2.1
	§2	1.3
		2
		і т. д.

Основні технічно-пунктуаційні правила рубрикації тексту документа:

А) для позначення частин переліку використовуються:

Вищий рівень членування – великі літери (А, Б, В та ін.) та римські цифри (І, ІІ, ІІІ тощо).

Середній рівень членування – арабські цифри (1, 2, 3 тощо).

Нижчий рівень членування – арабські цифри з дужками (1) 2) 3) та ін.) та малі літери з дужками (а) б) в) і т.ін.);

Б) після малих літер та арабських цифр з дужками не ставиться крапка, а після великих літер та римських цифр крапка ставиться – а); 1); А.; І.;

В) при рубрикації з дужками частини тексту відокремлюються або комами, або крапками з комами – 1)…, 2)…; Крапка ставиться в кінці рубрики (1.; 2.) при оформленні без дужок;

Г) великі літери розпочинають текст рубрик, оформлених літерами і цифрами з крапками (І. С… ІІ. П…), малі вживаються після рубрик, оформлених цифрами і літерами з дужками (1) о…; 2) б…).