Лекція 3. Документальні потоки у системі управління План
1. Види документальних потоків.
2. Основні параметри документопотоку.
3. Електронний документопотік та його види.
Література:
Кузнецова Т.В. Делопроизводство. Организация и технологии документационного обеспечения управления. Учебник для вузов / Кузнецова Т. В., Санкина Л. В., Быкова Т. А. и др.; Под редакцией проф. Т. В. Кузнецовой. –– М. : ЮНИТИ-ДАНА, 2001. –– 359 с.
Матвієнко О. В. Основи організації електронного документообігу : навч. посіб. для студ. ВНЗ / О. В. Матвієнко, М. Н. Цивін. –– К. : Центр учбової л-ри, 2008. –– 112 с.
1. Однією з ознак документообігу є характеристики документопотоків, а саме склад документів, їх зміст. Як технологічний процес документообіг поділяється на кілька частин – потоків, які забезпечують прямий і зворотній зв’язок в управлінні. Тому під документопотоком (потоком документної інформації) розуміють рух даних у певному напрямку, який складений або організований в межах інформаційної системи, за умови, що у цих даних спільне джерело і спільний приймач.
За іншим визначенням “документопотік” – це потік документів, які циркулюють між пунктами опрацювання і створення інформації (керівниками організації і структурних підрозділів, спеціалістами) і пунктами технічного опрацювання документів (експедицією, секретаріатом, канцелярією та н.)
Документообіг здійснюється у виді потоку документів між тими, хто аналізує та продукує інформацію або приймає рішення (керівники підприємства та підрозділів, спеціалісти та кваліфіковані працівники); пунктами технічного опрацювання документів в організації (секретар керівника, канцелярія, експедиція архів).
Документопотоки розрізняють за напрямом та за відношенням до управлінського об’єкту.
За напрямом документопотоки поділяють на:
горизонтальні – ті, які зв’язують організації одного рівня управління;
вертикальні (висхідні та низхідні) – ті, які зв’язують організації різних рівнів. Наприклад, керівний орган влади і підпорядковані йому установи та організації; центральний офіс фірми й дочірні фірми та філіали.
Висхідні потоки – це вхідні документи, які організація отримує від підпорядкованих їй організацій (вихідні документи підпорядкованих організацій, які направляються у вищестоящі інстанції).
Низхідні потоки – це документи, які направлені у підпорядковані організації від вищестоящих органів влади і управління.
Відповідно до управлінського об’єкту виділяють вхідний, вихідний і внутрішній документопотоки. Вони тісно взаємопов’язані між собою, так як інформація з отриманих документів використовується для підготовки внутрішніх і вихідних, документів-відповідей і т. д.
Вхідний документопотік будь-якої організації складається з:
документів вищестоящих організацій (органів влади і управління, центральних апаратів міністерств і т. д.). До складу цих документів входять директивні укази, нормативні і методичні акти, які є основою для керівників організацій у виробничій, управлінській, технічній, економічній, соціальній та інших сферах діяльності. За видовим складом до цих документів можна віднести: укази, закони, постанови, розпорядження, вказівки, доручення, накази, листи, інструкції, рішення, методичні вказівки і рекомендації;
документів з підвідомчих організацій, які містять інформацію про виконання розпорядчих дій, запити про шляхи виконання завдань і звітні відомості про свою діяльність. За видами документів даний потік складається зі звітів (про фінансову, господарську, соціальну, управлінську діяльність), ініціативних доповідних записок, листів, актів;
документи від несупідрядних організацій, які направляються з метою узгодження спільних дій або ж пропозицій щодо налагодження співпраці для консультації, отримання інформації тощо. Основні види документів: листи (інформаційні, рекламні, оферти, гарантійні, запити та ін.) і договори, а також документи,які супроводжують виконання договорів (акти взаєморозрахунків, рахунки, заявки, сертифікати та ін.);
звернення громадян – пропозицій, заяв, скарг.
Вихідний документопотік складається з документів, які створюються в даній організації і відправляються за її межі. Вихідні документи створюються у відповідь на надіслані письмові або усні запити або як ініціативні документи, які потребують чи не потребують відповіді. Ініціативні документи завжди значно перевищують групу документів-відповідей. Мотив складання вихідних документів диктується напрямом діяльності організації та її інформаційним запитам. У вихідному документопотоці виділяється група розпорядчих документів (за умови, що організація має підвідомчі організації) та інформаційні (комунікативні) – листи, доповіді, огляди, справки, звіти, договори, документи з їх виконання.
Внутрішній документопотік складають документи, які створюються і використовуються в самому апараті управління, не виходячи за його межі. Походження цих документів співпадає зі сферою їх застосування. Внутрішній потік забезпечує цілеспрямоване вирішення управлінських задач в межах одного закладу, організації. До внутрішніх відносяться організаційні документи, які визначають завдання, функції організації в цілому, а також її структурних підрозділів, компетенції, права і обов’язки посадових осіб, правила здійснення окремих видів діяльності – положення, устави, посадові інструкції, регламенти, правила, штатний розклад та ін. Функцію оперативного регулювання діяльності закладу виконують розпорядчі документи, які видаються керівництвом – накази, вказівки, розпорядження, рішення. Самостійні групи внутрішнього документопотока складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових ресурсів, оснащення, особового складу тощо. В апараті управління не рекомендується вести внутрішню переписку між посадовими особами і структурними підрозділами. Замість цього слід використовувати бездокументні способи обміну інформацією (телефон, переговори). Однак на практиці внутрішня переписка досить поширена і оформлюється доповідними (службовими) і пояснювальними записками, рапортами.
Кожен документопотік має достатньо стабільний маршрут руху, який залежить від складу і змісту документів, ступеню регламентації функції керівників і структурних підрозділів, розподілу обов’язків між керівниками і, прийнятої в організації, технології роботи з документами.
Вхідні документи утворюють три напрями руху:
керівництву організації;
керівництву структурних підрозділів;
безпосередньо спеціалістам.
Співвідношення цих документопотоків є нерівномірним. Більша частина документів, які обробляються, адресовані керівництву підприємства (85–90%), яке з одного боку відчуває інформаційне перевантаження, а з іншого – отримує значну кількість інформації, яка не відповідає їх компетенції, сфері діяльності і функціональним обов’язкам, не їх рівня. Очікування розгляду документів керівництвом є марною тратою часу і збільшує шлях надходження документа до виконавця. З усього потоку вхідних документів лише 10–15% одразу потрапляють до заступників керівника, керівників структурних підрозділів і конкретних виконавців.
Маршрут руху вхідних документів залежить і від прийнятої в установі технології роботи з документами. Наприклад процес реєстрації поділяється на два етапи: внесення в реєстраційні форми даних про отриманий документ до його розгляду керівництвом і доповнення цих даних резолюцією, термінами виконання, вказівками до виконання та іншими вже після розгляду його керівництвом. Таким чином технологія реєстрації документів збільшує час руху документа від отримання до виконавця. Якщо в організації прийнято реєструвати документи повторно, тобто на рівні структурних підрозділів, то втрата часу через нераціональні зупинки в русі документа ще більш відчутні.
Вихідний документопотік, як правило, пронизує всю управлінську структуру. Як ініціативні, так й інформаційні документи готують спеціалісти в структурних підрозділах. Маршрут руху цих документів залежить від кількості інстанцій узгодження, візування і підписання документів, а також від прийнятої технології передрукування документа, його реєстрації та відправлення.
Найбільш нерегламентованими є маршрути руху внутрішніх документів. При чому в цьому потоці рух розпорядчих документів, як правило, є впорядкованим, а підготовка решти документів не має регламентованих маршрутів і веде за собою найбільш відчутні втрати часу на проходження документів. Спираючись на дані, які характеризують документопотоки, можна розробити найбільш оптимальні маршрути руху документопотоків.